Am Montag kehrt Marta nach drei Tagen außerhalb des Büros zurück. Sie öffnet den Chat „Vereinbarungen mit dem Kunden”: 42 Nachrichten, und irgendwo dazwischen eine Terminänderung, die Entscheidung für ein dunkles Design und eine unbeantwortete Frage. Sie braucht die Ergebnisse, nicht den gesamten Gesprächsverlauf. Die Zusammenfassung des KI-Gesprächs hilft ihr, Entscheidungen, Termine und verantwortliche Personen zu finden - sofern sie im Thread erwähnt wurden.
Warum erfordert die Frage „auf welchem Stand sind wir?” so viel Suchen?
Weil sich Entscheidungen im Gespräch mit Fragen, kurzen Bestätigungen und Anhängen vermischen. Wenn Vereinbarungen noch über mehrere Kanäle verstreut sind, liefert das Lesen eines einzelnen Threads ohnehin keine vollständige Antwort.
Marta findet im Chat die Bestätigung des dunklen Designs, erinnert sich an die Terminänderung jedoch aus einem Telefonat. Keine Chat-Zusammenfassung kann das wiederherstellen. Bevor Sie die KI um Hilfe bitten, sammeln Sie die Vereinbarungen zu einem Vorgang an einem Ort. Nach dem Telefonat trägt Marta die Entscheidung über die Terminänderung in den Thread ein. Woher dieses Problem kommt, zeigt der Text darüber, warum ein Team Vereinbarungen verliert.
Nicht jeder Vorgang braucht einen eigenen Chat. Manchmal ist es besser, das Gespräch bei einer Aufgabe mit Fälligkeitsdatum und verantwortlicher Person zu führen, manchmal eignet sich eine Besprechungsnotiz. Wenn Sie sich fragen, wo Team-Vereinbarungen festgehalten werden sollten, wählen Sie den Ort, zu dem die ausführende Person zurückkehren wird. Die KI hilft beim Lesen der Aufzeichnung; sie ersetzt die Aufzeichnung selbst nicht.
Wie erhält man eine Zusammenfassung des KI-Gesprächs, mit der sich arbeiten lässt?
Bitten Sie um drei Abschnitte: „Entscheidungen”, „Termine” und „Wer macht was”. Eine solche Struktur trennt das bereits Festgelegte von der Arbeit, die noch auf eine verantwortliche Person wartet.
Statt nur „fasse zusammen” zu schreiben, fragt Marta: „Fasse diesen Thread zusammen. Liste Entscheidungen, Termine und wer wofür verantwortlich ist auf. Weise auf unbeantwortete Fragen hin”. Im Beispiel würde sie die Entscheidung für das dunkle Design, den Termin für das Mockup und den Namen der Person sehen, die es erstellt. Fehlt im Gespräch die Bestätigung des neuen Termins, wertet sie diese Lücke als Anlass zum Nachfragen - nicht als Zustimmung des Kunden.
Beginnen Sie das Lesen mit den neuesten Vereinbarungen. Die Freitagsnachricht könnte die Dienstagsentscheidung geändert haben; ein Vergleich beider ohne Prüfung der Reihenfolge führt leicht in die Irre. Führen Sie anschließend einen Schritt aus: Tragen Sie die fehlende Entscheidung in das Gespräch ein oder machen Sie aus der offenen Frage eine Aufgabe.
In Task Manager fragen Sie den KI-Assistenten dort, wo das Gespräch stattfindet
In Task Manager können Sie um eine Zusammenfassung bitten, ohne den Thread in einen separaten Chat zu kopieren. Die Schaltfläche „KI-Assistent” beim Antwortfeld in einer Aufgabe oder einem Chat aktiviert den privaten Frage-Modus.
Marta klickt sie im Chat „Vereinbarungen mit dem Kunden” an. Der Editor wechselt die Farbe zu Violett, und die Leiste darüber zeigt an, dass die Teilnehmer die Frage nicht sehen werden. Sie gibt ihre Bitte um Entscheidungen, Termine und Verantwortliche ein. Die Antwort erscheint im selben Thread mit dem Hinweis „NUR FÜR SIE”; Fragen und Antworten sehen weder die übrigen Teilnehmer noch der Administrator. Ein erneuter Klick auf „KI-Assistent” stellt das normale Schreiben von Nachrichten wieder her.
Dem KI-Assistenten liegen der Inhalt des Threads und seine Anhänge vor, sofern Sie darauf Zugriff haben. Er kann unter anderem DOCX-, XLSX- und PDF-Dateien mit einer Textebene lesen; ein Bild analysiert er visuell, sofern das gewählte Modell dies unterstützt. Das ist nützlich, wenn die Entscheidung in einem angehängten Dokument steht und nicht in der Nachricht selbst. Die Funktionsweise beschreibt die Seite KI-Assistent in Task Manager.
