Am Montag hört Paweł, Inhaber einer Werkstatt mit einem sechsköpfigen Team, wieder einmal, dass er „KI einführen“ sollte. Er möchte wissen, wie er KI in einem kleinen Unternehmen einsetzen kann, ohne den Mitarbeitern einen weiteren Ort zum Nachschauen aufzubürden. Also plant er 30 Tage in vier Etappen: von Regeln und API-Schlüssel bis zur Arbeit mit Fristen und Regeln.
Warum reicht ein bloßes Konto im KI-Chat nicht aus?
Ein bloßes Konto im KI-Chat löst das Problem nicht, da es die Absprachen aus Ihren Aufgaben und Gesprächen nicht enthält. Wenn Sie sie jedes Mal in ein separates Fenster kopieren, müssen Sie zunächst festlegen, was Sie einfügen, und anschließend prüfen, ob Sie nichts übersehen haben.
Stellen Sie sich einen Mittwoch in Pawełs Werkstatt vor. Ein Kunde fragt nach dem Abholtermin, der Mechaniker hat eine Anmerkung zur Aufgabe hinzugefügt, und ein Teil der Absprachen fiel im Chat. Die Frage „Was soll ich ihm antworten?“, gestellt in einem leeren KI-Fenster, hat noch keinen sinnvollen Kontext. Paweł fragt also bei der konkreten Angelegenheit nach und wählt bewusst die Informationen aus, die das Modell sehen soll.
Es gibt auch eine Grenze bei den Daten. Das Einfügen der Korrespondenz eines Kunden in ein externes Tool ist eine Entscheidung, deren Inhalt an den KI-Anbieter weiterzugeben - keine kleine Abkürzung im Arbeitsalltag. In Task Manager liegen die Anwendungsdaten auf Ihrem Server, aber wenn Sie KI nutzen, gelangt die Anfrage samt Kontext an den Modellanbieter. Paweł sagt seinem Team vor der ersten Frage: „Die Anwendungsdaten halten wir auf unserem Server, aber die Frage und der übergebene Kontext gehen an den KI-Anbieter.“
Woche 1: Wie fangen Sie an, KI im kleinen Unternehmen zu nutzen?
Beginnen Sie mit Regeln, einer für die Konfiguration verantwortlichen Person und einem API-Schlüssel. In der ersten Woche müssen Sie KI nicht dem ganzen Team zugänglich machen: Der Administrator kann den Zugriff auf KI in Aufgaben, Chats und im Fenster des KI-Assistenten separat aktivieren.
Paweł notiert am Montag drei Entscheidungen. Welche Angelegenheiten dürfen dem Modell vorgelegt werden? Wer darf es nutzen? Kann die Korrespondenz mit Kunden als Wissensquelle dienen? In Task Manager ist E-Mail als KI-Wissensquelle standardmäßig deaktiviert; der Administrator kann sie aktivieren. E-Mail selbst gehört zur Variante Pro. Wenn es in der Werkstatt noch keine abgestimmten Regeln zu Kunden-E-Mails gibt, lässt Paweł diese Einstellung deaktiviert.
Anschließend wählt er einen Anbieter: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok. Den API-Schlüssel, also die Zeichenfolge, die der Anwendung Zugriff auf das Konto beim Anbieter gewährt, bezieht er aus seinem eigenen Konto. Wenn Sie nicht wissen, mit welchem Modell Sie beginnen sollen, lesen Sie wie Sie einen KI-Anbieter für Ihr Unternehmen wählen.
In Task Manager öffnet Paweł Einstellungen → KI, wählt den Anbieter aus und fügt den Schlüssel ein. Über die Aktualisierungsschaltfläche ruft er die Liste der auf seinem Konto verfügbaren Modelle ab, wählt eines davon aus und speichert die Einstellungen. Die Anwendung testet die Verbindung und zeigt eventuelle Warnungen an. Der gespeicherte Schlüssel wird in der Datenbank verschlüsselt und erscheint später nicht mehr vollständig - auch nicht in der Variante Standard.
Die Rechnung für den Modellverbrauch ist von der Programmlizenz getrennt: Sie zahlen direkt an den Anbieter, ohne Aufschlag von Task Manager. Werfen Sie am Anfang auch einen Blick in den Bereich Erweitert. Die maximale Antwortlänge beträgt standardmäßig 4096 Token - ein Token ist eine Texteinheit, die zur Abrechnung der Modellarbeit verwendet wird - und längere Antworten können mehr kosten. Zusammenfassungen von Anhängen liegen standardmäßig im Modus Manuell vor, entstehen also erst nach Klick auf „Zusammenfassung erstellen“. Mehr darüber, was an den KI-Anbieter gelangt, erfahren Sie, bevor Sie die Funktion dem Team zugänglich machen.
