Ce lundi, Paweł, propriétaire d’un garage travaillant avec une équipe de six personnes, entend encore une fois qu’il devrait « mettre en place l’IA ». Il veut savoir comment utiliser l’IA dans une petite entreprise sans imposer à ses équipes un nouvel endroit à surveiller. Il planifie donc 30 jours en quatre étapes : des règles et de la clé API jusqu’au travail avec les échéances et les règles d’automatisation.
Pourquoi un simple compte sur un chat IA ne suffit-il pas ?
Un simple compte sur un chat IA ne résout pas le problème, car il ne contient pas les échanges issus de vos tâches et de vos discussions. Si vous devez à chaque fois les copier dans une fenêtre séparée, vous devez d’abord déterminer quoi copier, puis vérifier que vous n’avez rien oublié.
Imaginez un mercredi au garage de Paweł. Un client demande quand sa voiture sera prête, le mécanicien a ajouté une remarque à la tâche, et une partie des échanges s’est faite sur la discussion. La question « que dois-je lui répondre ? » posée dans une fenêtre d’IA vide n’a pas encore de contexte exploitable. Paweł pose donc sa question au niveau du dossier concerné et choisit délibérément les informations que le modèle verra.
Il y a aussi une limite liée aux données. Coller la correspondance d’un client dans un outil externe constitue une décision de transmettre son contenu au fournisseur d’IA, et non un simple raccourci de travail. Dans Task Manager, les données de l’application se trouvent sur votre serveur, mais lorsque vous utilisez l’IA, la requête ainsi que le contexte transmis sont envoyés au fournisseur du modèle. Paweł le dit à son équipe avant la première question : « Nous gardons les données de l’application sur notre serveur, mais la question et le contexte transmis sont envoyés au fournisseur d’IA ».
Semaine 1 : comment commencer à utiliser l’IA dans une petite entreprise ?
Commencez par les règles, la personne responsable de la configuration et une seule clé API. Au cours de la première semaine, vous n’avez pas besoin d’ouvrir l’IA à toute l’équipe : l’administrateur peut activer séparément l’accès à l’IA dans les tâches, les discussions et la fenêtre de l’Assistant IA.
Le lundi, Paweł note trois décisions. Quels sujets peut-on soumettre au modèle ? Qui a le droit de l’utiliser ? La correspondance avec les clients peut-elle servir de source de connaissances ? Dans Task Manager, la messagerie en tant que source de connaissances pour l’IA est désactivée par défaut ; l’administrateur peut l’activer. La Messagerie elle-même fait partie de la version Pro. Si le garage n’a pas encore de règles établies concernant les e-mails des clients, Paweł laisse ce paramètre désactivé.
Il choisit ensuite un fournisseur : OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. La clé API, c’est-à-dire la chaîne de caractères qui permet à l’application d’utiliser le compte chez le fournisseur, est récupérée depuis son propre compte. Si vous ne savez pas par quel modèle commencer, lisez comment choisir un fournisseur d’IA pour votre entreprise.
Dans Task Manager, Paweł ouvre Paramètres → IA, sélectionne le fournisseur et colle la clé. Grâce au bouton d’actualisation, il récupère la liste des modèles disponibles sur son compte, en choisit un et enregistre les paramètres. L’application teste la connexion et affiche d’éventuels avertissements. La clé enregistrée est chiffrée dans la base de données et n’apparaît plus jamais en entier par la suite - y compris en version Standard.
La facture liée à la consommation du modèle est distincte de la licence du logiciel : vous payez directement le fournisseur, sans marge ajoutée par Task Manager. Au début, consultez aussi la section Avancé. La longueur maximale de réponse est par défaut de 4096 jetons - un jeton étant une unité de texte utilisée pour facturer le travail du modèle - et des réponses plus longues peuvent coûter davantage. Les résumés des pièces jointes sont par défaut en mode Manuel, ils ne sont donc générés qu’après un clic sur « Créer un résumé ». Pour en savoir plus sur ce qui est transmis au fournisseur d’IA, lisez cet article avant d’ouvrir la fonctionnalité à votre équipe.
