V pondělí Pavel, majitel autoservisu pracující se šestičlenným týmem, znovu slyší, že by měl „nasadit AI“. Chce vědět, jak využít AI v malé firmě, aniž by lidem přidal další místo, které musí sledovat. Rozepisuje si tedy 30 dní do čtyř etap: od pravidel a klíče API po práci s termíny a pravidly.
Proč samotný účet v AI chatu nestačí?
Samotný účet v AI chatu problém neřeší, protože neobsahuje ujednání z vašich úkolů a rozhovorů. Pokud je pokaždé vkládáte do samostatného okna, musíte nejdřív zjistit, co vložit, a pak ověřit, zda jste na nic nezapomněli.
Představte si středu v Pavlově autoservisu. Klient se ptá na termín vyzvednutí, mechanik připsal poznámku k úkolu a část ujednání padla na chatu. Otázka „co mu mám odpovědět?“ položená v prázdném okně AI ještě nemá smysluplný kontext. Pavel se tedy ptá u konkrétní záležitosti a vědomě vybírá informace, které model uvidí.
Existuje také hranice týkající se dat. Vložení korespondence s klientem do externího nástroje je rozhodnutím o předání jejího obsahu poskytovateli AI, ne drobnou zkratkou v práci. V Task Manageru jsou data aplikace na vašem serveru, ale když používáte AI, dotaz spolu s kontextem se odešle poskytovateli modelu. Pavel řekne týmu před prvním dotazem: „Data aplikace držíme na našem serveru, ale dotaz a předaný kontext jdou k poskytovateli AI“.
Týden 1: jak začít využívat AI v malé firmě?
Začněte pravidly, osobou odpovědnou za konfiguraci a jedním API klíčem. V prvním týdnu nemusíte zpřístupnit AI celému týmu: administrátor může zvlášť zapnout přístup k AI v úkolech, chatech a okně AI asistenta.
Pavel si v pondělí zapíše tři rozhodnutí. Které záležitosti je možné předkládat modelu? Kdo má právo ho používat? Může být korespondence s klienty zdrojem znalostí? V Task Manageru je pošta jako zdroj znalostí AI ve výchozím nastavení vypnutá; může ji zapnout administrátor. Samotná Pošta patří do varianty Pro. Pokud v autoservisu ještě nejsou dohodnutá pravidla ohledně mailů od klientů, Pavel toto nastavení ponechá vypnuté.
Poté vybere poskytovatele: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok. API klíč, tedy řetězec znaků umožňující aplikaci používat účet u poskytovatele, si vyzvedne ze svého účtu. Pokud nevíte, od kterého modelu začít, přečtěte si jak vybrat poskytovatele AI pro firmu.
V Task Manageru Pavel otevře Nastavení → AI, vybere poskytovatele a vloží klíč. Tlačítkem obnovení stáhne seznam modelů dostupných na svém účtu, vybere jeden z nich a uloží nastavení. Aplikace otestuje spojení a zobrazí případná upozornění. Uložený klíč je v databázi šifrovaný a později se celý nezobrazuje - a to i ve variantě Standard.
Účet za spotřebu modelu je oddělený od licence programu: platíte poskytovateli přímo, bez marže Task Manageru. Na začátku se podívejte i do sekce Pokročilé. Maximální délka odpovědi je ve výchozím nastavení 4096 tokenů - token je jednotka textu používaná k vyúčtování práce modelu - a delší odpovědi mohou stát víc. Souhrny příloh jsou ve výchozím nastavení v režimu Ručně, takže vznikají až po kliknutí na „Vytvořit souhrn“. Víc o tom, co se odesílá poskytovateli AI, si přečtěte před zpřístupněním funkce týmu.
Týden 2: ptejte se u úkolu, ne v prázdném okně
Ve druhém týdnu používejte AI tam, kde je kontext: u úkolu nebo chatu. AI asistent může odpovědět v aktuálním vlákně a režim „Uspořádat“ pomáhá projít jeho zprávy bez úpravy originálů.
Ve čtvrtek se Pavel vrací po dvou dnech mimo autoservis. V úkolu „Výměna převodovky - Nord“ čeká 23 zpráv. Vybere „Uspořádat“ → „Shrnout“: dostane 1-2 věty na zprávu, nejdřív z dávky 8 nejnovějších. Pokud potřebuje starší, dotáhne další dávku tlačítkem „Uspořádat starší zprávy (N)“. Výsledek existuje jen po dobu této relace a původní příspěvky zůstávají nedotčené.
Když si chce ověřit ujednání, klikne v poli odpovědi na „AI asistent“. Jeho otázka a odpověď jsou soukromé; ve vláknu uvidí označení „POUZE PRO VÁS“. Může také požádat o návrh odpovědi nebo kontrolní seznam k odškrtávání. Pamatujte ale na hranici: kontrolní seznam ze soukromé odpovědi AI asistenta ve vlákně je viditelný pouze jeho autorovi a není u něj žádný podpis. Kontrolní seznam ve zprávě dostupné týmu má společný stav pro všechny, kdo ho vidí, s podpisem, kdo danou položku odškrtl.
