Maanantaina Paweł, autokorjaamon omistaja, joka työskentelee kuuden hengen tiimin kanssa, kuulee taas, että hänen pitäisi "ottaa AI käyttöön". Hän haluaa tietää, miten hyödyntää AI:ta pienessä yrityksessä lisäämättä ihmisille vielä yhtä paikkaa seurattavaksi. Hän jakaa siis 30 päivää neljään vaiheeseen: säännöistä ja API-avaimesta aina määräaikojen ja sääntöjen kanssa työskentelyyn.
Miksi pelkkä tili AI-keskustelussa ei riitä?
Pelkkä tili AI-keskustelussa ei ratkaise ongelmaa, koska siinä ei ole mukana tehtäviesi ja keskustelujesi sopimuksia. Jos joudut joka kerta kopioimaan ne erilliseen ikkunaan, sinun täytyy ensin päättää, mitä kopioida, ja sen jälkeen tarkistaa, ettet unohtanut mitään.
Kuvittele keskiviikko Pawełin korjaamolla. Asiakas kysyy noutoajankohtaa, mekaanikko on lisännyt huomautuksen tehtävään, ja osa sopimuksista on syntynyt keskustelussa. Kysymyksellä "mitä hänelle vastata?" tyhjässä AI-ikkunassa ei vielä ole järkevää kontekstia. Paweł kysyy siis tietyn asian yhteydessä ja valitsee tietoisesti tiedot, jotka malli näkee.
Tietoihin liittyy myös raja. Asiakkaan kirjeenvaihdon liittäminen ulkopuoliseen työkaluun on päätös luovuttaa sen sisältö AI-tarjoajalle, ei pieni oikotie työssä. Task Managerissa sovelluksen tiedot ovat omalla palvelimellasi, mutta kun käytät AI:ta, kysely ja konteksti siirtyvät mallin tarjoajalle. Paweł kertoo tiimilleen ennen ensimmäistä kysymystä: "Sovelluksen tiedot pidämme omalla palvelimellamme, mutta kysymys ja välitetty konteksti siirtyvät AI-tarjoajalle".
Viikko 1: miten aloittaa AI:n käyttö pienessä yrityksessä?
Aloita säännöistä, määrityksestä vastaavasta henkilöstä ja yhdestä API-avaimesta. Ensimmäisellä viikolla sinun ei tarvitse avata AI:ta koko tiimille: pääkäyttäjä voi ottaa käyttöön pääsyn AI:hin erikseen tehtävissä, keskusteluissa ja AI-avustajan ikkunassa.
Paweł kirjaa maanantaina kolme päätöstä. Mitkä asiat saa esittää mallille? Kenellä on oikeus käyttää sitä? Voiko asiakaskirjeenvaihto olla tietolähde? Task Managerissa sähköposti AI:n tietolähteenä on oletuksena pois päältä; pääkäyttäjä voi ottaa sen käyttöön. Itse Sähköposti kuuluu Pro-versioon. Jos korjaamolla ei vielä ole sovittuja sääntöjä asiakkaiden sähköposteista, Paweł jättää tämän asetuksen pois päältä.
Seuraavaksi hän valitsee tarjoajan: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude tai xAI Grok. API-avaimen eli merkkijonon, jonka avulla sovellus voi käyttää tarjoajan tiliä, hän hakee omalta tililtään. Jos et tiedä, mistä mallista aloittaa, lue miten valita yritykselle AI-tarjoaja.
Task Managerissa Paweł avaa Asetukset → AI, valitsee tarjoajan ja liittää avaimen. Päivitys-painikkeella hän hakee tililtään saatavilla olevien mallien listan, valitsee niistä yhden ja tallentaa asetukset. Sovellus testaa yhteyden ja näyttää mahdolliset varoitukset. Tallennettu avain on salattu tietokannassa, eikä se näy myöhemmin kokonaisuudessaan - ei myöskään Standard-versiossa.
Mallin käytöstä tuleva lasku on erillinen ohjelman lisenssistä: maksat suoraan tarjoajalle, ilman Task Managerin katetta. Käy aluksi myös katsomassa Lisäasetukset-osio. Vastauksen oletusarvoinen enimmäispituus on 4096 tokenia - token on yksikkö, jolla mallin työ laskutetaan - ja pidemmät vastaukset voivat maksaa enemmän. Liitteiden tiivistelmät ovat oletuksena Manuaalinen-tilassa, joten ne syntyvät vasta, kun klikkaat "Luo tiivistelmä". Lisää siitä, mitä tietoa päätyy AI-tarjoajalle, voit lukea ennen ominaisuuden avaamista tiimille.
