Marta dirige une agence de 14 personnes. Lundi, un client demande pourquoi le périmètre du contrat de mars diffère de l’offre, et la réponse est éparpillée entre l’e-mail, la discussion et un document dont personne ne se souvient du nom. Le cerveau numérique de l’entreprise doit faire en sorte que la prochaine fois, Marta trouve les décisions là où l’équipe a travaillé dessus, et qu’elle puisse les interroger avec une simple phrase.
Le cerveau numérique de l’entreprise est une mémoire de travail, pas un énième wiki
Le cerveau numérique de l’entreprise est une façon d’organiser le travail dans laquelle les décisions et les documents restent attachés aux affaires auxquelles ils se rapportent, et où l’Assistant IA peut répondre aux questions à partir du savoir disponible. Il ne s’agit pas d’un répertoire supplémentaire à remplir après les heures de travail. Il s’agit de faire en sorte que l’information sur un changement de périmètre de projet reste à côté de la conversation dans laquelle ce changement a été décidé.
Un wiki seul peut bien conserver des procédures, mais quelqu’un doit y transférer les décisions prises au fil du travail quotidien. Un disque seul conserve des documents, mais n’explique pas pourquoi la troisième version de l’offre a été choisie. Adoptez donc trois conditions : le savoir naît pendant le travail, il reste dans un seul programme, et l’IA le lit dans le respect des droits d’accès de la personne qui pose la question.
Le wiki se vide dès qu’il faut y recopier les conversations
Le wiki de l’entreprise perd son utilité lorsque consigner une décision devient une seconde tâche, à faire après la clôture de l’affaire. Vous pouvez éviter cette étape supplémentaire en enregistrant la décision directement dans la tâche ou la discussion où l’équipe en parle déjà.
Imaginez un vendredi chez Marta. Elle demande à l’équipe de recopier dans le wiki les décisions concernant le projet du client ABC ; après trois vendredis de suite, c’est elle-même qui complète les entrées, car les designers sont déjà passés à de nouvelles tâches. Marta doit alors revenir à la conversation sur le projet pour reconstituer la décision qui manquait dans l’entrée.
Quatre niveaux suffisent pour commencer à enregistrer les connaissances
Commencez par l’affaire, la conversation en cours, la note durable et le document. Enregistrez chaque type de décision à l’endroit où l’équipe ira la chercher plus tard.
| Niveau | Ce qui y est consigné | Exemple tiré de l’agence de Marta |
|---|---|---|
| Aspect | Description, échéance, responsables et conversation sur un résultat précis | Tâche « Offre pour le client ABC » avec le périmètre convenu |
| Décisions en cours | Conversation qui mène encore à une décision | Discussion « Décisions avec le client » avec une question sur la maquette |
| Savoir durable | Procédure ou résumé auquel vous reviendrez lors de la prochaine affaire | Note de réunion sur les règles de validation des projets |
| Documents | Versions des offres, contrats et supports | Fichier avec le périmètre des travaux joint au fil de discussion |
Dans Task Manager, la tâche rassemble la description, l’échéance, les personnes et la conversation ; les messages système consignent notamment le changement de statut et d’échéance. L’Espace de travail regroupe les tâches et les discussions, vous pouvez donc le considérer comme un domaine de travail, par exemple « Nouveau site web ». Pour en savoir plus sur le choix de l’endroit où consigner une décision, lisez l’article où consigner les décisions de l’équipe.
La note est privée tant que vous ne la partagez pas. Vous pouvez donner à un collaborateur un droit de consultation ou de modification ; l’étiquette Espace de travail seule ne lui ouvre pas l’accès. Si vous collectez des décisions après des rendez-vous clients, consultez aussi comment conserver les notes de réunion. Le module Fichiers séparé, avec des dossiers partagés pour les fichiers et les notes, appartient à la version Pro. Les pièces jointes d’une tâche ou d’une discussion restent attachées au fil concerné.
Comment indiquer les sources pour que l’Assistant IA réponde ?
Pour interroger l’IA sur une affaire précise, ouvrez un fil de discussion de l’Assistant IA et indiquez les éléments qu’il doit utiliser. Dans Task Manager, vous pouvez combiner plusieurs sources dans une même question, sans vous limiter à une seule tâche ou discussion.
