Lunedì Paolo, titolare di un'officina che lavora con un team di sei persone, sente di nuovo dire che dovrebbe "implementare l'AI". Vuole sapere come usare l'AI in una piccola impresa senza aggiungere alle persone un altro posto da controllare. Pianifica quindi 30 giorni in quattro fasi: dalle regole e dalla chiave API al lavoro con scadenze e regole.
Perché un semplice account in una chat AI non basta?
Un semplice account in una chat AI non risolve il problema, perché non contiene gli accordi presi nelle tue attività e conversazioni. Se ogni volta li incolli in una finestra separata, devi prima decidere cosa incollare e poi verificare di non aver tralasciato nulla.
Immagina un mercoledì nell'officina di Paolo. Il cliente chiede quando potrà ritirare l'auto, il meccanico ha aggiunto una nota all'attività, e parte degli accordi è stata presa in chat. La domanda "cosa gli rispondo?" posta in una finestra AI vuota non ha ancora un contesto utile. Paolo quindi chiede all'interno del caso specifico e sceglie consapevolmente le informazioni che il modello vedrà.
C'è anche un limite riguardo ai dati. Incollare la corrispondenza di un cliente in uno strumento esterno è una decisione di condividere quel contenuto con il fornitore AI, non una semplice scorciatoia di lavoro. In Task Manager i dati dell'applicazione sono sul tuo server, ma quando usi l'AI, la richiesta insieme al contesto arriva al fornitore del modello. Paolo dice al team prima della prima domanda: "I dati dell'applicazione li teniamo sul nostro server, ma la domanda e il contesto fornito arrivano al fornitore AI".
Settimana 1: come iniziare a usare l'AI in una piccola impresa?
Parti dalle regole, da una persona responsabile della configurazione e da una sola chiave API. Nella prima settimana non devi rendere l'AI disponibile a tutto il team: l'amministratore può attivare separatamente l'accesso all'AI nelle attività, nelle chat e nella finestra dell'Assistente AI.
Lunedì Paolo annota tre decisioni. Quali questioni si possono presentare al modello? Chi ha il diritto di usarlo? La corrispondenza con i clienti può essere una fonte di conoscenza? In Task Manager la posta come fonte di conoscenza AI è disattivata di default; può attivarla l'amministratore. La Posta in sé appartiene alla variante Pro. Se in officina non ci sono ancora regole condivise sulle email dei clienti, Paolo lascia questa impostazione disattivata.
Successivamente sceglie il fornitore: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oppure xAI Grok. La chiave API, cioè la stringa di caratteri che permette all'applicazione di usare l'account presso il fornitore, la recupera dal proprio account. Se non sai da quale modello partire, leggi come scegliere il fornitore AI per l'azienda.
In Task Manager Paolo apre Impostazioni → AI, sceglie il fornitore e incolla la chiave. Con il pulsante di aggiornamento recupera l'elenco dei modelli disponibili sul proprio account, ne sceglie uno e salva le impostazioni. L'applicazione testa la connessione e mostra eventuali avvisi. La chiave salvata è cifrata nel database e in seguito non viene più mostrata per intero - anche nella variante Standard.
Il conto per il consumo del modello è separato dalla licenza del programma: paghi direttamente al fornitore, senza margine di Task Manager. All'inizio dai un'occhiata anche alla sezione Avanzate. La lunghezza massima della risposta è di default 4096 token - il token è l'unità di testo usata per calcolare il lavoro del modello - e risposte più lunghe possono costare di più. I riepiloghi degli allegati sono di default in modalità Manuale, quindi vengono creati solo dopo aver cliccato "Crea riepilogo". Per saperne di più su cosa arriva al fornitore AI, leggi prima di condividere la funzione con il team.
Settimana 2: chiedi all'interno dell'attività, non in una finestra vuota
Nella seconda settimana usa l'AI dove si trova il contesto: nell'attività o nella chat. L'Assistente AI può rispondere nella discussione in corso, e la modalità "Riordina" aiuta a leggere i suoi messaggi senza modificare gli originali.
Giovedì Paolo torna dopo due giorni fuori dall'officina. Nell'attività "Cambio cambio - Nord" lo aspettano 23 messaggi. Sceglie "Riordina" → "Riassumi": ottiene 1-2 frasi per messaggio, partendo dal gruppo degli 8 più recenti. Se gli servono quelli più vecchi, recupera un altro gruppo con il pulsante "Riordina messaggi più vecchi (N)". Il risultato esiste solo durante questa sessione, e i messaggi originali restano intatti.
Quando vuole chiedere chiarimenti sugli accordi presi, clicca su "Assistente AI" nel campo di risposta. La sua domanda e la risposta sono private; nella discussione vedrà l'indicazione "SOLO PER TE". Può anche chiedere una bozza di risposta o una checklist da spuntare. Ricorda però il limite: la checklist generata da una risposta privata dell'Assistente AI nella discussione è visibile solo al suo autore e lì non compaiono firme. La checklist in un messaggio accessibile al team ha uno stato condiviso per tutti coloro che la vedono, con la firma di chi ha spuntato ogni voce.