Semaine 2 : posez vos questions au niveau de la tâche, pas dans une fenêtre vide
Au cours de la deuxième semaine, utilisez l’IA là où se trouve le contexte : dans une tâche ou une discussion. L’Assistant IA peut répondre dans le fil en cours, et le mode « Structurer » aide à lire ses messages sans modifier les originaux.
Le jeudi, Paweł revient après deux jours d’absence du garage. Dans la tâche « Remplacement de boîte de vitesses - Nord », 23 messages l’attendent. Il choisit « Structurer » → « Résumer » : il obtient 1 à 2 phrases par message, en commençant par le lot des 8 plus récents. S’il a besoin des plus anciens, il récupère le lot suivant grâce au bouton « Structurer les messages plus anciens (N) ». Le résultat n’existe que pendant cette session, et les messages d’origine restent intacts.
Lorsqu'il souhaite demander des précisions sur des décisions prises, il clique sur « Assistant IA » dans le champ de réponse. Sa question et la réponse sont privées ; dans le fil de discussion, il verra la mention « POUR VOUS UNIQUEMENT ». Il peut aussi demander une ébauche de réponse ou une checklist à cocher. Attention toutefois à la limite : une checklist issue d'une réponse privée de l'Assistant IA dans le fil n'est visible que par son auteur, et il n'y a pas de signatures. Une checklist présente dans un message accessible à l'équipe a un état commun pour tous ceux qui la voient, avec la mention de qui a coché chaque élément.
Kasia, qui rédige une réponse à un client dans une tâche, peut cliquer sur « Améliorer le texte » dans l'éditeur. La fonction corrige la langue et conserve la structure des paragraphes ou des listes ; un clic sur le message d'annulation restaure la version précédente. Avant d'envoyer, Kasia vérifie quand même les numéros de pièces et l'échéance. Sous les messages traités par « Structurer », le programme rappelle que l'IA peut faire des erreurs. Le résumé est un aide-mémoire à vérifier, pas un procès-verbal d'accord.
L'Assistant IA lit les pièces jointes textuelles d'un fil de discussion accessible, mais ne lit pas l'ancien format DOC ni un PDF scanné sans couche de texte - il n'y a pas d'OCR, c'est-à-dire de reconnaissance de texte à partir d'une image. Si l'atelier reçoit des scans, Paweł doit transmettre les informations nécessaires sous forme de texte ou utiliser un document doté d'une couche de texte.
Semaine 3 : le rappel doit suivre l'échéance de la tâche
Au cours de la troisième semaine, associez les rappels aux échéances des tâches. Lorsque vous modifiez l'échéance d'une tâche, le rappel qui y est rattaché se décale avec elle ; vous n'avez pas besoin d'indiquer une nouvelle date dans une commande séparée.
Mardi, Kasia écrit dans la tâche « Remplacement de la boîte de vitesses - Nord » : « rappelle-moi la veille de l'échéance de récupérer la voiture ». L'Assistant affiche la date et l'heure, mais n'enregistre encore rien. Le rappel n'est créé que lorsque Kasia clique sur « Oui, exécuter ». Si la tâche n'a pas d'échéance, l'Assistant IA le signale et propose un rappel à une date précise.
Kasia peut vérifier l'enregistrement avec la commande « affiche mes rappels » ; elle verra une liste avec les échéances et les identifiants. La limite est de 50 rappels actifs. Lorsqu'une réponse de l'IA affirme avoir effectué une action qui a en réalité échoué, Task Manager affiche en dessous un bloc « Rectification ». C'est pourquoi, après une commande importante, vérifiez le résultat plutôt que de vous fier au seul texte de la réponse.
Paweł active aussi dans Paramètres → Profil le « Résumé quotidien des tâches ». Il s'agit d'une seule notification par jour, à l'heure choisie, par défaut à 8h00, avec les tâches qui lui sont assignées pour le jour même et celles en retard. Si vous souhaitez recevoir un e-mail lorsque l'application est fermée, le serveur doit avoir un CRON configuré - une exécution périodique de tâche. La notification dans l'application ouverte fonctionne sans cela ; si le CRON n'a jamais démarré, le programme vous avertit lors du paramétrage du rappel. Vous trouverez plus d'exemples dans la description de l'Agent IA.
