Marta vede agenturu o 14 lidech. V pondělí se klient ptá, proč se rozsah ve smlouvě z března liší od nabídky, a odpověď je roztříštěná mezi e-mailem, chatem a dokumentem, jehož název si nikdo nepamatuje. Digitální mozek firmy má zajistit, že příště Marta najde ujednání tam, kde na nich tým pracoval, a zeptá se na ně obyčejnou větou.
Digitální mozek firmy je pracovní paměť, ne další wiki
Digitální mozek firmy je způsob organizace práce, při kterém rozhodnutí a dokumenty zůstávají u záležitostí, kterých se týkají, a AI asistent může z dostupných znalostí odpovídat na otázky. Nejde o další katalog, který je třeba vyplňovat po hodinách. Jde o to, aby informace o změně rozsahu projektu zůstala vedle rozhovoru, ve kterém byla tato změna dohodnuta.
Samotná wiki může dobře uchovávat postupy, ale někdo do ní musí přenést ujednání z každodenní práce. Samotný disk uchovává dokumenty, ale nevysvětlí, proč byla vybrána třetí verze nabídky. Proto přijměte tři podmínky: znalosti vznikají při práci, zůstávají v jednom programu a AI je čte podle oprávnění osoby, která se ptá.
Wiki chátrá, když se do ní musí přepisovat rozhovory
Firemní wiki ztrácí užitečnost ve chvíli, kdy zapsání rozhodnutí znamená druhý úkon po skončení záležitosti. Tomuto dodatečnému kroku se můžete vyhnout tak, že ujednání zapíšete do úkolu nebo chatu, kde ho tým stejně probírá.
Představte si pátek u Marty. Žádá tým, aby do wiki přepsal rozhodnutí o projektu klienta ABC; po třech dalších pátcích vyplňuje záznamy už sama, protože návrháři jsou u nových úkolů. Marta se tedy vrací k rozhovoru o projektu, aby rekonstruovala rozhodnutí, které v zápisu chybělo.
Čtyři vrstvy stačí k tomu, abyste začali zaznamenávat znalosti
Začněte u záležitosti, aktuálního rozhovoru, trvalé poznámky a dokumentu. Každý typ ujednání zaznamenávejte tam, kde ho tým bude později hledat.
| Vrstva | Co do ní patří | Příklad z agentury Marty |
|---|---|---|
| Oblast | Popis, termín, odpovědní lidé a rozhovor o konkrétním výsledku | Úkol „Nabídka pro klienta ABC” s dohodnutým rozsahem |
| Aktuální ujednání | Rozhovor, který ještě směřuje k rozhodnutí | Chat „Ujednání s klientem” s otázkou na maketu |
| Trvalé znalosti | Postup nebo shrnutí, ke kterému se vrátíte při příští záležitosti | Poznámka ze schůzky o pravidlech schvalování projektů |
| Dokumenty | Verze nabídek, smluv a materiálů | Soubor s rozsahem prací připojený k vláknu |
V Task Manageru úkol shromažďuje popis, termín, osoby a rozhovor; systémové zprávy zaznamenávají mimo jiné změnu stavu a termínu. Pracovní prostor seskupuje úkoly a chaty, takže ho můžete chápat jako oblast práce, například „Nové webové stránky”. Více o výběru místa pro rozhodnutí si přečtete v textu kam zapisovat týmová ujednání.
Poznámka je soukromá, dokud ji nesdílíte. Kolegovi můžete dát právo náhledu nebo úprav; samotný štítek Pracovní prostor mu přístup neotevírá. Pokud shromažďujete ujednání po jednáních s klienty, podívejte se také na jak uchovávat poznámky ze schůzek. Samostatný modul Soubory se společnými adresáři pro soubory a poznámky patří variantě Pro. Přílohy u úkolu nebo chatu zůstávají u daného vlákna.
Jak určit zdroje, aby AI asistent odpověděl?
Chcete-li se zeptat na konkrétní záležitost, otevřete vlákno AI asistenta a určete podklady, které má použít. V Task Manageru můžete v jednom dotazu spojit více zdrojů, aniž byste se omezovali na jeden úkol nebo chat.
