El lunes, Paweł, dueño de un taller que trabaja con un equipo de seis personas, vuelve a oír que debería «implementar IA». Quiere saber cómo aprovechar la IA en una pequeña empresa sin añadir a su gente otro lugar más donde mirar. Así que organiza 30 días en cuatro etapas: desde las reglas y la clave API hasta el trabajo con plazos y reglas de automatización.
¿Por qué no basta con tener una cuenta en un chat de IA?
Tener solo una cuenta en un chat de IA no resuelve el problema, porque no contiene los acuerdos de tus tareas y conversaciones. Si cada vez tienes que copiarlos en una ventana aparte, primero debes decidir qué copiar y luego comprobar que no se te ha escapado nada.
Imagina un miércoles en el taller de Paweł. Un cliente pregunta por la fecha de entrega, el mecánico ha añadido una nota a la tarea y parte de los acuerdos se hicieron por chat. La pregunta «¿qué le respondo?» planteada en una ventana de IA vacía todavía no tiene un contexto con sentido. Así que Paweł pregunta sobre el asunto concreto y elige conscientemente qué información verá el modelo.
También hay un límite respecto a los datos. Pegar la correspondencia de un cliente en una herramienta externa es decidir entregar su contenido al proveedor de IA, no un simple atajo en el trabajo. En Task Manager, los datos de la aplicación están en tu servidor, pero cuando usas la IA, la consulta junto con el contexto llega al proveedor del modelo. Paweł le dice a su equipo antes de la primera pregunta: «Los datos de la aplicación los guardamos en nuestro servidor, pero la pregunta y el contexto proporcionado llegan al proveedor de IA».
Semana 1: ¿cómo empezar a usar la IA en una pequeña empresa?
Empieza por las reglas, la persona responsable de la configuración y una sola clave API. En la primera semana no tienes que dar acceso a la IA a todo el equipo: el administrador puede activar por separado el acceso a la IA en tareas, chats y en la ventana del Asistente de IA.
El lunes, Paweł anota tres decisiones. ¿Qué asuntos se pueden mostrar al modelo? ¿Quién tiene derecho a usarlo? ¿Puede la correspondencia con los clientes ser una fuente de conocimiento? En Task Manager, el correo como fuente de conocimiento de IA está desactivado por defecto; puede activarlo el administrador. El propio módulo Correo pertenece al plan Pro. Si en el taller aún no hay reglas acordadas sobre los correos de los clientes, Paweł deja esta opción desactivada.
A continuación elige un proveedor: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. Obtiene de su cuenta la clave API, es decir, la cadena de caracteres que permite a la aplicación usar la cuenta del proveedor. Si no sabes por qué modelo empezar, lee cómo elegir el proveedor de IA para tu empresa.
En Task Manager, Paweł abre Configuración → IA, elige el proveedor y pega la clave. Con el botón de actualizar obtiene la lista de modelos disponibles en su cuenta, elige uno de ellos y guarda la configuración. La aplicación comprueba la conexión y muestra posibles advertencias. La clave guardada se cifra en la base de datos y no vuelve a mostrarse completa más adelante, tampoco en el plan Standard.
La factura por el consumo del modelo es independiente de la licencia del programa: pagas directamente al proveedor, sin margen de Task Manager. Al principio, échale también un vistazo a la sección Avanzado. La longitud máxima de la respuesta es, por defecto, de 4096 tokens - un token es una unidad de texto que se usa para facturar el trabajo del modelo - y las respuestas más largas pueden costar más. Los resúmenes de adjuntos están por defecto en modo Manual, así que se generan solo al hacer clic en «Crear resumen». Puedes leer más sobre qué llega al proveedor de IA antes de dar acceso a la función a tu equipo.
Semana 2: pregunta en la tarea, no en una ventana vacía
En la segunda semana, usa la IA donde está el contexto: en la tarea o en el chat. El Asistente de IA puede responder en el hilo activo, y el modo «Organizar» ayuda a leer sus mensajes sin modificar los originales.
El jueves, Paweł vuelve tras dos días fuera del taller. En la tarea «Cambio de caja de cambios - Nord» le esperan 23 mensajes. Elige «Organizar» → «Resumir»: obtiene de 1 a 2 frases por mensaje, empezando por el grupo de los 8 más recientes. Si necesita los más antiguos, carga otro grupo con el botón «Organizar mensajes más antiguos (N)». El resultado existe solo durante esa sesión, y los mensajes originales quedan intactos.
Cuando quiere preguntar algo más sobre los acuerdos, pulsa «Asistente de IA» en el campo de respuesta. Su pregunta y la respuesta son privadas; en el hilo verá la indicación «SOLO PARA TI». También puede pedir un borrador de respuesta o una lista de comprobación para marcar. Pero ten en cuenta el límite: la lista de comprobación de una respuesta privada del Asistente de IA en el hilo solo es visible para su autor y no lleva firmas. La lista de comprobación en un mensaje accesible para el equipo tiene un estado compartido para todos los que la ven, con la firma de quién marcó cada punto.
