Marta egy 14 fős ügynökséget vezet. Hétfőn az ügyfél megkérdezi, miért tér el a márciusi szerződés tartalma az ajánlattól, a válasz pedig szétszórva van e-mailben, csevegésben és egy olyan dokumentumban, amelynek nevére senki sem emlékszik. A vállalat digitális agyának köszönhetően legközelebb Marta ott találja meg a megállapodásokat, ahol a csapat dolgozott rajtuk, és egyszerű mondattal rákérdezhet.
A vállalat digitális agya a munka memóriája, nem egy újabb wiki
A vállalat digitális agya a munkaszervezés olyan módja, amelyben a döntések és dokumentumok az érintett ügyeknél maradnak, az AI-asszisztens pedig az elérhető tudás alapján válaszolhat a kérdésekre. Nem egy plusz katalógusról van szó, amelyet munkaidő után kell feltölteni. Arról van szó, hogy a projekt terjedelmének változásáról szóló információ ott maradjon, ahol a beszélgetés zajlott, amelyben ezt egyeztették.
Maga a wiki jól tárolhatja az eljárásokat, de valakinek át kell abba vinnie a napi munka megállapodásait. Maga a meghajtó tárolja a dokumentumokat, de nem magyarázza meg, miért a harmadik ajánlatváltozatot választották. Ezért fogadj el három feltételt: a tudás a munka közben keletkezik, egy programban marad, és az AI a kérdező jogosultságainak megfelelően olvassa.
A wiki kiürül, ha a beszélgetéseket bele kell másolni
A céges wiki akkor veszíti el hasznosságát, ha a döntés rögzítése egy második, az ügy lezárása utáni lépést jelent. Ezt a plusz lépést elkerülheted, ha a megállapodást abban a feladatban vagy csevegésben rögzíted, amelyben a csapat amúgy is megbeszéli.
Képzeld el Marta péntekjét. Megkéri a csapatot, hogy az ABC ügyfél projektjéről szóló döntéseket másolják be a wikibe; három péntek után már maga egészíti ki a bejegyzéseket, mert a tervezők addigra már az új feladatoknál tartanak. Marta tehát visszatér a projektről szóló beszélgetéshez, hogy rekonstruálja a bejegyzésből hiányzó döntést.
Négy réteg elég ahhoz, hogy elkezdd rögzíteni a tudást
Kezdd az üggyel, a folyamatban lévő beszélgetéssel, a tartós jegyzettel és a dokumentummal. Minden megállapodástípust ott rögzíts, ahol a csapat később is keresni fogja.
| Réteg | Mi kerül bele | Példa Marta ügynökségéből |
|---|---|---|
| Terület | Leírás, határidő, felelősök és a konkrét eredményről szóló beszélgetés | „Ajánlat az ABC ügyfélnek” feladat az egyeztetett terjedelemmel |
| Folyamatban lévő megállapodások | Beszélgetés, amely még döntéshez vezet | „Megállapodások az ügyféllel” csevegés a makettel kapcsolatos kérdéssel |
| Tartós tudás | Eljárás vagy összefoglaló, amelyhez a következő ügynél visszatérsz | Jegyzet a projektek elfogadási szabályairól szóló megbeszélésről |
| Dokumentumok | Ajánlatok, szerződések és anyagok verziói | A munkakörhöz csatolt fájl a feladat terjedelmével |
A Task Managerben a feladat gyűjti a leírást, a határidőt, a személyeket és a beszélgetést; a rendszerüzenetek rögzítik többek között az állapot és a határidő változását. A Munkaterület csoportosítja a feladatokat és a csevegéseket, így munkaterületnek tekintheted, például „Új weboldal”. Arról, hogyan válaszd ki a döntések helyét, bővebben a hol rögzítsd a csapat megállapodásait című cikkben olvashatsz.
A jegyzet mindaddig privát, amíg meg nem osztod. Megadhatod a munkatársadnak a megtekintési vagy szerkesztési jogot; maga a Munkaterület címke nem nyit számára hozzáférést. Ha az ügyfelekkel folytatott megbeszélések utáni megállapodásokat gyűjtesz, nézd meg ezt is: hogyan tárold a megbeszélésekről szóló jegyzeteket. A közös katalógusokkal rendelkező, önálló Fájlok modul a Pro verzióhoz tartozik. A feladatban vagy csevegésben lévő mellékletek az adott beszélgetésszálnál maradnak.
Hogyan jelöld meg a forrásokat, hogy az AI-asszisztens válaszoljon?
Ahhoz, hogy egy konkrét ügyről kérdezz, nyisd meg az AI-asszisztens beszélgetésszálát, és jelöld meg azokat az anyagokat, amelyeket használnia kell. A Task Managerben több forrást is összekapcsolhatsz egy kérdésben, anélkül, hogy egyetlen feladatra vagy csevegésre korlátozódnál.
