Mercoledì Ola torna da un viaggio e apre la chat "Accordi con il cliente": l'aspettano 14 messaggi di tre giorni. Invece di ricostruire la conversazione dall'inizio, chiede all'Assistente AI quali decisioni, scadenze e responsabili siano emersi. L'AI nel lavoro d'ufficio comincia proprio da una pratica concreta come questa.
L'AI nel lavoro d'ufficio ha senso dove si trova la pratica
È più facile iniziare dalle attività per cui hai già a portata di mano un testo: una conversazione, la descrizione di un'attività o un allegato. In Task Manager poni la domanda all'Assistente AI nella stessa discussione, invece di copiare gli accordi in una chat separata.
Il semplice ordine "usa l'AI" cambia poco se prima di ogni domanda devi ricostruire il contesto. In un'attività o in una chat, l'Assistente vede il contenuto della discussione a cui hai accesso e i suoi allegati. Quando lavori nella finestra separata dell'Assistente AI, con il pulsante "Fonti" puoi indicare attività, chat, nota, Spazio di lavoro o calendario. Sei tu a scegliere di quale pratica si tratta; l'Assistente non ottiene accesso alle attività altrui solo perché ne conosce i nomi.
Fai una semplice prova: elenca cinque attività dell'ultima settimana che consistevano principalmente nel leggere, ricopiare o controllare. Non scrivere "scelta dell'offerta per il cliente". Scrivi "raccolta di tre accordi dalla conversazione prima della scelta dell'offerta". Una prospettiva più ampia per il titolare dell'azienda la trovi nel testo L'AI in azienda senza hype.
Come leggere una lunga discussione e un allegato? Quattro attività
Puoi chiedere all'Assistente AI un riassunto della conversazione oppure usare la modalità "Riassumi" per accorciare ogni messaggio singolarmente. La modalità "Esperto" mostrerà i punti da chiarire, mentre una domanda sull'allegato ti aiuterà a trovare un frammento del documento.
1. Riassumi la conversazione. Mercoledì Ola clicca su "Assistente AI" sotto la chat e scrive: "Riassumi questa discussione". Ottiene gli accordi suddivisi in decisioni, scadenze e persone responsabili. La domanda e la risposta le sono visibili solo a lei - accanto alla risposta compare l'etichetta "SOLO PER TE". Può comunque tornare ai messaggi originali quando un accordo richiede una verifica.
2. Accorcia i messaggi senza sostituirli con un unico riassunto. Giovedì Marek sceglie "Riordina" e poi "Riassumi". Ogni messaggio ottiene una versione in una o due frasi. L'Assistente elabora prima gli otto messaggi più recenti; quelli più vecchi puoi aggiungerli con il pulsante "Riordina i messaggi più vecchi (N)". È un'anteprima valida per la sessione, non una modifica della conversazione salvata. Sotto il testo elaborato compare l'avviso "L'AI può commettere errori".
3. Scopri una domanda che potrebbe esserti sfuggita. Venerdì Marek si prepara a una conversazione sui bozzetti e sceglie la modalità "Esperto". Accanto ai messaggi compare "Nota dell'esperto" - un consiglio, un rischio o un punto da chiarire. Non è una decisione al posto di Marek. È un motivo per verificare, prima della conversazione, se il cliente ha stabilito un criterio di scelta del bozzetto.
4. Fai una domanda sull'allegato. Quando nell'attività c'è un contratto in DOCX, puoi chiedere di indicare i passaggi relativi alla scadenza. L'Assistente legge anche, tra gli altri, file TXT, CSV, XLSX e PDF con testo; un documento lungo lo scarica a parti. Non leggerà un vecchio DOC binario né una scansione PDF priva di livello di testo, perché non dispone di OCR, cioè del riconoscimento del testo dalle immagini. Con una scansione di questo tipo, chiedi un file con testo oppure incolla il contenuto nella domanda.
Come scrivere con l'AI e continuare a controllare il testo? Quattro attività
Puoi correggere un tuo messaggio, preparare una bozza di e-mail, tradurre una risposta o comporre un testo in un file da scaricare. Ogni testo lo controlli prima dell'invio; in Task Manager una correzione nell'editor non invia il messaggio, e un'e-mail preparata dall'Assistente AI richiede la tua conferma.
5. Correggi un tuo messaggio. Martedì Kasia scrive al team tre paragrafi su un cambio di scadenza e clicca sulla bacchetta "Migliora il testo" nell'editor. La funzione corregge la lingua, mantenendo paragrafi, elenchi e grassetti; non aggiunge nuovi fatti. Kasia legge il risultato e, se preferisce la formulazione originale, clicca su "Testo migliorato - clicca per annullare". Nulla finisce nella conversazione finché non invia lei stessa il messaggio.
