Marta johtaa 14 hengen toimistoa. Maanantaina asiakas kysyy, miksi maaliskuun sopimuksen laajuus poikkeaa tarjouksesta, ja vastaus on hajallaan sähköpostissa, keskustelussa ja dokumentissa, jonka nimeä kukaan ei muista. Yrityksen digitaalisen aivojen tarkoitus on varmistaa, että seuraavalla kerralla Marta löytää sopimukset sieltä, missä tiimi niitä työsti, ja voi kysyä niistä tavallisella lauseella.
Yrityksen digitaalinen aivot on työn muisti, ei uusi wiki
Yrityksen digitaalinen aivot on tapa organisoida työtä niin, että päätökset ja dokumentit pysyvät niiden asioiden yhteydessä, joita ne koskevat, ja AI-avustaja voi vastata kysymyksiin saatavilla olevan tiedon perusteella. Kyse ei ole lisäkansiosta, joka pitää täyttää työajan ulkopuolella. Kyse on siitä, että tieto projektin laajuuden muutoksesta jää sen keskustelun yhteyteen, jossa muutoksesta sovittiin.
Pelkkä wiki voi säilyttää menettelyohjeet hyvin, mutta jonkun on siirrettävä sinne päivittäisen työn sopimukset. Pelkkä levy säilyttää dokumentit, mutta ei selitä, miksi kolmas tarjousversio valittiin. Siksi hyväksy kolme ehtoa: tieto syntyy työn aikana, se pysyy yhdessä ohjelmassa, ja AI lukee sitä kysyjän käyttöoikeuksien mukaisesti.
Wiki tyhjenee, kun keskusteluja pitää kirjoittaa sinne uudelleen
Yrityksen wiki menettää käyttökelpoisuutensa, kun päätöksen kirjaaminen tarkoittaa toista työvaihetta asian päättymisen jälkeen. Voit välttää tämän ylimääräisen vaiheen kirjaamalla sopimuksen tehtävään tai keskusteluun, jossa tiimi joka tapauksessa käsittelee sitä.
Kuvittele Martan perjantai. Hän pyytää tiimiä kirjaamaan asiakas ABC:n projektin päätökset wikiin; kolmen peräkkäisen perjantain jälkeen hän täyttää merkinnät itse, koska suunnittelijat ovat jo siirtyneet uusiin tehtäviin. Marta palaa siis projektista käytyyn keskusteluun palauttaakseen mieleen päätöksen, joka puuttui merkinnästä.
Neljä kerrosta riittää tiedon tallentamisen aloittamiseen
Aloita asiasta, käynnissä olevasta keskustelusta, pysyvästä muistiinpanosta ja dokumentista. Tallenna kukin sopimustyyppi sinne, mistä tiimi tulee sitä myöhemmin etsimään.
| Kerros | Mitä siihen päätyy | Esimerkki Martan toimistosta |
|---|---|---|
| Asia | Kuvaus, määräaika, vastuuhenkilöt ja keskustelu konkreettisesta tuloksesta | Tehtävä ”Tarjous asiakkaalle ABC” sovitulla laajuudella |
| Käynnissä olevat sopimukset | Keskustelu, joka on vielä johtamassa päätökseen | Keskustelu ”Sopimukset asiakkaan kanssa” kysymyksellä mallikappaleesta |
| Pysyvä tieto | Menettelyohje tai yhteenveto, johon palaat seuraavan asian yhteydessä | Muistiinpano kokouksesta projektien hyväksymiskäytännöistä |
| Tiedostot | Tarjousten, sopimusten ja materiaalien versiot | Viestiketjuun liitetty tiedosto työn laajuudesta |
Task Managerissa tehtävä kerää kuvauksen, määräajan, henkilöt ja keskustelun; järjestelmäviestit kirjaavat muun muassa tilan ja määräajan muutokset. Työtila ryhmittelee tehtävät ja keskustelut, joten voit käsitellä sitä työalueena, esimerkiksi ”Uusi verkkosivu”. Lisää paikan valinnasta päätöksille löydät tekstistä mihin tallentaa tiimin sopimukset.
Muistiinpano on yksityinen, kunnes jaat sen. Voit antaa työkaverille katselu- tai muokkausoikeuden; pelkkä Työtila-merkintä ei avaa hänelle pääsyä. Jos keräät sopimuksia asiakastapaamisten jälkeen, katso myös miten säilyttää muistiinpanot kokouksista. Erillinen Tiedostot-moduuli, jossa on yhteiset kansiot tiedostoille ja muistiinpanoille, kuuluu Pro-versioon. Tehtävän tai keskustelun liitteet pysyvät kyseisessä viestiketjussa.
Miten valita lähteet, jotta AI-avustaja vastaa?
Kysyäksesi tietystä asiasta avaa AI-avustajan viestiketju ja valitse materiaalit, joita sen tulee käyttää. Task Managerissa voit yhdistää useita lähteitä yhteen kysymykseen rajoittumatta yhteen tehtävään tai keskusteluun.