Woche 2: Fragen Sie bei der Aufgabe, nicht im leeren Fenster
Nutzen Sie KI in der zweiten Woche dort, wo der Kontext liegt: in der Aufgabe oder im Chat. Der KI-Assistent kann im aktuellen Thread antworten, und der Modus „Strukturieren“ hilft Ihnen, dessen Nachrichten zu lesen, ohne die Originale zu verändern.
Am Donnerstag kehrt Paweł nach zwei Tagen außerhalb der Werkstatt zurück. In der Aufgabe „Getriebewechsel - Nord“ warten 23 Nachrichten. Er wählt „Strukturieren“ → „Zusammenfassen“: Er erhält 1-2 Sätze pro Nachricht, zunächst für die Gruppe der 8 neuesten. Falls er ältere benötigt, lädt er mit der Schaltfläche „Ältere Nachrichten strukturieren (N)“ eine weitere Gruppe nach. Das Ergebnis existiert nur während dieser Sitzung, und die ursprünglichen Nachrichten bleiben unverändert.
Wenn er bei Absprachen nachfragen möchte, klickt er im Antwortfeld auf „KI-Assistent“. Seine Frage und die Antwort sind privat; im Thread sieht er die Kennzeichnung „NUR FÜR SIE“. Er kann auch um einen Antwortentwurf oder eine Checkliste zum Abhaken bitten. Beachten Sie dabei die Grenze: Eine Checkliste aus einer privaten Antwort des KI-Assistenten im Thread ist nur für ihren Verfasser sichtbar, und dort gibt es keine Signaturen. Eine Checkliste in einer für das Team zugänglichen Nachricht hat einen gemeinsamen Status für alle, die sie sehen, mit Angabe, wer welchen Punkt abgehakt hat.
Kasia, die in einer Aufgabe eine Antwort an einen Kunden verfasst, kann im Editor auf „Text verbessern“ klicken. Die Funktion verbessert die Sprache und behält die Absatz- bzw. Listenstruktur bei; die vorherige Version wird durch Klicken auf den Hinweis zum Rückgängigmachen wiederhergestellt. Vor dem Versenden prüft Kasia trotzdem die Teilenummern und den Termin. Unter Nachrichten, die mit „Strukturieren“ verarbeitet wurden, weist das Programm darauf hin, dass die KI Fehler machen kann. Die Zusammenfassung ist eine Gedächtnisstütze zum Überprüfen, kein Protokoll von Absprachen.
Der KI-Assistent liest Textanhänge aus dem verfügbaren Thread, erkennt aber weder das alte DOC-Format noch gescannte PDFs ohne Textebene - es gibt keine OCR, also keine Texterkennung aus Bildern. Wenn in der Werkstatt Scans ankommen, muss Paweł die nötigen Informationen als Text übermitteln oder ein Dokument mit Textebene verwenden.
Woche 3: Die Erinnerung soll sich am Fälligkeitsdatum der Aufgabe orientieren
Verknüpfen Sie in der dritten Woche Erinnerungen mit Fälligkeitsdaten von Aufgaben. Wenn Sie das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe ändern, verschiebt sich die daran angeheftete Erinnerung mit - Sie müssen kein neues Datum in einem separaten Befehl angeben.
Am Dienstag schreibt Kasia in der Aufgabe „Getriebewechsel - Nord“: „erinnere mich einen Tag vor dem Termin an die Fahrzeugabholung“. Der Assistent zeigt Datum und Uhrzeit an, speichert aber noch nichts. Die Erinnerung entsteht erst, wenn Kasia auf „Ja, ausführen“ klickt. Hat die Aufgabe kein Fälligkeitsdatum, weist der KI-Assistent darauf hin und schlägt eine Erinnerung zu einem bestimmten Datum vor.
Kasia kann den Eintrag mit dem Befehl „zeig mir meine Erinnerungen“ überprüfen; sie sieht eine Liste mit Terminen und Kennungen. Das Limit beträgt 50 aktive Erinnerungen. Wenn eine KI-Antwort behauptet, eine Aktion ausgeführt zu haben, die tatsächlich fehlgeschlagen ist, zeigt Task Manager darunter einen Block „Richtigstellung“ an. Prüfen Sie deshalb nach einem wichtigen Befehl das Ergebnis, statt sich allein auf den Wortlaut der Antwort zu verlassen.
Paweł aktiviert außerdem unter Einstellungen → Profil die „Tägliche Aufgabenübersicht“. Das ist eine Benachrichtigung pro Tag zu einer gewählten Uhrzeit, standardmäßig um 8:00 Uhr, mit den ihm für heute zugewiesenen und überfälligen Aufgaben. Wenn Sie eine E-Mail erhalten möchten, während die Anwendung geschlossen ist, muss auf dem Server CRON konfiguriert sein - eine zyklische Aufgabenausführung. Die Benachrichtigung in der geöffneten Anwendung funktioniert auch ohne das; wenn CRON nie gestartet wurde, warnt das Programm beim Einrichten der Erinnerung. Weitere Beispiele finden Sie in der Beschreibung des KI-Agenten.