Viikko 2: kysy tehtävän yhteydessä, älä tyhjässä ikkunassa
Toisella viikolla käytä AI:ta siellä, missä konteksti sijaitsee: tehtävässä tai keskustelussa. AI-avustaja voi vastata nykyisessä viestiketjussa, ja "Jäsennä"-tila auttaa lukemaan sen viestit muuttamatta alkuperäisiä.
Torstaina Paweł palaa kahden korjaamon ulkopuolella vietetyn päivän jälkeen. Tehtävässä "Vaihteiston vaihto - Nord" odottaa 23 viestiä. Hän valitsee "Jäsennä" → "Tiivistä": hän saa 1-2 lausetta per viesti, aluksi 8 viimeisimmän viestin erästä. Jos hän tarvitsee vanhempia, hän hakee seuraavan erän painikkeella "Jäsennä vanhemmat viestit (N)". Tulos on olemassa vain tämän istunnon ajan, ja alkuperäiset viestit pysyvät koskemattomina.
Kun hän haluaa tarkentaa sovittuja asioita, hän painaa vastauskentässä ”AI-avustaja”. Hänen kysymyksensä ja saamansa vastaus ovat yksityisiä; viestiketjussa näkyy merkintä ”VAIN SINULLE”. Hän voi myös pyytää vastausluonnosta tai tarkistuslistaa rastitettavaksi. Muista kuitenkin raja: AI-avustajan yksityisestä vastauksesta syntynyt tarkistuslista näkyy viestiketjussa vain sen tekijälle, eikä siihen merkitä nimiä. Koko tiimin saatavilla olevassa viestissä oleva tarkistuslista on kaikille näkijöille yhteinen, ja siihen merkitään, kuka on rastittanut kunkin kohdan.
Kasia, joka kirjoittaa vastausta asiakkaalle tehtävässä, voi painaa editorissa ”Kaunista teksti”. Toiminto parantaa kieliasua ja säilyttää kappale- tai listarakenteen; edellisen version palauttaa klikkaamalla kumoamisilmoitusta. Ennen lähettämistä Kasia tarkistaa silti osanumerot ja määräajan. ”Porządkuj”-toiminnolla käsiteltyjen viestien alla ohjelma muistuttaa, että AI voi tehdä virheitä. Tiivistelmä on tarkistettava lyhennelmä, ei sovittujen asioiden pöytäkirja.
AI-avustaja lukee tekstimuotoiset liitteet saatavilla olevasta viestiketjusta, mutta ei lue vanhaa DOC-muotoa eikä skannattua PDF-tiedostoa ilman tekstikerrosta - OCR:ää eli tekstintunnistusta kuvasta ei ole. Jos korjaamo saa skannattuja tiedostoja, Pawełin on välitettävä tarvittavat tiedot tekstinä tai käytettävä tekstikerroksen sisältävää asiakirjaa.
Viikko 3: muistutuksen on pysyttävä tehtävän määräajassa
Yhdistä kolmannella viikolla muistutukset tehtävien määräaikoihin. Kun muutat tehtävän määräaikaa, siihen kiinnitetty muistutus siirtyy mukana; sinun ei tarvitse antaa uutta päivämäärää erillisessä komennossa.
Tiistaina Kasia kirjoittaa tehtävässä ”Vaihteiston vaihto - Nord”: ”muistuta minua päivää ennen määräaikaa auton noudosta”. Avustaja näyttää päivämäärän ja kellonajan, mutta ei vielä tallenna mitään. Muistutus syntyy vasta, kun Kasia painaa ”Kyllä, tee se”. Jos tehtävällä ei ole määräaikaa, AI-avustaja kertoo siitä ja ehdottaa muistutusta tiettynä päivänä.
Kasia voi tarkistaa tallennuksen komennolla ”näytä muistutukseni”; hän näkee listan määräaikoineen ja tunnisteineen. Raja on 50 aktiivista muistutusta. Kun AI:n vastaus väittää tehneensä toimenpiteen, joka tosiasiassa epäonnistui, Task Manager näyttää sen alla ”Oikaisu”-lohkon. Siksi tarkista tärkeän komennon jälkeen lopputulos, älä luota pelkkään vastauksen lauseeseen.
Paweł ottaa myös käyttöön kohdassa Asetukset → Profiili ”Päivittäinen tehtäväyhteenveto”. Se on yksi ilmoitus päivässä valittuna kellonaikana, oletuksena klo 8:00, ja se sisältää hänelle tänään ja myöhässä olevat tehtävät. Jos haluat saada sähköpostin sovelluksen ollessa suljettuna, palvelimella on oltava määritetty CRON - toistuva tehtävän ajastus. Ilmoitus avoimessa sovelluksessa toimii ilman tätä; jos CRON ei ole koskaan käynnistynyt, ohjelma varoittaa muistutusta asetettaessa. Lisää esimerkkejä löydät AI-agentin kuvauksesta.
