På onsdagen kommer Ola tillbaka från en resa och öppnar chatten ”Överenskommelser med kunden”: där väntar 14 meddelanden från tre dagar. Istället för att läsa om hela konversationen från början frågar hon AI-assistenten om beslut, deadlines och ansvariga personer. AI i kontorsarbete börjar just med ett sådant konkret ärende.
AI i kontorsarbete är meningsfullt där ärendet redan ligger
Det är lättast att börja med uppgifter där du redan har en text till hands: en konversation, en uppgiftsbeskrivning eller en bilaga. I Task Manager frågar du AI-assistenten i samma tråd, istället för att kopiera överenskommelserna till en separat chatt.
Enbart instruktionen ”använd AI” förändrar föga om du måste återskapa sammanhanget inför varje fråga. I en uppgift eller chatt ser assistenten innehållet i den tråd du har tillgång till samt dess bilagor. När du arbetar i AI-assistentens separata fönster kan du med knappen ”Källor” peka ut uppgifter, en chatt, en anteckning, en arbetsyta eller en kalender. Det är du som väljer vilket ärende frågan gäller; assistenten får inte tillgång till andras uppgifter bara för att den känner till deras namn.
Gör ett enkelt test: skriv ner fem saker från den senaste veckan som mest handlade om att läsa, skriva av eller bevaka. Skriv inte ”val av erbjudande till kunden”. Skriv ”sammanställning av tre överenskommelser från samtalet inför valet av erbjudande”. Ett bredare perspektiv för en företagare hittar du i texten AI i företaget utan hajp.
Hur läser man en lång tråd och en bilaga? Fyra uppgifter
Du kan be AI-assistenten om en sammanfattning av konversationen eller använda läget ”Sammanfatta” för att korta varje meddelande för sig. Läget ”Expert” visar punkter som behöver förtydligas, och en fråga om bilagan hjälper dig att hitta rätt avsnitt i dokumentet.
1. Sammanfatta konversationen. På onsdagen klickar Ola på ”AI-assistent” under chatten och skriver: ”Sammanfatta den här tråden”. Hon får överenskommelserna uppdelade i beslut, deadlines och ansvariga personer. Frågan och svaret ser bara hon - vid svaret syns märkningen ”ENDAST FÖR DIG”. Hon kan fortfarande gå tillbaka till de ursprungliga meddelandena om en överenskommelse behöver kontrolleras.
2. Korta meddelanden utan att ersätta dem med en enda sammanfattning. På torsdagen väljer Marek ”Strukturera” och sedan ”Sammanfatta”. Varje meddelande får en version på en eller två meningar. Assistenten bearbetar först de åtta senaste meddelandena; äldre kan du lägga till med knappen ”Strukturera äldre meddelanden (N)”. Detta är en förhandsvisning endast under sessionen, ingen ändring av den sparade konversationen. Under den bearbetade texten syns varningen ”AI kan göra misstag”.
3. Se en fråga som kunde ha undgått dig. På fredagen förbereder sig Marek inför ett samtal om skisser och väljer läget ”Expert”. Vid meddelandena dyker ”Expertanmärkning” upp - ett råd, en risk eller en fråga som behöver förtydligas. Det är inte ett beslut som fattas åt Marek. Det är en anledning för honom att innan samtalet kontrollera om kunden har angett ett kriterium för valet av skiss.
4. Fråga om bilagan. När ett avtal i DOCX ligger i uppgiften kan du be om att få utpekade avsnitt som rör förfallodatum. Assistenten läser också bland annat TXT, CSV, XLSX och PDF med text; ett långt dokument hämtas i delar. Den läser inte en gammal binär DOC-fil eller en PDF-skanning utan textlager, eftersom den saknar OCR, det vill säga textigenkänning från bild. Vid en sådan skanning, be om en fil med text eller klistra in innehållet i frågan.
Hur skriver man med AI och ändå kontrollerar texten? Fyra uppgifter
Du kan förbättra ditt eget meddelande, förbereda ett mejlutkast, översätta ett svar eller sammanställa innehåll till en fil att ladda ner. Varje text kontrollerar du innan den skickas; i Task Manager skickar en ändring i redigeraren inte meddelandet, och ett mejl som förberetts av AI-assistenten kräver din bekräftelse.
5. Förbättra ditt eget meddelande. På tisdagen skriver Kasia tre stycken till teamet om en ändrad deadline och klickar på trollstaven ”Förbättra texten” i redigeraren. Funktionen förbättrar språket samtidigt som stycken, listor och fetstil behålls; den lägger inte till nya fakta. Kasia läser resultatet, och om hon föredrar den ursprungliga formuleringen klickar hon på ”Text förbättrad - klicka för att ångra”. Inget hamnar i konversationen förrän hon själv skickar meddelandet.
