El lunes, Krzysztof, propietario de un taller con 10 empleados, oye hablar de un «programa de tareas en tu propio servidor». Lo primero que piensa es: «No tengo informático». En la práctica, debe saber acceder al panel de alojamiento, crear una base de datos y subir archivos.
Un programa de tareas en tu propio servidor no requiere una sala de servidores
Un programa de tareas en tu propio servidor puede funcionar en un alojamiento compartido convencional. No necesitas comprar una máquina física, montar una sala de servidores ni mantener a un administrador de sistemas.
Task Manager se instala en tu alojamiento. Los archivos de la aplicación y la base de datos se encuentran en el servidor elegido por tu empresa. Puede ser un servidor corporativo o una cuenta de un proveedor de alojamiento que cumpla los requisitos de instalación en tu propio alojamiento.
Tú eres responsable del servidor y de las copias de seguridad. El proveedor del programa no almacena la base de datos en su infraestructura. Por tanto, comprueba cómo realiza el alojamiento las copias de seguridad de la base de datos y los archivos, y cómo puedes descargarlas o restaurarlas.
Krzysztof no necesita una máquina independiente junto al elevador de coches. Necesita una cuenta de alojamiento, los datos de acceso y cierta información anotada antes de comenzar la instalación.
El panel de alojamiento te indicará si puedes empezar
Antes de la instalación, comprueba la versión de PHP, la disponibilidad de una base de datos MySQL o MariaDB y la posibilidad de guardar archivos en el directorio de la aplicación. Task Manager requiere PHP 8.1 o una versión posterior, y el instalador no continuará si no se cumple algún requisito esencial.
El martes, Krzysztof inicia sesión en el panel de alojamiento y ve PHP 8.2. Ese punto ya está resuelto. A continuación, comprueba si puede crear una base de datos y un usuario con contraseña.
Tres extensiones de PHP son imprescindibles:
pdo_mysqlpermite conectarse a la base de datos,opensslsirve para cifrar las claves de API y las contraseñas SMTP,mbstringpermite procesar, entre otros, los caracteres polacos.
El instalador también comprueba las extensiones recomendadas. fileinfo reconoce los tipos de archivo y gd gestiona las miniaturas y los avatares. La extensión dom se utiliza en el Asistente de IA y para sanear contenido, mientras que curl es necesaria para el módulo de IA. iconv ayuda al Correo a procesar caracteres polacos en mensajes con codificación CP1250, y zip permite previsualizar archivos DOCX. La ausencia de estos complementos no impide la instalación.
La aplicación debe poder guardar archivos en los directorios includes/, uploads/ y logs/. El instalador muestra los requisitos mediante indicadores verdes y rojos, por lo que no tienes que identificar el problema a partir de una pantalla en blanco o de un mensaje con un código de error.
Cinco pantallas sustituyen el trabajo con la línea de comandos
La instalación de Task Manager se realiza mediante un formulario abierto en el navegador. No tienes que introducir comandos en el servidor ni ejecutar Composer u otros scripts.
Primero subes el paquete del programa mediante FTP o el gestor de archivos del alojamiento al directorio del dominio o subdominio. Al abrir esa dirección, el instalador te guía por las siguientes etapas:
- Requisitos - comprueba PHP, las extensiones y los permisos de escritura en los directorios.
- Base de datos - comprueba el host, el nombre de la base de datos, el usuario y la contraseña.
- Administrador - crea una cuenta a partir del nombre, los apellidos, la dirección de correo electrónico y la contraseña.
- Configuración de la aplicación - guarda la dirección URL y la clave de licencia.
- Correo - recoge los datos SMTP y permite enviar un mensaje de prueba.
Prepara de antemano el acceso al panel de alojamiento y a FTP, los datos de la base de datos MySQL o MariaDB, los datos SMTP, la dirección de la aplicación y la clave de licencia recibida después de la compra. Si buscas cada contraseña durante la instalación, una operación técnica acaba convirtiéndose en una serie de llamadas a la empresa de alojamiento.
El instalador genera el archivo includes/config.php, crea las tablas en la base de datos y guarda la configuración. Al terminar, impide que la instalación vuelva a ejecutarse por accidente. No podrás iniciarla de nuevo desde el principio sin eliminar el archivo de configuración.
La Instalación remota se encarga del primer contacto con el alojamiento
Si no quieres subir el paquete ni crear la base de datos por tu cuenta, puedes elegir el servicio de Instalación remota. Es un servicio adicional. En el plan Starter cuesta 299 zł neto, mientras que en los planes Classic, Max y Enterprise está incluido en el precio.
Para prestar el servicio, hay que facilitar los datos de acceso a FTP y a la base de datos, incluido phpMyAdmin, así como los datos de la cuenta de correo electrónico principal que enviará las notificaciones. Se trata de un servicio de instalación concreto, no de una implantación completa de los procesos de la empresa.
Esta opción tiene sentido si el miércoles Krzysztof puede preparar los datos de acceso, pero no quiere averiguar por su cuenta en qué directorio debe subir los archivos. Después de la instalación, seguirá gestionando el equipo y la configuración desde la aplicación.
Después de la instalación, primero añades personas y Espacios de trabajo
Después de iniciar sesión por primera vez, el administrador añade usuarios, configura roles y crea Espacios de trabajo, es decir, áreas de trabajo para equipos o ámbitos de actividad. Estas acciones se realizan desde la interfaz de Task Manager, sin volver al panel de alojamiento.
El panel de usuarios se abre desde el icono del grupo de personas situado junto a los ajustes. El proceso completo se explica en la guía sobre la gestión de usuarios y roles, y encontrarás un plan para continuar con la configuración en el artículo sobre la primera semana con Task Manager.
