Na quarta-feira, a Ola regressa de viagem e abre o chat "Acordos com o cliente": ali esperam 14 mensagens de três dias. Em vez de reconstruir a conversa desde o início, pergunta ao Assistente de IA sobre decisões, prazos e responsáveis. A IA no trabalho de escritório começa precisamente por um assunto concreto como este.
A IA no trabalho de escritório faz sentido onde o assunto já existe
O mais fácil é começar pelas tarefas para as quais já tem um texto à mão: uma conversa, a descrição de uma tarefa ou um anexo. No Task Manager, pergunta ao Assistente de IA na mesma conversa, em vez de copiar os acordos para um chat à parte.
A simples instrução "usa a IA" pouco muda se, antes de cada pergunta, tiver de reconstruir o contexto. Numa tarefa ou num chat, o Assistente vê o conteúdo da conversa a que tem acesso e os respetivos anexos. Quando trabalha na janela separada do Assistente de IA, pode usar o botão "Fontes" para indicar tarefas, chat, nota, Workspace ou calendário. É você quem escolhe sobre que assunto pergunta; o Assistente não obtém acesso às tarefas de outras pessoas só por conhecer os seus nomes.
Faça um teste simples: liste cinco tarefas da última semana que consistiam sobretudo em ler, transcrever ou acompanhar. Não escreva "escolha da proposta para o cliente". Escreva "reunir três acordos de uma conversa antes de escolher a proposta". Uma perspetiva mais ampla para o dono da empresa encontra-a no texto A IA na empresa sem exageros.
Como ler uma conversa longa e um anexo? Quatro tarefas
Pode pedir ao Assistente de IA um resumo da conversa ou usar o modo "Resumir" para encurtar cada mensagem individualmente. O modo "Especialista" mostra questões a esclarecer, e uma pergunta sobre o anexo ajuda a encontrar o trecho do documento.
1. Resuma a conversa. Na quarta-feira, a Ola clica em "Assistente de IA" por baixo do chat e escreve: "Resume esta conversa". Recebe os acordos divididos em decisões, prazos e responsáveis. A pergunta e a resposta só ela as vê - junto à resposta está um selo "SÓ PARA SI". Mesmo assim, pode consultar as mensagens originais quando um acordo precisa de ser verificado.
2. Encurte as mensagens, sem as substituir por um único resumo. Na quinta-feira, o Marek escolhe "Organizar" e depois "Resumir". Cada mensagem recebe uma versão de uma ou duas frases. O Assistente processa primeiro as oito mensagens mais recentes; as mais antigas podem ser adicionadas com o botão "Organizar mensagens mais antigas (N)". É uma pré-visualização válida apenas durante a sessão, não uma alteração à conversa guardada. Por baixo do texto processado surge o aviso "A IA pode cometer erros".
3. Veja uma questão que lhe podia ter escapado. O Marek prepara-se na sexta-feira para uma reunião sobre maquetas e escolhe o modo "Especialista". Junto às mensagens surge um "Aviso do especialista" - um conselho, um risco ou uma questão a esclarecer. Não é uma decisão tomada em nome do Marek. É um motivo para, antes da reunião, verificar se o cliente definiu o critério de escolha da maqueta.
4. Pergunte sobre o anexo. Quando uma tarefa tem um contrato em DOCX, pode pedir que sejam indicados os trechos relativos ao prazo. O Assistente também lê, entre outros, TXT, CSV, XLSX e PDF com texto; um documento longo é obtido por partes. Não lê um DOC binário antigo nem uma digitalização PDF sem camada de texto, porque não tem OCR, ou seja, reconhecimento de texto a partir de imagem. Perante tal digitalização, peça o ficheiro com texto ou cole o conteúdo na pergunta.
Como escrever com a IA e continuar a rever o texto? Quatro tarefas
Pode corrigir a sua própria mensagem, preparar um rascunho de e-mail, traduzir uma resposta ou compor o conteúdo num ficheiro para transferir. Cada texto é revisto antes do envio; no Task Manager, uma correção no editor não envia a mensagem, e um e-mail preparado pelo Assistente de IA exige a sua confirmação.
5. Corrija a sua própria mensagem. Na terça-feira, a Kasia escreve à equipa três parágrafos sobre a mudança de prazo e clica na varinha "Melhorar texto" no editor. A função melhora a linguagem, mantendo parágrafos, listas e negritos; não acrescenta novos factos. A Kasia lê o resultado e, se preferir a formulação original, clica em "Texto melhorado - clique para desfazer". Nada chega à conversa até que ela própria envie a mensagem.
