Am Montag hört Krzysztof, der Inhaber einer Autowerkstatt mit 10 Mitarbeitern, zum ersten Mal von einem „Aufgabenprogramm auf dem eigenen Server“. Sein erster Gedanke: „Ich habe keine IT-Fachkraft.“ In der Praxis muss er lediglich das Hosting-Panel öffnen, eine Datenbank anlegen und Dateien hochladen können.
Ein Aufgabenprogramm auf dem eigenen Server erfordert keinen eigenen Serverraum
Ein Aufgabenprogramm auf dem eigenen Server kann auf einem gewöhnlichen Shared-Hosting-Paket betrieben werden. Sie müssen weder einen physischen Server kaufen noch einen Serverraum einrichten oder einen Systemadministrator beschäftigen.
Sie installieren den Task Manager auf Ihrem eigenen Hosting. Die Anwendungsdateien und die Datenbank befinden sich auf einem Server, über den Ihr Unternehmen entscheidet. Das kann ein firmeneigener Server oder ein Konto bei einem Hosting-Anbieter sein, das die Anforderungen für die Installation auf Ihrem eigenen Hosting erfüllt.
Sie sind für den Server und die Backups verantwortlich. Der Anbieter des Programms speichert die Datenbank nicht in seiner eigenen Infrastruktur. Prüfen Sie deshalb, wie Ihr Hosting-Anbieter die Datenbank und die Dateien sichert und wie Sie ein solches Backup herunterladen oder wiederherstellen können.
Krzysztof braucht keinen eigenen Rechner neben der Hebebühne. Er benötigt lediglich ein Hosting-Konto, die Zugangsdaten und einige Informationen, die er vor Beginn der Installation bereithält.
Das Hosting-Panel zeigt Ihnen, ob Sie loslegen können
Prüfen Sie vor der Installation die PHP-Version, die Verfügbarkeit einer MySQL- oder MariaDB-Datenbank und die Schreibrechte im Anwendungsverzeichnis. Der Task Manager erfordert PHP 8.1 oder neuer. Der Installer fährt nicht fort, wenn eine unverzichtbare Voraussetzung nicht erfüllt ist.
Am Dienstag meldet sich Krzysztof im Hosting-Panel an und sieht PHP 8.2. Dieser Punkt ist damit erledigt. Anschließend prüft er, ob er eine Datenbank und einen Benutzer mit Passwort anlegen kann.
Drei PHP-Erweiterungen sind unverzichtbar:
pdo_mysqlstellt die Verbindung zur Datenbank her,openssldient zur Verschlüsselung von API-Schlüsseln und SMTP-Passwörtern,mbstringunterstützt unter anderem polnische Sonderzeichen.
Der Installer prüft außerdem die empfohlenen Erweiterungen. fileinfo erkennt Dateitypen und gd verarbeitet Vorschaubilder und Avatare. Die Erweiterung dom wird vom KI-Assistenten und zur Bereinigung von Inhalten verwendet, während curl für das KI-Modul erforderlich ist. iconv hilft dem E-Mail-Modul bei der Verarbeitung polnischer Sonderzeichen in CP1250-Nachrichten und zip ermöglicht die Vorschau von DOCX-Dateien. Fehlen diese Erweiterungen, wird die Installation selbst dadurch nicht blockiert.
Die Anwendung muss Dateien in den Verzeichnissen includes/, uploads/ und logs/ speichern können. Der Installer kennzeichnet die Anforderungen mit grünen und roten Markierungen. Sie müssen das Problem daher nicht anhand eines leeren Bildschirms oder einer Meldung mit Fehlercode erkennen.
Fünf Bildschirmseiten ersetzen die Arbeit mit der Kommandozeile
Die Installation des Task Managers erfolgt über ein Formular im Browser. Sie geben keine Befehle auf dem Server ein und müssen weder Composer noch zusätzliche Skripte ausführen.
Zuerst laden Sie das Programmpaket per FTP oder über den Dateimanager des Hostings in das Verzeichnis der Domain oder Subdomain hoch. Nachdem Sie diese Adresse geöffnet haben, führt Sie der Installer durch die einzelnen Schritte:
- Systemanforderungen - prüft PHP, die Erweiterungen und die Schreibrechte für Verzeichnisse.
- Datenbank - prüft Host, Datenbanknamen, Benutzer und Passwort.
- Administrator - legt anhand von Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort ein Konto an.
- Anwendungseinstellungen - speichert die URL und den Lizenzschlüssel.
- E-Mail - übernimmt die SMTP-Daten und ermöglicht den Versand einer Testnachricht.
Halten Sie vorab den Zugang zum Hosting-Panel und zu FTP, die Zugangsdaten für die MySQL- oder MariaDB-Datenbank, die SMTP-Daten, die Anwendungsadresse und den nach dem Kauf erhaltenen Lizenzschlüssel bereit. Wenn Sie erst während der Installation nach jedem einzelnen Passwort suchen, wird aus einem technischen Vorgang schnell eine Reihe von Telefonaten mit dem Hosting-Anbieter.
