Am Mittwoch kehrt Ola von einer Reise zurück und öffnet den Chat „Absprachen mit dem Kunden“: Dort warten 14 Nachrichten aus drei Tagen auf sie. Statt das Gespräch von Anfang an nachzuvollziehen, fragt sie den KI-Assistenten nach Entscheidungen, Terminen und Verantwortlichen. KI im Büroalltag beginnt genau bei so einer konkreten Angelegenheit.
KI im Büroalltag ergibt dort Sinn, wo die Sache gerade liegt
Am einfachsten beginnt man bei Aufgaben, bei denen Sie bereits einen Text zur Hand haben: ein Gespräch, eine Aufgabenbeschreibung oder einen Anhang. In Task Manager fragen Sie den KI-Assistenten im selben Thread, statt die Absprachen in einen separaten Chat zu kopieren.
Die bloße Anweisung „nutzt KI“ ändert wenig, wenn Sie vor jeder Frage den Kontext neu aufbauen müssen. In einer Aufgabe oder einem Chat sieht der Assistent den Inhalt des Ihnen zugänglichen Threads und dessen Anhänge. Wenn Sie im separaten Fenster des KI-Assistenten arbeiten, können Sie über die Schaltfläche „Quellen“ Aufgaben, einen Chat, eine Notiz, einen Arbeitsbereich oder den Kalender angeben. Sie bestimmen, zu welcher Angelegenheit Sie fragen; der Assistent erhält keinen Zugriff auf fremde Aufgaben, nur weil er deren Namen kennt.
Machen Sie einen einfachen Test: Notieren Sie fünf Tätigkeiten aus der letzten Woche, die hauptsächlich im Lesen, Abschreiben oder Überwachen bestanden. Schreiben Sie nicht „Angebotswahl für den Kunden“. Schreiben Sie „Zusammenstellung von drei Absprachen aus dem Gespräch vor der Angebotswahl“. Eine breitere Perspektive für Unternehmensinhaber finden Sie im Text KI im Unternehmen ohne Hype.
Wie liest man einen langen Thread und einen Anhang? Vier Aufgaben
Sie können den KI-Assistenten um eine Zusammenfassung des Gesprächs bitten oder den Modus „Zusammenfassen“ nutzen, um jede Nachricht einzeln zu kürzen. Der Modus „Experte“ zeigt Punkte, die geklärt werden sollten, und eine Frage zum Anhang hilft, eine bestimmte Textstelle im Dokument zu finden.
1. Fassen Sie das Gespräch zusammen. Ola klickt am Mittwoch unter dem Chat auf „KI-Assistent“ und schreibt: „Fasse diesen Thread zusammen“. Sie erhält die Absprachen, gegliedert nach Entscheidungen, Terminen und Verantwortlichen. Frage und Antwort sieht nur sie - bei der Antwort steht das Abzeichen „NUR FÜR SIE“. Sie kann weiterhin in die Originalnachrichten schauen, wenn eine Absprache überprüft werden muss.
2. Kürzen Sie Nachrichten, ohne sie durch eine einzige Zusammenfassung zu ersetzen. Am Donnerstag wählt Marek „Strukturieren“ und dann „Zusammenfassen“. Jede Nachricht erhält eine Version in ein oder zwei Sätzen. Der Assistent verarbeitet zunächst die acht neuesten Nachrichten; ältere können Sie über die Schaltfläche „Ältere Nachrichten strukturieren (N)“ hinzufügen. Dies ist nur eine Vorschau für die Dauer der Sitzung, keine Änderung des gespeicherten Gesprächs. Unter dem verarbeiteten Text steht der Hinweis „KI kann Fehler machen“.
3. Sehen Sie eine Frage, die Ihnen vielleicht entgangen ist. Marek bereitet sich am Freitag auf ein Gespräch über die Mockups vor und wählt den Modus „Experte“. Bei den Nachrichten erscheint ein „Expertenhinweis“ - ein Ratschlag, ein Risiko oder ein Punkt, der geklärt werden sollte. Das ist keine Entscheidung anstelle von Marek. Es ist ein Grund, vor dem Gespräch zu prüfen, ob der Kunde ein Kriterium für die Wahl des Mockups festgelegt hat.
