Mercredi, Ola revient de déplacement et ouvre la discussion « Accords avec le client » : 14 messages l'attendent, échangés en trois jours. Plutôt que de reconstituer la conversation depuis le début, elle demande à l'Assistant IA les décisions, les échéances et les responsables. L'IA au travail de bureau commence par un dossier concret comme celui-ci.
L'IA au travail de bureau a du sens là où se trouve le dossier
Le plus simple est de commencer par les tâches pour lesquelles vous avez déjà un texte sous la main : une conversation, une description de tâche ou une pièce jointe. Dans Task Manager, vous interrogez l'Assistant IA dans le même fil, au lieu de copier les décisions vers une discussion séparée.
La simple consigne « utilisez l'IA » ne change pas grand-chose si vous devez reconstituer le contexte avant chaque question. Dans une tâche ou une discussion, l'Assistant voit le contenu du fil auquel vous avez accès ainsi que ses pièces jointes. Lorsque vous travaillez dans la fenêtre séparée de l'Assistant IA, le bouton « Sources » vous permet d'indiquer une tâche, une discussion, une note, un Espace de travail ou un calendrier. C'est vous qui choisissez le dossier concerné ; l'Assistant n'obtient pas accès aux tâches d'autrui simplement parce qu'il en connaît les noms.
Faites un test simple : listez cinq tâches de la semaine dernière qui consistaient principalement à lire, retranscrire ou surveiller. N'écrivez pas « choix de l'offre pour le client ». Écrivez « rassembler les trois décisions issues de la conversation avant de choisir l'offre ». Pour une perspective plus large destinée au dirigeant d'entreprise, consultez le texte L'IA en entreprise sans battage médiatique.
Comment lire un long fil de discussion et une pièce jointe ? Quatre tâches
Vous pouvez demander à l'Assistant IA de résumer une conversation ou utiliser le mode « Résumer » pour raccourcir chaque message séparément. Le mode « Expert » signalera les points à préciser, et une question sur une pièce jointe vous aidera à retrouver un passage du document.
1. Résumez la conversation. Mercredi, Ola clique sur « Assistant IA » sous la discussion et écrit : « Résume ce fil ». Elle obtient les décisions réparties en décisions, échéances et personnes responsables. Seule elle voit la question et la réponse - un badge « RÉSERVÉ À VOUS » accompagne la réponse. Elle peut toujours consulter les messages d'origine lorsqu'un point nécessite une vérification.
2. Raccourcissez les messages sans les remplacer par un seul résumé. Jeudi, Marek choisit « Structurer », puis « Résumer ». Chaque message obtient une version en une ou deux phrases. L'Assistant traite d'abord les huit messages les plus récents ; vous pouvez ajouter les plus anciens via le bouton « Structurer les anciens messages (N) ». Il s'agit d'un aperçu valable pour la durée de la session, pas d'une modification de la conversation enregistrée. Sous le texte retravaillé figure l'avertissement « L'IA peut faire des erreurs ».
3. Repérez une question qui aurait pu vous échapper. Marek se prépare vendredi pour un entretien sur les maquettes et choisit le mode « Expert ». À côté des messages apparaît une « Remarque d'expert » - un conseil, un risque ou un point à préciser. Ce n'est pas une décision prise à la place de Marek. C'est une raison pour qu'il vérifie, avant l'entretien, si le client a défini un critère de choix pour la maquette.
4. Posez une question sur une pièce jointe. Lorsqu'un contrat au format DOCX se trouve dans la tâche, vous pouvez demander qu'on vous indique les passages relatifs à l'échéance. L'Assistant lit aussi, entre autres, les fichiers TXT, CSV, XLSX et PDF contenant du texte ; un document long est récupéré par parties. Il ne lira pas un ancien fichier DOC binaire ni un PDF scanné sans couche de texte, car il n'a pas d'OCR, c'est-à-dire de reconnaissance de texte à partir d'une image. Pour un tel scan, demandez un fichier avec du texte ou collez le contenu dans votre question.
Comment écrire avec l'IA tout en vérifiant le texte ? Quatre tâches
Vous pouvez corriger votre propre message, préparer un brouillon d'e-mail, traduire une réponse ou composer un contenu dans un fichier à télécharger. Vous vérifiez chaque texte avant son envoi ; dans Task Manager, une correction dans l'éditeur n'envoie pas le message, et un e-mail préparé par l'Assistant IA nécessite votre confirmation.
5. Corrigez votre propre message. Mardi, Kasia écrit à l'équipe trois paragraphes sur le changement de délai et clique sur la baguette « Embellir le texte » dans l'éditeur. La fonction améliore le style tout en conservant les paragraphes, les listes et le gras ; elle n'ajoute pas de nouveaux faits. Kasia relit le résultat, et si elle préfère la formulation d'origine, elle clique sur « Texte embelli - cliquez pour annuler ». Rien n'arrive dans la conversation tant qu'elle n'envoie pas elle-même le message.
