Ve středu se Ola vrací z cesty a otevírá chat „Dohody s klientem“: čeká tam 14 zpráv ze tří dnů. Místo aby si znovu procházela celou konverzaci od začátku, ptá se AI asistenta na rozhodnutí, termíny a odpovědné osoby. AI v kancelářské práci začíná právě u takové konkrétní záležitosti.
AI v kancelářské práci má smysl tam, kde leží konkrétní záležitost
Nejsnazší je začít u činností, u kterých máte po ruce text: konverzaci, popis úkolu nebo přílohu. V Task Manageru se ptáte AI asistenta ve stejném vláknu, místo kopírování dohod do samostatného chatu.
Samotný pokyn „používej AI“ moc nezmění, pokud musíte před každým dotazem znovu rekonstruovat kontext. V úkolu nebo chatu asistent vidí obsah vlákna, ke kterému máte přístup, a jeho přílohy. Když pracujete v samostatném okně AI asistenta, tlačítkem „Zdroje“ můžete označit úkoly, chat, poznámku, pracovní prostor nebo kalendář. Vy sami volíte, na jakou záležitost se ptáte; asistent nezíská přístup k cizím úkolům jen proto, že zná jejich názvy.
Udělejte si jednoduchý test: vypište pět činností z minulého týdne, které spočívaly hlavně ve čtení, přepisování nebo hlídání. Nepište „výběr nabídky pro klienta“. Napište „shromáždění tří dohod z rozhovoru před výběrem nabídky“. Širší pohled pro majitele firmy najdete v textu AI ve firmě bez hypu.
Jak přečíst dlouhé vlákno a přílohu? Čtyři činnosti
Můžete požádat AI asistenta o shrnutí konverzace nebo použít režim „Shrnout“, aby zkrátil každou zprávu zvlášť. Režim „Expert“ ukáže body, které je třeba upřesnit, a dotaz na přílohu pomůže najít konkrétní pasáž v dokumentu.
1. Shrňte konverzaci. Ola ve středu klikne na „AI asistent“ pod chatem a napíše: „Shrň toto vlákno“. Dostane dohody rozdělené na rozhodnutí, termíny a odpovědné osoby. Dotaz i odpověď vidí jen ona - u odpovědi je štítek „JEN PRO VÁS“. I tak může nahlédnout do původních zpráv, pokud chce dohodu ještě ověřit.
2. Zkraťte zprávy, aniž byste je nahradili jedním shrnutím. Ve čtvrtek Marek zvolí „Uspořádat“ a poté „Shrnout“. Každá zpráva dostane verzi v jedné nebo dvou větách. Asistent zpracuje nejprve osm nejnovějších zpráv; starší můžete přidat tlačítkem „Uspořádat starší zprávy (N)“. Jde o náhled pouze na dobu relace, nikoli o změnu uložené konverzace. Pod zpracovaným textem je upozornění „AI může dělat chyby“.
3. Podívejte se na otázku, která vám mohla uniknout. Marek se v pátek připravuje na jednání o maketách a zvolí režim „Expert“. U zpráv se objeví „Poznámka experta“ - rada, riziko nebo bod k upřesnění. Nejde o rozhodnutí za Marka. Je to důvod, aby si před jednáním ověřil, zda klient určil kritérium pro výběr makety.
4. Zeptejte se na přílohu. Když je u úkolu uložena smlouva ve formátu DOCX, můžete požádat o vyhledání pasáží týkajících se termínu. Asistent umí číst mimo jiné také TXT, CSV, XLSX a PDF s textem; dlouhý dokument načítá po částech. Nepřečte starý binární DOC ani sken PDF bez textové vrstvy, protože nemá OCR, tedy rozpoznávání textu z obrazu. U takového skenu požádejte o soubor s textem nebo vložte obsah přímo do dotazu.
Jak psát s AI a přitom stále kontrolovat text? Čtyři činnosti
Můžete opravit vlastní zprávu, připravit návrh e-mailu, přeložit odpověď nebo sestavit text do souboru ke stažení. Každý text kontrolujete před odesláním; v Task Manageru úprava v editoru zprávu neodesílá a e-mail připravený AI asistentem vyžaduje vaše potvrzení.
5. Opravte vlastní zprávu. V úterý Kasia napíše týmu tři odstavce o změně termínu a klikne na hůlku „Vylepšit text“ v editoru. Funkce opraví jazyk a zachová odstavce, seznamy i tučné písmo; nepřidává nová fakta. Kasia si výsledek přečte, a pokud dá přednost původnímu znění, klikne na „Text vylepšen - kliknutím vrátíte zpět“. Nic se neposílá do konverzace, dokud zprávu sama neodešle.
