Lunedì Marta torna dopo tre giorni fuori ufficio. Apre la chat "Accordi con il cliente": 42 messaggi, e da qualche parte tra questi un cambio di scadenza, una decisione sullo sfondo scuro e una domanda rimasta senza risposta. Le servono gli accordi, non l'intera registrazione della conversazione. Il riepilogo della conversazione AI la aiuta a trovare decisioni, scadenze e responsabili, se sono stati menzionati nella discussione.
Perché la domanda "a che punto siamo rimasti?" richiede tanta ricerca?
Perché le decisioni si mescolano nella conversazione con domande, brevi conferme e allegati. Quando gli accordi si trovano ancora su più canali, leggere una sola discussione comunque non dà una risposta completa.
Marta trova nella chat la conferma dello sfondo scuro, ma ricorda il cambio di scadenza da una telefonata. Nessun riassunto della chat può recuperarlo. Prima di chiedere aiuto all'AI, raccogli gli accordi relativi alla pratica in un unico posto. Dopo la telefonata, Marta aggiunge alla discussione la decisione sul cambio di scadenza. Da dove nasce questo problema lo spiega il testo su perché il team perde gli accordi.
Non ogni pratica ha bisogno di una chat separata. A volte è meglio condurre la conversazione nell'ambito di un'attività con scadenza e responsabile, altre volte è utile una nota riunione. Se ti stai chiedendo dove annotare gli accordi del team, scegli il posto a cui tornerà chi esegue il lavoro. L'AI aiuta a leggere la registrazione; non sostituisce la registrazione stessa.
Come ottenere un riepilogo della conversazione AI su cui si possa agire?
Chiedi tre sezioni: "Decisioni", "Scadenze" e "Chi fa cosa". Questa struttura separa ciò che è già stabilito dal lavoro che ancora aspetta un responsabile.
Invece di scrivere solo "riassumi", Marta chiede: "Riassumi questa discussione. Elenca decisioni, scadenze e chi è responsabile di cosa. Indica le domande senza risposta". Nel caso di esempio vedrebbe la decisione sullo sfondo scuro, la scadenza del mockup e il nome della persona che lo preparerà. Se nella conversazione manca la conferma della nuova scadenza, considera questa lacuna come un segnale per chiedere chiarimenti, non come un assenso del cliente.
Inizia la lettura dagli accordi più recenti. Il messaggio di venerdì potrebbe aver modificato la decisione di martedì; confrontare i due senza verificare l'ordine cronologico può facilmente trarre in inganno. Poi compi un'azione: aggiungi la decisione mancante alla conversazione oppure trasforma la questione aperta in un'attività.
In Task Manager interroghi l'Assistente AI dove si svolge la conversazione
In Task Manager puoi chiedere un riassunto senza copiare la discussione in una chat separata. Il pulsante "Assistente AI" accanto al campo di risposta in un'attività o in una chat attiva la modalità di domanda privata.
Marta lo clicca nella chat "Accordi con il cliente". L'editor cambia colore in viola e la barra sopra indica che la domanda non sarà visibile ai partecipanti. Scrive la sua richiesta su decisioni, scadenze e responsabili. La risposta appare nella stessa discussione con il badge "SOLO PER TE"; le domande e le risposte non sono visibili agli altri partecipanti né all'amministratore. Un nuovo clic su "Assistente AI" ripristina la scrittura di messaggi normali.
L'Assistente AI ha davanti il contenuto della discussione e i suoi allegati, a condizione che tu vi abbia accesso. È in grado di leggere, tra gli altri, file DOCX, XLSX e PDF con livello di testo; un'immagine viene analizzata visivamente se il modello scelto lo supporta. Utile quando la decisione è stata presa in un documento allegato e non nel messaggio. Le regole di funzionamento sono descritte nella pagina dell'Assistente AI in Task Manager.
La privacy della domanda non significa che la richiesta resti sul server aziendale. Quando usi l'AI, il contenuto della discussione inviata arriva al fornitore scelto dall'azienda. Bisogna distinguere questo dal copiare manualmente la conversazione in uno strumento separato: qui fai la domanda direttamente nella pratica, ma il modello elabora comunque il contesto che gli viene inviato.
Quattro modalità aiutano a leggere la discussione, non solo a riassumerla
Se devi scorrere i successivi interventi in forma più breve, scegli "Riordina" invece della domanda privata su una singola risposta. Il pulsante offre quattro modalità di lettura degli stessi messaggi: Contenuto originale, Abbellisci, Riassumi ed Esperto.
| Modalità | Cosa vedrai |
|---|---|
| Contenuto originale | Messaggi senza elaborazione AI. |
| Abbellisci | Lo stesso contenuto espresso in modo più breve e ordinato, in prima persona. |
| Riassumi | Ogni messaggio elaborato riassunto in 1-2 frasi. |
| Esperto | Una versione professionale con la riga "Nota dell'esperto": un consiglio, un rischio o una domanda di chiarimento. |
L'AI parte dagli 8 messaggi più recenti. Se ti servono quelli più vecchi, usa il pulsante "Riordina messaggi più vecchi (N)" sotto il banner della modalità. Nella stessa sessione puoi passare tra le visualizzazioni già preparate senza attendere di nuovo. Sotto i messaggi elaborati vedrai la dicitura "L'AI può commettere errori".
Martedì Marta sceglie "Riassumi" per scorrere le risposte del cliente. Successivamente passa a "Esperto" e verifica quali domande sul mockup richiedono chiarimenti. Considera queste note come suggerimenti, non come nuovi accordi con il cliente.