Die Privatheit der Frage bedeutet nicht, dass die Anfrage auf dem firmeneigenen Server verbleibt. Wenn Sie die KI nutzen, gelangt der Inhalt des übergebenen Threads zu dem vom Unternehmen gewählten Anbieter. Das ist etwas anderes als das manuelle Hineinkopieren eines Gesprächs in ein separates Tool: Hier stellen Sie die Frage direkt beim Vorgang, aber das Modell verarbeitet weiterhin den ihm übermittelten Kontext.
Vier Modi helfen, den Thread zu lesen - nicht nur, ihn zusammenzufassen
Wenn Sie aufeinanderfolgende Beiträge in kürzerer Form durchsehen möchten, wählen Sie „Strukturieren” statt einer privaten Frage nach einer einzelnen Antwort. Die Schaltfläche bietet vier Modi zum Lesen derselben Nachrichten: Originalinhalt, Verfeinern, Zusammenfassen und Experte.
| Modus | Was Sie sehen |
|---|---|
| Originalinhalt | Nachrichten ohne KI-Aufbereitung. |
| Verschönern | Denselben Inhalt kürzer und ordentlicher formuliert, in der Ich-Form. |
| Zusammenfassen | Jede verarbeitete Nachricht in 1-2 Sätzen zusammengefasst. |
| Experte | Eine fachliche Version mit der Zeile „Expertenhinweis”: einem Rat, einem Risiko oder einer Frage zur Klärung. |
Die KI beginnt mit den 8 neuesten Nachrichten. Wenn Sie ältere benötigen, nutzen Sie die Schaltfläche „Ältere Nachrichten strukturieren (N)” unter dem Modus-Banner. Innerhalb derselben Sitzung können Sie zwischen bereits vorbereiteten Ansichten wechseln, ohne erneut warten zu müssen. Unter den verarbeiteten Nachrichten erscheint der Hinweis „KI kann Fehler machen”.
Am Dienstag wählt Marta „Zusammenfassen”, um die Antworten des Kunden durchzugehen. Später wechselt sie zu „Experte” und prüft, welche Fragen zum Mockup einer Klärung bedürfen. Diese Hinweise behandelt sie als Anregungen, nicht als neue Vereinbarungen mit dem Kunden.
Diese Ansicht wird nicht gespeichert: Nach Ende der Sitzung muss sie erneut erstellt werden. Dafür überschreibt „Strukturieren“ die Originale nicht. Wenn jemand einen Termin infrage stellt, gehen Sie zur Quellnachricht zurück, statt zu raten, ob die KI ihren Wortlaut verändert hat.
Wenn Vereinbarungen erhalten bleiben sollen, wandeln Sie die Antwort in eine Datei oder eine Aufgabe um
Eine Zusammenfassung, zu der Sie später zurückkehren möchten, speichern Sie als Datei, oder übertragen Sie die sich daraus ergebende Arbeit in eine Aufgabe. Die Ansicht „Strukturieren“ selbst dient dem Lesen während der Sitzung, nicht der Speicherung einer neuen Version des Gesprächs.
Im privaten Fragemodus schreibt Marta: „Erstelle ein Word-Dokument mit der Zusammenfassung dieses Threads.“ Die KI erstellt den Inhalt, und Task Manager setzt die Datei zusammen und zeigt die Schaltfläche „Herunterladen …“ an; so lassen sich auch PDF oder HTML erhalten. Eine einzelne Nachricht, auch eine KI-Antwort, lässt sich über das ⋮-Menü als PDF, Word oder TXT exportieren. Exportieren Sie eine Nachricht, die im Modus „Strukturieren“ angezeigt wird, landet die von der KI aufbereitete Version mit entsprechendem Vermerk in der Datei. Mehr dazu, wie man Vereinbarungen als PDF sichert, finden Sie in einem gesonderten Beispiel.
Eine Datei hält den Stand der Sache fest, weist aber keine Arbeit zu. Am Mittwoch bittet Marta daher: „Erstelle eine Aufgabe: Korrekturen am Layout, Fälligkeitsdatum Freitag, weise sie Marek zu.“ Der KI-Assistent öffnet das Fenster „Aufgabe hinzufügen“ mit ausgefüllten Feldern. Marta prüft Inhalt und Termin; die Aufgabe entsteht erst, wenn sie auf „Speichern“ klickt.
Sie müssen den Thread nicht öffnen, aber die richtige Quelle angeben
Im Fenster des KI-Assistenten können Sie eine konkrete Aufgabe, einen Chat oder eine Notiz als Quelle angeben und um eine Zusammenfassung bitten, ohne das Gespräch zu öffnen. Wenn Sie eine Aufgabe oder einen Chat angeben, berücksichtigt der KI-Assistent auch die daran angehängten Dateien.
