Na segunda-feira, Marta regressa depois de três dias fora do escritório. Abre o chat «Combinações com o cliente»: 42 mensagens, e algures entre elas uma mudança de prazo, a decisão sobre o fundo escuro e uma pergunta sem resposta. Ela precisa dos pontos acordados, não de toda a transcrição da conversa. O resumo da conversa com IA vai ajudá-la a encontrar as decisões, os prazos e os responsáveis, caso tenham sido mencionados no tópico.
Por que razão a pergunta «em que ponto ficámos?» exige tanta pesquisa?
Porque as decisões misturam-se na conversa com perguntas, confirmações breves e anexos. Quando os pontos acordados ainda estão espalhados por vários canais, ler apenas um tópico não dá, de qualquer forma, uma resposta completa.
Marta encontra no chat a confirmação do fundo escuro, mas lembra-se da mudança de prazo de uma chamada telefónica. Nenhum resumo do chat lhe devolverá essa informação. Antes de pedir ajuda à IA, reúna num só lugar os pontos acordados relativos ao processo. Depois da chamada, Marta acrescenta ao tópico a decisão sobre a mudança de prazo. A origem deste problema é explicada no texto sobre por que motivo a equipa perde os pontos acordados.
Nem todos os processos precisam de um chat próprio. Por vezes é melhor conduzir a conversa junto de uma tarefa com prazo e responsável, e outras vezes é útil uma nota de reunião. Se está a pensar onde registar os pontos acordados pela equipa, escolha o local a que a pessoa que executa o trabalho vai voltar. A IA ajuda a ler o registo; não substitui o próprio registo.
Como obter um resumo de conversa com IA a partir do qual se possa agir?
Peça três secções: «Decisões», «Prazos» e «Quem faz o quê». Esta estrutura separa o que já está decidido do trabalho que ainda espera por um responsável.
Em vez de escrever apenas «resume», Marta pergunta: «Resume este tópico. Enumera as decisões, os prazos e quem é responsável por cada coisa. Indica as perguntas sem resposta». No exemplo, ela veria a decisão sobre o fundo escuro, o prazo da maquete e o nome da pessoa que a vai preparar. Se a conversa não tiver confirmação do novo prazo, ela trata essa lacuna como um sinal para esclarecer, não como um acordo do cliente.
Comece a ler pelos pontos acordados mais recentes. A mensagem de sexta-feira pode ter alterado a decisão de terça-feira; comparar as duas sem verificar a ordem induz facilmente em erro. Depois, dê um passo: acrescente a decisão em falta à conversa ou transforme o assunto em aberto numa tarefa.
No Task Manager pergunta ao Assistente de IA onde a conversa está a decorrer
No Task Manager pode pedir um resumo sem copiar o tópico para um chat à parte. O botão «Assistente de IA» junto ao campo de resposta, numa tarefa ou chat, ativa o modo de pergunta privada.
Marta clica nele no chat «Combinações com o cliente». O editor muda de cor para roxo, e a barra por cima informa que a pergunta não será vista pelos participantes. Ela escreve o seu pedido sobre decisões, prazos e responsáveis. A resposta aparece no mesmo tópico com o selo «SÓ PARA SI»; as perguntas e respostas não são vistas pelos outros participantes nem pelo administrador. Clicar novamente em «Assistente de IA» restabelece a escrita de mensagens normais.
O Assistente de IA tem diante de si o conteúdo do tópico e os respetivos anexos, desde que tenha acesso a eles. Consegue ler, entre outros, ficheiros DOCX, XLSX e PDF com camada de texto; uma imagem é analisada visualmente se o modelo escolhido o permitir. Isto é útil quando a decisão foi tomada num documento anexado e não numa mensagem. As regras de funcionamento estão descritas na página Assistente de IA no Task Manager.
A privacidade da pergunta não significa que o pedido fica no servidor da empresa. Ao usar a IA, o conteúdo do tópico enviado é transmitido ao fornecedor escolhido pela empresa. É preciso distinguir isto de copiar manualmente a conversa para uma ferramenta à parte: aqui pergunta-se junto do processo, mas o modelo continua a processar o contexto que lhe é enviado.
Quatro modos ajudam a ler o tópico, não apenas a resumi-lo
Se precisa de percorrer as mensagens seguintes numa forma mais curta, escolha «Organizar», em vez de uma pergunta privada sobre uma única resposta. O botão oferece quatro modos de leitura das mesmas mensagens: Conteúdo original, Melhorar, Resumir e Especialista.
| Modo | O que vai ver |
|---|---|
| Conteúdo original | Mensagens sem tratamento por IA. |
| Melhorar | O mesmo conteúdo apresentado de forma mais breve e organizada, na primeira pessoa. |
| Resumir | Cada mensagem processada resumida em 1-2 frases. |
| Perito | Uma versão técnica com uma linha «Nota do especialista»: um conselho, um risco ou uma pergunta a esclarecer. |
A IA começa pelas 8 mensagens mais recentes. Se precisar de mensagens mais antigas, use o botão «Organizar mensagens antigas (N)» por baixo do aviso do modo. Na mesma sessão, pode alternar entre as vistas já preparadas sem ter de esperar novamente. Por baixo das mensagens processadas verá a nota «A IA pode cometer erros».
Na terça-feira, Marta escolhe «Resumir» para rever as respostas do cliente. Depois muda para «Especialista» e verifica quais as perguntas sobre a maquete que precisam de ser esclarecidas. Trata estas notas como sugestões, não como novos pontos acordados com o cliente.