V úterý Marta zakládá rozhovor o smlouvě klienta ABC. Jako zdroje vybírá úkol s nabídkou, chat s návrhářem a sdílenou poznámku ze schůzky. Poté se ptá: „Co jsme si ujasnili ohledně rozsahu prací?”. Každý rozhovor s AI asistentem má vlastní historii a sadu zdrojů; vlákna AI asistenta jsou soukromá.
Můžete označit také své úkoly, kalendář nebo celý Pracovní prostor. Ve variantě Pro může být zdrojem také složka nebo jednotlivý soubor z modulu Soubory a vlastní e-mailová schránka z modulu Pošta - ta druhá pouze tehdy, pokud administrátor povolil poštu jako zdroj znalostí AI. Označení úkolu nebo chatu zahrnuje soubory přidané do jeho vlákna. Ukazatel zaplnění zobrazuje, kolik z označených znalostí se vejde do jednoho dotazu na AI model. Pokud je materiálů příliš mnoho, AI asistent vás informuje, co nezohlednil. Další příklady najdete v popisu zdrojů znalostí AI asistenta.
V otevřeném vlákně se zeptáte bez účasti zbytku týmu
Pokud odpověď leží v jedné konverzaci, zeptejte se AI asistenta přímo v úkolu nebo chatu. Dotaz i odpověď vidíte pouze vy, přestože se týkají vlákna, na kterém pracuje více lidí.
Ve čtvrtek se Kuba vrací z dovolené a otevírá chat „Ujednání s klientem”. Místo aby žádal Martu o shrnutí, vybere tlačítko „AI asistent” a zeptá se, co bylo dohodnuto; soukromá odpověď má štítek „POUZE PRO VÁS”. Může také použít režim „Uspořádat” a variantu Shrnout, aby si přečetl kratší verzi zprávy. Toto zobrazení funguje pouze během relace - nenahrazuje ani znovu neukládá původní konverzaci.
Varianta Pro hledá i bez ručního označení dokumentu
Firemní znalosti AI ve variantě Pro umožňují AI asistentovi najít odpověď ve firemních znalostech bez nutnosti pokaždé označovat konkrétní dokument. Jde o index budovaný na pozadí: úkoly a chaty se do něj dostávají jako shrnutí, zatímco poznámky a soubory jako úryvky původního obsahu. Index je uspořádaná sbírka úryvků, ve kterých AI asistent hledá odpověď.
Marta se může zeptat: „Jaký máme limit na pohonné hmoty?”, i když si nepamatuje název poznámky s pravidly vyúčtování. Při výchozím nastavení se znalostní báze aktualizuje jednou denně; administrátor může aktualizaci spustit i ručně. Sémantické vyhledávání, tedy vyhledávání podle významu místo pouze shodných slov, vyžaduje poskytovatele OpenAI nebo Google Gemini a u nich je ve výchozím nastavení zapnuté. Úryvky dokumentů se v takovém případě posílají poskytovateli kvůli vektorům; tyto dotazy se účtují samostatně. U Anthropic Claude a xAI Grok indexování neposílá materiály poskytovateli, ačkoli běžný dotaz na model mu stále předává potřebný kontext.
Ve variantě Standard neexistuje firemní znalostní báze AI ani přepínač sémantického vyhledávání. AI asistent nadále odpovídá z konverzace a ze zdrojů označených v jeho okně. Rozdíl mezi těmito způsoby práce podrobněji vysvětluje text o firemních znalostech AI a zdrojích znalostí.
Přístup ke znalostem neruší oprávnění
AI asistent používá pouze materiály dostupné osobě, která se ptá. Poznámky a Soubory si zachovávají vlastní oprávnění i ve znalostní bázi varianty Pro, a to i vůči administrátorovi.
Pokud připnete soukromou poznámku ke složce úkolu, ostatní účastníci ji neuvidí jen proto, že mají přístup k úkolu. Musíte jim ji sdílet. Soubor nahraný do složky stejného vlákna je naopak viditelný pro jeho účastníky. Pokud ztratíte přístup ke zdroji dříve označenému AI asistentovi, bude při dalším dotazu vynechán.
