V stredu sa Ola vracia z cesty a otvára chat „Dohody s klientom“: čaká tam 14 správ z troch dní. Namiesto toho, aby prehľadávala rozhovor od začiatku, pýta sa Asistenta AI na rozhodnutia, termíny a zodpovedné osoby. AI v kancelárskej práci začína práve pri takejto konkrétnej veci.
AI v kancelárskej práci má zmysel tam, kde leží vec
Najľahšie je začať s činnosťami, pri ktorých už máte text poruke: rozhovor, popis úlohy alebo prílohu. V Task Manageri sa pýtate Asistenta AI v tom istom vlákne namiesto kopírovania dohôd do samostatného chatu.
Samotný pokyn „používaj AI“ veľa nezmení, ak si pred každou otázkou musíte znova vytvárať kontext. V úlohe alebo chate Asistent vidí obsah vlákna, ku ktorému máte prístup, aj jeho prílohy. Keď pracujete v samostatnom okne Asistenta AI, tlačidlom „Zdroje“ môžete označiť úlohy, chat, poznámku, Pracovný priestor alebo kalendár. Vy sami vyberáte, akej veci sa otázka týka; Asistent nezíska prístup k cudzím úlohám len preto, že pozná ich názvy.
Urobte si jednoduchý test: vypíšte päť činností z minulého týždňa, ktoré spočívali najmä v čítaní, prepisovaní alebo dohľade. Nepíšte „výber ponuky pre klienta“. Napíšte „zhrnutie troch dohôd z rozhovoru pred výberom ponuky“. Širší pohľad pre majiteľa firmy nájdete v texte AI vo firme bez hype.
Ako prečítať dlhé vlákno a prílohu? Štyri činnosti
Môžete požiadať Asistenta AI o zhrnutie rozhovoru alebo použiť režim „Zhrnúť“, aby sa skrátila každá správa samostatne. Režim „Expert“ ukáže body na doplnenie a otázka na prílohu pomôže nájsť časť dokumentu.
1. Zhrňte rozhovor. Ola v stredu klikne na „Asistent AI“ pod chatom a napíše: „Zhrň toto vlákno“. Dostane dohody rozdelené na rozhodnutia, termíny a zodpovedné osoby. Otázku aj odpoveď vidí iba ona - pri odpovedi je plaketka „LEN PRE VÁS“. Stále môže nahliadnuť do pôvodných správ, ak si dohoda vyžaduje overenie.
2. Skráťte správy bez ich nahradenia jedným zhrnutím. Vo štvrtok si Marek vyberie „Usporiadať“ a potom „Zhrnúť“. Každá správa dostane verziu v jednej alebo dvoch vetách. Asistent spracuje najprv osem najnovších správ; staršie môžete pridať tlačidlom „Usporiadať staršie správy (N)“. Ide o náhľad na čas relácie, nie o zmenu uloženého rozhovoru. Pod spracovaným textom je upozornenie „AI môže robiť chyby“.
3. Všimnite si otázku, ktorá vám mohla uniknúť. Marek sa v piatok pripravuje na rozhovor o makete a vyberie si režim „Expert“. Pri správach sa objaví „Upozornenie experta“ - rada, riziko alebo bod na doplnenie. Nie je to rozhodnutie namiesto Mareka. Je to dôvod, aby si pred rozhovorom overil, či klient určil kritérium výberu makety.
4. Opýtajte sa na prílohu. Keď je v úlohe priložená zmluva vo formáte DOCX, môžete požiadať o označenie častí týkajúcich sa termínu. Asistent číta okrem iného aj TXT, CSV, XLSX a PDF s textom; dlhý dokument načíta po častiach. Neprečíta starý binárny DOC ani sken PDF bez textovej vrstvy, pretože nemá OCR, teda rozpoznávanie textu z obrazu. Pri takomto skene požiadajte o súbor s textom alebo vložte obsah priamo do otázky.
Ako písať s AI a stále kontrolovať text? Štyri činnosti
Môžete vylepšiť vlastnú správu, pripraviť návrh e-mailu, preložiť odpoveď alebo zostaviť text do súboru na stiahnutie. Každý text si overíte pred odoslaním; v Task Manageri úprava v editore neodošle správu a e-mail pripravený Asistentom AI si vyžaduje vaše potvrdenie.
5. Vylepšite vlastnú správu. V utorok Kasia napíše tímu tri odseky o zmene termínu a klikne na prútik „Vylepšiť text“ v editore. Funkcia vylepší jazyk, pričom zachová odseky, zoznamy a tučné písmo; nepridáva nové fakty. Kasia si výsledok prečíta, a ak uprednostňuje pôvodné znenie, klikne na „Text vylepšený - kliknutím vrátiť späť“. Nič sa nedostane do rozhovoru, kým sama neodošle správu.
