På måndagen hör Paweł, ägaren till en bilverkstad som arbetar med ett sexpersoners team, återigen att han borde ”implementera AI”. Han vill veta hur man använder AI i ett litet företag utan att belasta medarbetarna med ännu en plats att hålla koll på. Han delar därför upp 30 dagar i fyra etapper: från regler och API-nyckel till arbete med förfallodatum och regler.
Varför räcker inte bara ett konto i AI-chatten?
Bara ett konto i AI-chatten löser inte problemet, eftersom det inte innehåller uppgörelserna från dina uppgifter och samtal. Om du varje gång klistrar in dem i ett separat fönster måste du först avgöra vad som ska klistras in, och sedan kontrollera att du inte har missat något.
Föreställ dig en onsdag på Pawełs verkstad. En kund frågar om hämtningsdatum, mekanikern har lagt till en kommentar i uppgiften, och en del av uppgörelserna skedde i chatten. Frågan ”vad ska jag svara honom?” ställd i ett tomt AI-fönster har ännu ingen meningsfull kontext. Paweł frågar därför vid den konkreta ärendet och väljer medvetet den information som modellen ska se.
Det finns också en gräns när det gäller data. Att klistra in kundkorrespondens i ett externt verktyg är ett beslut om att lämna över dess innehåll till AI-leverantören, inte en liten genväg i arbetet. I Task Manager finns applikationens data på din server, men när du använder AI skickas frågan tillsammans med kontexten till modellleverantören. Paweł säger till teamet innan den första frågan: ”Applikationens data förvarar vi på vår server, men frågan och den medskickade kontexten skickas till AI-leverantören.”
Vecka 1: hur börjar man använda AI i ett litet företag?
Börja med reglerna, den ansvariga personen för konfigurationen och en API-nyckel. Under den första veckan behöver du inte ge hela teamet tillgång till AI: administratören kan separat aktivera åtkomst till AI i uppgifter, chattar och AI-assistentens fönster.
Paweł antecknar tre beslut på måndagen. Vilka ärenden får presenteras för modellen? Vem har rätt att använda den? Kan korrespondens med kunder vara en kunskapskälla? I Task Manager är e-post som kunskapskälla för AI avaktiverad som standard; administratören kan aktivera den. Själva E-post-modulen tillhör Pro-varianten. Om det i verkstaden ännu inte finns överenskomna regler för kundernas mejl, lämnar Paweł den inställningen avaktiverad.
Därefter väljer han leverantör: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok. API-nyckeln, det vill säga en teckensträng som gör att applikationen kan använda kontot hos leverantören, hämtar han från sitt eget konto. Om du inte vet vilken modell du ska börja med, läs hur man väljer AI-leverantör för företaget.
I Task Manager öppnar Paweł Inställningar → AI, väljer leverantör och klistrar in nyckeln. Med uppdateringsknappen hämtar han listan över modeller som är tillgängliga på hans konto, väljer en av dem och sparar inställningarna. Applikationen testar anslutningen och visar eventuella varningar. Den sparade nyckeln krypteras i databasen och visas aldrig senare i sin helhet - inte heller i Standard-varianten.
Räkningen för modellens förbrukning är separat från programmets licens: du betalar leverantören direkt, utan Task Managers marginal. I början, kika också in på avsnittet Avancerat. Den maximala svarslängden är som standard 4096 token - ett token är en textenhet som används för att räkna ut modellens arbete - och längre svar kan kosta mer. Sammanfattningar av bilagor sker som standard i läget Manuellt, så de skapas först efter att du klickar på ”Skapa sammanfattning”. Mer om vad som skickas till AI-leverantören kan du läsa innan du gör funktionen tillgänglig för teamet.
Vecka 2: fråga vid uppgiften, inte i ett tomt fönster
Under den andra veckan, använd AI där kontexten finns: i uppgiften eller chatten. AI-assistenten kan svara i den aktuella tråden, och läget ”Strukturera” hjälper dig läsa dess meddelanden utan att ändra originalen.
På torsdagen återvänder Paweł efter två dagar borta från verkstaden. I uppgiften ”Växellådsbyte - Nord” väntar 23 meddelanden. Han väljer ”Strukturera” → ”Sammanfatta”: han får 1-2 meningar per meddelande, först från de 8 senaste. Om han behöver äldre meddelanden hämtar han nästa omgång med knappen ”Strukturera äldre meddelanden (N)”. Resultatet finns bara kvar under den aktuella sessionen, och de ursprungliga meddelandena förblir orörda.
När han vill fråga om det som bestämts trycker han på ”AI-assistent” i svarsfältet. Hans fråga och svaret är privata; i tråden visas markeringen ”ENDAST FÖR DIG”. Han kan också be om ett utkast till svar eller en checklista att bocka av. Kom dock ihåg gränsen: en checklista från AI-assistentens privata svar i tråden syns bara för den som skapade den och saknar där signaturer. En checklista i ett meddelande som är tillgängligt för teamet har ett gemensamt status för alla som ser den, med signatur för vem som bockat av punkten.
