Szerdán Ola visszatér az útról, és megnyitja az „Ügyfélmegállapodások” csevegést: 14 üzenet vár rá három nap alatt. Ahelyett, hogy elejétől átnézné a beszélgetést, megkérdezi az AI-asszisztenst a döntésekről, határidőkről és a felelősökről. Az AI az irodai munkában pontosan egy ilyen konkrét ügynél kezdődik.
Az AI az irodai munkában ott hasznos, ahol az ügy fekszik
A legegyszerűbb olyan feladatokkal kezdeni, amelyekhez már kéznél van a szöveg: egy beszélgetés, egy feladatleírás vagy egy melléklet. A Task Managerben ugyanabban a beszélgetésszálban kérdezed az AI-asszisztenst, ahelyett hogy a megállapodásokat külön csevegésbe másolnád.
Önmagában a „használj AI-t” utasítás keveset változtat, ha minden kérdés előtt újra fel kell építened a kontextust. A feladatban vagy csevegésben az Asszisztens látja az elérhető beszélgetésszál tartalmát és annak mellékleteit. Amikor az AI-asszisztens külön ablakában dolgozol, a „Források” gombbal kijelölheted a feladatokat, csevegést, jegyzetet, Munkaterületet vagy naptárat. Te választod ki, milyen ügyről kérdezel; az Asszisztens nem kap hozzáférést mások feladataihoz csak azért, mert ismeri azok nevét.
Végezz egy egyszerű tesztet: írj le öt feladatot az elmúlt hétből, amelyek főként olvasásból, átírásból vagy felügyeletből álltak. Ne írd azt, hogy „ajánlat kiválasztása az ügyfélnek”. Írd azt, hogy „három megállapodás összegyűjtése a beszélgetésből az ajánlat kiválasztása előtt”. Tágabb nézőpontot a cégtulajdonosok számára a AI a cégben hype nélkül című cikkben találsz.
Hogyan olvass el egy hosszú beszélgetésszálat és mellékletet? Négy feladat
Megkérheted az AI-asszisztenst a beszélgetés összefoglalására, vagy használhatod az „Összefoglalás” módot, hogy minden üzenetet külön-külön rövidítsen. Az „Szakértő” mód megmutatja a pontosításra szoruló kérdéseket, a mellékletről feltett kérdés pedig segít megtalálni a dokumentum egy adott részét.
1. Foglald össze a beszélgetést. Ola szerdán a csevegés alatt az „AI-asszisztens” gombra kattint, és ezt írja: „Foglald össze ezt a szálat”. A megállapodásokat döntésekre, határidőkre és felelősökre bontva kapja meg. A kérdést és a választ csak ő látja - a válasz mellett ott áll a „CSAK NEKED” jelzés. Ha egy megállapodást ellenőriznie kell, továbbra is visszanézheti az eredeti üzeneteket.
2. Rövidítsd az üzeneteket, anélkül hogy egyetlen összefoglalóval helyettesítenéd őket. Csütörtökön Marek a „Rendszerezd”, majd az „Összefoglalás” opciót választja. Minden üzenet egy- vagy kétmondatos verziót kap. Az Asszisztens először a nyolc legújabb üzenetet dolgozza fel; a régebbieket a „Régebbi üzenetek rendszerezése (N)” gombbal adhatod hozzá. Ez csak a munkamenet idejére szóló előnézet, nem a mentett beszélgetés módosítása. A feldolgozott szöveg alatt figyelmeztetés látható: „Az AI hibázhat”.
3. Nézd meg azt a kérdést, amely elkerülhette a figyelmedet. Marek pénteken készül a makettekről szóló beszélgetésre, és a „Szakértő” módot választja. Az üzenetek mellett megjelenik egy „Szakértői megjegyzés” - tanács, kockázat vagy pontosítást igénylő kérdés. Ez nem döntés Marek helyett. Ez egy ok arra, hogy a beszélgetés előtt ellenőrizze, meghatározta-e az ügyfél a makett kiválasztásának szempontját.