6. Prepara un'e-mail per il cliente. Giovedì Kasia chiede un messaggio con la scadenza per l'invio dei bozzetti. L'Assistente mostra una proposta che può leggere e confermare; non invia l'e-mail da solo. L'invio utilizza la tua casella collegata nel modulo Posta, disponibile esclusivamente nella variante Pro. Senza una casella collegata, l'Assistente segnalerà l'assenza e non invierà il messaggio.
7. Traduci una risposta nella sua stessa discussione. Venerdì Ola legge un messaggio in inglese relativo a "Offerta per il cliente Nord" e chiede all'Assistente AI la versione in italiano. La traduzione appare come risposta privata accanto a questa conversazione. Se dalla precisione di una sola parola dipende il contenuto dell'offerta, Ola la verifica comunque nell'originale.
8. Esporta il contenuto in un file scaricabile. Invece di copiare il riepilogo dell'attività in un documento, chiedi: "Prepara un Word con il riepilogo di questa discussione". L'assistente scrive il testo e Task Manager genera il file DOCX, mostrando il pulsante "Scarica …". Sono disponibili anche PDF, XLSX e CSV; i fogli di calcolo richiedono dati organizzati in una tabella. Prima di inviare il file, controlla nomi, numeri e scadenze.
Come organizzare descrizione e dati? Tre azioni
L'AI può trasformare una descrizione in una checklist, i dati in una tabella e una frase in un modulo attività compilato. Tu controlli le voci dell'elenco e i numeri nella tabella, e correggi i campi della nuova attività prima di cliccare "Salva".
9. Crea una checklist dalla descrizione. Lunedì Magda apre l'attività "Progetto sito web" e chiede: "Crea dalla descrizione dell'attività una checklist da spuntare". L'assistente restituisce cinque voci; dopo averne completate due, la barra mostra "2 di 5 completate". L'elenco in una conversazione privata con l'Assistente è visibile solo a Magda. Quando l'elenco cliccabile si trova in un messaggio normale accessibile al team, le spunte sono condivise ed è possibile verificare chi ha segnato un punto. Per saperne di più su cosa dovrebbe essere un punto e cosa un'attività separata, leggi l'articolo sulla checklist nell'attività.
10. Costruisci una tabella dai dati. Mercoledì il titolare chiede: "Fai una tabella che confronta i costi del Q1 e Q2". L'assistente può mostrarla nella risposta; se deve diventare un foglio di calcolo, chiedi poi un file Excel o CSV. Prima, però, verifica di aver indicato le fonti giuste. Sotto il loro elenco è visibile una barra di occupazione e, se il modello non accetta tutto il contesto selezionato, l'Assistente indicherà cosa non ha incluso.
11. Prepara una nuova attività da una frase. Venerdì Magda chiede in chat: "Crea un'attività: inviare le foto per l'offerta Nord, scadenza venerdì, assegna a Marek". L'assistente apre solo per lei la finestra "Aggiungi attività" con i campi già compilati, incluso lo Spazio di lavoro della discussione corrente e la scadenza convertita in data. Magda può modificare il modulo. L'attività verrà creata solo dopo aver cliccato "Salva"; chiudere la finestra non crea nulla.
Sorveglianza: un promemoria che segue la scadenza
Un promemoria può essere collegato alla scadenza di un'attività, non solo a una data inserita una volta sola. Se cambi la scadenza dell'attività in Task Manager, il promemoria ad essa associato si sposterà insieme a lei.
12. Collega un promemoria a un'attività. Martedì Ola scrive: "Ricordami questa attività un giorno prima della scadenza". La registrazione avviene solo dopo aver cliccato "Sì, esegui" nella finestra di conferma. All'ora stabilita riceverà una notifica nell'app; se la scadenza dell'attività non ha un orario, il programma imposta le 9:00. Le attività senza scadenza non possono essere sorvegliate in questo modo - l'Assistente proporrà un promemoria normale. Il limite è di 50 promemoria attivi.
Se vuoi ricevere un'e-mail ad app chiusa, sul server deve essere attivo CRON, cioè un'attività ciclica eseguita dall'hosting. Se CRON non è mai partito, l'applicazione avvisa durante l'impostazione del promemoria. Separatamente puoi attivare nel Profilo un riepilogo giornaliero delle tue attività per oggi e scadute; l'orario predefinito è le 8:00.
