El miércoles Ola vuelve de un viaje y abre el chat «Acuerdos con el cliente»: la esperan 14 mensajes de tres días. En lugar de reconstruir la conversación desde el principio, le pregunta al Asistente de IA por las decisiones, los plazos y los responsables. La IA en el trabajo de oficina empieza por un asunto tan concreto como este.
La IA en el trabajo de oficina tiene sentido donde está el asunto
Lo más fácil es empezar por las tareas en las que ya tienes el texto a mano: una conversación, la descripción de una tarea o un adjunto. En Task Manager le preguntas al Asistente de IA en el mismo hilo, en lugar de copiar los acuerdos a un chat aparte.
La simple orden de «usar la IA» cambia poco si antes de cada pregunta tienes que reconstruir el contexto. En una tarea o un chat, el Asistente ve el contenido del hilo al que tienes acceso y sus adjuntos. Cuando trabajas en la ventana aparte del Asistente de IA, con el botón «Fuentes» puedes indicar tareas, un chat, una nota, un Espacio de trabajo o el calendario. Eres tú quien elige sobre qué asunto preguntas; el Asistente no obtiene acceso a tareas ajenas solo porque conozca sus nombres.
Haz una prueba sencilla: anota cinco tareas de la última semana que consistieran sobre todo en leer, copiar o hacer seguimiento. No escribas «elegir la oferta para el cliente». Escribe «reunir tres acuerdos de la conversación antes de elegir la oferta». Encontrarás una perspectiva más amplia para el propietario de la empresa en el texto La IA en la empresa sin hype.
¿Cómo leer un hilo largo y un adjunto? Cuatro tareas
Puedes pedirle al Asistente de IA un resumen de la conversación o usar el modo «Resumir» para acortar cada mensaje por separado. El modo «Experto» mostrará los puntos a aclarar, y una pregunta sobre el adjunto te ayudará a encontrar un fragmento del documento.
1. Resume la conversación. El miércoles Ola hace clic en «Asistente de IA» debajo del chat y escribe: «Resume este hilo». Recibe los acuerdos divididos en decisiones, plazos y personas responsables. La pregunta y la respuesta las ve solo ella - junto a la respuesta aparece la etiqueta «SOLO PARA TI». Aun así, puede consultar los mensajes originales cuando un acuerdo necesita verificación.
2. Acorta los mensajes sin sustituirlos por un único resumen. El jueves Marek elige «Organizar» y después «Resumir». Cada mensaje recibe una versión de una o dos frases. El Asistente procesa primero los ocho mensajes más recientes; los más antiguos puedes añadirlos con el botón «Organizar mensajes antiguos (N)». Es una vista previa para la sesión, no un cambio en la conversación guardada. Bajo el texto procesado aparece el aviso «La IA puede cometer errores».
3. Mira la pregunta que podría habérsete pasado. Marek se prepara el viernes para una reunión sobre las maquetas y elige el modo «Experto». Junto a los mensajes aparece un «Aviso del experto» - un consejo, un riesgo o un punto a aclarar. No es una decisión tomada por Marek. Es un motivo para que, antes de la reunión, compruebe si el cliente ha definido el criterio para elegir la maqueta.
4. Pregunta sobre el adjunto. Cuando en una tarea hay un contrato en DOCX, puedes pedir que se señalen los fragmentos relativos al plazo. El Asistente también lee, entre otros formatos, TXT, CSV, XLSX y PDF con texto; un documento largo lo descarga por partes. No podrá leer un DOC binario antiguo ni un PDF escaneado sin capa de texto, porque no tiene OCR, es decir, reconocimiento de texto a partir de imágenes. Ante ese tipo de escaneo, pide un archivo con texto o pega el contenido en la pregunta.
¿Cómo escribir con la IA y seguir revisando el texto? Cuatro tareas
Puedes corregir tu propio mensaje, preparar el borrador de un correo, traducir una respuesta o convertir un texto en un archivo descargable. Cada texto lo revisas antes de enviarlo; en Task Manager la corrección en el editor no envía el mensaje, y el correo preparado por el Asistente de IA requiere tu confirmación.
5. Corrige tu propio mensaje. El martes Kasia escribe al equipo tres párrafos sobre el cambio de fecha y hace clic en la varita «Embellecer texto» del editor. La función mejora el lenguaje, manteniendo párrafos, listas y negritas; no añade hechos nuevos. Kasia lee el resultado y, si prefiere la redacción original, hace clic en «Texto embellecido - haz clic para deshacer». Nada llega a la conversación hasta que ella misma envía el mensaje.