Am Freitag gibt Marta die Aufgabe „Rekrutierung“ als Quelle an und fragt: „Fasse die Aufgabe Rekrutierung zusammen.“ Prüfen Sie dennoch, ob Sie den richtigen Thread angegeben haben und ob die Antwort die gesuchte Entscheidung enthält. Der Assistent sieht nur Inhalte, auf die Sie Zugriff haben; eine telefonische Absprache, die niemand notiert hat, findet er nicht.
Dieselben Schaltflächen „KI-Assistent“ und „Strukturieren“ gibt es auch im E-Mail-Thread. Das Modul E-Mail ist nur in der Variante Pro verfügbar, planen Sie diese Arbeitsweise mit dem Postfach also nicht in der Variante Standard.
Die KI braucht eine Konfiguration und liest nicht jeden Anhang
Die KI-Schaltflächen erscheinen, sobald der Administrator den Dienst konfiguriert hat und Sie im jeweiligen Kontext die Berechtigung für KI besitzen. Das Lesen von Anhängen hat Grenzen: Ein PDF-Scan ohne Textebene und eine alte DOC-Datei werden nicht gelesen. Task Manager funktioniert auch ohne KI; Aufgaben und Chats erfordern keine Modellanbindung.
Das Unternehmen wählt OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok und nutzt seinen eigenen API-Schlüssel, also die Zugangsdaten zum Dienst des Anbieters. Für die Nutzung des Modells zahlt es direkt an den Anbieter, ohne Aufschlag durch Task Manager. Die Daten der Anwendung selbst liegen auf dem Server des Kunden, doch die mit Kontext versehene Anfrage an das Modell verlässt diesen Server. Wenn Sie vertrauliche Angelegenheiten besprechen, lesen Sie genau nach, was an den KI-Anbieter übermittelt wird.
Es gibt auch Grenzen beim Lesen. Task Manager erkennt keinen Text aus einem PDF-Scan ohne Textebene, da es über keine OCR verfügt, also die Funktion zum Auslesen von Text aus einem Bild; eine alte binäre DOC-Datei liest es ebenfalls nicht. Liegen die Vereinbarungen im Inhalt des Gesprächs, hindert Sie die eingeschränkte Lesbarkeit eines Anhangs nicht daran, sie zusammenzufassen. Antwortet das Modell nicht, zeigt das Programm den Grund an, etwa einen ungültigen API-Schlüssel, ein Anfragelimit oder ein nicht verfügbares Modell.
Wählen Sie morgen einen langen Thread aus. Bitten Sie um „Entscheidungen“, „Termine“ und „Wer macht was“, prüfen Sie die Antwort anhand der Originale, und erstellen Sie aus einer herrenlosen Angelegenheit eine Aufgabe. In Task Manager bleiben Gespräch, private Frage an die KI und Aufgabe bei derselben Arbeit. Das Programm ist mit einer Dauerlizenz gegen eine einmalige Zahlung pro Anzahl der Arbeitsplätze erhältlich, ohne Abo pro Nutzer. Wenn ein solches Modell zu Ihrem Team passt, schauen Sie sich die Demo an.
Häufig gestellte Fragen
Sehen andere meine Zusammenfassung des KI-Gesprächs?
Eine private Frage, die über den „KI-Assistenten” in einem Thread gestellt wird, sowie die Antwort mit dem Hinweis „NUR FÜR SIE” sieht nur die Autorin bzw. der Autor - nicht die übrigen Teilnehmer und nicht der Administrator.
Verändert „Strukturieren” die ursprünglichen Nachrichten?
Nein. Die Modi von „Strukturieren” erzeugen eine Ansicht nur für die Dauer der Sitzung; sie speichern die aufbereitete Version nicht und überschreiben die Originale nicht.
Wie bewahrt man die Zusammenfassung eines Threads für später auf?
Bitten Sie den KI-Assistenten im Thread um eine Word-, PDF- oder HTML-Datei mit der Zusammenfassung. Eine einzelne Antwort können Sie außerdem über das Menü ⋮ als PDF, Word oder TXT exportieren.
Fasst die KI auch einen E-Mail-Verlauf zusammen?
Ja. Die Schaltflächen „KI-Assistent” und „Strukturieren” gibt es auch in der E-Mail, die nur in der Pro-Variante verfügbar ist.
Was tun, wenn ein Thread 60 Nachrichten umfasst?
Beginnen Sie im Modus „Strukturieren” mit den 8 neuesten Nachrichten und holen Sie ältere über die Schaltfläche „Ältere Nachrichten strukturieren (N)” nach. Wenn Sie vor allem Entscheidungen und Termine brauchen, stellen Sie dem KI-Assistenten eine private Frage zum Thread und prüfen Sie die Antwort anhand der Originale.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