4. Kérdezz a mellékletről. Ha a feladatban egy DOCX szerződés van, megkérheted, hogy mutassa meg a határidőre vonatkozó részeket. Az Asszisztens emellett olvassa a TXT, CSV, XLSX és szöveges PDF fájlokat is; a hosszú dokumentumot részletekben dolgozza fel. Nem olvassa a régi bináris DOC-ot, sem a szöveges réteg nélküli PDF-szkennelést, mivel nincs OCR-je, vagyis a képről történő szövegfelismerés. Ilyen szkennelt fájl esetén kérj szöveges verziót, vagy illeszd be a tartalmat a kérdésbe.
Hogyan írj az AI-val, és ellenőrizd mégis a szöveget? Négy feladat
Javíthatod a saját üzenetedet, elkészíthetsz egy e-mail-vázlatot, lefordíthatsz egy választ, vagy összeállíthatsz egy letölthető fájlt. Minden szöveget küldés előtt ellenőrzöl; a Task Managerben a szerkesztőben végzett javítás nem küldi el az üzenetet, az AI-asszisztens által elkészített e-mail pedig a te jóváhagyásodat igényli.
5. Javítsd a saját üzenetedet. Kedden Kasia három bekezdést ír a csapatnak a határidő változásáról, és a szerkesztőben a „Szöveg szépítése” varázspálca ikonra kattint. A funkció javítja a nyelvezetet, miközben megtartja a bekezdéseket, listákat és félkövér kiemeléseket; nem told hozzá új tényeket. Kasia elolvassa az eredményt, és ha jobban szereti az eredeti megfogalmazást, a „Szöveg kiszépítve - kattints a visszavonáshoz” gombra kattint. Semmi nem kerül a beszélgetésbe, amíg ő maga el nem küldi az üzenetet.
6. Készíts e-mailt az ügyfélnek. Csütörtökön Kasia kér egy üzenetet a makettek beküldési határidejéről. Az Asszisztens megmutat egy javaslatot, amelyet elolvashat és jóváhagyhat; az e-mailt maga nem küldi el. A küldés a te csatlakoztatott postafiókodat használja a Levelezés modulban, amely kizárólag a Pro csomagban érhető el. Csatlakoztatott postafiók nélkül az Asszisztens jelzi annak hiányát, és nem küldi el az üzenetet.
7. Fordítsd le a választ a saját beszélgetésszálában. Pénteken Ola elolvas egy angol nyelvű üzenetet a „Nord ügyfél ajánlata” kapcsán, és magyar - azaz a megfelelő nyelvű - verziót kér az AI-asszisztenstől. A fordítás privát válaszként jelenik meg ennél a beszélgetésnél. Ha egyetlen szón múlik az ajánlat tartalma, Ola még ellenőrzi azt az eredetiben.
8. Foglald a tartalmat letölthető fájlba. Ahelyett, hogy a feladat összefoglalóját dokumentumba másolnád, kérd meg: „Készíts egy Word-öt ennek a beszélgetésszálnak az összefoglalójával”. Az asszisztens megírja a szöveget, a Task Manager pedig összeállítja a DOCX fájlt, és megjelenít egy „Letöltés …” gombot. Elérhető a PDF, XLSX és CSV is; a táblázatokhoz táblázatos formában rendezett adatok szükségesek. A fájl elküldése előtt ellenőrizd a neveket, számokat és határidőket.
Hogyan rendszerezd a leírást és az adatokat? Három tevékenység
Az AI a leírást ellenőrzőlistává, az adatokat táblázattá, a mondatot pedig kitöltött feladatűrlappá tudja alakítani. Te ellenőrzöd a lista elemeit és a táblázat számait, az új feladat mezőit pedig a „Mentés” kattintás előtt javítod.
9. Készíts ellenőrzőlistát a leírásból. Hétfőn Magda megnyitja a „Weboldal projekt” feladatot, és megkéri az asszisztenst: „Készíts kipipálható ellenőrzőlistát a feladat leírásából”. Az asszisztens öt pontot ad vissza; kettő elvégzése után a sáv „2 az 5-ből kész” feliratot mutat. A privát beszélgetésből származó lista csak Magda számára látható. Ha a kattintható lista egy, a csapat számára elérhető normál üzenetben található, a kipipálások közösek, és látható, ki jelölte be az adott pontot. Többet olvashatsz arról, mi legyen a listapont és mi legyen önálló feladat, a feladaton belüli ellenőrzőlistáról szóló cikkben.