Semaine 4 : les règles et la base de connaissances de l'entreprise nécessitent Pro
Consacrez la quatrième semaine aux Automatisations et à la base de connaissances IA, si vous utilisez la version Pro. En Standard, l'Assistant IA continue de fonctionner dans les tâches, les discussions et sa propre fenêtre, et vous lui indiquez les sources de connaissances directement dans la conversation ; les Automatisations et la base de connaissances IA indexée n'y sont pas disponibles.
Vendredi, Paweł s'attaque à un sujet récurrent : le classement des factures. Il a, en Pro, une boîte mail connectée dans le module Messagerie, il met donc en place une règle qui, à la réception d'un e-mail, vérifiera la pièce jointe et l'évaluation de l'IA, puis enregistrera les pièces jointes dans le dossier Factures et affichera une notification. Il l'écrit en trois parties : « QUAND nouvel e-mail, SI il a une pièce jointe et que l'IA évalue que c'est une facture, EXÉCUTER enregistrer les pièces jointes dans le dossier Factures et afficher une notification ». La condition « l'IA évalue » s'appuie notamment sur l'expéditeur, l'objet, un extrait du contenu et le nom de la pièce jointe ; elle ne lit pas le contenu du fichier. En cas de doute, elle répond « non ». C'est une bonne raison de consulter l'historique des événements ignorés, plutôt que de supposer que chaque facture finira dans le dossier.
Paweł peut décrire la règle à l'Assistant IA en une simple phrase. Il obtiendra une ébauche non enregistrée et désactivée à corriger. Le bouton « Tester » montrera ce qui se serait passé sur les derniers événements correspondants, mais n'exécutera ni n'enverra rien. Ce n'est qu'après avoir examiné l'ébauche que Paweł l'enregistrera. L'« Historique » conserve pendant 30 jours les exécutions effectuées, ignorées et terminées en erreur.
La condition « l'IA évalue » et l'action « rédiger un message via l'IA » interrogent le modèle à chaque événement correspondant, donc chaque requête augmente la facture chez le fournisseur. Task Manager vérifie la condition « l'IA évalue » après les autres conditions ; l'administrateur peut aussi définir une limite quotidienne de requêtes IA pour les Automatisations, par défaut 200. Une fois cette limite atteinte, les règles nécessitant l'IA sont ignorées ce jour-là, avec une entrée dans l'historique.
La base de connaissances IA en Pro se met à jour par défaut en arrière-plan une fois par jour ; l'administrateur peut désactiver la mise à jour automatique et l'actualiser manuellement avec le bouton « Mettre à jour la base de connaissances IA ». Elle couvre les résumés des tâches et des discussions ainsi que le contenu des notes et des fichiers ; la messagerie ne fait pas partie de cet index. L'index est un ensemble de fragments préparés pour la recherche de réponses. Les notes et les fichiers conservent leurs droits d'accès, vous ne verrez donc pas dans une réponse un document que vous ne pouvez pas ouvrir. Si vous souhaitez séparer cette étape du travail sur un seul fil de discussion, consultez comment fonctionne la base de connaissances IA de l'entreprise.
Le plan sur 30 jours tient en quatre décisions
Vous décidez d'abord qui utilise l'IA et quelles données vous pouvez lui transmettre. Vous vérifiez ensuite les réponses de l'Assistant IA au niveau d'une tâche, vous configurez un rappel lié à une échéance et - si vous avez Pro - vous testez la règle ainsi que la base de connaissances IA.
