Marta dirige una agencia de 14 personas. El lunes un cliente pregunta por qué el alcance del contrato de marzo difiere de la oferta, y la respuesta está dispersa entre el correo, el chat y un documento cuyo nombre nadie recuerda. El cerebro digital de la empresa debe lograr que la próxima vez Marta encuentre los acuerdos donde el equipo trabajó en ellos, y pueda preguntar por ellos con una frase normal.
El cerebro digital de la empresa es la memoria del trabajo, no otra wiki
El cerebro digital de la empresa es una forma de organizar el trabajo en la que las decisiones y los documentos permanecen junto a los asuntos a los que se refieren, y el Asistente de IA puede responder preguntas a partir del conocimiento disponible. No se trata de otro catálogo que haya que rellenar fuera de horario. Se trata de que la información sobre un cambio de alcance del proyecto quede junto a la conversación en la que se acordó ese cambio.
Una wiki por sí sola puede guardar bien los procedimientos, pero alguien tiene que trasladar a ella los acuerdos del trabajo diario. Un disco por sí solo guarda documentos, pero no explica por qué se eligió la tercera versión de la oferta. Por eso, adopta tres condiciones: el conocimiento se genera durante el trabajo, permanece en un único programa, y la IA lo lee según los permisos de la persona que pregunta.
La wiki se vacía cuando hay que copiar las conversaciones en ella
La wiki de la empresa pierde utilidad cuando registrar una decisión significa una segunda acción después de cerrar el asunto. Puedes evitar este paso adicional guardando el acuerdo en la tarea o el chat donde el equipo ya lo está comentando.
Imagina un viernes en la oficina de Marta. Pide al equipo que traslade a la wiki las decisiones sobre el proyecto del cliente ABC; tras tres viernes seguidos, es ella misma quien completa las entradas, porque los diseñadores ya están con nuevas tareas. Así que Marta vuelve a la conversación sobre el proyecto para reconstruir la decisión que faltaba en la entrada.
Cuatro capas bastan para empezar a registrar el conocimiento
Empieza por el asunto, la conversación en curso, la nota permanente y el documento. Registra cada tipo de acuerdo donde el equipo lo buscará después.
| Capa | Qué va a parar a ella | Ejemplo de la agencia de Marta |
|---|---|---|
| Asunto | Descripción, fecha límite, responsables y conversación sobre un resultado concreto | Tarea «Oferta para el cliente ABC» con el alcance acordado |
| Acuerdos en curso | Conversación que aún conduce a una decisión | Chat «Acuerdos con el cliente» con una pregunta sobre la maqueta |
| Conocimiento permanente | Procedimiento o resumen al que volverás en el siguiente asunto | Nota de la reunión sobre las normas de aceptación de proyectos |
| Documentos | Versiones de ofertas, contratos y materiales | Archivo con el alcance del trabajo adjunto al hilo |
En Task Manager, la tarea reúne la descripción, la fecha límite, las personas y la conversación; los mensajes del sistema registran, entre otras cosas, el cambio de estado y de fecha límite. El Espacio de trabajo agrupa tareas y chats, así que puedes tratarlo como un área de trabajo, por ejemplo «Nueva página web». Más sobre cómo elegir el lugar para una decisión en el artículo dónde registrar los acuerdos del equipo.
La nota es privada hasta que la compartas. Puedes dar a un compañero permiso de ver o de editar; la etiqueta de Espacio de trabajo por sí sola no le abre el acceso. Si recopilas acuerdos después de reuniones con clientes, consulta también cómo guardar notas de reuniones. El módulo Archivos aparte, con carpetas compartidas para archivos y notas, pertenece a la variante Pro. Los adjuntos en una tarea o un chat permanecen junto a ese hilo.
¿Cómo indicar las fuentes para que el Asistente de IA responda?
Para preguntar sobre un asunto concreto, abre un hilo del Asistente de IA e indica los materiales que debe usar. En Task Manager puedes combinar varias fuentes en una sola pregunta, sin limitarte a una sola tarea o chat.