4. Fragen Sie nach einem Anhang. Liegt in der Aufgabe ein Vertrag im DOCX-Format vor, können Sie um Hinweise auf die Abschnitte bitten, die den Termin betreffen. Der Assistent liest unter anderem auch TXT, CSV, XLSX und PDF mit Text; lange Dokumente lädt er in Teilen. Ein altes binäres DOC-Format oder einen PDF-Scan ohne Textebene kann er nicht lesen, da er keine OCR besitzt, also keine Texterkennung aus Bildern. Bitten Sie bei einem solchen Scan um eine Datei mit Text oder fügen Sie den Inhalt direkt in die Frage ein.
Wie schreibt man mit KI und prüft den Text trotzdem weiterhin? Vier Aufgaben
Sie können Ihre eigene Nachricht verbessern, einen E-Mail-Entwurf vorbereiten, eine Antwort übersetzen oder einen Inhalt zu einer herunterladbaren Datei zusammenstellen. Jeden Text prüfen Sie vor dem Versand; in Task Manager löst eine Korrektur im Editor keinen Versand der Nachricht aus, und eine vom KI-Assistenten vorbereitete E-Mail erfordert Ihre Bestätigung.
5. Verbessern Sie Ihre eigene Nachricht. Am Dienstag schreibt Kasia dem Team drei Absätze über eine Terminänderung und klickt im Editor auf den Zauberstab „Text verbessern“. Die Funktion verbessert die Sprache und behält Absätze, Listen und Fettungen bei; sie fügt keine neuen Fakten hinzu. Kasia liest das Ergebnis, und wenn sie die ursprüngliche Formulierung bevorzugt, klickt sie auf „Text verbessert - klicken, um rückgängig zu machen“. Nichts gelangt in das Gespräch, solange sie die Nachricht nicht selbst sendet.
6. Bereiten Sie eine E-Mail an den Kunden vor. Am Donnerstag bittet Kasia um eine Nachricht mit dem Termin für die Übersendung der Mockups. Der Assistent zeigt einen Vorschlag, den sie lesen und bestätigen kann; die E-Mail selbst verschickt er nicht. Der Versand erfolgt über Ihr angebundenes Postfach im Modul E-Mail, das ausschließlich in der Variante Pro verfügbar ist. Ohne angebundenes Postfach informiert der Assistent über dessen Fehlen und verschickt keine Nachricht.
7. Übersetzen Sie eine Antwort in ihrem eigenen Thread. Am Freitag liest Ola eine englische Nachricht zum „Angebot für den Kunden Nord“ und bittet den KI-Assistenten um eine deutsche Fassung. Die Übersetzung erscheint als private Antwort direkt bei diesem Gespräch. Hängt der Inhalt des Angebots von einem einzigen Wort ab, prüft Ola dieses zusätzlich im Original.
8. Inhalt in eine herunterladbare Datei packen. Statt die Zusammenfassung der Aufgabe manuell in ein Dokument zu übertragen, bitten Sie: „Erstelle ein Word-Dokument mit der Zusammenfassung dieses Threads“. Der Assistent schreibt den Text, und Task Manager erstellt die DOCX-Datei und zeigt eine Schaltfläche „Herunterladen …“ an. Verfügbar sind auch PDF, XLSX und CSV; Tabellenblätter benötigen Daten, die bereits in Tabellenform vorliegen. Prüfen Sie vor dem Versenden der Datei Namen, Zahlen und Fristen.
Wie ordnet man Beschreibung und Daten? Drei Tätigkeiten
Die KI kann eine Beschreibung in eine Checkliste, Daten in eine Tabelle und einen Satz in ein ausgefülltes Aufgabenformular verwandeln. Sie prüfen die Listenpunkte und die Zahlen in der Tabelle und korrigieren die Felder der neuen Aufgabe, bevor Sie auf „Speichern“ klicken.
9. Eine Checkliste aus der Beschreibung erstellen. Am Montag öffnet Magda die Aufgabe „Website-Projekt“ und bittet: „Erstelle aus der Aufgabenbeschreibung eine Checkliste zum Abhaken“. Der Assistent liefert fünf Punkte; nachdem zwei erledigt sind, zeigt die Leiste „2 von 5 erledigt“ an. Eine Liste aus einem privaten Gespräch mit dem Assistenten ist nur für Magda sichtbar. Befindet sich die anklickbare Liste jedoch in einer normalen, für das Team zugänglichen Nachricht, sind die Markierungen gemeinsam, und man kann nachvollziehen, wer welchen Punkt abgehakt hat. Mehr dazu, was ein Punkt und was eine eigene Aufgabe sein sollte, lesen Sie im Beitrag über die Checkliste in der Aufgabe.