Der Installer erstellt die Datei includes/config.php, legt Tabellen in der Datenbank an und speichert die Einstellungen. Nach Abschluss verhindert er, dass die Installation versehentlich erneut gestartet wird. Ohne die Konfigurationsdatei zu löschen, können Sie die Installation nicht von vorn beginnen.
Mit der Remote-Installation müssen Sie sich anfangs nicht selbst um das Hosting kümmern
Wenn Sie das Paket nicht selbst hochladen und keine Datenbank anlegen möchten, können Sie die Remote-Installation wählen. Dabei handelt es sich um eine Zusatzleistung. Im Tarif Starter kostet sie 299 zł netto, in den Tarifen Classic, Max und Enterprise ist sie im Preis enthalten.
Für die Ausführung der Dienstleistung müssen die Zugangsdaten für FTP und die Datenbank einschließlich phpMyAdmin sowie die Daten des primären E-Mail-Kontos für den Versand von Benachrichtigungen bereitgestellt werden. Es handelt sich um eine konkrete Installationsleistung und nicht um eine vollständige Implementierung der Unternehmensprozesse.
Diese Variante ist sinnvoll, wenn Krzysztof am Mittwoch die Zugangsdaten bereitstellen kann, aber nicht selbst herausfinden möchte, in welches Verzeichnis die Dateien hochgeladen werden müssen. Nach der Installation verwaltet er das Team und die Einstellungen weiterhin direkt in der Anwendung.
Nach der Installation fügen Sie zunächst Benutzer und Arbeitsbereiche hinzu
Nach der ersten Anmeldung fügt der Administrator Benutzer hinzu, legt Rollen fest und erstellt Arbeitsbereiche, also separate Bereiche für Teams oder Tätigkeitsfelder. Diese Schritte führen Sie direkt in der Benutzeroberfläche des Task Managers aus, ohne zum Hosting-Panel zurückzukehren.
Das Benutzerpanel öffnen Sie über das Gruppensymbol neben den Einstellungen. Den genauen Ablauf finden Sie in der Anleitung zur Verwaltung von Benutzern und Rollen. Einen Plan für die weitere Konfiguration bietet der Beitrag über die erste Woche mit Task Manager.
Der KI-Assistent ist optional. Task Manager funktioniert auch ohne ihn. Wenn Sie ihn aktivieren möchten, hinterlegen Sie in den Einstellungen Ihren eigenen API-Schlüssel von OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok. Die Anfrage wird dann zusammen mit dem erforderlichen Kontext an den ausgewählten Modellanbieter übermittelt, der sie über Ihren API-Schlüssel abrechnet.
CRON wird ausschließlich für den E-Mail-Versand im Hintergrund benötigt, wenn niemand die Anwendung geöffnet hat, beispielsweise für Erinnerungen des KI-Assistenten. Benachrichtigungen in der Anwendung funktionieren auch ohne CRON. Ohne CRON werden E-Mails nur versendet, wenn gerade jemand die Anwendung nutzt. Beim Einrichten einer Erinnerung zeigt das Programm einen entsprechenden Hinweis an. Hosting-Anbieter mit „HTTP-Cron“, beispielsweise cyber-folks und nazwa.pl, können die angegebene Adresse jede Minute aufrufen.
Updates erfordern die Entscheidung eines Administrators, aber keinen festen IT-Mitarbeiter
Task Manager prüft, ob neue Versionen verfügbar sind, installiert sie jedoch nicht ohne Ihre Bestätigung. Der Administrator lädt das Update auf der Registerkarte Einstellungen → Updates herunter und führt es dort aus. Die meisten Versionen werden ohne FTP über den automatischen Installer installiert.
Wenn eine neue Version verfügbar ist, sieht der Administrator eine Benachrichtigung sowie einen roten Punkt am Einstellungssymbol und an der Registerkarte Updates. Die Registerkarte zeigt die Nummer der installierten Version und des Codes, die verfügbaren Versionen sowie eine Beschreibung der Änderungen an. Neue Versionen installieren Sie nacheinander.
Die Schaltfläche Herunterladen zeigt einen Hinweis an, dass eine Sicherung der Datenbank und des Ordners uploads/ erstellt werden soll. Anschließend lädt der Server das Paket herunter und überprüft dessen SHA-256-Prüfsumme, also einen digitalen Hash, mit dem sich die Integrität der Datei überprüfen lässt.
Bei den meisten Versionen ist der nächste Schritt Installieren. Ein Fortschrittsbalken zeigt an, wie das Programm die Datenbank aktualisiert, Dateien kopiert und die Installation abschließt. Am Ende erscheint Anwendung aktualisieren. Der automatische Installer überspringt includes/config.php, uploads/, storage/ und logs/ und führt die Datenbankmigrationen selbstständig aus.