El martes, Marta crea una conversación sobre el contrato del cliente ABC. Como fuentes elige la tarea con la oferta, el chat con el diseñador y la nota de la reunión que se le ha compartido. Luego pregunta: «¿Qué acordamos sobre el alcance del trabajo?». Cada conversación con el Asistente de IA tiene su propio historial y su propio conjunto de fuentes; los hilos del Asistente de IA son privados.
También puedes indicar tus propias tareas, el calendario o todo el espacio de trabajo. En la variante Pro, la fuente puede ser además una carpeta o un único archivo del módulo Archivos, así como tu propio buzón de correo del módulo Correo - esto último solo si el administrador ha habilitado el correo como fuente de conocimiento de IA. Indicar una tarea o un chat incluye los archivos añadidos a su hilo. La barra de ocupación muestra cuánto del conocimiento indicado cabe en una sola pregunta al modelo de IA. Cuando hay demasiado material, el Asistente de IA informa de lo que no ha tenido en cuenta. Encontrarás más ejemplos en la descripción de las fuentes de conocimiento del Asistente de IA.
En un hilo abierto preguntarás sin la participación del resto del equipo
Si la respuesta está en una sola conversación, pregunta directamente al Asistente de IA dentro de la tarea o el chat. La pregunta y la respuesta solo las ves tú, aunque se refieran a un hilo en el que trabajan más personas.
El jueves Kuba vuelve de vacaciones y abre el chat «Acuerdos con el cliente». En lugar de pedirle a Marta un resumen, pulsa el botón «Asistente de IA» y pregunta qué se acordó; la respuesta privada lleva la etiqueta «SOLO PARA TI». También puede usar el modo «Organizar» y la opción Resumir, para leer una versión más corta del mensaje. Esta vista solo funciona durante la sesión - no sustituye ni reescribe la conversación original.
La variante Pro busca también sin necesidad de indicar el documento manualmente
La base de conocimiento de IA en la variante Pro permite que el Asistente de IA encuentre la respuesta en el conocimiento de la empresa sin tener que indicar cada vez un documento concreto. Es un índice que se construye en segundo plano: las tareas y los chats entran en él como resúmenes, y las notas y los archivos como fragmentos del contenido original. El índice es un conjunto ordenado de fragmentos en los que el Asistente de IA busca la respuesta.
Marta puede preguntar: «¿Cuál es nuestro límite de combustible?», aunque no recuerde el nombre de la nota con las normas de liquidación. Con la configuración predeterminada, la base se actualiza una vez al día; el administrador también puede lanzar la actualización manualmente. La búsqueda semántica, es decir, buscar por significado en lugar de solo por palabras idénticas, requiere un proveedor OpenAI o Google Gemini, y para ellos está activada por defecto. En ese caso, los fragmentos de los documentos se envían al proveedor para obtener los vectores; estas consultas se facturan por separado. Con Anthropic Claude y xAI Grok, la indexación no envía materiales al proveedor, aunque una pregunta normal al modelo sigue transmitiéndole el contexto necesario.
En la variante Standard no hay base de conocimiento de IA ni interruptor de búsqueda semántica. El Asistente de IA sigue respondiendo a partir de la conversación y de las fuentes indicadas en su ventana. La diferencia entre ambas formas de trabajar se explica con más detalle en el texto sobre la base de conocimiento de IA y las fuentes de conocimiento.
El acceso al conocimiento no anula los permisos
El Asistente de IA solo utiliza los materiales disponibles para la persona que hace la pregunta. Las Notas y los Archivos conservan sus propios permisos también en la base de conocimiento de la variante Pro, incluso frente al administrador.
Si fijas una nota privada a la carpeta de una tarea, el resto de participantes no la verán solo por tener acceso a la tarea. Debes compartírsela tú mismo. En cambio, un archivo subido a la carpeta de ese mismo hilo sí es visible para sus participantes. Si pierdes el acceso a una fuente indicada previamente al Asistente de IA, esta se omitirá en la siguiente pregunta.
