Lundi, Krzysztof, propriétaire d’un garage employant 10 personnes, entend parler d’un « logiciel de gestion des tâches sur son propre serveur ». Sa première pensée : « Je n’ai pas d’informaticien ». En pratique, il doit savoir accéder au panneau de gestion de son hébergement, créer une base de données et importer des fichiers.
Un logiciel de gestion des tâches sur votre propre serveur ne nécessite pas de salle de serveurs
Un logiciel de gestion des tâches sur votre propre serveur peut fonctionner sur un hébergement mutualisé classique. Vous n’avez pas besoin d’acheter une machine physique, d’aménager une salle de serveurs ni d’employer un administrateur système.
Vous installez Task Manager sur votre propre hébergement. Les fichiers de l’application et la base de données se trouvent sur un serveur choisi par votre entreprise. Il peut s’agir d’un serveur interne ou d’un compte auprès d’un hébergeur qui respecte les prérequis de l’installation sur votre hébergement.
Vous êtes responsable du serveur et des sauvegardes. Le fournisseur du logiciel ne stocke pas la base de données sur sa propre infrastructure. Vérifiez donc comment votre hébergeur sauvegarde la base de données et les fichiers, ainsi que la procédure pour télécharger ou restaurer cette sauvegarde.
Krzysztof n’a pas besoin d’une machine dédiée installée à côté du pont élévateur. Il lui faut un compte d’hébergement, des identifiants et quelques informations notées avant de commencer l’installation.
Le panneau de gestion de votre hébergement vous indiquera si vous pouvez commencer
Avant l’installation, vérifiez la version de PHP, la disponibilité d’une base de données MySQL ou MariaDB et la possibilité d’écrire des fichiers dans le répertoire de l’application. Task Manager nécessite PHP 8.1 ou une version plus récente. Le programme d’installation ne passera pas à l’étape suivante si une condition indispensable n’est pas remplie.
Mardi, Krzysztof se connecte au panneau de gestion de son hébergement et voit PHP 8.2. Ce point est réglé. Il vérifie ensuite s’il peut créer une base de données et un utilisateur protégé par un mot de passe.
Trois extensions PHP sont indispensables :
pdo_mysqlassure la connexion à la base de données,opensslsert à chiffrer les clés API et les mots de passe SMTP,mbstringprend notamment en charge les caractères polonais.
Le programme d’installation vérifie également les extensions recommandées. fileinfo reconnaît les types de fichiers et gd gère les miniatures et les avatars. L’extension dom est utilisée par l’Assistant IA et pour nettoyer les contenus, tandis que curl est nécessaire au module d’IA. iconv aide la Messagerie à gérer les caractères polonais dans les messages CP1250, et zip permet de prévisualiser les fichiers DOCX. L’absence de ces extensions n’empêche pas l’installation elle-même.
L’application doit pouvoir écrire des fichiers dans les répertoires includes/, uploads/ et logs/. Le programme d’installation présente les prérequis à l’aide d’indicateurs verts et rouges. Vous n’avez donc pas à identifier le problème à partir d’un écran vide ou d’un message contenant un code d’erreur.
Cinq écrans remplacent le travail en ligne de commande
L’installation de Task Manager s’effectue à l’aide d’un formulaire ouvert dans le navigateur. Vous ne saisissez aucune commande sur le serveur et vous n’exécutez ni Composer ni aucun script supplémentaire.
Commencez par importer le paquet du logiciel via FTP ou le gestionnaire de fichiers de l’hébergement dans le répertoire du domaine ou du sous-domaine. Une fois cette adresse ouverte, le programme d’installation vous guide à travers les étapes suivantes :
- Prérequis - vérifie PHP, les extensions et les droits d’écriture dans les répertoires.
- Base de données - teste l’hôte, le nom de la base de données, l’utilisateur et le mot de passe.
- Administrateur - crée un compte à partir du prénom, du nom, de l’adresse e-mail et du mot de passe.
- Paramètres de l’application - enregistre l’adresse URL et la clé de licence.
- Messagerie - enregistre les données SMTP et permet d’envoyer un message de test.