Esta vista não é guardada: depois de terminar a sessão, é preciso voltar a prepará-la. Em contrapartida, "Organizar" não substitui os originais. Se alguém questionar um prazo, volta à mensagem de origem, em vez de tentar adivinhar se a IA alterou a sua redação.
Se quiser que os combinados fiquem registados, transforme a resposta num ficheiro ou numa tarefa
Guarde como ficheiro o resumo ao qual quer voltar, ou transforme o trabalho que dele resulta numa tarefa. A própria vista "Organizar" serve para ler durante a sessão, não para guardar uma nova versão da conversa.
No modo privado de perguntas, a Marta escreve: "Prepara um Word com o resumo deste tópico". A IA organiza o conteúdo e o Task Manager cria o ficheiro e mostra o botão "Transferir …"; assim também é possível obter um PDF ou HTML. Uma única mensagem, incluindo uma resposta da IA, pode ser exportada a partir do menu ⋮ para PDF, Word ou TXT. Se exportar uma mensagem vista no modo "Organizar", o ficheiro conterá a versão trabalhada pela IA, com a devida anotação. Para saber mais sobre como guardar combinados em PDF, consulte o exemplo dedicado a esse tema.
Um ficheiro regista o estado de um assunto, mas não atribui trabalho. Por isso, na quarta-feira, a Marta pede: "Cria uma tarefa: correções à maquete, prazo sexta-feira, atribui ao Marek". O assistente de IA abre a janela "Adicionar tarefa" já com os campos preenchidos. A Marta verifica o conteúdo e o prazo; a tarefa só é criada quando clica em "Guardar".
Não precisa de abrir o tópico, mas precisa de indicar a fonte certa
Na janela do Assistente de IA pode indicar uma tarefa, um chat ou uma nota específica como fonte e pedir um resumo sem abrir a conversa. Se indicar uma tarefa ou um chat, o Assistente de IA também tem em conta os ficheiros anexados a ela.
Na sexta-feira, a Marta indica a tarefa "Recrutamento" como fonte e pergunta: "Resume a tarefa Recrutamento". Ainda assim, verifique se indicou o tópico certo e se a resposta inclui a decisão que procura. O Assistente só vê os conteúdos a que você tem acesso; um combinado feito por telefone que ninguém registou não será encontrado.
Os mesmos botões "Assistente de IA" e "Organizar" também existem num tópico de e-mail. O módulo Correio só está disponível na variante Pro, por isso não conte com esta forma de trabalhar na caixa de correio na variante Standard.
A IA precisa de configuração e não lê todos os anexos
Os botões de IA aparecem quando o administrador configura o serviço e você tem permissão para usar a IA nesse contexto. A leitura de anexos tem limitações: um PDF digitalizado sem camada de texto e um ficheiro DOC antigo não serão lidos. O Task Manager também funciona sem IA; as tarefas e os chats não exigem ligação a um modelo.
A empresa escolhe entre OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok e utiliza a sua própria chave API, ou seja, os dados de acesso ao serviço do fornecedor. O pagamento pela utilização do modelo é feito diretamente ao fornecedor, sem margem do Task Manager. Os dados da própria aplicação ficam no servidor do cliente, mas o pedido com o contexto enviado ao modelo sai desse servidor. Se discutir assuntos confidenciais, leia com atenção o que chega ao fornecedor de IA.
Também há limites de leitura. O Task Manager não reconhece texto de um PDF digitalizado sem camada de texto, porque não tem OCR, ou seja, a função de ler texto a partir de uma imagem; também não lê um ficheiro DOC binário antigo. Se os combinados estiverem no conteúdo da conversa, a limitação na leitura do anexo não o impede de os resumir. Quando o modelo não responde, o programa mostra o motivo, por exemplo, chave API inválida, limite de pedidos atingido ou modelo indisponível.
Amanhã escolha um tópico longo. Peça "Decisões", "Prazos" e "Quem faz o quê", confira a resposta com os originais e, a partir de um assunto sem responsável, crie uma tarefa. No Task Manager, a conversa, a pergunta privada à IA e a tarefa permanecem ligadas ao mesmo trabalho. O programa está disponível com licença perpétua, com pagamento único por número de postos, sem mensalidade por utilizador. Se este modelo se adequar à sua equipa, consulte a Demo.
Perguntas mais frequentes
Os outros verão o meu resumo da conversa com IA?
A pergunta privada feita através do «Assistente de IA» num tópico e a respetiva resposta com o selo «SÓ PARA SI» só são visíveis para o autor, não para os restantes participantes nem para o administrador.
O «Organizar» vai alterar as mensagens originais?
Não. Os modos «Organizar» criam uma vista válida apenas durante a sessão; não guardam a versão trabalhada nem substituem os originais.
Como guardar o resumo de um tópico para mais tarde?
Peça ao Assistente de IA, no próprio tópico, um ficheiro Word, PDF ou HTML com o resumo. Também pode exportar uma única resposta a partir do menu ⋮ para PDF, Word ou TXT.
A IA também resume conversas por e-mail?
Sim. Os botões «Assistente de IA» e «Organizar» também estão disponíveis no Correio, que só existe na versão Pro.
O que fazer se um tópico tiver 60 mensagens?
No modo «Organizar», comece pelas 8 mensagens mais recentes e vá recuperando as mais antigas com o botão «Organizar mensagens antigas (N)». Se precisa sobretudo de decisões e prazos, faça ao Assistente de IA uma pergunta privada sobre o tópico e confira a resposta com os originais.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