10. Állíts össze táblázatot adatokból. Szerdán a tulajdonos megkérdezi: „Készíts táblázatot, amely összehasonlítja a Q1 és Q2 költségeket”. Az asszisztens megjelenítheti azt a válaszban; ha táblázatfájlnak kell lennie, utána kérsz Excel- vagy CSV-fájlt. Előtte azonban ellenőrizd, hogy a megfelelő forrásokat jelölted-e ki. A listájuk alatt egy kihasználtsági sáv látható, és ha a modell nem fogadja el a kiválasztott kontextus egészét, az asszisztens megmondja, mit nem vett figyelembe.
11. Készíts új feladatot egyetlen mondatból. Pénteken Magda a csevegésben kéri: „Hozz létre feladatot: küldd el a fotókat a Nord ajánlathoz, határidő péntek, rendeld Marekhez”. Az asszisztens csak nála nyitja meg a „Feladat hozzáadása” ablakot kitöltött mezőkkel, köztük az aktuális beszélgetésszál Munkaterületével és a dátummá átszámított határidővel. Magda javíthatja az űrlapot. A feladat csak a „Mentés” gombra kattintás után jön létre; az ablak bezárása semmit sem hoz létre.
Figyelem: emlékeztető, amely követi a határidőt
Az emlékeztető a feladat határidejéhez köthető, nem csak egy egyszer beírt dátumhoz. Ha a Task Managerben megváltoztatod a feladat határidejét, a hozzá rögzített emlékeztető vele együtt mozog.
12. Rögzíts emlékeztetőt a feladathoz. Kedden Ola ezt írja: „Emlékeztess erre a feladatra a határidő előtti napon”. A mentés csak a megerősítő ablakban a „Igen, végrehajtás” gombra kattintás után történik meg. A megadott időpontban értesítést kap az alkalmazásban; ha a feladat határidejéhez nincs megadva óra, a program 9:00-t vesz alapul. A határidő nélküli feladatokat nem lehet így figyelni - az asszisztens hagyományos emlékeztetőt fog javasolni. A korlát 50 aktív emlékeztető.
Ha e-mailt szeretnél kapni akkor is, amikor az alkalmazás be van zárva, a szervernek futtatnia kell a CRON-t, azaz a tárhely által időszakosan indított feladatot. Ha a CRON soha nem indult el, az alkalmazás figyelmeztet erre az emlékeztető beállításakor. Külön bekapcsolhatod a Profilban a saját feladataid napi, mára és lejárt határidőre vonatkozó összefoglalóját; az alapértelmezett időpont 8:00.
A 12 tevékenységből álló listán kívül van még egy privát tevékenységnapló is. Van még egy kérdés, amely általában péntekenként merül fel: mit is csináltam tulajdonképpen az elmúlt napokban? Ha bekapcsolod a privát tevékenységnaplót, a program elmenti azoknak a dolgoknak a címét és hivatkozását, amelyeket létrehoztál, módosítottál vagy megtekintettél; a legutóbbi eseményeket a Beállítások → Profil → Tevékenységnapló menüpontban tekintheted meg („Legutóbbi események megjelenítése”). A napló nem rögzíti az üzenetek vagy jegyzetek tartalmát, és a 90 napnál régebbi bejegyzések törlődnek. Ezt a naplót rajtad kívül senki, még az adminisztrátor sem látja; az összefoglalója azonban eljut a beállított AI-szolgáltatóhoz, amikor az AI-asszisztenst használod. A részleteket a tevékenységnaplóról és a munkanapi riportról szóló cikkben találod.
Melyik döntéseket ne bízd az AI-ra?
Ne bízd az AI-ra a prioritások meghatározását, sem a felelősséget az ügyfélnek küldött információk helyességéért. Az asszisztens segít értelmezni az anyagot és előkészíteni a műveletet, de egy nagyon tág kérdésnél csak néhány, leginkább odaillő elemet tud egyszerre lekérni.