10. Eine Tabelle aus Daten erstellen. Am Mittwoch fragt der Inhaber: „Erstelle eine Tabelle, die die Kosten von Q1 und Q2 vergleicht“. Der Assistent kann sie direkt in der Antwort anzeigen; soll daraus ein Tabellenblatt entstehen, bitten Sie anschließend um Excel oder CSV. Prüfen Sie aber zunächst, ob Sie die richtigen Quellen ausgewählt haben. Unter deren Liste sehen Sie eine Auslastungsanzeige, und wenn das Modell nicht den gesamten ausgewählten Kontext aufnehmen kann, teilt Ihnen der Assistent mit, was nicht berücksichtigt wurde.
11. Eine neue Aufgabe aus einem einzigen Satz erstellen. Am Freitag bittet Magda im Chat: „Lege eine Aufgabe an: Fotos für das Angebot Nord nachreichen, Fälligkeitsdatum Freitag, Marek zuweisen“. Der Assistent öffnet nur bei ihr das Fenster „Aufgabe hinzufügen“ mit ausgefüllten Feldern, einschließlich des Arbeitsbereichs des aktuellen Threads und des in ein Datum umgerechneten Fälligkeitsdatums. Magda kann das Formular korrigieren. Die Aufgabe entsteht erst nach einem Klick auf „Speichern“; das Schließen des Fensters erstellt nichts.
Im Blick behalten: eine Erinnerung, die dem Fälligkeitsdatum folgt
Eine Erinnerung kann mit dem Fälligkeitsdatum einer Aufgabe verknüpft sein, statt nur mit einem einmal eingetragenen Datum. Wenn Sie das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe in Task Manager ändern, verschiebt sich die daran geknüpfte Erinnerung mit.
12. Eine Erinnerung an eine Aufgabe knüpfen. Am Dienstag schreibt Ola: „Erinnere mich an diese Aufgabe einen Tag vor dem Fälligkeitsdatum“. Die Speicherung erfolgt erst nach einem Klick auf „Ja, ausführen“ im Bestätigungsfenster. Zur festgelegten Zeit erhält sie eine Benachrichtigung in der App; hat das Fälligkeitsdatum der Aufgabe keine Uhrzeit, nimmt das Programm 9:00 Uhr an. Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum lassen sich auf diese Weise nicht überwachen - der Assistent schlägt dann eine gewöhnliche Erinnerung vor. Das Limit liegt bei 50 aktiven Erinnerungen.
Wenn Sie bei geschlossener Anwendung eine E-Mail erhalten möchten, muss auf dem Server ein CRON laufen, also eine vom Hosting ausgeführte wiederkehrende Aufgabe. Ist der CRON nie gestartet, warnt die Anwendung beim Einrichten einer Erinnerung davor. Separat können Sie im Profil eine tägliche Übersicht Ihrer eigenen fälligen und überfälligen Aufgaben aktivieren; die Standardzeit ist 8:00 Uhr.
Neben der Liste der 12 Tätigkeiten gibt es noch den privaten Aktivitätsverlauf. Und es gibt eine Frage, die meist freitags wiederkehrt: Was habe ich in den letzten Tagen eigentlich geschafft? Wenn Sie den privaten Aktivitätsverlauf aktivieren, speichert das Programm Titel und Links zu dem, was Sie erstellt, geändert und angesehen haben; die letzten Ereignisse sehen Sie unter Einstellungen → Profil → Aktivitätsverlauf („Letzte Ereignisse anzeigen“). Das Protokoll speichert weder Nachrichteninhalte noch Notizen, und Einträge, die älter als 90 Tage sind, werden gelöscht. Niemand außer Ihnen, auch kein Administrator, sieht diesen Verlauf; eine Zusammenfassung davon geht jedoch an den konfigurierten KI-Anbieter, wenn Sie den Assistenten nutzen. Details finden Sie im Beitrag über Aktivitätsverlauf und den Tagesbericht.
Welche Entscheidungen Sie nicht der KI überlassen sollten
Überlassen Sie der KI nicht die Entscheidung über Prioritäten oder die Verantwortung für die Richtigkeit von Informationen, die an Kunden gesendet werden. Der Assistent hilft dabei, Material zu erfassen und eine Handlung vorzubereiten, kann bei einer sehr breit gefassten Frage jedoch nur einige der am besten passenden Elemente gleichzeitig abrufen.