Kateřina, která píše odpověď klientovi v úkolu, může v editoru kliknout na „Vylepšit text“. Funkce zlepší jazyk a zachová rozložení odstavců či seznamů; předchozí verzi obnoví kliknutím na zprávu o vrácení změny. Před odesláním Kateřina i tak zkontroluje čísla dílů a termín. Pod zprávami zpracovanými funkcí „Uspořádat“ program připomíná, že AI se může mýlit. Shrnutí je stručný přehled ke kontrole, ne zápis z jednání.
AI asistent čte textové přílohy z dostupného vlákna, ale nepřečte starý formát DOC ani sken PDF bez textové vrstvy - nemá OCR, tedy rozpoznávání textu z obrázku. Pokud dílna dostává skeny, musí Pavel potřebné informace předat textově, nebo použít dokument s textovou vrstvou.
Týden 3: připomenutí má držet krok s termínem úkolu
Ve třetím týdnu propojte připomenutí s termíny úkolů. Když změníte termín úkolu, připnuté připomenutí se posune spolu s ním; novou datumovou hodnotu nemusíte zadávat v samostatném příkazu.
V úterý Kateřina napíše v úkolu „Výměna skříně - Nord“: „připomeň mi den před termínem vyzvednutí auta“. Asistent ukáže datum a čas, ale zatím nic neukládá. Připomenutí vznikne až ve chvíli, kdy Kateřina klikne na „Ano, proveď“. Pokud úkol nemá termín, AI asistent to oznámí a navrhne připomenutí na konkrétní datum.
Kateřina může zápis ověřit příkazem „zobraz moje připomenutí“; uvidí seznam s termíny a identifikátory. Limit je 50 aktivních připomenutí. Pokud odpověď AI tvrdí, že provedla akci, která se ve skutečnosti nezdařila, Task Manager pod ní zobrazí blok „Oprava“. Proto po důležitém příkazu ověřte výsledek, místo abyste věřili samotné větě v odpovědi.
Pavel také v Nastavení → Profil zapne „Denní souhrn úkolů“. Jde o jedno oznámení denně v nastavenou hodinu, výchozí v 8:00, s úkoly přiřazenými jemu na dnešní den a po termínu. Pokud chcete e-mail dostávat i při zavřené aplikaci, server musí mít nastavený CRON - pravidelné spouštění úlohy. Oznámení v otevřené aplikaci funguje i bez toho; pokud CRON nikdy nenaběhl, program při nastavování připomenutí upozorní. Další příklady najdete v popisu AI agenta.
Týden 4: pravidla a firemní znalosti vyžadují Pro
Čtvrtý týden věnujte Automatizacím a znalostní bázi AI, pokud používáte variantu Pro. Ve Standardu AI asistent nadále funguje v úkolech, chatech a vlastním okně, a zdroje znalostí mu určujete přímo v konverzaci; Automatizace a indexovaná znalostní báze AI tam chybí.
V pátek si Pavel vezme na starost jednu opakující se záležitost: odkládání faktur. V Pro má napojenou schránku v modulu Pošta, takže sestaví pravidlo, které po přijetí e-mailu zkontroluje přílohu a posouzení AI, a poté uloží přílohy do složky Faktury a zobrazí oznámení. Zapisuje ho ve třech částech: „KDYŽ nový e-mail, POKUD má přílohu a AI posoudí, že jde o fakturu, PROVEĎ uložení příloh do složky Faktury a zobraz oznámení“. Podmínka „AI posoudí“ vychází mimo jiné z odesílatele, předmětu, úryvku textu a názvu přílohy; obsah souboru nečte. Pokud si není jistá, odpoví „ne“. To je dobrý důvod kontrolovat historii vynechaných událostí, místo spoléhání na to, že každá faktura skončí ve složce.
Pavel může pravidlo popsat AI asistentovi běžnou větou. Dostane neuložený, vypnutý návrh k úpravě. Tlačítko „Otestovat“ ukáže, co by se stalo u posledních odpovídajících událostí, ale nic neprovede ani neodešle. Teprve po projití návrhu ho Pavel uloží. „Historie“ uchovává 30 dní záznamy o provedených, vynechaných i chybou ukončených průbězích.
Podmínka „AI posoudí“ a akce „napsat zprávu pomocí AI“ se při každé odpovídající události dotazují modelu, takže každý takový dotaz zvyšuje účet u poskytovatele. Task Manager vyhodnocuje podmínku „AI posoudí“ až po ostatních podmínkách; administrátor může také nastavit denní limit dotazů AI z Automatizací, výchozí hodnota 200. Po jeho vyčerpání se pravidla vyžadující AI ten den přeskakují se záznamem v historii.
