Marta leitet eine Agentur mit 14 Mitarbeitern. Am Montag fragt ein Kunde, warum der Leistungsumfang im Vertrag vom März von dem im Angebot abweicht, und die Antwort ist verstreut zwischen E-Mail, Chat und einem Dokument, dessen Namen sich niemand merkt. Das digitale Gehirn des Unternehmens soll dafür sorgen, dass Marta beim nächsten Mal die Absprachen genau dort findet, wo das Team an ihnen gearbeitet hat, und mit einem normalen Satz danach fragen kann.
Das digitale Gehirn des Unternehmens ist das Gedächtnis der Arbeit, kein weiteres Wiki
Das digitale Gehirn des Unternehmens ist eine Art der Arbeitsorganisation, bei der Entscheidungen und Dokumente bei den Sachverhalten bleiben, auf die sie sich beziehen, und der KI-Assistent anhand des verfügbaren Wissens Fragen beantworten kann. Es geht nicht um ein zusätzliches Verzeichnis, das nach Feierabend gepflegt werden muss. Es geht darum, dass die Information über eine Änderung des Projektumfangs neben dem Gespräch steht, in dem diese Änderung vereinbart wurde.
Ein reines Wiki kann Verfahren gut aufbewahren, doch jemand muss die Absprachen aus der täglichen Arbeit dorthin übertragen. Eine reine Festplatte speichert Dokumente, erklärt aber nicht, warum die dritte Version des Angebots gewählt wurde. Legen Sie deshalb drei Bedingungen fest: Wissen entsteht während der Arbeit, bleibt in einem Programm, und die KI liest es gemäß den Berechtigungen der fragenden Person.
Ein Wiki veröde, wenn man Gespräche dort hinein abschreiben muss
Ein firmeninternes Wiki verliert dann seinen Nutzen, wenn das Festhalten einer Entscheidung eine zweite Tätigkeit nach Abschluss der Sache bedeutet. Diesen zusätzlichen Schritt können Sie vermeiden, indem Sie die Absprache in der Aufgabe oder im Chat festhalten, in dem das Team sie ohnehin bespricht.
Stellen Sie sich einen Freitag bei Marta vor. Sie bittet das Team, die Entscheidungen zum Projekt des Kunden ABC ins Wiki zu übertragen; nach drei weiteren Freitagen ergänzt sie die Einträge selbst, weil die Designer schon bei neuen Aufgaben sind. Also kehrt Marta zum Gespräch über das Projekt zurück, um die Entscheidung nachzuvollziehen, die im Eintrag fehlte.
Vier Ebenen genügen, um mit dem Festhalten von Wissen zu beginnen
Beginnen Sie mit der Sache, dem laufenden Gespräch, der dauerhaften Notiz und dem Dokument. Halten Sie jede Art von Absprache dort fest, wo das Team später danach suchen wird.
| Ebene | Was hineingehört | Beispiel aus Martas Agentur |
|---|---|---|
| Bereich | Beschreibung, Fälligkeitsdatum, Verantwortliche und Gespräch über ein konkretes Ergebnis | Aufgabe „Angebot für Kunde ABC” mit vereinbartem Leistungsumfang |
| Laufende Absprachen | Ein Gespräch, das noch zu einer Entscheidung führt | Chat „Absprachen mit dem Kunden” mit einer Frage zum Mock-up |
| Dauerhaftes Wissen | Verfahren oder Zusammenfassung, auf die Sie bei der nächsten Sache zurückgreifen | Notiz vom Meeting zu den Regeln der Projektabnahme |
| Dateien | Versionen von Angeboten, Verträgen und Materialien | Eine dem Thread beigefügte Datei mit dem Leistungsumfang |
In Task Manager sammelt eine Aufgabe Beschreibung, Fälligkeitsdatum, Personen und das Gespräch; Systemnachrichten vermerken unter anderem die Änderung von Status und Fälligkeitsdatum. Der Arbeitsbereich gruppiert Aufgaben und Chats, sodass Sie ihn als Arbeitsbereich betrachten können, zum Beispiel „Neue Website”. Mehr zur Wahl des richtigen Orts für Entscheidungen lesen Sie im Beitrag wo Team-Absprachen festgehalten werden sollten.