El Correo (módulo de la variante Pro) nunca entra en la base indexada en segundo plano; tu propio buzón solo lo indicarás manualmente una vez que el administrador habilite esta opción. Los datos de la aplicación permanecen en tu servidor, pero la pregunta y el contenido necesario de la fuente se envían al proveedor externo de IA con la clave de tu empresa. Antes de indicar correspondencia, comprueba qué se envía al proveedor de IA con cada pregunta.
Un escaneado no responde, y una decisión reciente puede adelantarse al índice
Task Manager no puede leer un PDF escaneado sin capa de texto ni un archivo DOC antiguo en formato binario. En el trabajo diario puedes usar documentos DOCX, XLSX y PDF con texto, y para los escaneados guardar el acuerdo necesario en una nota.
El segundo límite tiene que ver con la actualidad de la base de conocimiento de IA en la variante Pro. La actualización automática se produce una vez al día, así que una decisión tomada hace una hora conviene indicarla al Asistente de IA como fuente, o preguntarle directamente en el hilo. El administrador también puede actualizar la base manualmente. Con documentos largos, ten en cuenta el límite de lectura: el índice guarda hasta 54.000 caracteres de cada archivo, y un archivo indicado como fuente lo lee el Asistente de IA hasta 300.000 caracteres, por partes.
Un solo lugar tiene sentido incluso sin la IA activada
Puedes construir esta memoria de trabajo sin activar la IA: Task Manager funciona también sin ella. Las tareas, los chats, las notas y el calendario permanecen en el programa, y los datos de la aplicación están en el servidor de tu empresa. La variante Pro añade, entre otras cosas, Correo, Archivos y la base de conocimiento de IA.
La IA requiere una cuenta y una clave propia con el proveedor elegido: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. Pagas directamente al proveedor, sin margen de Task Manager. La licencia del programa es perpetua y se paga una sola vez según el número de puestos; incluye 12 meses de actualizaciones, y la renovación posterior es opcional. Para un equipo de hasta 20 personas, la variante Standard cuesta 1.490 PLN y la Pro 3.990 PLN. Si estás decidiendo entre indicar las fuentes o una base construida en segundo plano, lee también la comparativa entre las variantes Standard y Pro.
Mañana empieza por un solo asunto, no por todo el archivo
Mañana elige un solo asunto que lleve tu equipo: escribe su descripción en una tarea, deja los acuerdos en la conversación relacionada y adjunta el documento al que se refieren. Luego comprueba si otra persona es capaz de reconstruir la decisión sin tener que preguntarte por el historial del proyecto. Si quieres mantener los datos de la aplicación en tu servidor y no pagar una suscripción por usuario, consulta la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo empezar a construir el cerebro digital de la empresa?
Empieza por un único asunto: crea una tarea, deja los acuerdos en una conversación y adjunta el documento al que se refieren. Después pide a otra persona que reconstruya la decisión a partir de esos materiales.
¿El Asistente de IA verá todo lo que hay en la empresa?
No, el Asistente de IA utiliza los materiales disponibles para la persona que pregunta. Las Notas y los Archivos conservan sus propios permisos también en la base de conocimiento de IA de la variante Pro.
¿El cerebro digital de la empresa requiere la variante Pro?
No, el Asistente de IA y la selección manual de fuentes funcionan también en la variante Standard. La variante Pro es necesaria si quieres usar la base de conocimiento de IA que se construye en segundo plano y el módulo Archivos.
¿La IA leerá escaneos y PDF antiguos?
El Asistente de IA leerá un PDF con capa de texto, pero no podrá leer un PDF escaneado sin texto ni un archivo DOC antiguo. Task Manager no tiene OCR, es decir, la función de reconocimiento de texto en imágenes.
¿Nuestros datos llegan al proveedor de IA?
Sí, la pregunta y el contenido necesario de la fuente indicada llegan al proveedor del modelo con la clave de tu empresa, aunque los datos de la aplicación permanecen en tu servidor. El Correo no llega a la base de conocimiento indexada en segundo plano; como fuente manual requiere que el administrador active esa posibilidad.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