6. Prepara un correo para el cliente. El jueves Kasia pide un mensaje con la fecha de envío de las maquetas. El Asistente muestra una propuesta que ella puede leer y confirmar; el correo no se envía solo. El envío usa tu buzón conectado en el módulo Correo, disponible únicamente en la variante Pro. Sin un buzón conectado, el Asistente informará de su ausencia y no enviará el mensaje.
7. Traduce la respuesta en su propio hilo. El viernes Ola lee un mensaje en inglés sobre la «Oferta para el cliente Nord» y le pide al Asistente de IA la versión en español. La traducción aparece como respuesta privada junto a esa conversación. Si el contenido de la oferta depende de una sola palabra, Ola la comprueba también en el original.
8. Convierte el contenido en un archivo descargable. En lugar de trasladar el resumen de la tarea a un documento, pide: «Prepárame un Word con el resumen de este hilo». El asistente redacta el texto y Task Manager genera el archivo DOCX y muestra el botón «Descargar …». También están disponibles PDF, XLSX y CSV; las hojas de cálculo requieren datos organizados en tabla. Antes de enviar el archivo, comprueba nombres, cifras y fechas.
¿Cómo organizar la descripción y los datos? Tres acciones
La IA puede convertir una descripción en una lista de comprobación, unos datos en una tabla y una frase en un formulario de tarea ya rellenado. Tú revisas los puntos de la lista y las cifras de la tabla, y corriges los campos de la nueva tarea antes de hacer clic en «Guardar».
9. Crea una lista de comprobación a partir de la descripción. El lunes Magda abre la tarea «Proyecto de la página web» y pide: «Convierte la descripción de la tarea en una lista de comprobación marcable». El asistente devuelve cinco puntos; tras completar dos, la barra muestra «2 de 5 hechos». La lista de una conversación privada con el Asistente solo es visible para Magda. Cuando la lista marcable se encuentra en un mensaje normal accesible para el equipo, las marcas son compartidas y se puede comprobar quién ha marcado cada punto. Más sobre qué debe ser un punto y qué debe ser una tarea aparte lo encontrarás en el texto sobre la lista de comprobación en la tarea.
10. Organiza una tabla a partir de datos. El miércoles el propietario pregunta: «Haz una tabla comparando los costes del Q1 y el Q2». El asistente puede mostrarla en la respuesta; si debe generarse una hoja de cálculo, a continuación pides Excel o CSV. Pero primero comprueba si has indicado las fuentes correctas. Debajo de su lista se ve una barra de ocupación, y si el modelo no acepta todo el contexto seleccionado, el Asistente te dirá qué no ha incluido.
11. Prepara una tarea nueva a partir de una frase. El viernes Magda pide en el chat: «Crea una tarea: enviar las fotos para la oferta de Nord, fecha límite el viernes, asígnasela a Marek». El Asistente abre, solo en su pantalla, la ventana «Añadir tarea» con los campos ya rellenados, incluido el Espacio de trabajo del hilo actual y la fecha límite calculada. Magda puede corregir el formulario. La tarea se crea solo al hacer clic en «Guardar»; cerrar la ventana no crea nada.
Seguimiento: un recordatorio que sigue a la fecha límite
Un recordatorio puede estar vinculado a la fecha límite de una tarea, y no solo a una fecha fija introducida una vez. Si cambias la fecha límite de la tarea en Task Manager, el recordatorio asociado se desplazará junto con ella.
12. Vincula un recordatorio a una tarea. El martes Ola escribe: «Recuérdame esta tarea un día antes de la fecha límite». El guardado solo se produce al hacer clic en «Sí, hazlo» en la ventana de confirmación. A la hora indicada recibirá una notificación en la aplicación; si la fecha límite de la tarea no tiene hora, el programa asume las 9:00. Las tareas sin fecha límite no se pueden gestionar así: el Asistente propondrá un recordatorio normal. El límite es de 50 recordatorios activos.
Si quieres recibir un correo con la aplicación cerrada, en el servidor debe funcionar CRON, es decir, una tarea periódica ejecutada por el alojamiento. Si el CRON nunca se ha iniciado, la aplicación avisa de ello al configurar un recordatorio. Por separado, puedes activar en el Perfil un resumen diario de tus propias tareas para hoy y vencidas; la hora predeterminada es las 8:00.