Viikko 4: säännöt ja yrityksen tietopankki edellyttävät Pro-versiota
Varaa neljäs viikko Automaatioille ja AI:n tietopankille, jos käytössäsi on Pro-versio. Standard-versiossa AI-avustaja toimii edelleen tehtävissä, keskusteluissa ja omassa ikkunassaan, ja osoitat sille tietolähteet keskustelussa; Automaatioita ja indeksoitua AI:n tietopankkia siinä ei ole.
Perjantaina Paweł ottaa käsittelyyn yhden toistuvan asian: laskujen arkistoinnin. Hänellä on Pro-versiossa yhdistetty postilaatikko Sähköposti-moduuliin, joten hän laatii säännön, joka tarkistaa sähköpostin saapuessa liitteen ja AI:n arvion, ja tallentaa sitten liitteet Laskut-kansioon ja näyttää ilmoituksen. Hän kirjaa sen kolmessa osassa: ”KUN uusi sähköposti, JOS siinä on liite ja AI arvioi sen laskuksi, TEE tallenna liitteet Laskut-kansioon ja näytä ilmoitus”. Ehto ”AI arvioi” hyödyntää muun muassa lähettäjää, aihetta, sisällön otetta ja liitteen nimeä; se ei lue tiedoston sisältöä. Jos varmuutta ei ole, se vastaa ”ei”. Tämä on hyvä syy tarkistaa ohitettujen tapahtumien historia sen sijaan, että olettaisi jokaisen laskun päätyvän kansioon.
Paweł voi kuvailla säännön AI-avustajalle tavallisella lauseella. Hän saa tallentamattoman, pois käytöstä olevan luonnoksen muokattavaksi. ”Testaa”-painike näyttää, mitä olisi tapahtunut viimeisimmissä täsmäävissä tapahtumissa, mutta ei suorita eikä lähetä mitään. Vasta luonnoksen tarkistamisen jälkeen Paweł tallentaa sen. ”Historia” säilyttää 30 päivän ajan suoritetut, ohitetut ja virheeseen päättyneet ajot.
Ehto ”AI arvioi” ja toiminto ”kirjoita viesti AI:lla” kysyvät mallilta vastausta jokaisen täsmäävän tapahtuman kohdalla, joten jokainen tällainen kysely kasvattaa laskua palveluntarjoajalle. Task Manager tarkistaa ehdon ”AI arvioi” vasta muiden ehtojen jälkeen; järjestelmänvalvoja voi myös asettaa päivittäisen rajan Automaatioiden AI-kyselyille, oletuksena 200. Kun raja on käytetty, AI:ta vaativat säännöt ohitetaan sinä päivänä, ja siitä jää merkintä historiaan.
Pro-version AI:n tietopankki päivittyy oletuksena taustalla kerran päivässä; järjestelmänvalvoja voi poistaa automaattisen päivityksen käytöstä ja päivittää sen manuaalisesti painikkeella ”Päivitä AI:n tietopankki”. Se kattaa tehtävien ja keskustelujen tiivistelmät sekä muistiinpanojen ja tiedostojen sisällön; sähköposti ei kuulu tähän indeksiin. Indeksi on kokoelma vastausten hakua varten valmisteltuja katkelmia. Muistiinpanot ja tiedostot säilyttävät käyttöoikeutensa, joten et näe vastauksessa asiakirjaa, jota et voi avata. Jos haluat erottaa tämän vaiheen yksittäisen viestiketjun käsittelystä, katso, miten yrityksen AI:n tietopankki toimii.
30 päivän suunnitelma mahtuu neljään päätökseen
Ensin päätät, kuka käyttää AI:ta ja mitä tietoja hänelle voi antaa. Sitten tarkistat AI-avustajan vastaukset tehtävän yhteydessä, asetat muistutuksen määräajan kohdalle ja - jos käytössäsi on Pro - testaat säännön sekä AI:n tietopankin.