Préparez à l’avance l’accès au panneau de gestion de l’hébergement et au FTP, les identifiants de la base de données MySQL ou MariaDB, les données SMTP, l’adresse de l’application et la clé de licence reçue après l’achat. Si vous attendez l’installation pour chercher chaque mot de passe, une opération technique se transforme en une série d’appels à votre hébergeur.
Le programme d’installation génère le fichier includes/config.php, crée les tables dans la base de données et enregistre les paramètres. Une fois l’opération terminée, il empêche tout redémarrage accidentel de l’installation. Vous ne pourrez pas la recommencer sans supprimer le fichier de configuration.
L’installation à distance vous évite les premières manipulations sur l’hébergement
Si vous ne souhaitez pas importer vous-même le paquet ni créer la base de données, vous pouvez choisir le service d’installation à distance. Il s’agit d’un service supplémentaire. Dans l’offre Starter, il coûte 299 zł HT. Il est inclus dans le prix des offres Classic, Max et Enterprise.
Pour réaliser ce service, vous devez transmettre les accès au FTP et à la base de données, notamment à phpMyAdmin, ainsi que les identifiants du compte e-mail principal utilisé pour envoyer les notifications. Il s’agit d’un service d’installation précis, et non d’un déploiement complet des processus de l’entreprise.
Cette option est adaptée si, mercredi, Krzysztof peut préparer les identifiants, mais ne souhaite pas déterminer lui-même dans quel répertoire importer les fichiers. Après l’installation, il continue à gérer l’équipe et les paramètres depuis l’application.
Après l’installation, commencez par ajouter des utilisateurs et des Espaces de travail
Après la première connexion, l’administrateur ajoute les utilisateurs, définit les rôles et crée des Espaces de travail, c’est-à-dire des espaces dédiés aux équipes ou aux différents domaines d’activité. Ces opérations s’effectuent dans l’interface de Task Manager, sans revenir au panneau de gestion de l’hébergement.
Le panneau des utilisateurs s’ouvre via l’icône représentant un groupe de personnes, à côté des paramètres. La procédure détaillée est décrite dans le guide de gestion des utilisateurs et des rôles, et vous trouverez la suite de la configuration dans l’article consacré à la première semaine avec Task Manager.
L’Assistant IA est facultatif. Task Manager fonctionne sans lui. Si vous souhaitez l’activer, saisissez dans les Paramètres votre propre clé OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. La requête et le contexte nécessaire sont alors transmis au fournisseur de modèle choisi, qui les facture à l’aide de votre clé API.
CRON est uniquement nécessaire pour envoyer des e-mails en arrière-plan lorsque personne n’a ouvert l’application, par exemple les rappels de l’Assistant IA. Les notifications dans l’application fonctionnent sans lui. Sans CRON, les e-mails ne sont envoyés que lorsque quelqu’un utilise l’application. Lors de la création d’un rappel, le programme affiche un avertissement à ce sujet. Les hébergeurs proposant un « cron HTTP », comme cyber-folks et nazwa.pl, peuvent interroger l’adresse indiquée toutes les minutes.
Les mises à jour nécessitent une décision de l’administrateur, pas l’intervention permanente d’un informaticien
Task Manager vérifie si de nouvelles versions sont disponibles, mais ne les installe pas sans votre confirmation. L’administrateur télécharge et lance la mise à jour dans Paramètres → Mises à jour. La plupart des versions sont installées automatiquement, sans passer par FTP.
Lorsqu’une nouvelle version est disponible, l’administrateur voit une notification ainsi qu’un point rouge à côté de l’icône des paramètres et de l’onglet Mises à jour. Cet onglet affiche le numéro de la version et du code installés, les versions disponibles ainsi que la liste des modifications. Vous installez les versions successives l’une après l’autre.
Le bouton Télécharger affiche un avertissement vous invitant à sauvegarder la base de données et le dossier uploads/. Le serveur télécharge ensuite le paquet et vérifie sa somme SHA-256, une empreinte numérique permettant de contrôler l’intégrité du fichier.
Pour la plupart des versions, l’étape suivante consiste à cliquer sur Installer. Une barre indique comment le programme met à jour la base de données, copie les fichiers et termine l’installation. Le bouton Actualiser l’application apparaît à la fin. Le programme d’installation automatique ignore includes/config.php, uploads/, storage/ et logs/, et effectue lui-même les migrations de la base de données.