Woche 4: Regeln und Unternehmenswissen erfordern Pro
Die vierte Woche widmen Sie den Automatisierungen und der KI-Wissensdatenbank, sofern Sie die Pro-Variante nutzen. In Standard funktioniert der KI-Assistent weiterhin in Aufgaben, Chats und seinem eigenen Fenster, und Sie geben ihm die Wissensquellen im Gespräch an; Automatisierungen und eine indizierte KI-Wissensdatenbank gibt es dort nicht.
Am Freitag nimmt sich Paweł eine wiederkehrende Angelegenheit vor: das Aufschieben von Rechnungen. Er hat in Pro ein Postfach im Modul E-Mail angebunden und erstellt daher eine Regel, die nach Eingang einer E-Mail den Anhang sowie die KI-Bewertung prüft und anschließend die Anhänge im Ordner Rechnungen speichert und eine Benachrichtigung anzeigt. Er legt sie in drei Teilen an: „WENN neue E-Mail, FALLS sie einen Anhang hat und die KI einschätzt, dass es sich um eine Rechnung handelt, FÜHRE AUS: Anhänge im Ordner Rechnungen speichern und Benachrichtigung anzeigen“. Die Bedingung „KI bewertet“ nutzt unter anderem Absender, Betreff, einen Ausschnitt des Inhalts und den Anhangnamen; sie liest nicht den Inhalt der Datei selbst. Bei Unsicherheit antwortet sie mit „nein“. Das ist ein guter Grund, die Historie der übersprungenen Ereignisse zu prüfen, statt davon auszugehen, dass jede Rechnung automatisch im Ordner landet.
Paweł kann die Regel dem KI-Assistenten in einem gewöhnlichen Satz beschreiben. Er erhält einen nicht gespeicherten, deaktivierten Entwurf zur Überarbeitung. Die Schaltfläche „Testen“ zeigt, was bei den letzten passenden Ereignissen passiert wäre, führt aber nichts aus und versendet nichts. Erst nach Durchsicht des Entwurfs speichert Paweł ihn. „Historie“ speichert 30 Tage lang ausgeführte, übersprungene und mit Fehler beendete Durchläufe.
Die Bedingung „KI bewertet“ und die Aktion „Nachricht per KI verfassen“ fragen bei jedem passenden Ereignis das Modell ab, sodass jede solche Anfrage die Rechnung beim Anbieter erhöht. Task Manager prüft die Bedingung „KI bewertet“ nach den übrigen Bedingungen; der Administrator kann zudem ein tägliches Limit für KI-Anfragen aus Automatisierungen festlegen, standardmäßig 200. Nach dessen Ausschöpfung werden KI-abhängige Regeln an diesem Tag übersprungen, mit einem entsprechenden Eintrag in der Historie.
Die KI-Wissensdatenbank in Pro aktualisiert sich standardmäßig einmal täglich im Hintergrund; der Administrator kann die automatische Aktualisierung deaktivieren und sie manuell über die Schaltfläche „KI-Wissensdatenbank aktualisieren“ auffrischen. Sie umfasst Zusammenfassungen von Aufgaben und Chats sowie den Inhalt von Notizen und Dateien; E-Mails gelangen nicht in diesen Index. Der Index ist eine Sammlung von Textausschnitten, die für die Suche nach Antworten aufbereitet sind. Notizen und Dateien behalten ihre Berechtigungen, sodass Sie in einer Antwort kein Dokument sehen, das Sie nicht öffnen dürfen. Wenn Sie diesen Schritt von der Arbeit an einem einzelnen Thread trennen möchten, lesen Sie, wie die KI-Wissensdatenbank des Unternehmens funktioniert.
Der 30-Tage-Plan lässt sich auf vier Entscheidungen reduzieren
Zuerst entscheiden Sie, wer die KI nutzt und welche Daten ihr übergeben werden dürfen. Danach prüfen Sie die Antworten des KI-Assistenten bei einer Aufgabe, richten eine Erinnerung zum Fälligkeitsdatum ein und - sofern Sie Pro haben - testen eine Automatisierungsregel sowie die KI-Wissensdatenbank.