6. Pripravte e-mail pre klienta. Vo štvrtok Kasia požiada o správu s termínom zaslania makiet. Asistent zobrazí návrh, ktorý si môže prečítať a potvrdiť; e-mail sám neodosiela. Odoslanie využíva vašu pripojenú schránku v module Pošta, dostupnom iba vo variante Pro. Bez pripojenej schránky Asistent upozorní na jej absenciu a správu neodošle.
7. Preložte odpoveď v jej vlastnom vlákne. V piatok Ola číta anglickú správu týkajúcu sa „Ponuky pre klienta Nord“ a požiada Asistenta AI o slovenskú verziu. Preklad sa zobrazí ako súkromná odpoveď pri tomto rozhovore. Ak od jedného slova závisí obsah ponuky, Ola si ho ešte overí v origináli.
8. Vlož obsah do súboru na stiahnutie. Namiesto presúvania zhrnutia úlohy do dokumentu popros: „Priprav Word so zhrnutím tohto vlákna“. Asistent napíše obsah a Task Manager zostaví súbor DOCX a zobrazí tlačidlo „Stiahnuť …“. K dispozícii sú aj PDF, XLSX a CSV; tabuľky vyžadujú údaje usporiadané do tabuľky. Pred odoslaním súboru skontroluj mená, čísla a termíny.
Ako usporiadať opis a údaje? Tri činnosti
AI dokáže zmeniť opis na kontrolný zoznam, údaje na tabuľku a vetu na vyplnený formulár úlohy. Skontroluješ položky zoznamu a čísla v tabuľke, a polia novej úlohy opravíš pred kliknutím na „Uložiť“.
9. Vytvor kontrolný zoznam z opisu. V pondelok si Magda otvorí úlohu „Projekt stránky“ a popýta: „Vytvor z opisu úlohy kontrolný zoznam na odškrtávanie“. Asistent vráti päť položiek; po splnení dvoch ukazovateľ zobrazí „2 z 5 splnené“. Zoznam zo súkromného rozhovoru s Asistentom je viditeľný len pre Magdu. Keď je klikateľný zoznam v bežnej správe dostupnej celému tímu, zaškrtnutia sú spoločné a dá sa overiť, kto položku odškrtol. Viac o tom, čo by malo byť bodom a čo samostatnou úlohou, nájdeš v texte o kontrolnom zozname v úlohe.
10. Zostav tabuľku z údajov. V stredu sa majiteľ spýta: „Vytvor tabuľku porovnávajúcu náklady Q1 a Q2“. Asistent ju môže zobraziť priamo v odpovedi; ak má vzniknúť zošit, následne požiadaš o Excel alebo CSV. Najprv si však over, či si označil správne zdroje. Pod ich zoznamom je vidieť ukazovateľ zaplnenia, a keď model neprijme celý vybraný kontext, Asistent povie, čo nezohľadnil.
11. Priprav novú úlohu z jednej vety. V piatok Magda napíše v chate: „Založ úlohu: doslať fotky do ponuky Nord, termín piatok, prirad Marka“. Asistent otvorí len jej okno „Pridať úlohu“ s vyplnenými poľami, vrátane Pracovného priestoru aktuálneho vlákna a termínu prepočítaného na dátum. Magda môže formulár opraviť. Úloha vznikne až po kliknutí na „Uložiť“; zatvorenie okna nič nevytvorí.
Stráženie: pripomienka, ktorá ide za termínom
Pripomienka môže byť naviazaná na termín úlohy, nielen na raz zadaný dátum. Keď zmeníš termín úlohy v Task Manageri, pripnutá pripomienka sa posunie spolu s ním.
12. Pripni pripomienku k úlohe. V utorok Ola napíše: „Pripomeň mi túto úlohu deň pred termínom“. K zápisu dôjde až po kliknutí na „Áno, vykonať“ v potvrdzovacom okne. V stanovenom čase dostane notifikáciu v aplikácii; ak termín úlohy nemá čas, program použije 9:00. Úlohy bez termínu sa týmto spôsobom strážiť nedajú - Asistent navrhne bežnú pripomienku. Limit je 50 aktívnych pripomienok.
Ak chceš dostať e-mail pri zatvorenej aplikácii, na serveri musí bežať CRON, teda opakovaná úloha spúšťaná hostingom. Keď CRON nikdy nenaštartoval, aplikácia na to upozorní pri nastavovaní pripomienky. Samostatne si môžeš v Profile zapnúť denný prehľad vlastných úloh na dnes a po termíne; predvolený čas je 8:00.