6. Préparez un e-mail pour le client. Jeudi, Kasia demande un message indiquant la date d'envoi des maquettes. L'Assistant affiche une proposition qu'elle peut lire et valider ; il n'envoie pas l'e-mail lui-même. L'envoi utilise votre boîte mail connectée dans le module Messagerie, disponible uniquement dans la formule Pro. Sans boîte mail connectée, l'Assistant signale son absence et n'envoie pas le message.
7. Traduisez une réponse dans son propre fil. Vendredi, Ola lit un message en anglais concernant « l'Offre pour le client Nord » et demande à l'Assistant IA une version en français. La traduction apparaît comme une réponse privée dans cette conversation. Si le contenu de l'offre dépend d'un seul mot, Ola le vérifie encore dans l'original.
8. Transformez le contenu en fichier à télécharger. Plutôt que de recopier le résumé d'une tâche dans un document, demandez : « Prépare un Word avec le résumé de ce fil de discussion ». L'assistant rédige le contenu, et Task Manager compose le fichier DOCX et affiche un bouton « Télécharger … ». Les formats PDF, XLSX et CSV sont également disponibles ; les feuilles de calcul nécessitent des données organisées en tableau. Avant d'envoyer le fichier, vérifiez les noms, les chiffres et les échéances.
Comment structurer une description et des données ? Trois actions
L'IA peut transformer une description en checklist, des données en tableau, et une phrase en un formulaire de tâche rempli. Vous vérifiez les éléments de la liste et les chiffres du tableau, puis vous corrigez les champs de la nouvelle tâche avant de cliquer sur « Enregistrer ».
9. Créez une checklist à partir d'une description. Lundi, Magda ouvre la tâche « Projet de site web » et demande : « Fais une checklist à cocher à partir de la description de la tâche ». L'assistant renvoie cinq éléments ; après en avoir réalisé deux, la barre affiche « 2 sur 5 effectués ». Une liste issue d'une conversation privée avec l'Assistant n'est visible que par Magda. Si la liste cliquable se trouve dans un message ordinaire accessible à l'équipe, les cases cochées sont partagées et l'on peut voir qui a coché quel point. Pour en savoir plus sur ce qui doit être un point de checklist et ce qui doit être une tâche séparée, lisez l'article sur la checklist dans une tâche.
10. Construisez un tableau à partir de données. Mercredi, le propriétaire demande : « Fais un tableau comparant les coûts du T1 et du T2 ». L'assistant peut l'afficher directement dans sa réponse ; si un fichier doit être créé, demandez ensuite un Excel ou un CSV. Mais vérifiez d'abord que vous avez indiqué les bonnes sources. Une barre d'occupation apparaît sous leur liste, et si le modèle ne peut pas intégrer tout le contexte sélectionné, l'Assistant précisera ce qu'il n'a pas pris en compte.
11. Préparez une nouvelle tâche à partir d'une seule phrase. Vendredi, Magda demande dans la discussion : « Crée une tâche : envoyer les photos pour l'offre Nord, échéance vendredi, assigne Marek ». L'assistant ouvre, uniquement chez elle, la fenêtre « Ajouter une tâche » avec les champs déjà remplis, y compris l'Espace de travail du fil en cours et l'échéance convertie en date. Magda peut corriger le formulaire. La tâche n'est créée qu'après avoir cliqué sur « Enregistrer » ; fermer la fenêtre ne crée rien.
Surveillance : un rappel qui suit l'échéance
Un rappel peut être lié à l'échéance d'une tâche, et pas seulement à une date saisie une fois pour toutes. Si vous modifiez l'échéance de la tâche dans Task Manager, le rappel qui lui est attaché se décale avec elle.
12. Attachez un rappel à une tâche. Mardi, Ola écrit : « Rappelle-moi cette tâche la veille de l'échéance ». L'enregistrement n'a lieu qu'après avoir cliqué sur « Oui, exécuter » dans la fenêtre de confirmation. À l'heure prévue, elle recevra une notification dans l'application ; si l'échéance de la tâche n'a pas d'heure définie, le programme retient 9h00. Les tâches sans échéance ne peuvent pas être suivies de cette façon - l'Assistant proposera un rappel classique à la place. La limite est de 50 rappels actifs.
Si vous souhaitez recevoir un e-mail même lorsque l'application est fermée, un CRON doit fonctionner sur le serveur, c'est-à-dire une tâche périodique exécutée par l'hébergement. Si le CRON n'a jamais démarré, l'application vous en avertit lors de la configuration d'un rappel. Vous pouvez aussi activer séparément, dans le Profil, un résumé quotidien de vos propres tâches du jour et en retard ; l'heure par défaut est 8h00.
