Na segunda-feira, o Paulo, proprietário de uma oficina que trabalha com uma equipa de seis pessoas, volta a ouvir que devia "implementar IA". Quer saber como usar a IA na sua pequena empresa sem dar mais um sítio às pessoas para irem verificar. Divide então 30 dias em quatro etapas: desde as regras e a chave de API até ao trabalho com prazos e regras.
Porque é que ter apenas uma conta num chat de IA não chega?
Ter apenas uma conta num chat de IA não resolve o problema, porque não contém os registos das suas tarefas e conversas. Se de cada vez colar esses registos numa janela à parte, primeiro tem de decidir o que colar e depois verificar se não deixou nada de fora.
Imagine uma quarta-feira na oficina do Paulo. Um cliente pergunta pelo prazo de entrega, o mecânico acrescentou uma observação à tarefa, e parte dos acordos ficou registada no chat. A pergunta "o que lhe respondo?" feita numa janela de IA vazia ainda não tem um contexto com sentido. Por isso, o Paulo pergunta junto do caso concreto e escolhe conscientemente a informação que o modelo vai ver.
Há também um limite relativo aos dados. Colar a correspondência de um cliente numa ferramenta externa é uma decisão de entregar o seu conteúdo ao fornecedor de IA, e não um simples atalho no trabalho. No Task Manager, os dados da aplicação estão no seu servidor, mas quando usa a IA, o pedido e o contexto são enviados ao fornecedor do modelo. O Paulo diz à equipa antes da primeira pergunta: "Os dados da aplicação ficam no nosso servidor, mas a pergunta e o contexto fornecido são enviados ao fornecedor de IA".
Semana 1: como começar a usar a IA numa pequena empresa?
Comece pelas regras, pela pessoa responsável pela configuração e por uma chave de API. Na primeira semana não precisa de disponibilizar a IA a toda a equipa: o administrador pode ativar separadamente o acesso à IA nas tarefas, nos chats e na janela do Assistente de IA.
Na segunda-feira, o Paulo regista três decisões. Que assuntos podem ser apresentados ao modelo? Quem tem permissão para o usar? A correspondência com os clientes pode ser fonte de conhecimento? No Task Manager, o correio como fonte de conhecimento da IA está desativado por predefinição; o administrador pode ativá-lo. O próprio Correio pertence ao plano Pro. Se na oficina ainda não existirem regras acordadas sobre os emails dos clientes, o Paulo deixa esta definição desativada.
De seguida, escolhe o fornecedor: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. A chave de API, ou seja, a sequência de caracteres que permite à aplicação usar a conta junto do fornecedor, é obtida a partir da sua própria conta. Se não souber por qual modelo começar, leia como escolher o fornecedor de IA para a empresa.
No Task Manager, o Paulo abre Definições → IA, escolhe o fornecedor e cola a chave. Com o botão de atualização, obtém a lista de modelos disponíveis na sua conta, escolhe um deles e guarda as definições. A aplicação testa a ligação e mostra eventuais avisos. A chave guardada é encriptada na base de dados e nunca mais aparece na íntegra - também no plano Standard.
A fatura pelo consumo do modelo é separada da licença do programa: paga diretamente ao fornecedor, sem margem do Task Manager. No início, dê também uma vista de olhos à secção Avançado. O comprimento máximo da resposta é, por predefinição, de 4096 tokens - um token é uma unidade de texto usada para faturar o trabalho do modelo - e respostas mais longas podem custar mais. Os resumos dos anexos estão, por predefinição, em modo Manual, pelo que só são criados depois de clicar em "Criar resumo". Saiba mais sobre o que é enviado ao fornecedor de IA antes de disponibilizar a funcionalidade à equipa.
Semana 2: pergunte junto da tarefa, não numa janela vazia
Na segunda semana, use a IA onde está o contexto: numa tarefa ou num chat. O Assistente de IA pode responder na conversa atual, e o modo "Organizar" ajuda a ler as suas mensagens sem alterar os originais.
Na quinta-feira, o Paulo regressa depois de dois dias fora da oficina. Na tarefa "Troca de caixa de velocidades - Nord" esperam 23 mensagens. Escolhe "Organizar" → "Resumir": obtém 1 a 2 frases por mensagem, começando pelo lote das 8 mensagens mais recentes. Se precisar das mais antigas, obtém mais um lote com o botão "Organizar mensagens mais antigas (N)". O resultado existe apenas durante esta sessão, e as mensagens originais permanecem intactas.
Quando quer esclarecer alguma combinação, a pessoa clica em "Assistente de IA" no campo de resposta. A sua pergunta e a resposta são privadas; na conversa verá a indicação "SÓ PARA SI". Também pode pedir um rascunho de resposta ou uma checklist para marcar. Mas tenha em conta o limite: a checklist de uma resposta privada do Assistente de IA na conversa só é visível para o seu autor e aí não há assinaturas. A checklist numa mensagem acessível à equipa tem um estado partilhado por todos os que a veem, com indicação de quem marcou cada item.