Tiistaina Marta aloittaa keskustelun asiakas ABC:n sopimuksesta. Lähteiksi hän valitsee tarjoustehtävän, keskustelun suunnittelijan kanssa sekä hänelle jaetun kokousmuistiinpanon. Sitten hän kysyy: ”Mitä sovimme työn laajuudesta?”. Jokaisella AI-avustajan keskustelulla on oma historiansa ja lähdejoukkonsa; AI-avustajan viestiketjut ovat yksityisiä.
Voit osoittaa lähteeksi myös omat tehtäväsi, kalenterisi tai koko Työtilan. Pro-versiossa lähteenä voi olla myös Tiedostot-moduulin kansio tai yksittäinen tiedosto sekä oma sähköpostilaatikko Sähköposti-moduulista - tämä jälkimmäinen vasta silloin, kun pääkäyttäjä on ottanut sähköpostin käyttöön AI:n tietolähteenä. Tehtävän tai keskustelun valitseminen kattaa myös sen viestiketjuun lisätyt tiedostot. Käyttöpalkki näyttää, kuinka paljon valittua tietoa mahtuu yhteen kysymykseen AI-mallille. Kun materiaalia on liikaa, AI-avustaja kertoo, mitä se jätti huomiotta. Lisää esimerkkejä löydät kohdasta AI-avustajan tietolähteet.
Avoimessa viestiketjussa kysyt ilman muuta tiimiä
Jos vastaus löytyy yhdestä keskustelusta, kysy AI-avustajalta suoraan tehtävässä tai keskustelussa. Kysymyksen ja vastauksen näet vain sinä, vaikka ne koskevat viestiketjua, jossa työskentelee useampi henkilö.
Torstaina Kuba palaa lomalta ja avaa keskustelun ”Sovitut asiat asiakkaan kanssa”. Sen sijaan, että pyytäisi Martalta yhteenvedon, hän valitsee painikkeen ”AI-avustaja” ja kysyy, mitä sovittiin; yksityisessä vastauksessa on merkintä ”VAIN SINULLE”. Hän voi myös käyttää ”Jäsennä”-tilaa ja Tiivistä-vaihtoehtoa lukeakseen lyhyemmän version viesteistä. Tämä näkymä toimii vain istunnon ajan - se ei korvaa eikä kirjoita uudelleen alkuperäistä keskustelua.
Pro-versio etsii myös ilman dokumentin manuaalista osoittamista
Pro-version AI-tietopankki antaa AI-avustajan löytää vastauksen yrityksen tietämyksestä ilman, että tiettyä dokumenttia tarvitsee osoittaa joka kerta erikseen. Kyseessä on taustalla rakentuva hakemisto: tehtävät ja keskustelut päätyvät siihen tiivistelminä, muistiinpanot ja tiedostot puolestaan alkuperäisen sisällön katkelmina. Hakemisto on järjestetty kokoelma katkelmia, joista AI-avustaja etsii vastauksia.
Marta voi kysyä: ”Mikä on polttoainerajamme?”, vaikka hän ei muista laskutussääntöjä sisältävän muistiinpanon nimeä. Oletusasetuksilla tietopankki päivittyy kerran päivässä; pääkäyttäjä voi myös käynnistää päivityksen manuaalisesti. Semanttinen haku eli merkityksen mukainen haku pelkkien täsmällisten sanojen sijaan vaatii OpenAI- tai Google Gemini -palveluntarjoajan, ja niille se on oletuksena käytössä. Dokumenttien katkelmat lähetetään tällöin palveluntarjoajalle vektoreiksi muuntamista varten; nämä kyselyt laskutetaan erikseen. Anthropic Claudella ja xAI Grokilla indeksointi ei lähetä materiaaleja palveluntarjoajalle, vaikka tavallinen kysymys mallille välittää sille edelleen tarvittavan kontekstin.
Standard-versiossa ei ole AI-tietopankkia eikä semanttisen haun kytkintä. AI-avustaja vastaa edelleen keskustelun ja sen ikkunassa osoitettujen lähteiden perusteella. Näiden kahden työtavan eroa selittää tarkemmin teksti AI-tietopankista ja tietolähteistä.
Pääsy tietoon ei kumoa käyttöoikeuksia
AI-avustaja käyttää vain materiaaleja, jotka ovat kysymyksen esittävän henkilön saatavilla. Muistiinpanot ja Tiedostot säilyttävät omat käyttöoikeutensa myös Pro-version tietopankissa, myös pääkäyttäjää kohtaan.
Jos kiinnität yksityisen muistiinpanon tehtävän kansioon, muut osallistujat eivät näe sitä pelkästään siksi, että heillä on pääsy tehtävään. Sinun täytyy jakaa se heille erikseen. Saman viestiketjun kansioon ladattu tiedosto sen sijaan näkyy ketjun osallistujille. Kun menetät pääsyn lähteeseen, jonka olet aiemmin osoittanut AI-avustajalle, se jätetään huomiotta seuraavan kysymyksen yhteydessä.