Ha a válasznak egy konkrét ügyre kell vonatkoznia, jelöld ki azt a „Források” között ahelyett, hogy „mindenről” kérdeznél. Az eredményt is ellenőrizd felhasználás előtt. Ha az asszisztens megerősít egy olyan műveletet, amelyet valójában nem hajtott végre, a Task Manager a válasz alatt megjelenít egy sárga „Helyesbítés” blokkot a tényleges állapot leírásával.
A beszélgetésszál privát jellege nem jelenti azt, hogy a kérdés kizárólag a te szervereden marad. A kérdés tartalma a felhasznált kontextussal együtt eljut a kiválasztott modellszolgáltatóhoz. Mielőtt bekapcsolnátok az AI-t a cégben, határozzátok meg, mely ügyeket bízza rá a csapat; ezt részletesebben ismerteti a mi jut el az AI-szolgáltatóhoz című cikk.
Honnan érdemes kezdeni egy kisvállalkozásban?
Kezdj egyetlen feladattal, amelynek eredményét könnyű összevetni az eredetivel: egy beszélgetés összefoglalásával vagy a saját üzeneted javításával. A Task Manager AI nélkül is működik, így az adminisztrátor külön bekapcsolhatja azt a feladatokhoz, csevegésekhez és az asszisztens ablakához, ahelyett, hogy egyszerre változtatná meg az egész cég munkamódszerét.
Az adminisztrátor az OpenAI, a Google Gemini, az Anthropic Claude és az xAI Grok közül választhat. A cég saját API-kulcsot ad meg, és közvetlenül a modellszolgáltatónak fizet, közvetítő és a Task Manager árrése nélkül. Hogyan érdemes hozzáállni ehhez a beállításhoz, azt a saját AI-kulcs a cégben című cikk fejti ki.
Az alkalmazás adatai az ügyfél szerverén találhatók, a licenc pedig örökös: egyszer fizetsz a munkahelyek száma alapján, előfizetés nélkül. Ez 12 hónap frissítést tartalmaz, amelyek után a megújítás opcionális. A Classic csomagnál, legfeljebb 20 fő esetén, az ár 1490 zł a Standard változatban, vagy 3990 zł a Pro változatban. A Levelezés és a Fájlok modul a Pro csomag része; az AI-asszisztens mindkét változatban elérhető.
Holnap nyisd meg a leghosszabb beszélgetésszálat, amelyet el kell olvasnod, és kérd meg: „Foglald össze ezt a beszélgetésszálat”. Hasonlítsd össze a választ az üzenetekkel, mielőtt bárkinek továbbadod a megállapításokat. Ha olyan helyet keresel a csapatodnak, ahol az AI a feladatoknál dolgozik, az alkalmazás adatai a saját szervereden vannak, a licenc pedig nem számít fel havi díjat minden egyes személy után, nézd meg a Demo-t.
Gyakori kérdések
Külön kell fizetni az AI-ért az irodai munkában?
Igen - ha a Task Managerben használod az AI-t, a saját API-kulcsod használatáért a választott modellszolgáltatónak fizetsz. Maga a Task Manager AI nélkül is működik, és nem számít fel felárat a lekérdezésekre.
Elküldheti az AI saját maga az e-mailt, vagy létrehozhat egy feladatot?
Nem - az e-mail elküldéséhez a te jóváhagyásod szükséges, a feladat pedig csak a „Mentés” gombra kattintva jön létre az űrlapon. Az emlékeztetőt is jóvá kell hagyni az „Igen, végrehajtás” gombbal.
Látják mások, hogy mit kérdezek az AI-asszisztenstől egy feladatban?
Nem - a kérdést és a választ privát módban kizárólag a szerző látja. Az AI-asszisztens ablakában folytatott beszélgetések privátak, még az adminisztrátor előtt is.
El tudja olvasni az AI-asszisztens a beszkennelt PDF-szerződést?
Nem - a szöveges réteg nélküli PDF-szkennelés nem olvasható, mivel a program nem rendelkezik OCR-rel. A szöveget tartalmazó PDF és a DOCX dokumentum lehet a válaszok forrása.
Megváltoztatja az „Összefoglalás” mód az üzeneteket a csevegésben?
Nem - az „Összefoglalás” mód csak a munkamenet idejére mutatja a feldolgozott verziót. Az eredeti üzenetek érintetlenek maradnak.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