6. Förbered ett mejl till kunden. På torsdagen ber Kasia om ett meddelande med deadline för att skicka skisserna. Assistenten visar ett förslag som hon kan läsa och godkänna; den skickar inte mejlet på egen hand. Utskicket sker via din anslutna inkorg i modulen E-post, som endast finns i varianten Pro. Utan en ansluten inkorg informerar assistenten om att den saknas och skickar inget meddelande.
7. Översätt ett svar i dess egen tråd. På fredagen läser Ola ett engelskt meddelande om ”Erbjudande till kund Nord” och ber AI-assistenten om en svensk version. Översättningen visas som ett privat svar vid den konversationen. Om hela erbjudandets innehåll hänger på ett enda ord, kontrollerar Ola det fortfarande i originalet.
8. Sätt ihop innehållet i en fil att ladda ner. I stället för att själv föra över sammanfattningen av uppgiften till ett dokument, be: ”Gör ett Word-dokument med en sammanfattning av den här tråden”. AI-assistenten skriver texten, och Task Manager skapar en DOCX-fil och visar en knapp ”Ladda ner …”. Det finns också PDF, XLSX och CSV; kalkylblad kräver data upplagda i tabellform. Kontrollera namn, siffror och datum innan du skickar filen vidare.
Hur strukturerar man beskrivning och data? Tre åtgärder
AI kan göra om en beskrivning till en checklista, data till en tabell och en mening till ett ifyllt uppgiftsformulär. Du kontrollerar punkterna på listan och siffrorna i tabellen, och rättar fälten i den nya uppgiften innan du klickar på ”Spara”.
9. Gör en checklista av beskrivningen. På måndagen öppnar Magda uppgiften ”Webbplatsprojekt” och ber: ”Gör en checklista att bocka av utifrån uppgiftsbeskrivningen”. AI-assistenten returnerar fem punkter; efter att ha utfört två visar statusraden ”2 av 5 klara”. En lista från en privat konversation med AI-assistenten syns bara för Magda. När den klickbara listan finns i ett vanligt meddelande som är tillgängligt för teamet delas avbockningarna, och man kan se vem som bockat av en punkt. Mer om vad som ska vara en punkt och vad som ska vara en egen uppgift läser du i texten om checklistan i en uppgift.
10. Sätt ihop en tabell av data. På onsdagen frågar ägaren: ”Gör en tabell som jämför kostnaderna för Q1 och Q2”. AI-assistenten kan visa den i sitt svar; om ett kalkylblad ska skapas ber du därefter om Excel eller CSV. Kontrollera först att du har angett rätt källor. Under listan med dem syns en belastningsindikator, och om modellen inte kan ta emot hela den valda kontexten berättar AI-assistenten vad den inte har tagit med.
11. Skapa en ny uppgift från en enda mening. På fredagen skriver Magda i chatten: ”Skapa en uppgift: skicka bilder till Nord-offerten, deadline fredag, tilldela Marek”. AI-assistenten öppnar bara hos henne fönstret ”Lägg till uppgift” med ifyllda fält, inklusive arbetsytan för den aktuella tråden och förfallodatum omräknat till ett datum. Magda kan korrigera formuläret. Uppgiften skapas först när hon klickar på ”Spara”; om fönstret stängs skapas ingenting.
Bevakning: en påminnelse som följer förfallodatumet
En påminnelse kan vara kopplad till uppgiftens förfallodatum, inte bara till ett datum som skrivits in en gång. När du ändrar förfallodatumet för en uppgift i Task Manager flyttas den påminnelse som är kopplad till den med samma ändring.
12. Koppla en påminnelse till en uppgift. På tisdagen skriver Ola: ”Påminn mig om den här uppgiften dagen före deadline”. Åtgärden sparas först efter att hon klickat på ”Ja, utför” i bekräftelsefönstret. Vid den angivna tidpunkten får hon en avisering i appen; om uppgiftens förfallodatum saknar klockslag använder programmet 9:00. Uppgifter utan förfallodatum går inte att bevaka på det här sättet - AI-assistenten föreslår då en vanlig påminnelse. Gränsen är 50 aktiva påminnelser.
Om du vill få ett e-postmeddelande medan appen är stängd måste en CRON-tjänst köras på servern, det vill säga en återkommande uppgift som startas av hostingen. Om CRON aldrig har startat varnar appen för det när du ställer in en påminnelse. Separat kan du i Profilen aktivera en daglig sammanfattning av dina egna uppgifter för idag och försenade uppgifter; standardtiden är 8:00.