Pošta (modul z varianty Pro) se nikdy nedostává do báze indexované na pozadí; vlastní schránku označíte ručně až poté, co tuto možnost povolí administrátor. Data aplikace zůstávají na vašem serveru, ale dotaz a potřebný obsah zdroje se posílají externímu poskytovateli AI na klíč vaší firmy. Před označením korespondence si ověřte, co se při každém dotazu posílá poskytovateli AI.
Sken neodpoví a čerstvé rozhodnutí může předběhnout index
Task Manager nepřečte sken PDF bez textové vrstvy ani starý soubor DOC v binárním formátu. V běžné práci můžete používat dokumenty DOCX, XLSX a PDF obsahující text, a v případě skenu si potřebné ujednání zapsat do poznámky.
Druhá hranice se týká aktuálnosti firemní znalostní báze AI ve variantě Pro. Automatická aktualizace probíhá jednou denně, takže rozhodnutí staré hodinu je lepší označit AI asistentovi jako zdroj nebo se na něj zeptat přímo ve vlákně. Administrátor může bázi aktualizovat i ručně. U dlouhých dokumentů pamatujte na hranici čtení: index si z jednoho souboru zapamatuje až 54 000 znaků, zatímco soubor označený jako zdroj AI asistent čte až do 300 000 znaků, po částech.
Jedno místo má smysl i po vypnutí AI
Tuto pracovní paměť můžete vybudovat i bez zapnutí AI: Task Manager funguje i bez něj. Úkoly, chaty, poznámky a kalendář zůstávají v programu a data aplikace se nacházejí na serveru vaší firmy. Varianta Pro přidává mimo jiné Poštu, Soubory a firemní znalosti AI.
AI vyžaduje účet a vlastní klíč u zvoleného poskytovatele: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok. Platíte přímo poskytovateli, bez marže Task Manageru. Licence na program je trvalá a platí se jednorázově podle počtu stanovišť; zahrnuje 12 měsíců aktualizací a pozdější prodloužení je volitelné. Pro tým do 20 osob stojí varianta Standard 1 490 zł a Pro 3 990 zł. Pokud se rozhodujete mezi označováním zdrojů a bází budovanou na pozadí, přečtěte si také srovnání variant Standard a Pro.
Zítra začněte od jedné záležitosti, ne od celého archivu
Zítra vyberte jednu záležitost, kterou řeší váš tým: zapište její popis do úkolu, ponechte ujednání v související konverzaci a přiložte dokument, kterého se týkají. Poté ověřte, zda dokáže druhá osoba rekonstruovat rozhodnutí, aniž by se vás musela ptát na historii projektu. Pokud chcete mít data aplikace na vlastním serveru a neplatit předplatné za uživatele, podívejte se na Demo.
Nejčastější dotazy
Jak začít budovat digitální mozek firmy?
Začněte jednou záležitostí: založte úkol, zanechte ujednání v rozhovoru a připojte dokument, kterého se týkají. Poté požádejte jinou osobu, aby na základě těchto podkladů rekonstruovala rozhodnutí.
Uvidí AI asistent všechno, co je ve firmě?
Ne, AI asistent využívá podklady dostupné osobě, která se ptá. Poznámky a Soubory si zachovávají vlastní oprávnění i v bázi znalostí AI u varianty Pro.
Vyžaduje digitální mozek firmy variantu Pro?
Ne, AI asistent a ruční výběr zdrojů fungují i ve variantě Standard. Variantu Pro potřebujete, pokud chcete využívat bázi znalostí AI budovanou na pozadí a modul Soubory.
Přečte AI staré skeny a PDF soubory?
AI asistent přečte PDF s textovou vrstvou, ale nepřečte sken PDF bez textu ani starý soubor DOC. Task Manager nemá OCR, tedy funkci rozpoznávání textu v obrázku.
Dostávají se naše data k poskytovateli AI?
Ano, dotaz a potřebný obsah vybraného zdroje se odesílají poskytovateli modelu na klíči vaší firmy, i když data aplikace zůstávají na vašem serveru. Pošta se nedostává do báze znalostí indexované na pozadí; jako ruční zdroj vyžaduje zapnutí této možnosti administrátorem.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