Kasia, som skriver ett svar till en kund i en uppgift, kan klicka på ”Förbättra text” i redigeraren. Funktionen förbättrar språket och behåller styckenas eller listornas struktur; den föregående versionen återställs genom att klicka på meddelandet om ångra. Innan hon skickar kontrollerar Kasia ändå delnumren och förfallodatumet. Under meddelanden som bearbetats med ”Strukturera” påminner programmet om att AI kan göra fel. Sammanfattningen är en genväg att kontrollera, inte ett protokoll över överenskommelser.
AI-assistenten läser textbaserade bilagor från en tillgänglig tråd, men läser inte det gamla DOC-formatet eller en PDF-skanning utan textlager - det finns ingen OCR, det vill säga textigenkänning från bild. Om verkstaden får skanningar måste Paweł förmedla den nödvändiga informationen som text eller använda ett dokument med textlager.
Vecka 3: påminnelsen ska följa uppgiftens förfallodatum
Under den tredje veckan kopplar du ihop påminnelser med uppgifters förfallodatum. När du ändrar en uppgifts förfallodatum flyttas den kopplade påminnelsen med; du behöver inte ange ett nytt datum i ett separat kommando.
På tisdagen skriver Kasia i uppgiften ”Växellådsbyte - Nord”: ”påminn mig dagen innan förfallodatumet om att hämta bilen”. Assistenten visar datum och tid, men sparar ännu ingenting. Påminnelsen skapas först när Kasia klickar på ”Ja, utför”. Om uppgiften saknar förfallodatum meddelar AI-assistenten det och föreslår en påminnelse till ett konkret datum.
Kasia kan kontrollera registreringen med kommandot ”visa mina påminnelser”; hon ser en lista med datum och ID:n. Gränsen är 50 aktiva påminnelser. När AI:s svar hävdar att en åtgärd utförts som i själva verket misslyckades, visar Task Manager blocket ”Rättelse” under svaret. Kontrollera därför resultatet efter ett viktigt kommando, istället för att lita på själva meningen i svaret.
Paweł aktiverar också ”Daglig uppgiftssammanfattning” under Inställningar → Profil. Det är en avisering per dag vid en vald tid, som standard 8:00, med uppgifter tilldelade honom för idag och försenade uppgifter. Om du vill få e-post när appen är stängd måste servern ha CRON konfigurerat - periodisk körning av en uppgift. Avisering i den öppna appen fungerar utan det; om CRON aldrig har startats varnar programmet när du ställer in påminnelsen. Fler exempel hittar du i beskrivningen av AI-agenten.
Vecka 4: regler och företagets kunskapsbas kräver Pro
Ägna den fjärde veckan åt Automatiseringar och AI:s kunskapsbas om du använder Pro-varianten. I Standard fungerar AI-assistenten fortfarande i uppgifter, chattar och sitt eget fönster, och du anger kunskapskällor åt den i samtalet; Automatiseringar och den indexerade AI-kunskapsbasen finns inte där.
På fredagen tar Paweł itu med en återkommande fråga: hanteringen av fakturor. Han har i Pro en ansluten inkorg i modulen E-post, så han bygger en regel som, efter att ha mottagit ett e-postmeddelande, kontrollerar bilagan och AI:s bedömning, och sedan sparar bilagorna i mappen Fakturor och visar en avisering. Han skriver den i tre delar: ”NÄR nytt e-postmeddelande, OM det har en bilaga och AI bedömer att det är en faktura, UTFÖR spara bilagorna i mappen Fakturor och visa en avisering”. Villkoret ”AI bedömer” använder bland annat avsändare, ämne, ett utdrag av innehållet och bilagans filnamn; den läser inte filens innehåll. Om den är osäker svarar den ”nej”. Det är ett bra skäl att kontrollera historiken över förbigångna händelser, istället för att anta att varje faktura hamnar i mappen.
Paweł kan beskriva regeln för AI-assistenten i en vanlig mening. Han får ett osparat, inaktiverat utkast att redigera. Knappen ”Testa” visar vad som skulle hända med de senaste matchande händelserna, men utför eller skickar ingenting. Först efter att ha granskat utkastet sparar Paweł det. ”Historik” sparar i 30 dagar körningar som utförts, hoppats över och avslutats med fel.
Villkoret ”AI bedömer” och åtgärden ”skriv meddelande med AI” frågar modellen vid varje matchande händelse, så varje sådan förfrågan ökar räkningen hos leverantören. Task Manager kontrollerar villkoret ”AI bedömer” efter de övriga villkoren; administratören kan även ställa in en daglig gräns för AI-förfrågningar från Automatiseringar, som standard 200. När den är uttömd hoppas de regler som kräver AI över den dagen, med en post i historiken.