Questa vista non viene salvata: terminata la sessione, va preparata di nuovo. In compenso, "Riordina" non sovrascrive gli originali. Se qualcuno mette in dubbio una scadenza, torni al messaggio di origine invece di indovinare se l'AI ne ha cambiato il testo.
Se vuoi che gli accordi restino, trasforma la risposta in un file o in un'attività
Il riepilogo a cui vuoi tornare salvalo come file, oppure trasferisci il lavoro che ne deriva in un'attività. La vista "Riordina" in sé serve per leggere durante la sessione, non per conservare una nuova versione della conversazione.
Nella modalità privata di domande Marta scrive: "Prepara un Word con il riepilogo di questa discussione". L'AI organizza il contenuto e Task Manager compone il file mostrando il pulsante "Scarica …"; in questo modo si può ottenere anche un PDF o un HTML. Un singolo messaggio, anche una risposta dell'AI, può essere esportato dal menu ⋮ in PDF, Word o TXT. Se esporti un messaggio visualizzato nella modalità "Riordina", nel file finirà la versione elaborata dall'AI con l'opportuna annotazione. Per saperne di più su come conservare gli accordi in PDF, trovi un esempio a parte.
Il file fissa lo stato della pratica, ma non assegna il lavoro. Mercoledì Marta chiede quindi: "Crea un'attività: correzioni al layout, scadenza venerdì, assegna a Marek". L'Assistente AI apre la finestra "Aggiungi attività" con i campi già compilati. Marta controlla il testo e la scadenza; l'attività viene creata solo quando clicca su "Salva".
Non devi aprire la discussione, ma devi indicare la fonte giusta
Nella finestra dell'Assistente AI puoi indicare un'attività, una chat o una nota specifica come fonte e chiedere un riassunto senza aprire la conversazione. Se indichi un'attività o una chat, l'Assistente AI considera anche i file ad essa allegati.
Venerdì Marta indica l'attività "Recruiting" come fonte e chiede: "Riassumi l'attività Recruiting". Controlla comunque se hai indicato la discussione giusta e se la risposta include la decisione che stai cercando. L'Assistente vede solo i contenuti a cui hai accesso; un accordo preso per telefono, che nessuno ha annotato, non lo troverà.
Gli stessi pulsanti "Assistente AI" e "Riordina" sono presenti anche nella discussione via email. Il modulo Posta è disponibile solo nella variante Pro, quindi non pianificare questo modo di lavorare con la casella di posta nella variante Standard.
L'AI richiede una configurazione e non leggerà ogni allegato
I pulsanti AI compaiono quando l'amministratore configura il servizio e tu disponi dell'autorizzazione all'AI nel contesto in questione. La lettura degli allegati ha dei limiti: una scansione PDF priva di livello testuale e un vecchio file DOC non verranno letti. Task Manager funziona anche senza AI; attività e chat non richiedono il collegamento a un modello.
L'azienda sceglie tra OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok e utilizza la propria chiave API, cioè i dati di accesso al servizio del fornitore. Per l'uso del modello paga direttamente il fornitore, senza alcun margine di Task Manager. I dati dell'applicazione stessa si trovano sul server del cliente, ma la richiesta con il contesto inviata al modello esce da quel server. Se discuti questioni riservate, leggi con attenzione cosa arriva al fornitore AI.
Ci sono anche dei limiti di lettura. Task Manager non riconosce il testo di una scansione PDF priva di livello testuale, perché non dispone di OCR, ossia la funzione che legge il testo dalle immagini; non legge nemmeno un vecchio file DOC binario. Se gli accordi si trovano nel testo della conversazione, il limite nella lettura dell'allegato non ti impedirà di riassumerli. Quando il modello non risponde, il programma mostra il motivo, ad esempio una chiave API non valida, un limite di richieste raggiunto o un modello non disponibile.
Domani scegli una discussione lunga. Chiedi "Decisioni", "Scadenze" e "Chi fa cosa", confronta la risposta con gli originali e, da una questione senza un responsabile, crea un'attività. In Task Manager la conversazione, la domanda privata all'AI e l'attività restano legate allo stesso lavoro. Il programma è disponibile con licenza perpetua, con un pagamento unico per il numero di postazioni, senza abbonamento per utente. Se questo assetto si adatta al tuo team, dai un'occhiata alla Demo.
Domande frequenti
Gli altri vedranno il mio riepilogo della conversazione AI?
La domanda privata posta tramite "Assistente AI" nella discussione e la risposta con il badge "SOLO PER TE" sono visibili solo all'autore, non agli altri partecipanti né all'amministratore.
"Riordina" modificherà i messaggi originali?
No. Le modalità "Riordina" creano una visualizzazione valida solo per la sessione in corso; non salvano la versione elaborata e non sovrascrivono gli originali.
Come conservare per dopo il riepilogo di una discussione?
Chiedi all'Assistente AI nella discussione un file Word, PDF o HTML con il riepilogo. Puoi anche esportare una singola risposta dal menu ⋮ in PDF, Word o TXT.
L'AI riassume anche le conversazioni via email?
Sì. I pulsanti "Assistente AI" e "Riordina" sono presenti anche nella Posta, disponibile solo nella versione Pro.
Cosa fare se una discussione ha 60 messaggi?
Nella modalità "Riordina" inizia dagli 8 messaggi più recenti, poi recupera i più vecchi con il pulsante "Riordina messaggi più vecchi (N)". Se ti servono soprattutto decisioni e scadenze, fai una domanda privata all'Assistente AI sulla discussione e verifica la risposta con gli originali.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