Soll sich die Antwort auf eine konkrete Angelegenheit beziehen, geben Sie diese bei „Quellen“ an, statt nach „allem“ zu fragen. Prüfen Sie das Ergebnis auch vor der Verwendung. Bestätigt der Assistent eine Handlung, die er tatsächlich nicht ausgeführt hat, zeigt Task Manager unter der Antwort einen gelben Block „Richtigstellung“ mit einer Beschreibung des tatsächlichen Stands an.
Die Privatheit eines Threads bedeutet nicht, dass die Anfrage ausschließlich auf Ihrem Server bleibt. Der Inhalt der Anfrage sowie der verwendete Kontext gehen an den gewählten Modellanbieter. Legen Sie vor der Einführung der KI im Unternehmen fest, welche Angelegenheiten das Team ihr anvertrauen wird; genauer beschreibt dies der Beitrag was an den KI-Anbieter übermittelt wird.
Womit anfangen in einem kleinen Unternehmen?
Beginnen Sie mit einer einzigen Aufgabe, bei der sich das Ergebnis leicht mit dem Original vergleichen lässt: einer Gesprächszusammenfassung oder der Korrektur einer eigenen Nachricht. Task Manager funktioniert auch ohne KI, sodass der Administrator sie separat für Aufgaben, Chats und das Assistenten-Fenster aktivieren kann, statt die Arbeitsweise des gesamten Unternehmens auf einmal zu ändern.
Der Administrator kann zwischen OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude und xAI Grok wählen. Das Unternehmen stellt einen eigenen API-Schlüssel bereit und zahlt den Modellanbieter direkt, ohne Vermittler und ohne Aufschlag durch Task Manager. Wie man diese Konfiguration angeht, erklärt der Beitrag über Ihr Modell, Ihr API-Schlüssel im Unternehmen.
Die Anwendungsdaten liegen auf dem Server des Kunden, und die Lizenz ist eine Dauerlizenz: Sie zahlen einmalig für die Anzahl der Plätze, ohne Abo pro Person. Enthalten sind 12 Monate Updates, danach ist eine Verlängerung optional. Für den Plan Classic bis 20 Personen beträgt der Preis 1.490 PLN in der Variante Standard beziehungsweise 3.990 PLN in Pro. E-Mail und das Modul Dateien gehören zu Pro; der KI-Assistent ist in beiden Varianten verfügbar.
Öffnen Sie morgen den längsten Thread, den Sie lesen müssen, und bitten Sie: „Fasse diesen Thread zusammen“. Vergleichen Sie die Antwort mit den Nachrichten, bevor Sie jemandem die Ergebnisse mitteilen. Wenn Sie für Ihr Team einen Ort suchen, an dem die KI direkt an Aufgaben arbeitet, die Anwendungsdaten auf Ihrem Server liegen und die Lizenz keine monatliche Gebühr pro Person berechnet, schauen Sie sich die Demo an.
Häufig gestellte Fragen
Muss man für KI im Büroalltag separat bezahlen?
Ja - wenn Sie KI in Task Manager nutzen, zahlen Sie dem von Ihnen gewählten Modellanbieter für die Nutzung Ihres eigenen API-Schlüssels. Task Manager selbst funktioniert auch ohne KI und erhebt keinen Aufschlag auf Anfragen.
Kann die KI selbstständig eine E-Mail versenden oder eine Aufgabe anlegen?
Nein - eine E-Mail erfordert Ihre Bestätigung, und eine Aufgabe entsteht erst, nachdem Sie im Formular auf „Speichern“ geklickt haben. Auch eine Erinnerung muss über die Schaltfläche „Ja, ausführen“ bestätigt werden.
Sehen andere, was ich den KI-Assistenten in einer Aufgabe frage?
Nein - Frage und Antwort im privaten Modus sieht ausschließlich der Verfasser. Gespräche im Fenster des KI-Assistenten sind auch gegenüber dem Administrator privat.
Liest der KI-Assistent einen eingescannten Vertrag im PDF-Format?
Nein - ein PDF-Scan ohne Textebene kann nicht gelesen werden, da das Programm keine OCR-Funktion besitzt. Ein PDF mit Text sowie ein DOCX-Dokument können als Quelle für Antworten dienen.
Verändert der Modus „Zusammenfassen“ die Nachrichten im Chat?
Nein - der Modus „Zusammenfassen“ zeigt eine verarbeitete Version nur für die Dauer der Sitzung an. Die Originalnachrichten bleiben unverändert.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