Kedden Marta beszélgetést indít az ABC ügyfél szerződéséről. Forrásként kiválasztja az ajánlatot tartalmazó feladatot, a tervezővel folytatott csevegést és a vele megosztott megbeszélésjegyzetet. Majd megkérdezi: „Mit egyeztettünk a munka terjedelméről?”. Minden AI-asszisztenssel folytatott beszélgetésnek saját története és forráskészlete van; az AI-asszisztens beszélgetésszálai privátak.
Megadhatod a saját feladataidat, naptáradat vagy akár az egész Munkaterületet is. A Pro verzióban forrás lehet egy mappa vagy egyetlen fájl a Fájlok modulból, illetve a saját postafiókod a Levelezés modulból - utóbbi csak akkor, ha az adminisztrátor engedélyezte a levelezést mint AI-tudásforrást. Egy feladat vagy csevegés kijelölése a hozzá tartozó beszélgetésszálhoz csatolt fájlokat is magában foglalja. A kitöltöttségjelző sáv megmutatja, mennyi a kijelölt tudásból belefér egyetlen AI-modellhez intézett kérdésbe. Ha túl sok az anyag, az AI-asszisztens jelzi, mit nem vett figyelembe. További példákat az AI-asszisztens tudásforrásainak leírásánál találsz.
Egy nyitott beszélgetésszálban a csapat többi tagja nélkül kérdezhetsz
Ha a válasz egyetlen beszélgetésben rejlik, kérdezd meg közvetlenül az AI-asszisztenst a feladatban vagy csevegésben. A kérdést és a választ csak Te látod, bár a beszélgetésszálban, amelyben többen is dolgoznak, merül fel.
Csütörtökön Kuba visszatér a szabadságról, és megnyitja az „Ügyféllel kötött megállapodások” csevegést. Ahelyett, hogy Martától kérne beszámolót, az „AI-asszisztens” gombot választja, és megkérdezi, miben állapodtak meg; a privát válasz „CSAK NEKED” jelvénnyel jelenik meg. Használhatja a „Rendszerezd” módot és a Összefoglalás opciót is, hogy rövidebb változatban olvassa az üzeneteket. Ez a nézet csak a munkamenet alatt működik - nem helyettesíti és nem írja felül az eredeti beszélgetést.
A Pro verzió a dokumentum kézi kijelölése nélkül is keres
A Pro verzió AI-tudásbázisa lehetővé teszi, hogy az AI-asszisztens a vállalat tudásában találjon választ anélkül, hogy minden alkalommal meg kellene jelölni egy konkrét dokumentumot. Ez egy háttérben épülő index: a feladatok és csevegések összefoglalók formájában kerülnek bele, a jegyzetek és fájlok pedig az eredeti tartalom részleteiként. Az index az eredeti tartalom rendszerezett részleteiből áll, amelyek között az AI-asszisztens válasz után keres.
Marta megkérdezheti: „Mennyi az üzemanyag-limitünk?”, még ha nem is emlékszik az elszámolási szabályokat tartalmazó jegyzet nevére. Alapértelmezett beállítások mellett a tudásbázis naponta egyszer frissül; az adminisztrátor manuálisan is elindíthatja a frissítést. A szemantikus keresés - vagyis a jelentés, nem csupán az azonos szavak alapján történő keresés - OpenAI vagy Google Gemini szolgáltatót igényel, és náluk alapértelmezetten be van kapcsolva. A dokumentumrészletek ilyenkor vektorokért a szolgáltatóhoz kerülnek; ezek a lekérdezések külön kerülnek elszámolásra. Anthropic Claude és xAI Grok esetén az indexelés nem küld anyagot a szolgáltatónak, bár egy egyszerű modellkérdés továbbra is átadja neki a szükséges kontextust.
A Standard verzióban nincs AI-tudásbázis, sem szemantikus keresés kapcsoló. Az AI-asszisztens továbbra is a beszélgetésből és az ablakában megjelölt forrásokból válaszol. A két működésmód közötti különbséget bővebben kifejti a vállalati AI-tudásbázisról és tudásforrásokról szóló cikk.
A tudáshoz való hozzáférés nem törli el a jogosultságokat
Az AI-asszisztens csak azokat az anyagokat használja, amelyekhez a kérdést feltevő személynek hozzáférése van. A Jegyzetek és Fájlok saját jogosultságaikat a Pro verzió tudásbázisában is megőrzik, az adminisztrátorral szemben is.
Ha egy privát jegyzetet rögzítesz egy feladat mappájához, a többi résztvevő nem fogja látni csak azért, mert hozzáférése van a feladathoz. Meg kell osztanod velük. Az ugyanazon beszélgetésszál mappájába feltöltött fájl viszont látható a szál résztvevői számára. Ha elveszíted a hozzáférést egy korábban az AI-asszisztensnek megjelölt forráshoz, az a következő kérdésnél figyelmen kívül marad.