Znalostní báze AI v Pro se ve výchozím nastavení aktualizuje na pozadí jednou denně; administrátor může automatickou aktualizaci vypnout a aktualizovat ji ručně tlačítkem „Aktualizovat znalostní bázi AI“. Zahrnuje shrnutí úkolů a chatů i obsah poznámek a souborů; pošta se do tohoto indexu nedostává. Index je soubor úryvků připravených pro vyhledávání odpovědí. Poznámky a soubory si zachovávají svá oprávnění, takže v odpovědi neuvidíte dokument, který nemůžete otevřít. Pokud chcete tuto fázi oddělit od práce s jedním vláknem, podívejte se, jak funguje firemní znalostní báze AI.
Plán na 30 dní se vejde do čtyř rozhodnutí
Nejprve rozhodnete, kdo AI používá a jaká data mu může předávat. Poté ověříte odpovědi AI asistenta u úkolu, nastavíte připomenutí u termínu a - pokud máte Pro - otestujete pravidlo a znalostní bázi AI.
| Týden | Co děláte | Kdo odpovídá | Varianta |
|---|---|---|---|
| 1 | Stanovujete pravidla, přidáváte klíč, vybíráte model a oprávnění | Administrátor | Standard / Pro |
| 2 | Ověřujete „Uspořádat“, soukromé dotazy ve vlákně a redakci textu | Osoby s přístupem k AI | Standard / Pro |
| 3 | Nastavujete připomenutí u termínu a denní souhrn úkolů | Každý za své záležitosti | Standard / Pro |
| 4 | Testujete pravidlo a rozhodujete, zda zapnout znalostní bázi AI | Administrátor a osoby s přístupem k Automatizacím | Pro |
Pokud ve druhém týdnu shrnutí ztrácejí důležité detaily, nepřecházejte automaticky k pravidlům. Vraťte se k původním zprávám a upřesněte, na které vlákno nebo dokument se ptáte. AI asistent v samostatném okně umožňuje vybrat zdroje tlačítkem „Zdroje“; když je materiálu příliš mnoho, řekne, co nezohlednil. Taková informace je užitečnější než odpověď, která zní sebejistě, ale polovinu věci vynechává.
Kolik stojí AI v Task Manageru?
Platíte zvlášť za licenci Task Manageru a zvlášť za spotřebu u poskytovatele AI. Licence je trvalá, s jednorázovým poplatkem za počet stanovišť a 12 měsíci aktualizací v ceně; pozdější prodloužení aktualizací je volitelné.
| Plán | Počet osob | Standard | Pro |
|---|---|---|---|
| Starter | do 8 | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic | do 20 | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max | do 35 | 2 290 zł | 5 990 zł |
Pavel nekupuje samostatnou licenci AI pro každého mechanika: používá vlastní klíč a platí poskytovateli za skutečné využití modelu. Stále musí počítat s nákladem na spotřebu AI i na vlastní hosting, protože Task Manager běží na serveru klienta. Když porovnáváte varianty, podívejte se na aktuální ceník Task Manageru, místo abyste náklad na licenci a náklad na model počítali jako jeden poplatek.
Zítra vyberte jednu záležitost, u které tým opravdu potřebuje kontext - třeba úkol s ujednáními o vyzvednutí auta. Dohodněte se, kdo se může AI ptát na její obsah, vyberte poskytovatele a nastavte klíč; další kroky rozložte do dalších týdnů. Pokud vedete tým o 3 až 35 lidech a chcete mít data aplikace na vlastním serveru bez předplatného za každého uživatele, podívejte se na Demo.
Nejčastější dotazy
Od čeho začít nasazení AI v malé firmě?
Začněte pravidly týkajícími se dat a přístupu a následně nastavte jeden vlastní API klíč. První pokusy provádějte u konkrétního úkolu nebo chatu, abyste mohli odpověď ověřit v původních ujednáních.
Funguje Task Manager bez AI?
Ano, Task Manager funguje i bez nastaveného AI. Účet a klíč u poskytovatele modelu jsou potřeba teprve tehdy, když chcete využívat funkce AI.
Kolik stojí AI v Task Manageru?
Náklady jsou rozděleny na jednorázovou licenci Task Manageru a spotřebu hrazenou přímo poskytovateli AI. Task Manager si k účtu poskytovatele nepřipočítává marži; maximální délku odpovědi nastavíte v záložce AI a denní limit AI dotazů z Automatizací nastavuje administrátor v Nastavení → AI (samotné Automatizace vyžadují variantu Pro).
Dostávají se moje data k poskytovateli AI?
Ano, když položíte dotaz AI, dotaz i předaný kontext se odešlou vybranému poskytovateli modelu na váš klíč. Data aplikace zůstávají na vašem serveru a pošta (modul Pošta ve variantě Pro) jako zdroj znalostí AI je ve výchozím nastavení vypnutá a zapíná ji administrátor.
Které funkce AI vyžadují variantu Pro?
Automatizace a báze znalostí AI vyžadují variantu Pro. Pro zahrnuje také Poštu a Soubory, které lze označit jako zdroje znalostí; AI asistent v úkolech, chatech a vlastním okně je dostupný i ve Standardu.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