6. Připravte e-mail klientovi. Ve čtvrtek Kasia požádá o zprávu s termínem zaslání maket. Asistent zobrazí návrh, který si může přečíst a potvrdit; e-mail sám neodesílá. Odeslání využívá vaši připojenou schránku v modulu Pošta, dostupném pouze ve variantě Pro. Bez připojené schránky asistent upozorní na její absenci a zprávu neodešle.
7. Přeložte odpověď přímo v jejím vlákně. V pátek Ola čte anglickou zprávu týkající se „Nabídky pro klienta Nord“ a požádá AI asistenta o český překlad. Překlad se zobrazí jako soukromá odpověď u této konverzace. Pokud na jednom slově závisí obsah nabídky, Ola si ho ještě ověří v originále.
8. Uložte obsah do souboru ke stažení. Místo přenášení shrnutí úkolu do dokumentu požádejte: „Připrav Word se shrnutím tohoto vlákna.“ Asistent napíše text a Task Manager sestaví soubor DOCX a zobrazí tlačítko „Stáhnout …“. K dispozici jsou také PDF, XLSX a CSV; tabulky vyžadují data uspořádaná do tabulky. Před odesláním souboru zkontrolujte jména, čísla a termíny.
Jak uspořádat popis a data? Tři činnosti
AI dokáže proměnit popis v kontrolní seznam, data v tabulku a větu ve vyplněný formulář úkolu. Zkontrolujete položky seznamu a čísla v tabulce, a pole nového úkolu opravíte ještě před kliknutím na „Uložit“.
9. Vytvořte kontrolní seznam z popisu. V pondělí Magda otevře úkol „Projekt webu“ a požádá: „Udělej z popisu úkolu kontrolní seznam k odškrtávání.“ Asistent vrátí pět položek; po splnění dvou z nich ukazuje lišta „2 z 5 hotovo“. Seznam ze soukromé konverzace s Asistentem je viditelný pouze pro Magdu. Pokud se klikací seznam nachází v běžné zprávě dostupné celému týmu, zaškrtnutí jsou sdílená a lze zjistit, kdo který bod odškrtl. Více o tom, co by mělo být bodem a co raději samostatným úkolem, si přečtete v textu o kontrolním seznamu v úkolu.
10. Sestavte tabulku z dat. Ve středu se majitel ptá: „Udělej tabulku porovnávající náklady Q1 a Q2.“ Asistent ji může zobrazit přímo v odpovědi; pokud má vzniknout sešit, požádáte následně o Excel nebo CSV. Nejdřív si ale ověřte, že jste označili správné zdroje. Pod jejich seznamem je vidět ukazatel zaplnění, a pokud model nepřijme celý vybraný kontext, Asistent řekne, co nezohlednil.
11. Připravte nový úkol z jedné věty. V pátek Magda napíše v chatu: „Založ úkol: doslat fotky k nabídce Nord, termín pátek, přiřaď Marka.“ Asistent otevře pouze jí okno „Přidat úkol“ s vyplněnými poli, včetně Pracovního prostoru aktuálního vlákna a termínu přepočítaného na datum. Magda může formulář upravit. Úkol vznikne až po kliknutí na „Uložit“; zavření okna nic nevytvoří.
Hlídání: připomenutí, které jde za termínem
Připomenutí může být svázáno s termínem úkolu, nejen s jednorázově zadaným datem. Když v Task Manageru změníte termín úkolu, k němu připnuté připomenutí se posune spolu s ním.
12. Připněte připomenutí k úkolu. V úterý Ola napíše: „Připomeň mi tento úkol den před termínem.“ Zápis proběhne až po kliknutí na „Ano, proveď“ v potvrzovacím okně. Ve stanovenou dobu dostane oznámení v aplikaci; pokud termín úkolu nemá uvedenou hodinu, program počítá s 9:00. Úkoly bez termínu takto hlídat nelze - Asistent navrhne běžné připomenutí. Limit je 50 aktivních připomenutí.
Pokud chcete dostat e-mail i při zavřené aplikaci, na serveru musí běžet CRON, tedy opakovaná úloha spouštěná hostingem. Pokud CRON nikdy neproběhl, aplikace na to upozorní při nastavování připomenutí. Samostatně si můžete v Profilu zapnout denní souhrn vlastních úkolů na dnešek a po termínu; výchozí čas je 8:00.