Kasia, que está escribiendo una respuesta para un cliente en una tarea, puede hacer clic en «Mejorar texto» en el editor. La función corrige el lenguaje y mantiene la estructura de párrafos o listas; la versión anterior se recupera haciendo clic en el aviso de deshacer. Antes de enviarlo, Kasia comprueba de todos modos los números de pieza y la fecha límite. Debajo de los mensajes procesados con «Organizar», el programa recuerda que la IA puede cometer errores. El resumen es un apunte para revisar, no un acta de acuerdos.
El Asistente de IA lee los adjuntos de texto de un hilo disponible, pero no lee el formato DOC antiguo ni un PDF escaneado sin capa de texto - no tiene OCR, es decir, reconocimiento de texto a partir de una imagen. Si el taller recibe escaneos, Paweł debe transmitir la información necesaria en texto o usar un documento con capa de texto.
Semana 3: el recordatorio debe seguir la fecha límite de la tarea
En la tercera semana, vincula los recordatorios con las fechas límite de las tareas. Cuando cambies la fecha límite de una tarea, el recordatorio asociado a ella se moverá junto con ella; no necesitas indicar una nueva fecha en una orden aparte.
El martes, Kasia escribe en la tarea «Cambio de caja de cambios - Nord»: «recuérdame un día antes de la fecha límite que hay que recoger el coche». El Asistente muestra la fecha y la hora, pero todavía no guarda nada. El recordatorio se crea solo cuando Kasia hace clic en «Sí, hazlo». Si la tarea no tiene fecha límite, el Asistente de IA lo indicará y propondrá un recordatorio para una fecha concreta.
Kasia puede comprobar el registro con la orden «muéstrame mis recordatorios»; verá una lista con fechas e identificadores. El límite es de 50 recordatorios activos. Cuando la respuesta de la IA afirma haber realizado una acción que en realidad no se ha completado, Task Manager muestra debajo un bloque de «Rectificación». Por eso, tras una orden importante, comprueba el resultado en lugar de confiar únicamente en lo que dice la respuesta.
Paweł también activa en Configuración → Perfil el «Resumen diario de tareas». Es una notificación al día a la hora elegida, por defecto a las 8:00, con las tareas asignadas a él para hoy y las que están fuera de plazo. Si quieres recibir un correo con la aplicación cerrada, el servidor debe tener configurado CRON - la ejecución periódica de tareas. La notificación en la aplicación abierta funciona sin esto; si CRON nunca se ha iniciado, el programa avisa al configurar el recordatorio. Encontrarás más ejemplos en la descripción del Agente de IA.
Semana 4: las reglas y el conocimiento de la empresa requieren Pro
Dedica la cuarta semana a las Automatizaciones y a la base de conocimiento de IA, si usas la variante Pro. En Standard, el Asistente de IA sigue funcionando en tareas, chats y su propia ventana, y le indicas las fuentes de conocimiento en la conversación; ahí no hay Automatizaciones ni base de conocimiento de IA indexada.
El viernes, Paweł se ocupa de un asunto recurrente: las facturas que se van posponiendo. Tiene en Pro un buzón conectado en el módulo Correo, así que configura una regla que, al recibir un correo, comprueba el adjunto y la valoración de la IA, y luego guarda los adjuntos en la carpeta Facturas y muestra una notificación. La guarda en tres partes: «CUANDO llegue un correo nuevo, SI tiene un adjunto y la IA valora que es una factura, HAZ guardar los adjuntos en la carpeta Facturas y mostrar una notificación». La condición «la IA valora» usa, entre otras cosas, el remitente, el asunto, un fragmento del contenido y el nombre del adjunto; no lee el interior del archivo. Si no está segura, responde «no». Es un buen motivo para revisar el historial de eventos omitidos, en lugar de dar por hecho que cada factura llegará a la carpeta.
Paweł puede describir la regla al Asistente de IA con una frase normal. Recibirá un borrador sin guardar y desactivado para corregir. El botón «Probar» mostrará qué habría pasado con los últimos eventos que coinciden, pero no ejecutará ni enviará nada. Solo después de revisar el borrador, Paweł lo guarda. El «Historial» conserva durante 30 días las ejecuciones realizadas, omitidas y finalizadas con error.
La condición «la IA valora» y la acción «escribir un mensaje con IA» consultan al modelo en cada evento que coincide, así que cada una de esas consultas aumenta la factura del proveedor. Task Manager comprueba la condición «la IA valora» después de las demás condiciones; el administrador también puede fijar un límite diario de consultas de IA desde Automatizaciones, por defecto 200. Una vez agotado, las reglas que requieren IA se omiten ese día con una entrada en el historial.