Sähköposti (Pro-version moduuli) ei koskaan päädy taustalla indeksoitavaan tietopankkiin; oman postilaatikon osoitat manuaalisesti vasta sen jälkeen, kun pääkäyttäjä on ottanut tämän asetuksen käyttöön. Sovelluksen data pysyy omalla palvelimellasi, mutta kysymys ja lähteen tarvittava sisältö lähetetään ulkoiselle AI-palveluntarjoajalle yrityksesi avaimella. Ennen kirjeenvaihdon osoittamista tarkista, mitä päätyy AI-palveluntarjoajalle jokaisen kysymyksen yhteydessä.
Skannattu kuva ei vastaa, ja tuore päätös voi ehtiä hakemistoa nopeammin
Task Manager ei lue PDF-skannausta, jossa ei ole tekstikerrosta, eikä vanhaa binäärimuotoista DOC-tiedostoa. Päivittäisessä työssä voit käyttää DOCX-, XLSX- ja tekstiä sisältäviä PDF-tiedostoja, ja skannatun kuvan kohdalla kirjata tarvittava sopimus muistiinpanoon.
Toinen raja koskee Pro-version AI-tietopankin ajantasaisuutta. Automaattinen päivitys tapahtuu kerran päivässä, joten tunti sitten tehty päätös kannattaa osoittaa AI-avustajalle lähteenä tai kysyä siitä suoraan viestiketjussa. Pääkäyttäjä voi myös päivittää tietopankin manuaalisesti. Pitkien dokumenttien kohdalla muista lukurajat: hakemisto tallentaa yhdestä tiedostosta enintään 54 000 merkkiä, ja lähteeksi osoitettu tiedosto luetaan AI-avustajan toimesta jopa 300 000 merkkiin asti, osissa.
Yksi paikka on järkevä myös silloin, kun AI on pois käytöstä
Voit rakentaa tämän työmuistin ottamatta AI:ta käyttöön: Task Manager toimii myös ilman sitä. Tehtävät, keskustelut, muistiinpanot ja kalenteri pysyvät ohjelmassa, ja sovelluksen data sijaitsee yrityksesi palvelimella. Pro-versio lisää muun muassa Sähköpostin, Tiedostot ja AI-tietopankin.
AI vaatii tilin ja oman avaimen valitulta palveluntarjoajalta: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude tai xAI Grok. Maksat palveluntarjoajalle suoraan, ilman Task Managerin katetta. Ohjelman lisenssi on pysyvä ja maksetaan kertaluonteisesti käyttäjämäärän mukaan; se sisältää 12 kuukauden päivitykset, ja myöhempi uusiminen on valinnaista. Enintään 20 hengen tiimille Standard-versio maksaa 1 490 zł ja Pro 3 990 zł. Jos pohdit lähteiden osoittamisen ja taustalla rakentuvan tietopankin välillä, lue myös vertailu Standard- ja Pro-versioiden välillä.
Aloita huomenna yhdestä asiasta, ei koko arkistosta
Valitse huomenna yksi tiimisi hoitama asia: kirjoita sen kuvaus tehtävään, jätä sovitut asiat siihen liittyvään keskusteluun ja liitä mukaan dokumentti, jota asia koskee. Tarkista sitten, pystyykö toinen henkilö palauttamaan päätöksen mieleen kysymättä sinulta projektin historiaa. Jos haluat pitää sovelluksen datan omalla palvelimellasi etkä maksaa käyttäjäkohtaista tilausmaksua, katso Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Miten aloittaa yrityksen digitaalisten aivojen rakentaminen?
Aloita yhdestä asiasta: luo tehtävä, jätä sopimukset keskusteluun ja liitä niihin liittyvä dokumentti. Pyydä sitten toista henkilöä palauttamaan päätös näiden materiaalien perusteella.
Näkeekö AI-avustaja kaiken, mitä yrityksessä on?
Ei, AI-avustaja käyttää materiaaleja, jotka ovat kysyjän saatavilla. Muistiinpanot ja Tiedostot säilyttävät omat käyttöoikeutensa myös Pro-version AI-tietopankissa.
Vaatiiko yrityksen digitaalinen aivot Pro-version?
Ei, AI-avustaja ja lähteiden manuaalinen valinta toimivat myös Standard-versiossa. Pro-versiota tarvitaan, jos haluat käyttää taustalla rakentuvaa AI-tietopankkia sekä Tiedostot-moduulia.
Lukeeko AI vanhoja skannauksia ja PDF-tiedostoja?
AI-avustaja lukee PDF:n, jossa on tekstikerros, mutta ei lue skannattua PDF:ää ilman tekstiä eikä vanhaa DOC-tiedostoa. Task Managerissa ei ole OCR:ää eli tekstintunnistusta kuvasta.
Päätyvätkö tietomme AI-palveluntarjoajalle?
Kyllä, kysymys ja valitun lähteen tarvittava sisältö lähetetään mallin toimittajalle yrityksesi avaimella, vaikka sovelluksen data pysyy omalla palvelimellasi. Sähköposti ei päädy taustalla indeksoitavaan tietopankkiin; manuaalisena lähteenä se vaatii ylläpitäjän erillisen käyttöönoton.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