Utöver listan med 12 åtgärder finns även den privata aktivitetshistoriken. Det finns en fråga som brukar dyka upp, oftast på fredagar: vad har jag egentligen gjort de senaste dagarna? Om du aktiverar den privata aktivitetshistoriken sparar programmet titlar och länkar till det du har skapat, ändrat och tittat på; de senaste händelserna ser du under Inställningar → Profil → Aktivitetshistorik (”Visa senaste händelser”). Loggen sparar inte innehållet i meddelanden eller anteckningar, och poster äldre än 90 dagar raderas. Ingen förutom du, inte ens administratören, ser den här historiken; en sammanfattning av den skickas dock till den konfigurerade AI-leverantören när du använder AI-assistenten. Detaljer hittar du i texten om aktivitetshistorik och rapport om arbetsdagen.
Vilka beslut bör man inte lämna till AI?
Lämna inte över beslut om prioriteringar eller ansvaret för att informationen som skickas till kunden är korrekt till AI. AI-assistenten hjälper till att tolka material och förbereda en åtgärd, men vid en mycket bred fråga kan den bara hämta ett fåtal mest relevanta delar åt gången.
När svaret ska gälla en konkret sak, ange den i ”Källor” i stället för att fråga om ”allt”. Kontrollera också resultatet innan du använder det. Om AI-assistenten bekräftar en åtgärd som den faktiskt inte har utfört visar Task Manager en gul ruta med ”Rättelse” under svaret, med en beskrivning av det verkliga läget.
Att en tråd är privat innebär inte att frågan stannar enbart på din egen server. Innehållet i frågan, tillsammans med den använda kontexten, skickas till den valda modell-leverantören. Innan du aktiverar AI i företaget, bestäm vilka ärenden teamet ska anförtro den; det beskrivs mer ingående i texten vad som skickas till AI-leverantören.
Var ska ett litet företag börja?
Börja med en enda uppgift där resultatet lätt går att jämföra med originalet: en sammanfattning av ett samtal eller en förbättring av ditt eget meddelande. Task Manager fungerar också utan AI, så administratören kan aktivera den separat för uppgifter, chattar och AI-assistentens fönster, i stället för att ändra hela företagets arbetssätt på en gång.
Administratören kan välja mellan OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude och xAI Grok. Företaget anger sin egen API-nyckel och betalar modell-leverantören direkt, utan mellanhand eller marginal från Task Manager. Hur man går till väga med den här konfigurationen förklaras i texten om din egen AI-nyckel i företaget.
Applikationens data finns på kundens egen server, och licensen är permanent: du betalar en engångssumma för antalet platser, utan abonnemang per person. Den omfattar 12 månaders uppdateringar, varefter förnyelse är valfri. För planen Classic för upp till 20 personer är priset 1 490 zł i varianten Standard eller 3 990 zł i Pro. E-post och modulen Filer ingår i Pro; AI-assistenten finns tillgänglig i båda varianterna.
Öppna imorgon den längsta tråden du måste läsa igenom och be: ”Sammanfatta den här tråden”. Jämför svaret med meddelandena innan du för vidare slutsatserna till någon. Om du söker en plats för teamet där AI arbetar med uppgifterna, där applikationens data finns på din egen server och licensen inte debiterar en avgift per person varje månad, se Demo.
Vanliga frågor
Måste man betala separat för AI i kontorsarbete?
Ja - när du använder AI i Task Manager betalar du vald modellsleverantör för användningen av din egen API-nyckel. Task Manager fungerar också utan AI och tar ingen marginal på förfrågningarna.
Kan AI skicka ett mejl eller skapa en uppgift på egen hand?
Nej - ett mejl kräver din bekräftelse, och en uppgift skapas först efter att du klickat på ”Spara” i formuläret. En påminnelse kräver också att du godkänner den med knappen ”Ja, utför”.
Kan andra se vad jag frågar AI-assistenten om i en uppgift?
Nej - frågan och svaret i privat läge ses enbart av den som skrev frågan. Konversationer i AI-assistentens fönster är privata även gentemot administratören.
Kan AI-assistenten läsa ett inskannat avtal i PDF?
Nej - en PDF-skanning utan textlager kan inte läsas, eftersom programmet saknar OCR. En PDF med text samt ett DOCX-dokument kan däremot vara källa till svaret.
Ändrar läget ”Sammanfatta” meddelandena i chatten?
Nej - läget ”Sammanfatta” visar en bearbetad version endast under sessionen. De ursprungliga meddelandena förblir orörda.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