6. Prepare um e-mail para o cliente. Na quinta-feira, a Kasia pede uma mensagem com o prazo de envio das maquetas. O Assistente mostra uma proposta que pode ler e confirmar; não envia o e-mail sozinho. O envio utiliza a sua caixa de correio associada no módulo Correio, disponível apenas na versão Pro. Sem uma caixa de correio associada, o Assistente informa da sua ausência e não envia a mensagem.
7. Traduza a resposta na sua própria conversa. Na sexta-feira, a Ola lê uma mensagem em inglês relativa à "Proposta para o cliente Nord" e pede ao Assistente de IA a versão em português. A tradução aparece como resposta privada junto a essa conversa. Se o conteúdo da proposta depender de uma única palavra, a Ola verifica-a ainda no original.
8. Transforme o conteúdo num ficheiro para descarregar. Em vez de transferir o resumo da tarefa para um documento, peça: "Prepara um Word com o resumo desta conversa". O assistente escreve o conteúdo e o Task Manager compõe o ficheiro DOCX e mostra o botão "Descarregar …". Também estão disponíveis PDF, XLSX e CSV; as folhas de cálculo exigem dados organizados em tabela. Antes de enviar o ficheiro, confirme nomes, números e prazos.
Como organizar a descrição e os dados? Três ações
A IA pode transformar uma descrição numa checklist, dados numa tabela e uma frase num formulário de tarefa preenchido. Verifica os pontos da lista e os números da tabela, e corrige os campos da nova tarefa antes de clicar em "Guardar".
9. Crie uma checklist a partir da descrição. Na segunda-feira, a Magda abre a tarefa "Projeto do site" e pede: "Faz uma checklist a partir da descrição da tarefa para eu ir marcando". O assistente devolve cinco pontos; depois de concluir dois, a barra mostra "2 de 5 concluídos". A lista de uma conversa privada com o Assistente só é visível para a Magda. Quando a lista clicável está numa mensagem normal, acessível à equipa, as marcações são partilhadas e é possível ver quem assinalou cada ponto. Para saber mais sobre o que deve ser um ponto da lista e o que deve ser uma tarefa separada, leia o texto sobre a checklist numa tarefa.
10. Monte uma tabela a partir de dados. Na quarta-feira, o proprietário pergunta: "Faz uma tabela a comparar os custos do Q1 e do Q2". O assistente pode mostrá-la na resposta; se for necessária uma folha de cálculo, peça depois Excel ou CSV. Mas primeiro verifique se indicou as fontes certas. Por baixo da lista das fontes vê-se uma barra de ocupação e, se o modelo não conseguir receber todo o contexto selecionado, o Assistente dirá o que não foi incluído.
11. Prepare uma nova tarefa a partir de uma frase. Na sexta-feira, a Magda pede no chat: "Cria uma tarefa: enviar fotos para a proposta da Nord, prazo sexta-feira, atribui ao Marek". O Assistente abre apenas para ela a janela "Adicionar tarefa" com os campos preenchidos, incluindo o Workspace da conversa atual e o prazo convertido em data. A Magda pode corrigir o formulário. A tarefa só é criada depois de clicar em "Guardar"; fechar a janela não cria nada.
Acompanhamento: um lembrete que segue o prazo
Um lembrete pode estar associado ao prazo da tarefa, e não apenas a uma data inserida uma única vez. Quando altera o prazo de uma tarefa no Task Manager, o lembrete associado move-se junto com ele.
12. Associe um lembrete a uma tarefa. Na terça-feira, a Ola escreve: "Lembra-me desta tarefa um dia antes do prazo". O registo só ocorre depois de clicar em "Sim, executar" na janela de confirmação. À hora marcada, receberá uma notificação na aplicação; se o prazo da tarefa não tiver hora definida, o programa assume as 9:00. Tarefas sem prazo não podem ser acompanhadas desta forma - o Assistente proporá um lembrete comum. O limite é de 50 lembretes ativos.
Se quiser receber um e-mail com a aplicação fechada, é necessário que o CRON esteja ativo no servidor, ou seja, uma tarefa periódica executada pelo alojamento. Se o CRON nunca tiver sido iniciado, a aplicação avisa disso ao configurar um lembrete. Separadamente, pode ativar no Perfil um resumo diário das suas próprias tarefas para hoje e em atraso; a hora predefinida é 8:00.