Au-delà de la liste des 12 actions, il existe aussi l'historique d'activité privé. Une question revient souvent le vendredi : qu'ai-je vraiment fait ces derniers jours ? Si vous activez l'historique d'activité privé, le programme enregistre les titres et les liens de ce que vous avez créé, modifié et consulté ; vous pouvez consulter les derniers événements dans Paramètres → Profil → Historique d'activité (« Afficher les derniers événements »). Le journal n'enregistre ni le contenu des messages ni celui des notes, et les entrées de plus de 90 jours sont supprimées. Personne d'autre que vous, pas même l'administrateur, ne voit cet historique ; son résumé est toutefois transmis au fournisseur IA configuré lorsque vous utilisez l'Assistant. Vous trouverez les détails dans l'article sur l'historique d'activité et le rapport de la journée de travail.
Quelles décisions ne pas confier à l'IA ?
Ne confiez pas à l'IA les décisions sur les priorités ni la responsabilité de l'exactitude des informations envoyées à un client. L'Assistant aide à comprendre un contenu et à préparer une action, mais face à une question trop large, il ne peut récupérer que quelques éléments les plus pertinents à la fois.
Lorsque la réponse doit porter sur un cas précis, indiquez-le dans « Sources » plutôt que de demander « tout ». Vérifiez aussi le résultat avant de l'utiliser. Si l'Assistant confirme une action qu'il n'a en réalité pas effectuée, Task Manager affiche sous la réponse un bloc jaune « Rectification » décrivant la situation réelle.
La confidentialité d'un fil de discussion ne signifie pas que la requête reste uniquement sur votre serveur. Le contenu de la question, avec le contexte utilisé, est envoyé au fournisseur de modèle choisi. Avant d'activer l'IA dans votre entreprise, déterminez quels sujets l'équipe pourra lui confier ; l'article ce qui est transmis au fournisseur IA l'explique plus en détail.
Par où commencer dans une petite entreprise ?
Commencez par une seule tâche dont le résultat est facile à comparer à l'original : résumer une conversation ou corriger votre propre message. Task Manager fonctionne aussi sans IA, l'administrateur peut donc l'activer séparément pour les tâches, les discussions et la fenêtre de l'Assistant, plutôt que de changer d'un coup la façon de travailler de toute l'entreprise.
L'administrateur a le choix entre OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude et xAI Grok. L'entreprise fournit sa propre clé API et paie directement le fournisseur du modèle, sans intermédiaire ni marge de Task Manager. L'article sur votre propre clé IA en entreprise explique comment aborder cette configuration.
Les données de l'application se trouvent sur le serveur du client, et la licence est perpétuelle : vous payez une seule fois selon le nombre de postes, sans abonnement par personne. Elle inclut 12 mois de mises à jour, dont le renouvellement est ensuite optionnel. Pour le plan Classic jusqu'à 20 personnes, le prix est de 1 490 PLN en version Standard ou 3 990 PLN en Pro. La Messagerie et le module Fichiers appartiennent à la version Pro ; l'Assistant IA est disponible dans les deux versions.
Demain, ouvrez le fil de discussion le plus long que vous devez lire, et demandez : « Résume ce fil de discussion ». Comparez la réponse aux messages avant de transmettre les conclusions à quelqu'un. Si vous cherchez, pour votre équipe, un endroit où l'IA travaille directement sur les tâches, où les données de l'application restent sur votre serveur et où la licence ne facture pas chaque personne tous les mois, consultez la Demo.
Questions fréquentes
Faut-il payer séparément pour l'IA au travail de bureau ?
Oui - en utilisant l'IA dans Task Manager, vous payez le fournisseur du modèle que vous avez choisi pour l'utilisation de votre propre clé API. Task Manager fonctionne aussi sans IA et n'ajoute aucune marge sur les requêtes.
L'IA peut-elle envoyer un e-mail ou créer une tâche toute seule ?
Non - l'e-mail nécessite votre confirmation, et la tâche n'est créée qu'après avoir cliqué sur « Enregistrer » dans le formulaire. Le rappel nécessite lui aussi une validation via le bouton « Oui, exécuter ».
D'autres personnes verront-elles ce que je demande à l'Assistant IA dans une tâche ?
Non - en mode privé, seul l'auteur voit la question et la réponse. Les conversations dans la fenêtre de l'Assistant IA sont privées, même vis-à-vis de l'administrateur.
L'Assistant IA peut-il lire un contrat PDF scanné ?
Non - un PDF scanné sans couche de texte ne sera pas lu, car le programme ne dispose pas d'OCR. Un PDF contenant du texte ainsi qu'un document DOCX peuvent servir de source de réponse.
Le mode « Résumer » modifie-t-il les messages de la discussion ?
Non - le mode « Résumer » affiche une version retravaillée uniquement le temps de la session. Les messages d'origine restent intacts.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