Kasia, che sta scrivendo una risposta a un cliente in un'attività, può cliccare su "Migliora testo" nell'editor. La funzione migliora il linguaggio e mantiene la struttura di paragrafi o elenchi; la versione precedente si ripristina cliccando sull'avviso di annullamento. Prima dell'invio Kasia controlla comunque i numeri dei pezzi di ricambio e la scadenza. Sotto i messaggi elaborati con "Riordina" il programma ricorda che l'AI può commettere errori. Il riepilogo è un promemoria da verificare, non un verbale di accordi.
L'Assistente AI legge gli allegati testuali da una discussione accessibile, ma non legge il vecchio formato DOC né una scansione PDF priva di livello di testo - non dispone di OCR, ovvero del riconoscimento del testo dalle immagini. Se l'officina riceve scansioni, Paweł deve trasmettere le informazioni necessarie come testo oppure usare un documento con livello di testo.
Settimana 3: il promemoria deve seguire la scadenza dell'attività
Nella terza settimana collega i promemoria alle scadenze delle attività. Quando modifichi la scadenza di un'attività, il promemoria collegato ad essa si sposta insieme a essa; non devi indicare una nuova data in un comando separato.
Martedì Kasia scrive nell'attività "Cambio cambio - Nord": "ricordami il giorno prima della scadenza di ritirare l'auto". L'Assistente mostra data e ora, ma non salva ancora nulla. Il promemoria viene creato solo quando Kasia clicca su "Sì, esegui". Se l'attività non ha una scadenza, l'Assistente AI lo segnala e propone un promemoria per una data specifica.
Kasia può verificare la registrazione con il comando "mostra i miei promemoria"; vedrà un elenco con scadenze e identificativi. Il limite è di 50 promemoria attivi. Quando la risposta dell'AI afferma di aver eseguito un'azione che in realtà non è riuscita, Task Manager mostra sotto di essa un blocco "Rettifica". Per questo, dopo un comando importante, verifica il risultato invece di fidarti solo della frase nella risposta.
Paweł attiva anche in Impostazioni → Profilo il "Riepilogo quotidiano delle attività". È una notifica al giorno, a un orario scelto, di default alle 8:00, con le attività a lui assegnate per oggi e quelle scadute. Se vuoi ricevere un'email ad app chiusa, il server deve avere configurato CRON - l'esecuzione periodica di un'attività. La notifica ad app aperta funziona senza questo requisito; se CRON non è mai stato avviato, il programma avvisa al momento di impostare il promemoria. Altri esempi sono disponibili nella descrizione dell'Agente AI.
Settimana 4: regole e base di conoscenza aziendale richiedono Pro
Dedica la quarta settimana alle Automazioni e alla base di conoscenza AI, se usi la versione Pro. In Standard l'Assistente AI continua a funzionare nelle attività, nelle chat e nella propria finestra, e gli indichi le fonti di conoscenza direttamente nella conversazione; le Automazioni e la base di conoscenza AI indicizzata lì non sono disponibili.
Venerdì Paweł affronta una questione ricorrente: l'archiviazione delle fatture. Ha, in Pro, collegata una casella nel modulo Posta, quindi imposta una regola che, al ricevimento di un'email, controlla l'allegato e la valutazione dell'AI, poi salva gli allegati nella cartella Fatture e mostra una notifica. La salva in tre parti: "QUANDO nuova email, SE ha un allegato e l'AI valuta che si tratti di una fattura, ESEGUI salva gli allegati nella cartella Fatture e mostra una notifica". La condizione "l'AI valuta" si basa, tra l'altro, su mittente, oggetto, frammento di testo e nome dell'allegato; non legge il contenuto del file. In caso di incertezza, risponde "no". È un buon motivo per controllare la cronologia degli eventi ignorati, invece di presumere che ogni fattura finisca nella cartella.
Paweł può descrivere la regola all'Assistente AI con una frase qualsiasi. Riceverà una bozza non salvata e disattivata da correggere. Il pulsante "Testa" mostrerà cosa sarebbe successo con gli ultimi eventi corrispondenti, ma non eseguirà né invierà nulla. Solo dopo aver esaminato la bozza Paweł la salva. "Cronologia" conserva per 30 giorni le esecuzioni effettuate, ignorate e concluse con errore.
La condizione "l'AI valuta" e l'azione "scrivi un messaggio tramite AI" interrogano il modello a ogni evento corrispondente, quindi ogni richiesta del genere incrementa il conto presso il fornitore. Task Manager verifica la condizione "l'AI valuta" dopo le altre condizioni; l'amministratore può anche impostare un limite giornaliero di richieste AI dalle Automazioni, di default 200. Una volta esaurito, le regole che richiedono l'AI vengono ignorate per quel giorno, con una voce nella cronologia.