Tous les paquets ne prennent pas en charge ce mode. Lorsqu’une version nécessite FTP, le programme enregistre un fichier .zip et affiche les instructions suivantes : décompressez le paquet, chargez les fichiers en remplaçant ceux qui existent, conservez includes/config.php, uploads/, storage/ et logs/, puis actualisez l’application. La procédure complète est disponible dans le guide de mise à jour de Task Manager.
La compétence la plus importante n’est donc pas de savoir utiliser la ligne de commande, mais de sauvegarder la base de données et le dossier des pièces jointes avant de changer de version. Vérifiez dans le panneau si l’hébergeur effectue des sauvegardes, combien de temps il les conserve et si elles couvrent à la fois la base de données et les fichiers.
Si vous ne souhaitez pas vous occuper des mises à jour, vous pouvez choisir le service Maintenance. Dans la formule Starter, il coûte 99 zł par mois et comprend l’installation des nouvelles versions sur le serveur du client, avec une sauvegarde avant chaque mise à jour. Ce service est disponible lorsque le renouvellement des mises à jour est actif.
Vous n’avez pas besoin d’être spécialiste des serveurs, mais vous devez savoir utiliser votre hébergement
Vous n’avez besoin ni de la ligne de commande ni d’outils de développement comme Composer ou Docker pour installer Task Manager. Vous n’avez pas non plus besoin de connaître SQL, car le programme d’installation crée les tables et effectue les migrations de la base de données lors des mises à jour.
Vous devez toutefois savoir effectuer quelques opérations précises :
- vous connecter au panneau d’hébergement,
- créer une base de données et un utilisateur pour celle-ci,
- charger des fichiers via FTP ou un gestionnaire de fichiers,
- saisir les paramètres SMTP,
- vérifier la version de PHP,
- sauvegarder la base de données et le dossier
uploads/avant une mise à jour.
C’est la limite raisonnable de l’autonomie. Si vous ne savez pas effectuer ces opérations, choisissez l’Installation à distance et la Maintenance. Si vous avez déjà utilisé un panneau d’hébergement pour gérer le site de votre entreprise, le programme d’installation vous guidera pour le reste sans outils de développement.
Demain, ouvrez votre panneau d’hébergement et vérifiez deux éléments : la version de PHP et la possibilité de créer une base de données MySQL ou MariaDB. Consultez ensuite la Demo pour découvrir le programme à l’aide de tâches d’exemple, sans l’installer sur votre serveur.
Questions fréquentes
Ai-je besoin d'un informaticien pour installer Task Manager ?
Non, si vous savez utiliser le panneau de gestion de votre hébergement, créer une base de données et importer des fichiers. Le programme d’installation fonctionne dans le navigateur. Vous pouvez également opter pour une installation à distance payante, incluse dans le prix des offres Classic, Max et Enterprise.
Quel hébergement suffit pour un logiciel de gestion des tâches sur votre propre serveur ?
Un hébergement mutualisé avec PHP 8.1 ou une version plus récente et une base de données MySQL ou MariaDB suffit. Les extensions PHP indispensables sont pdo_mysql, openssl et mbstring. Le programme d’installation vérifie leur disponibilité.
Les mises à jour de Task Manager s’installent-elles automatiquement ?
Non, l’installation des mises à jour doit toujours être confirmée par l’administrateur. La plupart des versions s’installent depuis les Paramètres sans FTP, mais pour certains paquets, le logiciel affiche les instructions permettant d’importer manuellement les fichiers.
Qui effectue les sauvegardes de Task Manager ?
Le client est responsable des sauvegardes, car la base de données et les fichiers se trouvent sur son serveur. Avant de télécharger une mise à jour, le programme rappelle de sauvegarder la base de données et le dossier uploads/.
Que se passe-t-il si je ne renouvelle pas les mises à jour après 12 mois ?
Vous pouvez continuer à utiliser votre version sans frais, car la licence est perpétuelle. Le prix comprend 12 mois de nouvelles versions. Ensuite, le renouvellement annuel de l’accès aux mises à jour est facultatif.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