Mardi, Marta ouvre une conversation sur le contrat du client ABC. Comme sources, elle choisit la tâche contenant l’offre, la discussion avec le designer et la note de réunion qui lui a été partagée. Elle demande ensuite : « Qu’avons-nous décidé pour le périmètre des travaux ? ». Chaque conversation avec l’Assistant IA a son propre historique et son propre ensemble de sources ; les fils de discussion de l’Assistant IA sont privés.
Vous pouvez également indiquer vos tâches, votre calendrier ou tout l'espace de travail. Dans la version Pro, la source peut aussi être un dossier ou un seul fichier du module Fichiers, ainsi que votre propre boîte mail du module Messagerie - cette dernière uniquement lorsque l'administrateur a activé la messagerie comme source de connaissances IA. Indiquer une tâche ou une discussion inclut les fichiers ajoutés à son fil de discussion. La barre d'occupation indique quelle part des connaissances indiquées peut tenir dans une seule question posée au modèle IA. Lorsqu'il y a trop de contenu, l'Assistant IA vous informe de ce qu'il n'a pas pris en compte. Vous trouverez d'autres exemples dans la description des sources de connaissances de l'Assistant IA.
Dans un fil de discussion ouvert, vous posez votre question sans impliquer le reste de l'équipe
Si la réponse se trouve dans une seule conversation, posez directement la question à l'Assistant IA dans la tâche ou la discussion concernée. Vous seul voyez la question et la réponse, même si elles concernent un fil de discussion sur lequel travaillent plusieurs personnes.
Jeudi, Kuba revient de congés et ouvre la discussion « Accords avec le client ». Au lieu de demander un résumé à Marta, il sélectionne le bouton « Assistant IA » et demande ce qui a été convenu ; la réponse privée porte le badge « UNIQUEMENT POUR VOUS ». Il peut aussi utiliser le mode « Structurer » avec l'option Résumer, pour lire une version plus courte du message. Cette vue n'existe que pendant la session - elle ne remplace ni ne réécrit la conversation d'origine.
La version Pro effectue aussi la recherche sans indication manuelle du document
La base de connaissances IA de la version Pro permet à l'Assistant IA de trouver une réponse dans la base de connaissances interne sans devoir indiquer à chaque fois un document précis. Il s'agit d'un index construit en arrière-plan : les tâches et les discussions y sont intégrées sous forme de résumés, et les notes et fichiers sous forme de fragments du contenu original. L'index est un ensemble structuré de fragments dans lequel l'Assistant IA recherche la réponse.
Marta peut demander : « Quelle est notre limite de carburant ? », même si elle ne se souvient pas du nom de la note contenant les règles de remboursement. Par défaut, la base se met à jour une fois par jour ; l'administrateur peut aussi lancer une actualisation manuelle. La recherche sémantique, c'est-à-dire la recherche basée sur le sens plutôt que sur des mots identiques, nécessite un fournisseur OpenAI ou Google Gemini, pour lesquels elle est activée par défaut. Les fragments de documents sont alors envoyés au fournisseur pour être vectorisés ; ces requêtes sont facturées séparément. Avec Anthropic Claude et xAI Grok, l'indexation n'envoie pas de contenu au fournisseur, bien qu'une question ordinaire au modèle lui transmette toujours le contexte nécessaire.
Dans la version Standard, il n'y a ni base de connaissances IA ni interrupteur de recherche sémantique. L'Assistant IA continue de répondre à partir de la conversation et des sources indiquées dans sa fenêtre. La différence entre ces deux modes de fonctionnement est expliquée plus en détail dans l'article sur la base de connaissances IA et les sources de connaissances.
L'accès aux connaissances n'abolit pas les droits d'accès
L'Assistant IA n'utilise que les contenus accessibles à la personne qui pose la question. Les Notes et les Fichiers conservent leurs propres droits d'accès, y compris dans la base de connaissances de la version Pro, même vis-à-vis de l'administrateur.
Si vous épinglez une note privée au dossier d'une tâche, les autres participants ne la verront pas simplement parce qu'ils ont accès à la tâche. Vous devez la leur partager explicitement. En revanche, un fichier déposé dans le dossier du même fil de discussion est visible par tous ses participants. Si vous perdez l'accès à une source précédemment indiquée à l'Assistant IA, celle-ci sera ignorée lors de la question suivante.