A Levelezés (a Pro verzió modulja) soha nem kerül be a háttérben indexelt tudásbázisba; a saját postafiókodat csak akkor jelölheted ki kézzel, ha az adminisztrátor engedélyezte ezt az opciót. Az alkalmazás adatai a saját szerveredben maradnak, de a kérdés és a forrás szükséges tartalma a külső AI-szolgáltatóhoz kerül a vállalatod kulcsával. Mielőtt levelezést jelölnél meg forrásként, ellenőrizd, mi kerül át az AI-szolgáltatóhoz minden egyes kérdésnél.
A szkennelt kép nem válaszol, és egy friss döntés megelőzheti az indexet
A Task Manager nem olvassa be a szöveges réteg nélküli PDF-szkennelést, sem a régi, bináris formátumú DOC fájlt. A napi munkában DOCX, XLSX és szöveget tartalmazó PDF dokumentumokat használhatsz, szkennelt kép esetén pedig a szükséges megállapodást érdemes jegyzetben rögzíteni.
A második korlát a Pro verzió AI-tudásbázisának frissességére vonatkozik. Az automatikus frissítés naponta egyszer történik, ezért egy órával korábbi döntést inkább jelölj meg forrásként az AI-asszisztensnek, vagy kérdezz rá közvetlenül a beszélgetésszálban. Az adminisztrátor manuálisan is frissítheti a tudásbázist. Hosszú dokumentumoknál ne feledkezz meg az olvasási korlátról: az index egy fájlból legfeljebb 54 000 karaktert jegyez meg, a forrásként megjelölt fájlt pedig az AI-asszisztens legfeljebb 300 000 karakterig olvassa el, részletekben.
Egy közös hely az AI kikapcsolása után is értelmes
Ezt a munkamemóriát AI bekapcsolása nélkül is felépítheted: a Task Manager AI nélkül is működik. A Feladatok, Csevegések, Jegyzetek és Naptár a programban maradnak, az alkalmazás adatai pedig a vállalatod szerverén találhatók. A Pro verzió többek között a Levelezést, a Fájlokat és az AI-tudásbázist adja hozzá.
Az AI használatához fiók és saját kulcs szükséges a választott szolgáltatónál: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude vagy xAI Grok. Közvetlenül a szolgáltatónak fizetsz, a Task Manager felára nélkül. A program licence örökös és egyszeri díj ellenében, munkaállomások száma szerint vásárolható meg; 12 hónap frissítést tartalmaz, a későbbi megújítás opcionális. Egy legfeljebb 20 fős csapat esetén a Standard verzió 1 490 zł, a Pro verzió 3 990 zł. Ha a források megjelölése és a háttérben épülő tudásbázis közül választanál, olvasd el a Standard és Pro verzió összehasonlítását is.
Holnap kezdd egyetlen üggyel, ne az egész archívummal
Holnap válassz egyetlen ügyet, amelyet a csapatod visz: írd le a leírását egy feladatban, hagyd meg a megállapodásokat a kapcsolódó beszélgetésben, és csatold hozzá az érintett dokumentumot. Utána ellenőrizd, hogy egy másik személy képes-e felidézni a döntést anélkül, hogy téged kérdezne meg a projekt történetéről. Ha a saját szerveredben szeretnéd tartani az alkalmazás adatait, és nem szeretnél felhasználónkénti előfizetést fizetni, nézd meg a Demo-t.
Gyakori kérdések
Hogyan kezdj hozzá a vállalat digitális agyának felépítéséhez?
Kezdd egy üggyel: hozz létre egy feladatot, rögzítsd a megállapodásokat egy beszélgetésben, és csatold hozzá az érintett dokumentumot. Ezután kérd meg a másik személyt, hogy e dokumentumok alapján rekonstruálja a döntést.
Az AI-asszisztens mindent lát, ami a cégben van?
Nem, az AI-asszisztens csak azokat az anyagokat használja, amelyek a kérdező számára elérhetők. A Jegyzetek és a Fájlok a saját jogosultságaikat a Pro verzió AI-tudásbázisában is megőrzik.
A vállalat digitális agyához szükséges a Pro verzió?
Nem, az AI-asszisztens és a források kézi kiválasztása Standard verzióban is működik. A Pro verzióra akkor van szükség, ha a háttérben épülő AI-tudásbázist és a Fájlok modult szeretnéd használni.
Az AI elolvassa a régi szkenneket és PDF-eket?
Az AI-asszisztens elolvassa a szöveges réteggel rendelkező PDF-et, de nem tudja elolvasni a szöveg nélküli szkennelt PDF-et vagy a régi DOC fájlt. A Task Managerben nincs OCR, vagyis a képen lévő szöveg felismerésére szolgáló funkció.
Az adataink eljutnak az AI-szolgáltatóhoz?
Igen, a kérdés és a megjelölt forrás szükséges tartalma eljut a modellszolgáltatóhoz a cégetek kulcsán, bár az alkalmazás adatai a saját szervereteken maradnak. A Levelezés nem kerül be a háttérben indexelt tudásbázisba; kézi forrásként csak akkor használható, ha az adminisztrátor engedélyezi ezt a lehetőséget.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