Además de la lista de 12 acciones, existe también el historial de actividad privado. Hay una pregunta que suele volver los viernes: ¿qué he hecho realmente estos últimos días? Si activas el historial de actividad privado, el programa guarda los títulos y enlaces de lo que has creado, modificado y consultado; los eventos más recientes puedes verlos en Configuración → Perfil → Historial de actividad («Mostrar eventos recientes»). El registro no guarda el contenido de los mensajes ni de las notas, y las entradas con más de 90 días se eliminan. Nadie más que tú, ni siquiera el administrador, ve este historial; sin embargo, su resumen llega al proveedor de IA configurado cuando usas el Asistente. Encontrarás los detalles en el texto sobre el historial de actividad y el informe del día de trabajo.
¿Qué decisiones no delegar a la IA?
No delegues en la IA las decisiones sobre prioridades ni la responsabilidad de la exactitud de la información enviada al cliente. El Asistente ayuda a interpretar el material y preparar una acción, pero ante una pregunta muy amplia puede tomar solo unos pocos elementos, los más relevantes, a la vez.
Cuando la respuesta deba tratar un asunto concreto, indícalo en «Fuentes» en lugar de preguntar por «todo». Revisa también el resultado antes de usarlo. Si el Asistente confirma una acción que en realidad no ha realizado, Task Manager mostrará debajo de la respuesta un bloque amarillo de «Rectificación» con la descripción del estado real.
La privacidad del hilo no significa que la consulta permanezca únicamente en tu servidor. El contenido de la pregunta, junto con el contexto utilizado, llega al proveedor del modelo elegido. Antes de activar la IA en la empresa, decide qué asuntos confiará el equipo a la IA; esto se explica con más detalle en el texto qué llega al proveedor de IA.
¿Por dónde empezar en una empresa pequeña?
Empieza por una sola tarea en la que el resultado sea fácil de comparar con el original: resumir una conversación o corregir tu propio mensaje. Task Manager también funciona sin IA, así que el administrador puede activarla por separado para las tareas, los chats y la ventana del Asistente, en lugar de cambiar de golpe la forma de trabajar de toda la empresa.
El administrador puede elegir entre OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude y xAI Grok. La empresa aporta su propia clave API y paga directamente al proveedor del modelo, sin intermediarios ni margen de Task Manager. Cómo abordar esta configuración lo explica el texto sobre tu propia clave de IA en la empresa.
Los datos de la aplicación se encuentran en el servidor del cliente, y la licencia es perpetua: pagas una sola vez por el número de puestos, sin suscripción por persona. Incluye 12 meses de actualizaciones, tras los cuales la renovación es opcional. Para el plan Classic de hasta 20 personas, el precio es de 1.490 PLN en la variante Standard o 3.990 PLN en Pro. El Correo y el módulo Archivos pertenecen a Pro; el Asistente de IA está disponible en ambas variantes.
Mañana abre el hilo más largo que tengas que leer y pide: «Resume este hilo». Compara la respuesta con los mensajes antes de transmitirle a alguien las conclusiones. Si buscas para tu equipo un lugar donde la IA trabaje con las tareas, con los datos de la aplicación en tu propio servidor y una licencia que no cobra una cuota mensual por persona, consulta la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Hay que pagar aparte por la IA en el trabajo de oficina?
Sí - al usar la IA en Task Manager, pagas al proveedor del modelo que elijas por el uso de tu propia clave API. El propio Task Manager también funciona sin IA y no añade ningún margen a las consultas.
¿Puede la IA enviar un correo o crear una tarea por sí sola?
No - el correo requiere tu confirmación, y la tarea se crea solo después de hacer clic en «Guardar» en el formulario. El recordatorio también requiere confirmación con el botón «Sí, hazlo».
¿Verán otros lo que le pregunto al Asistente de IA en una tarea?
No - la pregunta y la respuesta en modo privado las ve únicamente el autor. Las conversaciones en la ventana del Asistente de IA son privadas incluso para el administrador.
¿Leerá el Asistente de IA un contrato escaneado en PDF?
No - un PDF escaneado sin capa de texto no se puede leer, porque el programa no tiene OCR. Un PDF con texto y un documento DOCX sí pueden ser fuente de la respuesta.
¿El modo «Resumir» cambia los mensajes del chat?
No - el modo «Resumir» muestra una versión procesada solo durante la sesión. Los mensajes originales quedan intactos.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