La Messagerie (module de la version Pro) n'est jamais intégrée à la base indexée en arrière-plan ; vous ne pouvez indiquer votre propre boîte mail manuellement qu'après l'activation de cette option par l'administrateur. Les données de l'application restent sur votre serveur, mais la question et le contenu de la source nécessaire sont envoyés à un fournisseur IA externe avec la clé de votre entreprise. Avant d'indiquer une correspondance, vérifiez ce qui est transmis au fournisseur IA à chaque question.
Un scan ne répond pas, et une décision récente peut devancer l'index
Task Manager ne peut pas lire un scan PDF sans couche de texte, ni un ancien fichier DOC au format binaire. Au quotidien, vous pouvez utiliser des documents DOCX, XLSX et PDF contenant du texte, et pour un scan, consigner l'accord nécessaire dans une note.
La deuxième limite concerne l'actualité de la base de connaissances IA dans la version Pro. La mise à jour automatique a lieu une fois par jour ; une décision prise il y a une heure doit donc plutôt être indiquée comme source à l'Assistant IA, ou faire l'objet d'une question directe dans le fil de discussion. L'administrateur peut aussi actualiser la base manuellement. Pour les documents longs, tenez compte de la limite de lecture : l'index retient jusqu'à 54 000 caractères par fichier, tandis qu'un fichier indiqué comme source, l'Assistant IA le lit jusqu'à 300 000 caractères, par parties.
Un seul endroit garde son sens même sans l'IA activée
Vous pouvez construire cette mémoire de travail sans activer l'IA : Task Manager fonctionne aussi sans elle. Les tâches, discussions, notes et le calendrier restent dans le programme, et les données de l'application se trouvent sur le serveur de votre entreprise. La version Pro ajoute notamment la Messagerie, les Fichiers et la base de connaissances IA.
L'IA nécessite un compte et une clé personnelle chez le fournisseur choisi : OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Vous payez directement le fournisseur, sans marge de Task Manager. La licence du logiciel est perpétuelle et payée en une seule fois selon le nombre de postes ; elle inclut 12 mois de mises à jour, le renouvellement ultérieur étant optionnel. Pour une équipe allant jusqu'à 20 personnes, la version Standard coûte 1 490 zł et la version Pro 3 990 zł. Si vous hésitez entre indiquer les sources manuellement et une base construite en arrière-plan, lisez aussi le comparatif des versions Standard et Pro.
Demain, commencez par un seul dossier, pas par toutes vos archives
Demain, choisissez un seul dossier traité par votre équipe : saisissez sa description dans une tâche, laissez les accords dans la discussion associée et joignez le document concerné. Vérifiez ensuite si une autre personne est capable de retrouver la décision sans vous demander l'historique du projet. Si vous souhaitez garder les données de l'application sur votre propre serveur et ne pas payer d'abonnement par utilisateur, consultez la Demo.
Questions fréquentes
Comment commencer à construire le cerveau numérique de l’entreprise ?
Commencez par une seule affaire : créez une tâche, laissez les décisions dans une conversation et joignez le document concerné. Demandez ensuite à une autre personne de reconstituer la décision à partir de ces éléments.
L’Assistant IA verra-t-il tout ce qui se trouve dans l’entreprise ?
Non, l’Assistant IA utilise les éléments accessibles à la personne qui pose la question. Les Notes et les Fichiers conservent leurs propres droits d’accès, y compris dans la base de connaissances IA de la version Pro.
Le cerveau numérique de l’entreprise nécessite-t-il la version Pro ?
Non, l’Assistant IA et la sélection manuelle des sources fonctionnent aussi en version Standard. La version Pro est nécessaire si vous souhaitez utiliser la base de connaissances IA constituée en arrière-plan ainsi que le module Fichiers.
L’IA lira-t-elle d’anciens scans et PDF ?
L’Assistant IA lira un PDF avec une couche de texte, mais ne pourra pas lire un PDF scanné sans texte ni un ancien fichier DOC. Task Manager ne dispose pas d’OCR, c’est-à-dire d’une fonction de reconnaissance de texte sur une image.
Nos données sont-elles transmises au fournisseur d’IA ?
Oui, la question ainsi que le contenu nécessaire de la source indiquée sont transmis au fournisseur du modèle avec la clé de votre entreprise, bien que les données de l’application restent sur votre serveur. La Messagerie n’alimente pas la base de connaissances indexée en arrière-plan ; en tant que source manuelle, elle nécessite l’activation de cette possibilité par l’administrateur.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