Eine Notiz ist privat, solange Sie sie nicht freigeben. Sie können einem Mitarbeiter Lese- oder Bearbeitungsrechte erteilen; die bloße Bezeichnung Arbeitsbereich öffnet ihm keinen Zugang. Wenn Sie Absprachen nach Kundengesprächen sammeln, lesen Sie auch wie man Meeting-Notizen aufbewahrt. Das separate Modul Dateien mit gemeinsamen Verzeichnissen für Dateien und Notizen gehört zur Pro-Variante. Anhänge in einer Aufgabe oder einem Chat bleiben beim jeweiligen Thread.
Wie gibt man Quellen an, damit der KI-Assistent antwortet?
Um nach einer konkreten Sache zu fragen, öffnen Sie einen Thread des KI-Assistenten und geben Sie die Materialien an, die er nutzen soll. In Task Manager können Sie mehrere Quellen in einer Frage kombinieren, ohne sich auf eine einzelne Aufgabe oder einen Chat zu beschränken.
Am Dienstag legt Marta ein Gespräch über den Vertrag des Kunden ABC an. Als Quellen wählt sie die Aufgabe mit dem Angebot, den Chat mit dem Designer und die ihr freigegebene Meeting-Notiz aus. Dann fragt sie: „Was haben wir zum Leistungsumfang vereinbart?”. Jedes Gespräch mit dem KI-Assistenten hat eine eigene Historie und einen eigenen Satz von Quellen; Threads des KI-Assistenten sind privat.
Sie können auch Ihre Aufgaben, Ihren Kalender oder den gesamten Arbeitsbereich angeben. In der Pro-Variante kann die Quelle auch ein Ordner oder eine einzelne Datei aus dem Modul Dateien sowie das eigene Postfach aus dem Modul E-Mail sein - Letzteres jedoch erst, wenn der Administrator E-Mail als KI-Wissensquelle aktiviert hat. Die Angabe einer Aufgabe oder eines Chats umfasst auch die Dateien, die seinem Thread hinzugefügt wurden. Die Auslastungsanzeige zeigt, wie viel des angegebenen Wissens in eine einzelne Anfrage an das KI-Modell passt. Wenn zu viel Material vorhanden ist, informiert der KI-Assistent darüber, was nicht berücksichtigt wurde. Weitere Beispiele finden Sie in der Beschreibung der Wissensquellen des KI-Assistenten.
In einem offenen Thread fragen Sie, ohne den Rest des Teams einzubeziehen
Wenn die Antwort in einem einzigen Gespräch steckt, fragen Sie den KI-Assistenten direkt in der Aufgabe oder im Chat. Frage und Antwort sehen nur Sie, auch wenn sie sich auf einen Thread beziehen, in dem mehrere Personen arbeiten.
Am Donnerstag kommt Kuba aus dem Urlaub zurück und öffnet den Chat „Absprachen mit dem Kunden“. Statt Marta um eine Zusammenfassung zu bitten, wählt er die Schaltfläche „KI-Assistent“ und fragt, was vereinbart wurde; die private Antwort trägt das Abzeichen „NUR FÜR SIE“. Er kann auch den Modus „Strukturieren“ und die Variante Zusammenfassen nutzen, um eine kürzere Version der Nachrichten zu lesen. Diese Ansicht gilt nur während der Sitzung - sie ersetzt oder überschreibt das ursprüngliche Gespräch nicht.