AI:s kunskapsbas i Pro uppdateras som standard i bakgrunden en gång om dagen; administratören kan stänga av den automatiska uppdateringen och uppdatera den manuellt med knappen ”Uppdatera AI-kunskapsbas”. Den omfattar sammanfattningar av uppgifter och chattar samt innehållet i anteckningar och filer; e-post ingår inte i detta index. Indexet är en samling fragment förberedda för att söka fram svar. Anteckningar och filer behåller sina behörigheter, så i svaret ser du inte ett dokument du inte har åtkomst till. Om du vill hålla isär detta steg från arbetet med en enskild tråd, se hur AI:s kunskapsbas för företaget fungerar.
En 30-dagarsplan ryms i fyra beslut
Först bestämmer du vem som använder AI och vilka data som kan lämnas till den. Sedan kontrollerar du AI-assistentens svar vid en uppgift, ställer in en påminnelse vid förfallodatumet och - om du har Pro - testar regeln och AI:s kunskapsbas.
| Vecka | Vad du gör | Vem ansvarar | Variant |
|---|---|---|---|
| 1 | Du fastställer reglerna, lägger till en nyckel, väljer modell och behörigheter | Administratör | Standard / Pro |
| 2 | Du kontrollerar ”Strukturera”, privata frågor i tråden och textredigering | Personer med åtkomst till AI | Standard / Pro |
| 3 | Du ställer in en påminnelse vid förfallodatumet och den dagliga uppgiftssammanfattningen | Var och en för sina egna ärenden | Standard / Pro |
| 4 | Du testar regeln och bestämmer om du ska aktivera AI:s kunskapsbas | Administratör och personer med åtkomst till Automatiseringar | Pro |
Om sammanfattningarna under den andra veckan missar viktiga detaljer, gå inte automatiskt vidare till regler. Gå tillbaka till de ursprungliga meddelandena och precisera vilken tråd eller vilket dokument du frågar om. AI-assistenten i ett separat fönster låter dig välja källor med knappen ”Källor”; när materialet är för omfattande talar den om vad den inte tagit med. Sådan information är mer användbar än ett svar som låter säkert men förbigår halva saken.
Vad kostar AI i Task Manager?
Du betalar separat för Task Manager-licensen och för förbrukningen hos AI-leverantören. Licensen är permanent, med en engångsavgift baserad på antal platser och 12 månaders uppdateringar inkluderade; en senare förnyelse av uppdateringar är valfri.
| Plan | Antal personer | Standard | Pro |
|---|---|---|---|
| Starter | upp till 8 | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic | upp till 20 | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max | upp till 35 | 2 290 zł | 5 990 zł |
Paweł köper ingen separat AI-licens för varje mekaniker: han använder sin egen nyckel och betalar leverantören för faktisk modellanvändning. Han måste ändå räkna med kostnaden för AI-förbrukning och sitt eget webbhotell, eftersom Task Manager körs på kundens server. När du jämför varianter, kontrollera aktuella priser för Task Manager istället för att behandla licenskostnaden och modellkostnaden som en enda avgift.
Välj i morgon en fråga där teamet verkligen behöver sammanhang - till exempel en uppgift med överenskommelser om att hämta en bil. Kom överens om vem som får fråga AI om dess innehåll, välj leverantör och konfigurera nyckeln; fördela de följande stegen på kommande veckor. Om du leder ett team på 3 till 35 personer och vill behålla appens data på din egen server utan abonnemang per användare, titta på Demo.
Vanliga frågor
Var ska man börja med att implementera AI i ett litet företag?
Börja med regler för data och åtkomst, och konfigurera sedan en egen API-nyckel. Gör de första försöken vid en konkret uppgift eller chatt, så att du kan kontrollera svaret mot de ursprungliga uppgörelserna.
Fungerar Task Manager utan AI?
Ja, Task Manager fungerar utan konfigurerad AI. Ett konto och en nyckel hos modellleverantören behövs först när du vill använda AI-funktionerna.
Vad kostar AI i Task Manager?
Kostnaderna är uppdelade på en engångslicens för Task Manager och förbrukning som betalas direkt till AI-leverantören. Task Manager lägger inte till någon marginal på leverantörens räkning; den maximala svarslängden ställer du in under fliken AI, och den dagliga gränsen för AI-förfrågningar från Automatiseringar ställs in av administratören i Inställningar → AI (själva Automatiseringarna kräver Pro-varianten).
Går mina data till AI-leverantören?
Ja, när du ställer en fråga till AI skickas frågan och den medskickade kontexten till den valda modellleverantören med din nyckel. Applikationens data finns kvar på din server, och e-post (modulen E-post i Pro-varianten) som kunskapskälla för AI är avaktiverad som standard och aktiveras av administratören.
Vilka AI-funktioner kräver Pro-varianten?
Automatiseringar och AI-kunskapsbasen kräver Pro-varianten. Pro omfattar även E-post och Filer, som kan anges som kunskapskällor; AI-assistenten i uppgifter, chattar och det egna fönstret är tillgänglig även i Standard.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
