A Marta gere uma agência com 14 pessoas. Na segunda-feira, um cliente pergunta porque é que o âmbito do contrato de março difere da proposta, e a resposta está espalhada entre e-mail, chat e um documento cujo nome ninguém se lembra. O cérebro digital da empresa deve fazer com que, da próxima vez, a Marta encontre as decisões exatamente onde a equipa trabalhou nelas, e pergunte sobre elas numa frase simples.
O cérebro digital da empresa é a memória do trabalho, não mais uma wiki
O cérebro digital da empresa é uma forma de organizar o trabalho em que as decisões e os documentos ficam junto dos assuntos a que dizem respeito, e o Assistente AI pode responder a perguntas com base no conhecimento disponível. Não se trata de mais um catálogo que é preciso preencher fora de horas. Trata-se de fazer com que a informação sobre uma alteração do âmbito do projeto fique junto da conversa em que essa alteração foi acordada.
A própria wiki pode guardar bem procedimentos, mas alguém tem de transferir para lá as decisões do trabalho diário. O próprio disco guarda documentos, mas não explica porque foi escolhida a terceira versão da proposta. Por isso, assuma três condições: o conhecimento nasce durante o trabalho, permanece num único programa, e a AI lê-o de acordo com as permissões da pessoa que pergunta.
A wiki esvazia-se quando é preciso copiar conversas para lá
A wiki da empresa perde utilidade quando registar uma decisão significa uma segunda tarefa depois de o assunto estar concluído. Pode evitar esse passo extra registando a decisão na tarefa ou no chat em que a equipa já a está a discutir.
Imagine uma sexta-feira na vida da Marta. Ela pede à equipa que copie para a wiki as decisões do projeto do cliente ABC; ao fim de mais três sextas-feiras, é ela própria que preenche as entradas, porque os designers já estão a tratar de novas tarefas. A Marta volta então à conversa sobre o projeto para reconstruir a decisão que faltava na entrada.
Quatro camadas chegam para começar a registar conhecimento
Comece pelo assunto, pela conversa em curso, pela nota permanente e pelo documento. Registe cada tipo de decisão onde a equipa a for procurar mais tarde.
| Camada | O que entra nela | Exemplo da agência da Marta |
|---|---|---|
| Assunto | Descrição, prazo, responsáveis e conversa sobre um resultado concreto | Tarefa "Proposta para o cliente ABC" com o âmbito acordado |
| Decisões em curso | Conversa que ainda está a conduzir a uma decisão | Chat "Decisões com o cliente" com uma pergunta sobre o layout |
| Conhecimento permanente | Procedimento ou resumo a que voltará no assunto seguinte | Nota da reunião sobre as regras de aprovação de projetos |
| Documentos | Versões de propostas, contratos e materiais | Ficheiro com o âmbito do trabalho anexado ao tópico |
No Task Manager, a tarefa reúne a descrição, o prazo, as pessoas e a conversa; as mensagens de sistema registam, entre outras coisas, a alteração de estado e de prazo. O Workspace agrupa tarefas e chats, por isso pode tratá-lo como uma área de trabalho, por exemplo "Novo site". Saiba mais sobre onde registar as decisões no texto onde registar as decisões da equipa.
A nota é privada até a partilhar. Pode dar a um colega permissão de visualização ou de edição; a etiqueta Workspace, por si só, não lhe abre o acesso. Se recolhe decisões depois de reuniões com clientes, veja também como guardar notas de reuniões. O módulo Ficheiros, à parte, com pastas partilhadas para ficheiros e notas, pertence ao plano Pro. Os anexos numa tarefa ou chat permanecem junto desse tópico.
Como indicar fontes para que o Assistente AI responda?
Para perguntar sobre um assunto concreto, abra um tópico do Assistente AI e indique os materiais que deve utilizar. No Task Manager pode combinar várias fontes numa única pergunta, sem se limitar a uma única tarefa ou chat.