Die Pro-Variante sucht auch ohne manuelle Angabe eines Dokuments
Die KI-Wissensdatenbank in der Pro-Variante ermöglicht es dem KI-Assistenten, Antworten im Unternehmenswissen zu finden, ohne jedes Mal ein bestimmtes Dokument angeben zu müssen. Es handelt sich um einen im Hintergrund aufgebauten Index: Aufgaben und Chats fließen als Zusammenfassungen ein, Notizen und Dateien als Ausschnitte des Originalinhalts. Der Index ist eine geordnete Sammlung von Fragmenten, in denen der KI-Assistent nach Antworten sucht.
Marta kann fragen: „Wie hoch ist unser Kraftstofflimit?“, auch wenn sie sich nicht an den Namen der Notiz mit den Abrechnungsregeln erinnert. In den Standardeinstellungen wird die Datenbank einmal täglich aktualisiert; der Administrator kann die Aktualisierung aber auch manuell anstoßen. Die semantische Suche, also die Suche nach Bedeutung statt nur nach identischen Wörtern, erfordert einen Anbieter wie OpenAI oder Google Gemini und ist für diese standardmäßig aktiviert. Dokumentfragmente werden dabei zur Vektorisierung an den Anbieter gesendet; diese Anfragen werden separat abgerechnet. Bei Anthropic Claude und xAI Grok sendet die Indizierung keine Materialien an den Anbieter, auch wenn eine normale Frage an das Modell weiterhin den benötigten Kontext übermittelt.
In der Standard-Variante gibt es weder eine KI-Wissensdatenbank noch einen Schalter für die semantische Suche. Der KI-Assistent antwortet weiterhin aus dem Gespräch und aus den in seinem Fenster angegebenen Quellen. Den Unterschied zwischen diesen beiden Arbeitsweisen erklärt ausführlicher der Text über die KI-Wissensdatenbank und Wissensquellen.
Zugang zu Wissen hebt keine Berechtigungen auf
Der KI-Assistent verwendet nur Material, das der fragenden Person zugänglich ist. Notizen und Dateien behalten ihre eigenen Berechtigungen auch in der Wissensdatenbank der Pro-Variante - auch gegenüber dem Administrator.
Wenn Sie eine private Notiz an den Ordner einer Aufgabe anheften, sehen andere Teilnehmer sie nicht automatisch nur, weil sie Zugriff auf die Aufgabe haben. Sie müssen sie ihnen explizit freigeben. Eine in den Ordner desselben Threads hochgeladene Datei ist dagegen für dessen Teilnehmer sichtbar. Wenn Sie den Zugriff auf eine zuvor dem KI-Assistenten angegebene Quelle verlieren, wird diese bei der nächsten Frage übersprungen.
E-Mail (Modul der Pro-Variante) gelangt niemals in die im Hintergrund indizierte Datenbank; das eigene Postfach geben Sie erst manuell an, nachdem der Administrator diese Option aktiviert hat. Die Anwendungsdaten bleiben auf Ihrem Server, aber die Frage und der benötigte Quellinhalt werden an den externen KI-Anbieter mit dem Schlüssel Ihres Unternehmens übermittelt. Prüfen Sie, bevor Sie Korrespondenz angeben, was bei jeder Frage an den KI-Anbieter übermittelt wird.
Ein Scan antwortet nicht, und eine frische Entscheidung kann dem Index voraus sein
Task Manager liest weder einen PDF-Scan ohne Textebene noch eine alte DOC-Datei im Binärformat. Im Tagesgeschäft können Sie DOCX-, XLSX- und textbasierte PDF-Dokumente verwenden, und bei einem Scan die nötige Absprache in einer Notiz festhalten.
Die zweite Grenze betrifft die Aktualität der KI-Wissensdatenbank in der Pro-Variante. Die automatische Aktualisierung erfolgt einmal täglich, daher sollten Sie eine Entscheidung von vor einer Stunde dem KI-Assistenten lieber als Quelle angeben oder direkt im Thread danach fragen. Der Administrator kann die Datenbank auch manuell aktualisieren. Beachten Sie bei langen Dokumenten die Leselimits: Der Index speichert aus einer Datei bis zu 54.000 Zeichen, während eine als Quelle angegebene Datei vom KI-Assistenten in Teilen bis zu 300.000 Zeichen gelesen wird.