El Asistente de IA es opcional. Task Manager funciona sin él y, si quieres activarlo, solo tienes que introducir en Ajustes tu propia clave de OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. La consulta, junto con el contexto necesario, se envía al proveedor del modelo que elijas, que la factura utilizando tu clave API.
CRON solo es necesario para enviar correos electrónicos en segundo plano cuando nadie tiene abierta la aplicación, por ejemplo, los recordatorios del Asistente de IA. Las notificaciones dentro de la aplicación funcionan sin él. Sin CRON, los correos solo se envían cuando alguien está utilizando la aplicación y, al configurar un recordatorio, el programa muestra una advertencia al respecto. Los servicios de hosting con «cron HTTP», como cyber-folks y nazwa.pl, pueden consultar la dirección indicada cada minuto.
Las actualizaciones requieren la intervención del administrador, no un informático permanente
Task Manager comprueba si hay nuevas versiones disponibles, pero no las instala sin tu confirmación. El administrador descarga y ejecuta la actualización desde Ajustes → Actualizaciones, y la mayoría de las versiones se instalan mediante el instalador automático sin necesidad de usar FTP.
Cuando aparece una nueva versión, el administrador ve una notificación y un punto rojo junto al icono de ajustes y la pestaña Actualizaciones. La pestaña muestra el número de la versión instalada y del código, las versiones disponibles y una descripción de los cambios. Debes instalar las versiones sucesivamente.
El botón Descargar muestra una advertencia para que hagas una copia de la base de datos y de la carpeta uploads/. A continuación, el servidor descarga el paquete y comprueba su suma SHA-256, una huella digital que permite verificar la integridad del archivo.
Para la mayoría de las versiones, el siguiente paso es Instalar. La barra muestra cómo el programa actualiza la base de datos, copia los archivos y completa la instalación. Al final aparece Actualizar aplicación. El instalador automático omite includes/config.php, uploads/, storage/ y logs/, y ejecuta automáticamente las migraciones de la base de datos.
No todos los paquetes admiten este modo. Si una versión requiere FTP, el programa guarda un archivo .zip y muestra estas instrucciones: descomprime el paquete, sube los archivos sobrescribiendo los existentes, conserva includes/config.php, uploads/, storage/ y logs/, y después actualiza la aplicación. Encontrarás el proceso completo en la guía de actualización de Task Manager.
Por tanto, la habilidad más importante no es saber utilizar la línea de comandos, sino hacer una copia de la base de datos y de la carpeta de adjuntos antes de cambiar de versión. Comprueba en el panel si el servicio de hosting crea copias de seguridad, durante cuánto tiempo las conserva y si incluyen tanto la base de datos como los archivos.
Si no quieres encargarte de las actualizaciones, puedes contratar el servicio de Mantenimiento. En el plan Starter cuesta 99 zł al mes e incluye la instalación de nuevas versiones en el servidor del cliente y una copia de seguridad antes de cada actualización. El servicio está disponible mientras esté activa la Renovación de actualizaciones.
No necesitas saber de servidores, pero sí manejar el servicio de hosting
Para poner en marcha Task Manager no necesitas utilizar la línea de comandos ni herramientas de desarrollo como Composer o Docker. Tampoco necesitas saber SQL, porque el instalador crea las tablas y ejecuta las migraciones de la base de datos durante las actualizaciones.
Sin embargo, debes saber realizar algunas operaciones concretas:
- iniciar sesión en el panel del hosting,
- crear una base de datos y un usuario para ella,
- subir archivos mediante FTP o el gestor de archivos,
- introducir los datos SMTP,
- comprobar la versión de PHP,
- hacer una copia de la base de datos y de la carpeta
uploads/antes de actualizar.
Ese es el límite razonable para hacerlo por tu cuenta. Si no sabes realizar estas operaciones, elige la Instalación remota y el Mantenimiento. Si ya has utilizado el panel del hosting para gestionar la web de tu empresa, el instalador te guiará durante el resto del proceso sin herramientas de desarrollo.
Mañana, abre el panel del hosting y comprueba dos cosas: la versión de PHP y la posibilidad de crear una base de datos MySQL o MariaDB. Después, consulta la Demo para conocer el programa con tareas de ejemplo sin instalarlo en tu servidor.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un informático para instalar Task Manager?
No, si sabes utilizar el panel de alojamiento, crear una base de datos y subir archivos. El instalador funciona en el navegador y, como alternativa, puedes contratar una instalación remota de pago, incluida en el precio de los planes Classic, Max y Enterprise.
¿Qué alojamiento basta para un programa de tareas en tu propio servidor?
Basta con un hosting compartido con PHP 8.1 o una versión posterior y una base de datos MySQL o MariaDB. Las extensiones esenciales de PHP son pdo_mysql, openssl y mbstring, y el instalador comprueba si están disponibles.
¿Las actualizaciones de Task Manager se instalan automáticamente?
No, el administrador siempre debe confirmar la instalación de las actualizaciones. La mayoría de las versiones se instalan desde Configuración sin FTP, pero en algunos paquetes el programa muestra instrucciones para subir los archivos manualmente.
¿Quién realiza las copias de seguridad de Task Manager?
El cliente es responsable de las copias de seguridad, ya que la base de datos y los archivos se encuentran en su servidor. Antes de descargar una actualización, el programa recuerda que hay que hacer una copia de la base de datos y de la carpeta uploads/.
¿Qué ocurre si no renuevo las actualizaciones después de 12 meses?
Puedes seguir utilizando la versión que tienes sin pagar, ya que la licencia es perpetua. El precio incluye 12 meses de nuevas versiones y, después, la renovación anual del acceso a las actualizaciones es opcional.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