Na terça-feira, a Marta cria uma conversa sobre o contrato do cliente ABC. Como fontes, escolhe a tarefa com a proposta, o chat com o designer e a nota de reunião que lhe foi partilhada. Depois pergunta: "O que ficou decidido sobre o âmbito do trabalho?". Cada conversa com o Assistente AI tem o seu próprio histórico e conjunto de fontes; os tópicos do Assistente AI são privados.
Pode também indicar as suas tarefas, o calendário ou todo o Workspace. Na variante Pro, a fonte pode ser também uma pasta ou um único ficheiro do módulo Ficheiros, bem como a sua própria caixa de correio do módulo Correio - esta última apenas quando o administrador tiver ativado o correio como fonte de conhecimento da IA. Ao indicar uma tarefa ou um chat, inclui-se os ficheiros adicionados ao respetivo tópico. A barra de ocupação mostra quanto do conhecimento indicado cabe numa única pergunta ao modelo de IA. Quando há demasiado material, o Assistente de IA informa o que não foi considerado. Encontrará mais exemplos na descrição das fontes de conhecimento do Assistente de IA.
No tópico aberto, pergunta sem envolver o resto da equipa
Se a resposta estiver numa única conversa, pergunte ao Assistente de IA diretamente na tarefa ou no chat. A pergunta e a resposta só são visíveis para si, embora digam respeito a um tópico em que trabalham mais pessoas.
Na quinta-feira, o Kuba regressa de férias e abre o chat "Combinados com o cliente". Em vez de pedir um resumo à Marta, escolhe o botão "Assistente de IA" e pergunta o que ficou combinado; a resposta privada tem a etiqueta "SÓ PARA SI". Pode também usar o modo "Organizar" e a variante Resumir, para ler uma versão mais curta da mensagem. Esta vista funciona apenas durante a sessão - não substitui nem reescreve a conversa original.
A variante Pro procura também sem indicação manual do documento
A base de conhecimento de IA na variante Pro permite ao Assistente de IA encontrar a resposta no conhecimento da empresa sem ter de indicar sempre um documento específico. Trata-se de um índice construído em segundo plano: as tarefas e os chats entram nele como resumos, e as notas e os ficheiros como fragmentos do conteúdo original. O índice é um conjunto organizado de fragmentos, nos quais o Assistente de IA procura a resposta.
A Marta pode perguntar: "Qual é o nosso limite de combustível?", mesmo sem se lembrar do nome da nota com as regras de reembolso. Nas definições predefinidas, a base é atualizada uma vez por dia; o administrador também pode iniciar a atualização manualmente. A pesquisa semântica, ou seja, a pesquisa por significado em vez de apenas por palavras idênticas, requer um fornecedor OpenAI ou Google Gemini, e está ativada por predefinição para estes. Nesse caso, os fragmentos dos documentos são enviados ao fornecedor para obter vetores; estes pedidos são faturados à parte. Com a Anthropic Claude e a xAI Grok, a indexação não envia materiais ao fornecedor, embora uma pergunta normal ao modelo continue a transmitir-lhe o contexto necessário.
Na variante Standard não existe base de conhecimento de IA nem interruptor de pesquisa semântica. O Assistente de IA continua a responder a partir da conversa e das fontes indicadas na sua janela. A diferença entre estas duas formas de trabalhar é explicada com mais pormenor no texto sobre a base de conhecimento de IA e as fontes de conhecimento.
O acesso ao conhecimento não anula as permissões
O Assistente de IA usa apenas materiais acessíveis à pessoa que faz a pergunta. As Notas e os Ficheiros mantêm as suas próprias permissões mesmo na base de conhecimento da variante Pro, inclusive perante o administrador.
Se anexar uma nota privada à pasta de uma tarefa, os restantes participantes não a verão apenas por terem acesso à tarefa. Tem de a partilhar com eles. Já um ficheiro carregado para a pasta do mesmo tópico fica visível para os participantes do tópico. Se perder o acesso a uma fonte indicada anteriormente ao Assistente de IA, esta será ignorada na próxima pergunta.