| Viikko | Mitä teet | Kuka vastaa | Versio |
|---|---|---|---|
| 1 | Sovit säännöt, lisäät avaimen, valitset mallin ja käyttöoikeudet | Ylläpitäjä | Standard / Pro |
| 2 | Tarkistat ”Porządkuj”-toiminnon, yksityiset kysymykset viestiketjussa ja tekstin viimeistelyn | Henkilöt, joilla on pääsy AI:hin | Standard / Pro |
| 3 | Asetat muistutuksen määräajan kohdalle ja päivittäisen tehtäväyhteenvedon | Jokainen omien asioidensa osalta | Standard / Pro |
| 4 | Testaat säännön ja päätät, otatko AI:n tietopankin käyttöön | Järjestelmänvalvoja ja henkilöt, joilla on pääsy Automaatioihin | Pro |
Jos toisella viikolla tiivistelmistä puuttuu tärkeitä yksityiskohtia, älä siirry automaattisesti sääntöihin. Palaa alkuperäisiin viesteihin ja täsmennä, mistä viestiketjusta tai asiakirjasta kysyt. AI-avustaja omassa ikkunassaan antaa valita lähteet ”Lähteet”-painikkeella; kun materiaalia on liikaa, se kertoo, mitä se ei ottanut huomioon. Tällainen tieto on hyödyllisempi kuin vastaus, joka kuulostaa varmalta mutta jättää puolet asiasta huomiotta.
Paljonko AI maksaa Task Managerissa?
Maksat erikseen Task Managerin lisenssistä ja AI-palveluntarjoajan käytöstä. Lisenssi on pysyvä, kertamaksu riippuu käyttöpaikkojen määrästä ja sisältää 12 kuukautta päivityksiä; myöhempi päivitysoikeuden uusiminen on valinnaista.
| Suunnitelma | Henkilöiden määrä | Standard | Pro |
|---|---|---|---|
| Starter | enintään 8 | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic | enintään 20 | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max | enintään 35 | 2 290 zł | 5 990 zł |
Paweł ei osta erillistä AI-lisenssiä jokaiselle mekaanikolle: hän käyttää omaa avainta ja maksaa palveluntarjoajalle mallin todellisesta käytöstä. Hänen on silti huomioitava AI:n käytön kustannukset sekä oman palvelimen kustannukset, sillä Task Manager toimii asiakkaan omalla palvelimella. Kun vertailet vaihtoehtoja, tarkista Task Managerin ajantasainen hinnoittelu äläkä käsittele lisenssin ja mallin kustannuksia yhtenä maksuna.
Valitse huomenna yksi asia, jossa tiimisi todella tarvitsee kontekstia - vaikkapa tehtävä, johon liittyy sovittuja asioita auton noudosta. Sovi, kuka saa kysyä AI:lta sen sisällöstä, valitse palveluntarjoaja ja määritä avain; jatkovaiheet jaa seuraaville viikoille. Jos johdat 3-35 hengen tiimiä ja haluat pitää sovelluksen tiedot omalla palvelimellasi ilman käyttäjäkohtaista tilausmaksua, katso Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Mistä kannattaa aloittaa AI:n käyttöönotto pienessä yrityksessä?
Aloita tietoja ja käyttöoikeuksia koskevista säännöistä ja määritä sen jälkeen yksi oma API-avain. Tee ensimmäiset kokeilut tietyn tehtävän tai keskustelun yhteydessä, jotta voit tarkistaa vastauksen alkuperäisten sopimusten pohjalta.
Toimiiko Task Manager ilman AI:ta?
Kyllä, Task Manager toimii ilman määritettyä AI:ta. Tili ja avain mallin tarjoajalta tarvitaan vasta silloin, kun haluat käyttää AI-ominaisuuksia.
Paljonko AI maksaa Task Managerissa?
Kustannukset jakautuvat kertaluonteiseen Task Managerin lisenssiin ja käytöstä aiheutuvaan kuluun, joka maksetaan suoraan AI-tarjoajalle. Task Manager ei lisää katetta tarjoajan laskuun; vastauksen enimmäispituuden asetat AI-välilehdeltä, ja Automaatioiden AI-kyselyjen päivittäisen rajan asettaa pääkäyttäjä kohdassa Asetukset → AI (itse Automaatiot edellyttävät Pro-versiota).
Päätyvätkö tietoni tekoälyn tarjoajalle?
Kyllä, kun esität kysymyksen AI:lle, kysyntä ja välitetty konteksti siirtyvät valitsemallesi mallin tarjoajalle omalla avaimellasi. Sovelluksen tiedot pysyvät omalla palvelimellasi, ja sähköposti (Pro-version Sähköposti-moduuli) on AI:n tietolähteenä oletuksena pois päältä, ja pääkäyttäjä ottaa sen käyttöön.
Mitkä AI-ominaisuudet edellyttävät Pro-versiota?
Automaatiot ja AI:n tietopankki edellyttävät Pro-versiota. Pro sisältää myös Sähköpostin ja Tiedostot, jotka voidaan määrittää tietolähteiksi; AI-avustaja tehtävissä, keskusteluissa ja omassa ikkunassa on saatavilla myös Standard-versiossa.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