| Semaine | Ce que vous faites | Qui est responsable | Version |
|---|---|---|---|
| 1 | Vous établissez les règles, ajoutez une clé, choisissez un modèle et des droits d'accès | Administrateur | Standard / Pro |
| 2 | Vous testez « Structurer », les questions privées dans le fil et la correction de texte | Personnes ayant accès à l'IA | Standard / Pro |
| 3 | Vous configurez un rappel lié à une échéance et le résumé quotidien des tâches | Chacun pour ses propres sujets | Standard / Pro |
| 4 | Vous testez la règle et décidez d'activer ou non la base de connaissances IA | Administrateur et personnes ayant accès aux Automatisations | Pro |
Si, pendant la deuxième semaine, les résumés passent à côté de détails importants, ne passez pas automatiquement aux règles. Revenez aux messages originaux et précisez de quel fil de discussion ou document vous parlez. L'Assistant IA, dans sa fenêtre dédiée, vous permet de choisir les sources avec le bouton « Sources » ; lorsqu'il y a trop de contenu, il indique ce qu'il n'a pas pris en compte. Cette information est plus utile qu'une réponse qui semble sûre d'elle mais passe à côté de la moitié du sujet.
Combien coûte l'IA dans Task Manager ?
Vous payez séparément la licence de Task Manager et la consommation chez le fournisseur IA. La licence est perpétuelle, avec un paiement unique selon le nombre de postes et 12 mois de mises à jour inclus ; le renouvellement ultérieur des mises à jour est optionnel.
| Plan | Nombre de personnes | Standard | Pro |
|---|---|---|---|
| Starter | jusqu'à 8 | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic | jusqu'à 20 | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max | jusqu'à 35 | 2 290 zł | 5 990 zł |
Paweł n'achète pas de licence IA séparée pour chaque mécanicien : il utilise sa propre clé et paie le fournisseur pour l'usage réel du modèle. Il doit tout de même prendre en compte le coût de la consommation IA et de son propre hébergement, car Task Manager fonctionne sur le serveur du client. Lorsque vous comparez les offres, consultez les tarifs actuels de Task Manager plutôt que de considérer le coût de la licence et le coût du modèle comme une seule et même dépense.
Demain, choisissez un seul sujet pour lequel l'équipe a vraiment besoin de contexte - par exemple une tâche contenant des décisions sur la récupération d'une voiture. Mettez-vous d'accord sur qui peut interroger l'IA à ce sujet, choisissez un fournisseur et configurez une clé ; répartissez les étapes suivantes sur les semaines à venir. Si vous dirigez une équipe de 3 à 35 personnes et que vous souhaitez garder les données de l'application sur votre propre serveur sans abonnement par utilisateur, regardez la Demo.
Questions fréquentes
Par où commencer la mise en œuvre de l’IA dans une petite entreprise ?
Commencez par définir des règles concernant les données et les accès, puis configurez une clé API qui vous est propre. Faites vos premiers essais sur une tâche ou une discussion concrète, afin de pouvoir vérifier la réponse par rapport aux échanges d’origine.
Task Manager fonctionne-t-il sans IA ?
Oui, Task Manager fonctionne sans configuration de l’IA. Un compte et une clé chez le fournisseur du modèle ne sont nécessaires qu’au moment où vous souhaitez utiliser les fonctionnalités d’IA.
Combien coûte l'IA dans Task Manager ?
Les coûts sont répartis entre la licence unique de Task Manager et la consommation payée directement au fournisseur d’IA. Task Manager n’applique aucune marge sur la facture du fournisseur ; la longueur maximale de réponse se règle dans l’onglet IA, et la limite quotidienne de requêtes IA issues des Automatisations est définie par l’administrateur dans Paramètres → IA (les Automatisations elles-mêmes nécessitent la version Pro).
Mes données sont-elles transmises au fournisseur d'IA ?
Oui, lorsque vous posez une question à l’IA, la requête et le contexte transmis sont envoyés au fournisseur de modèle choisi, avec votre clé. Les données de l’application restent sur votre serveur, et la messagerie (module Messagerie en version Pro) en tant que source de connaissances pour l’IA est désactivée par défaut ; c’est l’administrateur qui l’active.
Quelles fonctionnalités IA nécessitent la version Pro ?
Les Automatisations et la base de connaissances IA nécessitent la version Pro. Pro inclut également la Messagerie et les Fichiers, qui peuvent être désignés comme sources de connaissances ; l’Assistant IA dans les tâches, les discussions et sa propre fenêtre est quant à lui disponible dès la version Standard.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