O Correio (módulo da variante Pro) nunca entra na base indexada em segundo plano; a sua própria caixa de correio só pode ser indicada manualmente depois de o administrador ativar esta opção. Os dados da aplicação permanecem no seu servidor, mas a pergunta e o conteúdo necessário da fonte são enviados a um fornecedor externo de IA, com a chave da sua empresa. Antes de indicar correspondência, verifique o que é enviado ao fornecedor de IA em cada pergunta.
Um documento digitalizado não responde, e uma decisão recente pode ultrapassar o índice
O Task Manager não consegue ler um PDF digitalizado sem camada de texto nem um ficheiro DOC antigo em formato binário. No trabalho diário, pode usar documentos DOCX, XLSX e PDF com texto, e, no caso de uma digitalização, guardar o combinado necessário numa nota.
O segundo limite diz respeito à atualidade da base de conhecimento de IA na variante Pro. A atualização automática ocorre uma vez por dia, por isso uma decisão de há uma hora é melhor indicá-la ao Assistente de IA como fonte, ou perguntar diretamente sobre ela no tópico. O administrador também pode atualizar a base manualmente. Em documentos longos, tenha em conta o limite de leitura: o índice memoriza até 54 000 carateres de cada ficheiro, enquanto um ficheiro indicado como fonte é lido pelo Assistente de IA até 300 000 carateres, em partes.
Um único lugar faz sentido mesmo com a IA desativada
Pode construir esta memória de trabalho sem ativar a IA: o Task Manager funciona também sem ela. As tarefas, os chats, as notas e o calendário permanecem no programa, e os dados da aplicação ficam no servidor da sua empresa. A variante Pro acrescenta, entre outros, o Correio, os Ficheiros e a base de conhecimento de IA.
A IA requer uma conta e uma chave própria junto do fornecedor escolhido: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Paga diretamente ao fornecedor, sem margem do Task Manager. A licença do programa é perpétua e paga uma única vez, de acordo com o número de postos; inclui 12 meses de atualizações, sendo a renovação posterior opcional. Para uma equipa até 20 pessoas, a variante Standard custa 1 490 PLN, e a Pro 3 990 PLN. Se está a decidir entre indicar fontes manualmente ou uma base construída em segundo plano, leia também a comparação entre as variantes Standard e Pro.
Amanhã comece por um único assunto, não pelo arquivo inteiro
Amanhã, escolha um único assunto conduzido pela sua equipa: registe a sua descrição numa tarefa, deixe os combinados na conversa associada e anexe o documento a que dizem respeito. Depois, verifique se outra pessoa consegue reconstituir a decisão sem lhe perguntar pelo histórico do projeto. Se quiser manter os dados da aplicação no seu próprio servidor e não pagar uma mensalidade por utilizador, consulte a Demo.
Perguntas mais frequentes
Como começar a construir o cérebro digital da empresa?
Comece por um único assunto: crie uma tarefa, deixe as decisões numa conversa e anexe o documento a que dizem respeito. Depois peça a outra pessoa para reconstruir a decisão com base nesses materiais.
O Assistente AI vê tudo o que existe na empresa?
Não, o Assistente AI utiliza os materiais disponíveis para a pessoa que pergunta. As Notas e os Ficheiros mantêm as suas próprias permissões também na base de conhecimento AI do plano Pro.
O cérebro digital da empresa requer o plano Pro?
Não, o Assistente AI e a seleção manual de fontes funcionam também no plano Standard. O plano Pro é necessário se quiser utilizar a base de conhecimento AI construída em segundo plano e o módulo Ficheiros.
A AI lê digitalizações antigas e PDFs?
O Assistente AI lê PDFs com camada de texto, mas não consegue ler uma digitalização em PDF sem texto nem um ficheiro DOC antigo. O Task Manager não tem OCR, ou seja, a função de reconhecimento de texto em imagem.
Os nossos dados chegam ao fornecedor de AI?
Sim, a pergunta e o conteúdo necessário da fonte indicada chegam ao fornecedor do modelo, através da chave da sua empresa, embora os dados da aplicação permaneçam no seu servidor. O e-mail não entra na base de conhecimento indexada em segundo plano; como fonte manual, requer que o administrador ative essa possibilidade.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