Oltre all'elenco delle 12 azioni c'è anche la cronologia attività privata. C'è anche una domanda che torna di solito il venerdì: cosa ho fatto davvero negli ultimi giorni? Se attivi la cronologia attività privata, il programma registra titoli e collegamenti a ciò che hai creato, modificato e visualizzato; gli eventi recenti si vedono in Impostazioni → Profilo → Cronologia attività ("Mostra eventi recenti"). Il registro non salva il contenuto di messaggi o note, e le voci più vecchie di 90 giorni vengono eliminate. Nessuno oltre a te, nemmeno l'amministratore, vede questa cronologia; un suo riassunto arriva tuttavia al fornitore AI configurato quando usi l'Assistente. I dettagli sono nell'articolo sulla cronologia attività e sul report della giornata lavorativa.
Quali decisioni non affidare all'AI?
Non affidare all'AI le decisioni sulle priorità né la responsabilità della correttezza delle informazioni inviate al cliente. L'Assistente aiuta a leggere il materiale e a preparare un'azione, ma di fronte a una domanda molto generica può recuperare solo alcuni degli elementi più pertinenti alla volta.
Quando la risposta deve riguardare una questione specifica, indicala nelle "Fonti" invece di chiedere "tutto". Verifica anche il risultato prima di usarlo. Se l'Assistente conferma un'azione che in realtà non ha eseguito, Task Manager mostrerà sotto la risposta un riquadro giallo "Rettifica" con la descrizione dello stato reale.
La riservatezza di una discussione non significa che la richiesta resti esclusivamente sul tuo server. Il contenuto della domanda, insieme al contesto utilizzato, viene inviato al fornitore del modello scelto. Prima di attivare l'AI in azienda, stabilisci quali questioni il team le affiderà; lo spiega in dettaglio l'articolo cosa arriva al fornitore AI.
Da dove partire in una piccola impresa?
Inizia con un'attività in cui il risultato sia facile da confrontare con l'originale: il riassunto di una conversazione o la correzione di un tuo messaggio. Task Manager funziona anche senza l'AI, quindi l'amministratore può attivarla separatamente per attività, chat e la finestra dell'Assistente, invece di cambiare subito il modo di lavorare di tutta l'azienda.
L'amministratore può scegliere tra OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude e xAI Grok. L'azienda fornisce la propria chiave API e paga il fornitore del modello senza intermediari né margine di Task Manager. Come affrontare questa configurazione lo spiega l'articolo sul tuo modello, la tua chiave in azienda.
I dati dell'applicazione si trovano sul server del cliente e la licenza è perpetua: paghi una volta sola in base al numero di postazioni, senza abbonamento a persona. Include 12 mesi di aggiornamenti, dopo i quali il rinnovo è facoltativo. Per il piano Classic fino a 20 persone, il prezzo è di 1.490 zł nella versione Standard oppure 3.990 zł in Pro. Posta e il modulo File appartengono a Pro; l'Assistente AI è disponibile in entrambe le versioni.
Domani apri la discussione più lunga che devi leggere e chiedi: "Riassumi questa discussione". Confronta la risposta con i messaggi prima di comunicare a qualcuno le decisioni prese. Se cerchi per il tuo team un posto in cui l'AI lavora direttamente sulle attività, con i dati dell'applicazione sul tuo server e una licenza che non addebita una quota per ogni persona ogni mese, guarda la Demo.
Domande frequenti
L'AI nel lavoro d'ufficio va pagata a parte?
Sì - usando l'AI in Task Manager, paghi il fornitore del modello scelto per l'uso della tua chiave API personale. Task Manager stesso funziona anche senza AI e non applica alcun margine sulle richieste.
L'AI può inviare da sola un'e-mail o creare un'attività?
No - l'e-mail richiede la tua conferma, e l'attività viene creata solo dopo aver cliccato "Salva" nel modulo. Anche il promemoria richiede l'approvazione tramite il pulsante "Sì, esegui".
Gli altri vedranno cosa chiedo all'Assistente AI in un'attività?
No - la domanda e la risposta in modalità privata sono visibili solo all'autore. Le conversazioni nella finestra dell'Assistente AI sono private anche rispetto all'amministratore.
L'Assistente AI leggerà un contratto scansionato in PDF?
No - una scansione PDF priva di livello di testo non verrà letta, perché il programma non dispone di OCR. Un PDF contenente testo e un documento DOCX possono invece essere fonte di risposta.
La modalità "Riassumi" modifica i messaggi nella chat?
No - la modalità "Riassumi" mostra una versione elaborata solo per la durata della sessione. I messaggi originali restano intatti.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