A Kasia, que está a escrever uma resposta para um cliente numa tarefa, pode clicar em "Melhorar texto" no editor. A função corrige a linguagem e mantém a estrutura dos parágrafos ou listas; a versão anterior é restaurada ao clicar na notificação de anulação. Antes de enviar, a Kasia verifica sempre os números das peças e o prazo. Por baixo das mensagens processadas por "Organizar", o programa lembra que a IA pode cometer erros. O resumo é um atalho para verificação, não uma ata de acordos.
O Assistente de IA lê anexos de texto de uma conversa disponível, mas não consegue ler o formato DOC antigo nem um PDF digitalizado sem camada de texto - não existe OCR, ou seja, reconhecimento de texto a partir de imagem. Se a oficina recebe digitalizações, o Paweł tem de transmitir a informação necessária em texto ou usar um documento com camada de texto.
Semana 3: o lembrete deve acompanhar o prazo da tarefa
Na terceira semana, associe os lembretes aos prazos das tarefas. Quando alterar o prazo de uma tarefa, o lembrete associado a ela move-se com ela; não precisa de indicar uma nova data num comando separado.
Na terça-feira, a Kasia escreve na tarefa "Troca de caixa de velocidades - Nord": "lembra-me um dia antes do prazo de ir buscar o carro". O Assistente mostra a data e a hora, mas ainda não grava nada. O lembrete só é criado quando a Kasia clica em "Sim, fazer". Se a tarefa não tiver prazo, o Assistente de IA avisa e propõe um lembrete para uma data concreta.
A Kasia pode verificar o registo com o comando "mostra os meus lembretes"; verá uma lista com prazos e identificadores. O limite é de 50 lembretes ativos. Quando a resposta da IA afirma ter realizado uma ação que na verdade não foi concluída com sucesso, o Task Manager mostra por baixo um bloco "Retificação". Por isso, depois de um comando importante, verifique o resultado em vez de confiar apenas na frase da resposta.
O Paweł também ativa em Definições → Perfil o "Resumo diário de tarefas". Trata-se de uma notificação por dia, à hora escolhida, por defeito às 8:00, com as tarefas atribuídas a ele para hoje e em atraso. Se quiser receber um e-mail com a aplicação fechada, o servidor tem de ter o CRON configurado - execução periódica de tarefas. A notificação na aplicação aberta funciona sem isso; se o CRON nunca tiver sido iniciado, o programa avisa ao configurar o lembrete. Mais exemplos na descrição do Agente de IA.
Semana 4: regras e base de conhecimento da empresa exigem o Pro
Dedique a quarta semana às Automatizações e à base de conhecimento de IA, se usar o plano Pro. No Standard, o Assistente de IA continua a funcionar em tarefas, conversas e na sua própria janela, e as fontes de conhecimento são indicadas a ele na conversa; mas as Automatizações e a base de conhecimento de IA indexada não estão disponíveis.
Na sexta-feira, o Paweł trata de um assunto recorrente: o adiamento das faturas. Tem no Pro uma caixa de correio ligada no módulo Correio, por isso cria uma regra que, ao receber um e-mail, verifica o anexo e a avaliação da IA, e depois guarda os anexos na pasta Faturas e mostra uma notificação. Define-a em três partes: "QUANDO novo e-mail, SE tiver anexo e a IA avaliar que é uma fatura, EXECUTA guardar os anexos na pasta Faturas e mostrar notificação". A condição "a IA avalia" baseia-se, entre outros, no remetente, assunto, excerto do conteúdo e nome do anexo; não lê o interior do ficheiro. Se não houver certeza, responde "não". É uma boa razão para verificar o histórico de eventos ignorados, em vez de assumir que todas as faturas chegam à pasta.
O Paweł pode descrever a regra ao Assistente de IA numa frase normal. Receberá um rascunho não guardado e desativado para corrigir. O botão "Testar" mostra o que aconteceria com os últimos eventos correspondentes, mas não executa nem envia nada. Só depois de rever o rascunho é que o Paweł o guarda. O "Histórico" conserva durante 30 dias as execuções concluídas, ignoradas e terminadas com erro.
A condição "a IA avalia" e a ação "escrever mensagem através de IA" consultam o modelo em cada evento correspondente, pelo que cada um desses pedidos aumenta a fatura junto do fornecedor. O Task Manager verifica a condição "a IA avalia" depois das restantes condições; o administrador também pode definir um limite diário de pedidos de IA nas Automatizações, por defeito 200. Depois de esgotado, as regras que requerem IA são ignoradas nesse dia, com um registo no histórico.