Ein zentraler Ort ergibt auch ohne KI Sinn
Sie können dieses Arbeitsgedächtnis auch ohne Aktivierung von KI aufbauen: Task Manager funktioniert auch ohne sie. Aufgaben, Chats, Notizen und Kalender bleiben im Programm, und die Anwendungsdaten liegen auf dem Server Ihres Unternehmens. Die Pro-Variante fügt unter anderem E-Mail, Dateien und die KI-Wissensdatenbank hinzu.
KI erfordert ein Konto und einen eigenen Schlüssel beim gewählten Anbieter: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok. Sie zahlen direkt an den Anbieter, ohne Aufschlag von Task Manager. Die Programmlizenz ist eine Dauerlizenz und wird einmalig nach Anzahl der Plätze bezahlt; sie umfasst 12 Monate Updates, eine spätere Update-Verlängerung ist optional. Für ein Team bis 20 Personen kostet die Standard-Variante 1.490 PLN, die Pro-Variante 3.990 PLN. Wenn Sie zwischen manueller Quellenangabe und einer im Hintergrund aufgebauten Datenbank wählen, lesen Sie auch den Vergleich der Varianten Standard und Pro.
Fangen Sie morgen mit einem einzigen Fall an, nicht mit dem gesamten Archiv
Wählen Sie morgen einen Fall aus, den Ihr Team bearbeitet: Tragen Sie seine Beschreibung in eine Aufgabe ein, halten Sie die Absprachen im zugehörigen Gespräch fest und fügen Sie das betreffende Dokument hinzu. Prüfen Sie danach, ob eine andere Person die Entscheidung nachvollziehen kann, ohne Sie nach der Projekthistorie zu fragen. Wenn Sie die Anwendungsdaten auf Ihrem eigenen Server behalten und kein Abo pro Nutzer zahlen möchten, sehen Sie sich die Demo an.
Häufig gestellte Fragen
Wie beginnt man mit dem Aufbau eines digitalen Gehirns des Unternehmens?
Beginnen Sie mit einer Sache: Legen Sie eine Aufgabe an, halten Sie die Absprachen in einem Gespräch fest und fügen Sie das zugehörige Dokument hinzu. Bitten Sie anschließend eine andere Person, die Entscheidung anhand dieser Unterlagen nachzuvollziehen.
Sieht der KI-Assistent alles, was im Unternehmen vorhanden ist?
Nein, der KI-Assistent nutzt die Materialien, die für die fragende Person zugänglich sind. Notizen und Dateien behalten ihre eigenen Berechtigungen auch in der KI-Wissensdatenbank der Pro-Variante.
Erfordert das digitale Gehirn des Unternehmens die Pro-Variante?
Nein, der KI-Assistent und die manuelle Quellenauswahl funktionieren auch in der Standard-Variante. Die Pro-Variante ist nötig, wenn Sie die im Hintergrund aufgebaute KI-Wissensdatenbank sowie das Modul Dateien nutzen möchten.
Liest die KI alte Scans und PDFs?
Der KI-Assistent liest PDFs mit Textebene, erkennt jedoch keinen Scan-PDF ohne Text und keine alte DOC-Datei. Task Manager verfügt über keine OCR, also keine Funktion zur Texterkennung auf Bildern.
Gelangen unsere Daten zum KI-Anbieter?
Ja, die Frage und der benötigte Inhalt der angegebenen Quelle gelangen zum Anbieter des Modells über den API-Schlüssel Ihres Unternehmens, wobei die Anwendungsdaten auf Ihrem Server verbleiben. E-Mail gelangt nicht in die im Hintergrund indexierte Wissensdatenbank; als manuelle Quelle erfordert sie die Freischaltung dieser Möglichkeit durch den Administrator.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