Para além da lista das 12 ações, há ainda o histórico de atividade privado. Há também uma pergunta que costuma surgir à sexta-feira: o que é que efetivamente fiz nos últimos dias? Se ativar o histórico de atividade privado, o programa regista os títulos e as ligações daquilo que criou, alterou e consultou; pode ver os eventos recentes em Definições → Perfil → Histórico de atividade ("Mostrar eventos recentes"). O registo não guarda o conteúdo de mensagens nem de notas, e as entradas com mais de 90 dias são eliminadas. Ninguém além de si, nem sequer o administrador, vê este histórico; no entanto, um resumo é enviado ao fornecedor de IA configurado quando utiliza o Assistente. Pode encontrar mais pormenores no texto sobre o histórico de atividade e o relatório do dia de trabalho.
Que decisões não entregar à IA?
Não entregue à IA a decisão sobre prioridades nem a responsabilidade pela exatidão das informações enviadas ao cliente. O Assistente ajuda a interpretar o material e a preparar a ação, mas perante uma pergunta muito abrangente pode obter apenas alguns dos elementos mais relevantes de cada vez.
Quando a resposta deve dizer respeito a um assunto concreto, indique-o em "Fontes" em vez de perguntar sobre "tudo". Verifique também o resultado antes de o utilizar. Se o Assistente confirmar uma ação que na realidade não executou, o Task Manager mostra por baixo da resposta um bloco amarelo de "Correção" com a descrição da situação real.
A privacidade de uma conversa não significa que o pedido fique exclusivamente no seu servidor. O conteúdo da pergunta, juntamente com o contexto utilizado, é enviado ao fornecedor do modelo escolhido. Antes de ativar a IA na empresa, defina que assuntos a equipa lhe vai confiar; isto é explicado com mais detalhe no texto o que chega ao fornecedor de IA.
Por onde começar numa pequena empresa?
Comece com uma única tarefa em que o resultado seja fácil de comparar com o original: resumir uma conversa ou corrigir a sua própria mensagem. O Task Manager também funciona sem IA, por isso o administrador pode ativá-la separadamente para tarefas, chats e a janela do Assistente, em vez de mudar de uma só vez o modo de trabalho de toda a empresa.
O administrador pode escolher entre OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude e xAI Grok. A empresa fornece a sua própria chave API e paga diretamente ao fornecedor do modelo, sem intermediário nem margem do Task Manager. A forma de abordar esta configuração é explicada no texto sobre a chave de IA própria na empresa.
Os dados da aplicação ficam no servidor do cliente, e a licença não tem prazo: paga-se uma única vez pelo número de postos, sem subscrição por pessoa. Inclui 12 meses de atualizações, após os quais a renovação é opcional. Para o plano Classic até 20 pessoas, o preço é de 1490 zł na versão Standard ou 3990 zł na versão Pro. O Correio e o módulo Ficheiros pertencem à versão Pro; o Assistente de IA está disponível em ambas as versões.
Amanhã, abra a conversa mais longa que tem de ler e peça: "Resume esta conversa". Compare a resposta com as mensagens antes de transmitir as conclusões a alguém. Se procura, para a sua equipa, um lugar onde a IA trabalhe com as tarefas, com os dados da aplicação no seu próprio servidor e uma licença que não cobra por cada pessoa todos os meses, veja a Demo.
Perguntas mais frequentes
É preciso pagar à parte pela IA no trabalho de escritório?
Sim - ao usar a IA no Task Manager, paga ao fornecedor do modelo que escolher pela utilização da sua própria chave API. O Task Manager em si funciona também sem IA e não acrescenta margem aos pedidos.
A IA pode enviar um e-mail ou criar uma tarefa sozinha?
Não - o e-mail exige a sua confirmação, e a tarefa só é criada depois de clicar em "Guardar" no formulário. O lembrete também exige confirmação através do botão "Sim, executar".
Outras pessoas verão o que pergunto ao Assistente de IA numa tarefa?
Não - a pergunta e a resposta em modo privado são vistas apenas pelo autor. As conversas na janela do Assistente de IA são privadas também perante o administrador.
O Assistente de IA lê um contrato digitalizado em PDF?
Não - um PDF digitalizado sem camada de texto não é lido, pois o programa não tem OCR. Um PDF com texto e um documento DOCX podem servir de fonte para a resposta.
O modo "Resumir" altera as mensagens no chat?
Não - o modo "Resumir" mostra uma versão processada apenas durante a sessão. As mensagens originais permanecem intactas.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