Kromě seznamu 12 činností existuje ještě soukromá historie aktivit. Je tu ještě otázka, která se obvykle vrací v pátek: co jsem vlastně za poslední dny udělala? Pokud zapnete soukromou historii aktivit, program ukládá názvy a odkazy na to, co jste vytvořili, upravili a prohlíželi; poslední události uvidíte v Nastavení → Profil → Historie aktivit („Zobrazit poslední události“). Deník neukládá obsah zpráv ani poznámek a záznamy starší než 90 dní se mažou. Tuto historii kromě vás nevidí nikdo, ani administrátor; její shrnutí však putuje ke zvolenému poskytovateli AI, pokud používáte Asistenta. Podrobnosti najdete v textu o historii aktivit a reportu pracovního dne.
Která rozhodnutí nepředávat AI?
Nepředávejte AI rozhodnutí o prioritách ani odpovědnost za správnost informací zasílaných klientovi. Asistent pomáhá pochopit materiál a připravit akci, ale u velmi obecné otázky může najednou načíst jen několik nejvíce odpovídajících prvků.
Pokud má odpověď řešit konkrétní záležitost, označte ji ve „Zdrojích“ místo toho, abyste se ptali na „všechno“. Výsledek také před použitím zkontrolujte. Pokud Asistent potvrdí činnost, kterou ve skutečnosti nevykonal, Task Manager pod odpovědí zobrazí žlutý blok „Oprava“ s popisem skutečného stavu.
Soukromí vlákna neznamená, že dotaz zůstane výhradně na vašem serveru. Obsah dotazu spolu s použitým kontextem putuje ke zvolenému poskytovateli modelu. Než ve firmě zapnete AI, ujasněte si, jaké záležitosti jí tým bude svěřovat; podrobněji to popisuje text co se dostane k poskytovateli AI.
Od čeho začít v malé firmě?
Začněte jedním úkolem, u kterého lze výsledek snadno porovnat s originálem: shrnutím konverzace nebo úpravou vlastní zprávy. Task Manager funguje i bez AI, takže administrátor ji může zapnout zvlášť pro úkoly, chaty a okno Asistenta, místo aby měnil způsob práce celé firmy najednou.
Administrátor má na výběr OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude a xAI Grok. Firma zadá vlastní API klíč a platí poskytovateli modelu bez prostředníka a bez marže Task Manageru. Jak k tomuto nastavení přistoupit, vysvětluje text o vlastním klíči AI ve firmě.
Data aplikace se nacházejí na serveru klienta a licence je trvalá: platíte jednorázově za počet stanovišť, bez předplatného na osobu. Zahrnuje 12 měsíců aktualizací, po kterých je prodloužení volitelné. Pro plán Classic do 20 osob je cena 1 490 zł ve variantě Standard, nebo 3 990 zł ve variantě Pro. Pošta a modul Soubory patří do Pro; AI asistent je dostupný v obou variantách.
Zítra otevřete nejdelší vlákno, které musíte přečíst, a požádejte: „Shrň toto vlákno.“ Porovnejte odpověď se zprávami, než někomu předáte závěry. Pokud pro svůj tým hledáte místo, kde AI pracuje přímo u úkolů, kde jsou data aplikace na vašem serveru a licence neúčtuje poplatek za každou osobu měsíčně, podívejte se na Demo.
Nejčastější dotazy
Platí se za AI v kancelářské práci zvlášť?
Ano - při používání AI v Task Manageru platíte zvolenému poskytovateli modelu za použití vlastního API klíče. Samotný Task Manager funguje i bez AI a k dotazům nepřipočítává žádnou marži.
Může AI sama odeslat e-mail nebo založit úkol?
Ne - e-mail vyžaduje vaše potvrzení a úkol vznikne až po kliknutí na „Uložit“ ve formuláři. Připomenutí také vyžaduje potvrzení tlačítkem „Ano, proveď“.
Uvidí ostatní, na co se ptám AI asistenta v úkolu?
Ne - dotaz a odpověď v soukromém režimu vidí pouze autor. Konverzace v okně AI asistenta jsou soukromé i vůči administrátorovi.
Přečte AI asistent naskenovanou smlouvu v PDF?
Ne - sken PDF bez textové vrstvy nebude přečten, protože program nemá OCR. Zdrojem odpovědi může být PDF obsahující text a dokument DOCX.
Mění režim „Shrnout“ zprávy v chatu?
Ne - režim „Shrnout“ zobrazí zpracovanou verzi pouze na dobu relace. Původní zprávy zůstávají nedotčené.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