La base di conoscenza AI in Pro, di default, si aggiorna in background una volta al giorno; l'amministratore può disattivare l'aggiornamento automatico e aggiornarla manualmente con il pulsante "Aggiorna base di conoscenza AI". Comprende i riepiloghi di attività e chat, oltre al contenuto di note e file; la posta non viene inclusa in questo indice. L'indice è un insieme di frammenti preparati per la ricerca di risposte. Note e file mantengono i propri permessi, quindi nella risposta non vedrai un documento che non puoi aprire. Se vuoi separare questa fase dal lavoro su una singola discussione, scopri come funziona la base di conoscenza AI aziendale.
Il piano di 30 giorni si riassume in quattro decisioni
Per prima cosa decidi chi usa l'AI e quali dati può condividere con essa. Poi verifichi le risposte dell'Assistente AI nell'attività, imposti un promemoria legato alla scadenza e - se hai Pro - testi la regola e la base di conoscenza AI.
| Settimana | Cosa fai | Chi è responsabile | Variante |
|---|---|---|---|
| 1 | Stabilisci le regole, aggiungi la chiave, scegli il modello e i permessi | Amministratore | Standard / Pro |
| 2 | Verifichi "Riordina", le domande private nella discussione e la revisione del testo | Persone con accesso all'AI | Standard / Pro |
| 3 | Imposti il promemoria legato alla scadenza e il riepilogo quotidiano delle attività | Ognuno per le proprie questioni | Standard / Pro |
| 4 | Testi la regola e decidi se attivare la base di conoscenza AI | Amministratore e persone con accesso alle Automazioni | Pro |
Se nella seconda settimana i riepiloghi perdono dettagli importanti, non passare automaticamente alle regole. Torna ai messaggi originali e specifica meglio a quale discussione o documento ti riferisci. L'Assistente AI nella finestra separata ti permette di scegliere le fonti con il pulsante "Fonti"; quando il materiale è troppo, indica cosa non ha considerato. Questa informazione è più utile di una risposta che suona sicura ma tralascia metà della questione.
Quanto costa l'AI in Task Manager?
Paghi separatamente la licenza di Task Manager e il consumo presso il fornitore AI. La licenza è perpetua, con un pagamento unico in base al numero di postazioni e 12 mesi di aggiornamenti inclusi nel prezzo; il successivo rinnovo degli aggiornamenti è facoltativo.
| Piano | Numero di persone | Standard | Pro |
|---|---|---|---|
| Starter | fino a 8 | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic | fino a 20 | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max | fino a 35 | 2 290 zł | 5 990 zł |
Paweł non acquista una licenza AI separata per ogni meccanico: usa la propria chiave e paga al fornitore in base all'uso effettivo del modello. Deve comunque considerare il costo del consumo AI e quello del proprio hosting, perché Task Manager gira sul server del cliente. Quando confronti le versioni, consulta i prezzi attuali di Task Manager invece di trattare il costo della licenza e il costo del modello come un'unica spesa.
Domani scegli una questione per cui il team ha davvero bisogno di contesto - ad esempio un'attività con gli accordi sul ritiro dell'auto. Stabilisci chi può interrogare l'AI sul suo contenuto, scegli il fornitore e configura la chiave; rimanda le fasi successive alle settimane seguenti. Se gestisci un team da 3 a 35 persone e vuoi mantenere i dati dell'applicazione sul tuo server senza un abbonamento per ogni utente, guarda la Demo.
Domande frequenti
Da dove iniziare l'implementazione dell'AI in una piccola impresa?
Parti dalle regole su dati e accessi, poi configura una sola chiave API tua. Fai i primi test su un'attività o una chat specifica, così puoi verificare la risposta rispetto agli accordi originali.
Task Manager funziona senza AI?
Sì, Task Manager funziona anche senza AI configurata. L'account e la chiave presso il fornitore del modello servono solo quando vuoi usare le funzioni AI.
Quanto costa l'AI in Task Manager?
I costi sono separati: da un lato la licenza una tantum di Task Manager, dall'altro il consumo pagato direttamente al fornitore AI. Task Manager non aggiunge un margine al conto del fornitore; la lunghezza massima della risposta si imposta nella scheda AI, mentre il limite giornaliero di richieste AI dalle Automazioni lo imposta l'amministratore in Impostazioni → AI (le Automazioni stesse richiedono la variante Pro).
I miei dati arrivano al fornitore AI?
Sì, quando fai una domanda all'AI, la richiesta e il contesto fornito arrivano al fornitore del modello scelto, usando la tua chiave. I dati dell'applicazione restano sul tuo server, mentre la posta (modulo Posta nella variante Pro) come fonte di conoscenza AI è disattivata di default e la attiva l'amministratore.
Quali funzioni AI richiedono la variante Pro?
Le Automazioni e la base di conoscenza AI richiedono la variante Pro. Pro include anche Posta e File, che possono essere indicati come fonti di conoscenza; l'Assistente AI nelle attività, nelle chat e nella propria finestra è disponibile anche in Standard.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