La base de conocimiento de IA en Pro se actualiza por defecto en segundo plano una vez al día; el administrador puede desactivar la actualización automática y refrescarla manualmente con el botón «Actualizar base de conocimiento de IA». Incluye los resúmenes de tareas y chats, así como el contenido de notas y archivos; el correo no entra en este índice. El índice es un conjunto de fragmentos preparados para buscar respuestas. Las notas y los archivos conservan sus permisos, así que no verás en la respuesta un documento que no puedes abrir. Si quieres separar esta etapa del trabajo con un único hilo, consulta cómo funciona la base de conocimiento de IA de la empresa.
El plan de 30 días cabe en cuatro decisiones
Primero decides quién usa la IA y qué datos puede recibir. Luego revisas las respuestas del Asistente de IA en una tarea, configuras un recordatorio vinculado a una fecha límite y - si tienes Pro - pruebas la regla y la base de conocimiento de IA.
| Semana | Qué haces | Quién es responsable | Variante |
|---|---|---|---|
| 1 | Estableces las normas, añades la clave, eliges el modelo y los permisos | Administrador | Standard / Pro |
| 2 | Compruebas «Organizar», las preguntas privadas en el hilo y la corrección de texto | Personas con acceso a la IA | Standard / Pro |
| 3 | Configuras un recordatorio vinculado a una fecha límite y el resumen diario de tareas | Cada uno para sus propios asuntos | Standard / Pro |
| 4 | Pruebas la regla y decides si activar la base de conocimiento de IA | El administrador y las personas con acceso a Automatizaciones | Pro |
Si en la segunda semana los resúmenes pierden detalles importantes, no pases automáticamente a las reglas. Vuelve a los mensajes originales y precisa sobre qué hilo o documento preguntas. El Asistente de IA en una ventana aparte permite elegir las fuentes con el botón «Fuentes»; cuando hay demasiado material, indica qué no ha tenido en cuenta. Esa información es más útil que una respuesta que suena segura pero omite la mitad del asunto.
¿Cuánto cuesta la IA en Task Manager?
Pagas por separado la licencia de Task Manager y el consumo con el proveedor de IA. La licencia es perpetua, con un pago único según el número de puestos y 12 meses de actualizaciones incluidos; la renovación posterior de las actualizaciones es opcional.
| Plan | Número de personas | Standard | Pro |
|---|---|---|---|
| Starter | hasta 8 | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic | hasta 20 | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max | hasta 35 | 2 290 zł | 5 990 zł |
Paweł no compra una licencia de IA aparte para cada mecánico: usa su propia clave y paga al proveedor según el uso real del modelo. Aun así, debe tener en cuenta el coste del consumo de IA y el de su propio alojamiento, ya que Task Manager se ejecuta en el servidor del cliente. Cuando compares variantes, consulta los precios actuales de Task Manager en lugar de tratar el coste de la licencia y el coste del modelo como un único gasto.
Mañana elige un asunto concreto en el que el equipo realmente necesite contexto - por ejemplo, una tarea con los acuerdos sobre la recogida del coche. Acuerda quién puede preguntar a la IA sobre su contenido, elige el proveedor y configura la clave; reparte las siguientes etapas en las semanas siguientes. Si diriges un equipo de entre 3 y 35 personas y quieres mantener los datos de la aplicación en tu propio servidor sin pagar una suscripción por usuario, mira la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Por dónde empezar la implementación de IA en una pequeña empresa?
Empieza por las reglas sobre datos y acceso, y luego configura una única clave API propia. Haz las primeras pruebas con una tarea o un chat concreto, para poder comprobar la respuesta con los acuerdos originales.
¿Funciona Task Manager sin IA?
Sí, Task Manager funciona sin la IA configurada. La cuenta y la clave del proveedor del modelo solo son necesarias cuando quieres usar las funciones de IA.
¿Cuánto cuesta la IA en Task Manager?
Los costes se dividen entre la licencia única de Task Manager y el consumo que se paga directamente al proveedor de IA. Task Manager no añade ningún margen a la factura del proveedor; la longitud máxima de la respuesta se ajusta en la pestaña de IA, y el límite diario de solicitudes de IA desde las Automatizaciones lo establece el administrador en Configuración → IA (las Automatizaciones en sí requieren el plan Pro).
¿Mis datos llegan al proveedor de IA?
Sí, cuando haces una pregunta a la IA, la consulta y el contexto proporcionado llegan al proveedor del modelo elegido con tu clave. Los datos de la aplicación permanecen en tu servidor, y el correo (módulo Correo del plan Pro) como fuente de conocimiento de IA está desactivado por defecto; lo activa el administrador.
¿Qué funciones de IA requieren el plan Pro?
Las Automatizaciones y la base de conocimiento de IA requieren el plan Pro. Pro incluye también Correo y Archivos, que se pueden indicar como fuentes de conocimiento; el Asistente de IA en tareas, chats y su propia ventana está disponible también en el plan Standard.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