| Woche | Was Sie tun | Wer ist zuständig | Variante |
|---|---|---|---|
| 1 | Sie legen die Regeln fest, hinterlegen einen Schlüssel, wählen Modell und Berechtigungen | Administrator | Standard / Pro |
| 2 | Sie prüfen „Strukturieren“, private Fragen im Thread und die Textredaktion | Personen mit KI-Zugriff | Standard / Pro |
| 3 | Sie richten eine Erinnerung zum Fälligkeitsdatum und die tägliche Aufgabenübersicht ein | Jeder für seine eigenen Angelegenheiten | Standard / Pro |
| 4 | Sie testen die Automatisierungsregel und entscheiden, ob die KI-Wissensdatenbank aktiviert wird | Administrator und Personen mit Zugriff auf Automatisierungen | Pro |
Wenn in der zweiten Woche Zusammenfassungen wichtige Details auslassen, gehen Sie nicht automatisch zu den Regeln über. Kehren Sie zu den Originalnachrichten zurück und präzisieren Sie, nach welchem Thread oder Dokument Sie fragen. Der KI-Assistent im separaten Fenster erlaubt die Auswahl von Quellen über die Schaltfläche „Quellen“; wenn zu viel Material vorhanden ist, nennt er, was er nicht berücksichtigt hat. Eine solche Angabe ist nützlicher als eine Antwort, die überzeugend klingt, aber die Hälfte der Angelegenheit auslässt.
Was kostet KI in Task Manager?
Sie zahlen separat für die Task Manager-Lizenz und für den Verbrauch beim KI-Anbieter. Die Lizenz ist eine Dauerlizenz mit einer einmaligen Gebühr je nach Anzahl der Arbeitsplätze und 12 Monaten Updates inklusive; eine spätere Update-Verlängerung ist optional.
| Plan | Anzahl der Personen | Standard | Pro |
|---|---|---|---|
| Starter | bis 8 | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic | bis 20 | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max | bis 35 | 2 290 zł | 5 990 zł |
Paweł kauft keine separate KI-Lizenz für jeden Mechaniker: Er nutzt seinen eigenen Schlüssel und zahlt dem Anbieter nach tatsächlicher Nutzung des Modells. Er muss trotzdem die Kosten für die KI-Nutzung sowie für sein eigenes Hosting einkalkulieren, da Task Manager auf dem Server des Kunden läuft. Wenn Sie Varianten vergleichen, prüfen Sie die aktuellen Preise von Task Manager, statt die Lizenzkosten und die Modellkosten als eine einzige Gebühr zu betrachten.
Wählen Sie morgen eine konkrete Angelegenheit aus, bei der Ihr Team wirklich Kontext benötigt - etwa eine Aufgabe mit Absprachen zur Fahrzeugabholung. Legen Sie fest, wer die KI zu deren Inhalt befragen darf, wählen Sie einen Anbieter und richten Sie den Schlüssel ein; die weiteren Schritte verteilen Sie auf die folgenden Wochen. Wenn Sie ein Team von 3 bis 35 Personen leiten und die Anwendungsdaten ohne Abo pro Nutzer auf Ihrem eigenen Server halten möchten, schauen Sie sich die Demo an.
Häufig gestellte Fragen
Womit beginnt die Einführung von KI in einem kleinen Unternehmen?
Beginnen Sie mit Regeln zu Daten und Zugriff und richten Sie anschließend einen eigenen API-Schlüssel ein. Führen Sie die ersten Versuche bei einer konkreten Aufgabe oder einem Chat durch, damit Sie die Antwort anhand der ursprünglichen Absprachen prüfen können.
Funktioniert Task Manager auch ohne KI?
Ja, Task Manager funktioniert auch ohne konfigurierte KI. Ein Konto und ein Schlüssel beim Modellanbieter werden erst benötigt, wenn Sie die KI-Funktionen nutzen möchten.
Was kostet KI in Task Manager?
Die Kosten sind aufgeteilt in die einmalige Task-Manager-Lizenz und den Verbrauch, der direkt an den KI-Anbieter gezahlt wird. Task Manager berechnet keinen Aufschlag auf die Rechnung des Anbieters; die maximale Antwortlänge legen Sie im Tab KI fest, und das tägliche Limit für KI-Anfragen aus Automatisierungen legt der Administrator unter Einstellungen → KI fest (Automatisierungen selbst erfordern die Variante Pro).
Gelangen meine Daten zum KI-Anbieter?
Ja, wenn Sie der KI eine Frage stellen, gehen die Anfrage und der übergebene Kontext an den gewählten Modellanbieter mit Ihrem Schlüssel. Die Anwendungsdaten bleiben auf Ihrem Server, und E-Mail (Modul E-Mail in der Variante Pro) ist als Wissensquelle der KI standardmäßig deaktiviert und wird vom Administrator aktiviert.
Welche KI-Funktionen erfordern die Variante Pro?
Automatisierungen und die KI-Wissensdatenbank erfordern die Variante Pro. Pro umfasst außerdem E-Mail und Dateien, die als Wissensquellen angegeben werden können; der KI-Assistent in Aufgaben, Chats und im eigenen Fenster ist auch in Standard verfügbar.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