Nicht jedes Paket unterstützt diesen Modus. Bei einer Version, für die FTP erforderlich ist, speichert das Programm eine .zip-Datei und zeigt folgende Anleitung an: Entpacken Sie das Paket, laden Sie die Dateien hoch und überschreiben Sie die vorhandenen Dateien, behalten Sie includes/config.php, uploads/, storage/ und logs/ bei und aktualisieren Sie anschließend die Anwendung. Den vollständigen Ablauf finden Sie in der Anleitung zu Task Manager-Updates.
Die wichtigste Fähigkeit ist daher nicht der Umgang mit der Kommandozeile, sondern das Erstellen einer Sicherung der Datenbank und des Anhangordners vor einem Versionswechsel. Prüfen Sie im Hosting-Panel, ob Ihr Anbieter Sicherungen erstellt, wie lange er sie aufbewahrt und ob sie sowohl die Datenbank als auch die Dateien umfassen.
Wenn Sie sich nicht selbst um Updates kümmern möchten, können Sie die Servicebetreuung wählen. Im Starter-Tarif kostet sie 99 zł monatlich und umfasst die Installation neuer Versionen auf dem Server des Kunden einschließlich einer Sicherung vor jedem Update. Der Service ist bei aktiver Update-Verlängerung verfügbar.
Sie müssen sich nicht mit Servern auskennen, aber Ihr Hosting verwalten können
Um Task Manager einzurichten, benötigen Sie weder die Kommandozeile noch Entwicklungswerkzeuge wie Composer oder Docker. Auch SQL-Kenntnisse sind nicht erforderlich, da der Installer die Tabellen erstellt und bei Updates die Datenbankmigrationen durchführt.
Sie müssen jedoch einige konkrete Schritte ausführen können:
- sich beim Hosting-Panel anmelden,
- eine Datenbank und einen Datenbankbenutzer erstellen,
- Dateien per FTP oder Dateimanager hochladen,
- die SMTP-Daten übertragen,
- die PHP-Version überprüfen,
- vor einem Update eine Sicherung der Datenbank und des Ordners
uploads/erstellen.
Das ist eine realistische Grenze für die selbstständige Einrichtung. Wenn Sie mit diesen Schritten nicht vertraut sind, wählen Sie die Remote-Installation und die Servicebetreuung. Wenn Sie bereits das Hosting-Panel zur Verwaltung Ihrer Unternehmenswebsite genutzt haben, führt Sie der Installer ohne Entwicklungswerkzeuge durch alle weiteren Schritte.
Öffnen Sie morgen Ihr Hosting-Panel und prüfen Sie zwei Punkte: die PHP-Version und die Möglichkeit, eine MySQL- oder MariaDB-Datenbank zu erstellen. Sehen Sie sich anschließend die Demo an, um das Programm anhand von Beispielaufgaben kennenzulernen, ohne es auf Ihrem eigenen Server zu installieren.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich einen IT-Experten, um Task Manager zu installieren?
Nein, wenn Sie das Hosting-Panel bedienen, eine Datenbank anlegen und Dateien hochladen können. Der Installer läuft im Browser. Alternativ ist eine kostenpflichtige Remote-Installation verfügbar, die bei den Tarifen Classic, Max und Enterprise im Preis enthalten ist.
Welches Hosting reicht für ein Aufgabenprogramm auf dem eigenen Server aus?
Ein Shared-Hosting-Paket mit PHP 8.1 oder neuer sowie einer MySQL- oder MariaDB-Datenbank genügt. Die erforderlichen PHP-Erweiterungen sind pdo_mysql, openssl und mbstring. Der Installer prüft, ob sie verfügbar sind.
Werden Updates für den Task Manager automatisch installiert?
Nein, die Installation eines Updates muss immer vom Administrator bestätigt werden. Die meisten Versionen lassen sich direkt über die Einstellungen ohne FTP installieren. Bei einigen Paketen zeigt das Programm jedoch eine Anleitung zum manuellen Hochladen der Dateien an.
Wer erstellt die Backups des Task Managers?
Für die Sicherungen ist der Kunde verantwortlich, da sich die Datenbank und die Dateien auf seinem Server befinden. Vor dem Herunterladen eines Updates erinnert das Programm daran, die Datenbank und den Ordner uploads/ zu sichern.
Was passiert, wenn ich die Updates nach 12 Monaten nicht verlängere?
Sie können die vorhandene Version ohne weitere Kosten nutzen, da die Lizenz unbefristet gilt. Der Preis umfasst 12 Monate lang neue Versionen. Danach ist die jährliche Verlängerung des Zugangs zu Updates optional.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