A base de conhecimento de IA no Pro atualiza-se por defeito em segundo plano uma vez por dia; o administrador pode desativar a atualização automática e atualizá-la manualmente através do botão "Atualizar base de conhecimento de IA". Abrange resumos de tarefas e conversas, bem como o conteúdo de notas e ficheiros; o correio não entra neste índice. O índice é um conjunto de excertos preparados para pesquisar respostas. As notas e os ficheiros mantêm as suas permissões, por isso não verá na resposta um documento que não pode abrir. Se quiser separar esta etapa do trabalho com uma única conversa, veja como funciona a base de conhecimento de IA da empresa.
O plano de 30 dias cabe em quatro decisões
Primeiro decide quem usa a IA e que dados lhe pode transmitir. Depois verifica as respostas do Assistente de IA numa tarefa, configura um lembrete associado a um prazo e - se tiver o Pro - testa a regra e a base de conhecimento de IA.
| Semana | O que faz | Quem responde | Variante |
|---|---|---|---|
| 1 | Define as regras, adiciona a chave, escolhe o modelo e as permissões | Administrador | Standard / Pro |
| 2 | Verifica "Organizar", as perguntas privadas na conversa e a edição do texto | Pessoas com acesso à IA | Standard / Pro |
| 3 | Configura o lembrete associado ao prazo e o resumo diário de tarefas | Cada um pelos seus assuntos | Standard / Pro |
| 4 | Testa a regra e decide se ativa a base de conhecimento de IA | Administrador e pessoas com acesso às Automatizações | Pro |
Se na segunda semana os resumos perderem detalhes importantes, não avance automaticamente para as regras. Volte às mensagens originais e esclareça sobre que conversa ou documento está a perguntar. O Assistente de IA numa janela separada permite escolher as fontes através do botão "Fontes"; quando há material a mais, indica o que não foi considerado. Essa informação é mais útil do que uma resposta que soa segura mas omite metade do assunto.
Quanto custa a IA no Task Manager?
Paga separadamente pela licença do Task Manager e pelo consumo junto do fornecedor de IA. A licença é perpétua, com um pagamento único pelo número de postos e 12 meses de atualizações incluídos; a renovação posterior das atualizações é opcional.
| Plano | Número de pessoas | Standard | Pro |
|---|---|---|---|
| Starter | até 8 | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic | até 20 | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max | até 35 | 2 290 zł | 5 990 zł |
O Paweł não compra uma licença de IA separada para cada mecânico: usa a sua própria chave e paga ao fornecedor pela utilização real do modelo. Ainda assim, tem de contar com o custo de consumo da IA e com o do seu próprio alojamento, pois o Task Manager funciona no servidor do cliente. Ao comparar os planos, consulte o preçário atual do Task Manager em vez de tratar o custo da licença e o custo do modelo como uma única despesa.
Amanhã escolha um assunto concreto em que a equipa realmente precise de contexto - por exemplo, uma tarefa com combinações sobre a recolha de um carro. Combine quem pode perguntar à IA sobre o seu conteúdo, escolha o fornecedor e configure a chave; distribua as etapas seguintes pelas semanas seguintes. Se gere uma equipa de 3 a 35 pessoas e quer manter os dados da aplicação no seu próprio servidor sem uma subscrição por cada utilizador, veja a Demo.
Perguntas mais frequentes
Por onde começar a implementação de IA numa pequena empresa?
Comece pelas regras relativas aos dados e ao acesso e, de seguida, configure uma chave de API própria. Faça as primeiras experiências numa tarefa ou num chat concreto, para poder verificar a resposta face aos registos originais.
O Task Manager funciona sem IA?
Sim, o Task Manager funciona sem a IA configurada. A conta e a chave junto do fornecedor do modelo só são necessárias quando quiser usar as funcionalidades de IA.
Quanto custa a IA no Task Manager?
Os custos estão separados entre a licença única do Task Manager e o consumo pago diretamente ao fornecedor de IA. O Task Manager não acrescenta margem à fatura do fornecedor; o comprimento máximo da resposta define-se no separador IA, e o limite diário de pedidos de IA das Automatizações é definido pelo administrador em Definições → IA (as próprias Automatizações requerem o plano Pro).
Os meus dados chegam ao fornecedor de IA?
Sim, quando faz uma pergunta à IA, o pedido e o contexto fornecido são enviados ao fornecedor de modelo escolhido, usando a sua chave. Os dados da aplicação permanecem no seu servidor, e o Correio (módulo Correio no plano Pro) como fonte de conhecimento da IA está desativado por predefinição, sendo o administrador a ativá-lo.
Que funcionalidades de IA requerem o plano Pro?
As Automatizações e a base de conhecimento de IA requerem o plano Pro. O Pro inclui também o Correio e os Ficheiros, que podem ser indicados como fontes de conhecimento; o Assistente de IA em tarefas, chats e na janela própria está disponível também no plano Standard.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