Okrem zoznamu 12 činností je tu ešte súkromná história aktivity. Je tu ešte otázka, ktorá sa zvyčajne vracia v piatok: čo som vlastne robila posledné dni? Ak zapneš súkromnú históriu aktivity, program zaznamenáva názvy a odkazy na to, čo si vytvorila, menila a prezerala; posledné udalosti si pozrieš v Nastavenia → Profil → História aktivity („Zobraziť posledné udalosti“). Denník nezaznamenáva obsah správ ani poznámok a záznamy staršie ako 90 dní sa mažú. Nikto okrem teba, ani administrátor, túto históriu nevidí; jej skrátená verzia sa však odosiela nakonfigurovanému poskytovateľovi AI, keď používaš Asistenta. Podrobnosti nájdeš v texte o histórii aktivity a hlásení pracovného dňa.
Ktoré rozhodnutia neprenechávať AI?
Neprenechávaj AI rozhodnutie o prioritách ani zodpovednosť za správnosť informácií posielaných klientovi. Asistent pomáha prečítať si materiál a pripraviť postup, no pri veľmi širokej otázke môže naraz načítať len niekoľko najviac vyhovujúcich prvkov.
Keď má odpoveď riešiť konkrétnu vec, uveď ju v „Zdrojoch“ namiesto toho, aby si sa pýtal na „všetko“. Over si tiež výsledok pred použitím. Ak Asistent potvrdí úkon, ktorý v skutočnosti nevykonal, Task Manager pod odpoveďou zobrazí žltý blok „Oprava“ s popisom skutočného stavu.
Súkromnosť vlákna neznamená, že otázka zostane výlučne na tvojom serveri. Obsah otázky spolu s použitým kontextom putuje k vybranému poskytovateľovi modelu. Pred zapnutím AI vo firme si ujasni, ktoré veci jej tím zverí; podrobnejšie to opisuje text čo sa dostáva k poskytovateľovi AI.
Od čoho začať v malej firme?
Začni jednou úlohou, pri ktorej sa výsledok dá ľahko porovnať s originálom: zhrnutím rozhovoru alebo opravou vlastnej správy. Task Manager funguje aj bez AI, takže administrátor ju môže zapnúť samostatne pre úlohy, chaty a okno Asistenta, namiesto toho, aby menil spôsob práce celej firmy naraz.
Administrátor si môže vybrať z OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude a xAI Grok. Firma zadá vlastný API kľúč a platí poskytovateľovi modelu bez sprostredkovateľa a bez marže Task Managera. Ako k tomuto nastaveniu pristúpiť, vysvetľuje text o vlastnom kľúči AI vo firme.
Dáta aplikácie sa nachádzajú na serveri klienta a licencia je trvalá: zaplatíš raz za počet staníc, bez predplatného za osobu. Zahŕňa 12 mesiacov aktualizácií, po ktorých je obnovenie voliteľné. Pre plán Classic do 20 osôb je cena 1 490 zł vo variante Standard alebo 3 990 zł v Pro. Pošta a modul Súbory patria do Pro; Asistent AI je dostupný v oboch variantoch.
Zajtra otvor najdlhšie vlákno, ktoré musíš prečítať, a popros: „Zhrň toto vlákno“. Porovnaj odpoveď so správami, skôr než niekomu odovzdáš závery. Ak pre tím hľadáš miesto, kde AI pracuje priamo pri úlohách, dáta aplikácie sú na tvojom serveri a licencia neúčtuje poplatok za každú osobu mesačne, pozri Demo.
Najčastejšie otázky
Treba za AI v kancelárskej práci platiť osobitne?
Áno - pri používaní AI v Task Manageri platíte vybranému poskytovateľovi modelu za použitie vlastného API kľúča. Samotný Task Manager funguje aj bez AI a k dopytom si neprirátava žiadnu maržu.
Môže AI sama poslať e-mail alebo založiť úlohu?
Nie - e-mail vyžaduje vaše potvrdenie a úloha vznikne až po kliknutí na „Uložiť“ vo formulári. Pripomienka tiež vyžaduje potvrdenie tlačidlom „Áno, vykonaj“.
Uvidia ostatní, na čo sa pýtam Asistenta AI v úlohe?
Nie - otázku aj odpoveď v súkromnom režime vidí iba autor. Rozhovory v okne Asistenta AI sú súkromné aj voči administrátorovi.
Prečíta si Asistent AI naskenovanú zmluvu vo formáte PDF?
Nie - naskenované PDF bez textovej vrstvy sa neprečíta, pretože program nemá OCR. Zdrojom odpovede môže byť PDF s textom aj dokument DOCX.
Mení režim „Zhrnúť“ správy v chate?
Nie - režim „Zhrnúť“ zobrazí spracovanú verziu len na čas relácie. Pôvodné správy zostávajú nedotknuté.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
