Marta driver en byrå med 14 anställda. På måndagen frågar en kund varför omfattningen i marsavtalet skiljer sig från offerten, och svaret är utspritt mellan mejl, chatt och ett dokument vars namn ingen minns. Företagets digitala hjärna ska göra att Marta nästa gång hittar besluten där teamet faktiskt arbetade med dem, och kan fråga om dem med en vanlig mening.
Företagets digitala hjärna är arbetets minne, inte ännu en wiki
Företagets digitala hjärna är ett sätt att organisera arbetet där beslut och dokument stannar kvar vid de ärenden de rör, och AI-assistenten kan svara på frågor utifrån tillgänglig kunskap. Det handlar inte om ännu en katalog som måste fyllas i efter arbetstid. Det handlar om att informationen om en ändrad projektomfattning hamnar bredvid det samtal där ändringen beslutades.
En wiki i sig kan vara bra på att lagra rutiner, men någon måste föra över besluten från det dagliga arbetet dit. En hårddisk i sig lagrar dokument, men förklarar inte varför tredje versionen av offerten valdes. Utgå därför från tre villkor: kunskapen uppstår under arbetet, den stannar i ett och samma program, och AI läser den enligt behörigheterna för den som frågar.
Wikin töms när samtal måste skrivas in i den manuellt
Företagets wiki förlorar sin nytta när det krävs en extra åtgärd efter att ärendet avslutats för att spara beslutet. Du kan slippa detta extra steg genom att spara beslutet direkt i den uppgift eller chatt där teamet ändå diskuterar det.
Föreställ dig en fredag hos Marta. Hon ber teamet föra över besluten om kund ABC:s projekt till wikin; efter tre fredagar i rad fyller hon själv i inläggen, eftersom designerna redan är upptagna med nya uppgifter. Marta går då tillbaka till samtalet om projektet för att återskapa det beslut som saknades i inlägget.
Fyra lager räcker för att börja spara kunskap
Börja med ärendet, det pågående samtalet, den bestående anteckningen och dokumentet. Spara varje typ av beslut där teamet senare kommer att leta efter det.
| Lager | Vad som hamnar där | Exempel från Martas byrå |
|---|---|---|
| Område | Beskrivning, förfallodatum, ansvariga och samtal om ett konkret resultat | Uppgiften ”Offert till kund ABC” med den överenskomna omfattningen |
| Pågående beslut | Ett samtal som ännu leder fram till ett beslut | Chatten ”Överenskommelser med kunden” med en fråga om mockupen |
| Bestående kunskap | En rutin eller sammanfattning du återvänder till vid nästa ärende | Anteckning från mötet om regler för godkännande av projekt |
| Dokument | Versioner av offerter, avtal och material | Fil med arbetsomfattningen bifogad till tråden |
I Task Manager samlar uppgiften beskrivning, förfallodatum, personer och samtal; systemmeddelanden noterar bland annat ändrad status och förfallodatum. Arbetsytan grupperar uppgifter och chattar, så du kan se den som ett arbetsområde, till exempel ”Ny webbplats”. Läs mer om var beslut bör sparas i texten var man sparar teamets beslut.
En anteckning är privat tills du delar den. Du kan ge en kollega rätt att se eller redigera; själva etiketten Arbetsyta öppnar inte åtkomst automatiskt. Om du samlar beslut efter kundmöten, se även hur man förvarar mötesanteckningar. Den separata modulen Filer, med gemensamma mappar för filer och anteckningar, tillhör Pro-varianten. Bilagor i en uppgift eller chatt stannar kvar i den aktuella tråden.
Hur anger man källor så att AI-assistenten kan svara?
För att ställa en fråga om ett specifikt ärende, öppna en tråd med AI-assistenten och ange det material den ska använda. I Task Manager kan du kombinera flera källor i samma fråga, utan att begränsa dig till en enda uppgift eller chatt.
På tisdagen startar Marta ett samtal om kund ABC:s avtal. Som källor väljer hon uppgiften med offerten, chatten med designern och en mötesanteckning som delats med henne. Sedan frågar hon: ”Vad kom vi överens om gällande arbetsomfattningen?”. Varje samtal med AI-assistenten har sin egen historik och sina egna källor; AI-assistentens trådar är privata.
Du kan också ange dina uppgifter, din kalender eller hela Arbetsytan. I Pro-varianten kan källan även vara en mapp eller en enskild fil från modulen Filer samt din egen e-postbrevlåda från modulen E-post - det senare dock bara om administratören har aktiverat e-post som en källa för AI-kunskap. Att välja en uppgift eller chatt omfattar filer som lagts till i dess tråd. Förbrukningsindikatorn visar hur mycket av den angivna kunskapen som får plats i en fråga till AI-modellen. Om det finns för mycket material meddelar AI-assistenten vad den inte har tagit med. Fler exempel hittar du i beskrivningen av AI-assistentens kunskapskällor.
I en öppen tråd frågar du utan att resten av teamet är inblandat
Om svaret finns i en enda konversation, fråga AI-assistenten direkt i uppgiften eller chatten. Frågan och svaret ser bara du, trots att de rör en tråd där fler personer arbetar.
På torsdagen kommer Kuba tillbaka från semester och öppnar chatten ”Överenskommelser med kund”. Istället för att be Marta om en sammanfattning väljer han knappen ”AI-assistent” och frågar vad som bestämts; det privata svaret har märket ”ENDAST FÖR DIG”. Han kan också använda läget ”Strukturera” och alternativet Sammanfatta, för att läsa en kortare version av meddelandena. Den här vyn fungerar bara under sessionen - den ersätter eller skriver inte om den ursprungliga konversationen.
Pro-varianten söker även utan att du manuellt behöver ange ett dokument
AI-kunskapsbasen i Pro-varianten låter AI-assistenten hitta svar i företagets kunskap utan att du varje gång behöver ange ett specifikt dokument. Det är ett index som byggs upp i bakgrunden: uppgifter och chattar läggs in som sammanfattningar, medan anteckningar och filer läggs in som fragment av originalinnehållet. Indexet är en strukturerad samling fragment som AI-assistenten söker igenom efter svar.
Marta kan fråga: ”Vilken är vår bränslegräns?”, även om hon inte kommer ihåg namnet på anteckningen med redovisningsreglerna. Med standardinställningarna uppdateras basen en gång om dagen; administratören kan också köra en uppdatering manuellt. Semantisk sökning, det vill säga sökning efter betydelse istället för bara identiska ord, kräver OpenAI eller Google Gemini som leverantör och är aktiverad som standard för dem. Dokumentfragment skickas då till leverantören för att generera vektorer; dessa förfrågningar debiteras separat. Hos Anthropic Claude och xAI Grok skickar indexeringen inte material till leverantören, även om en vanlig fråga till modellen fortfarande förmedlar nödvändig kontext till den.
I Standard-varianten finns varken någon AI-kunskapsbas eller någon växlare för semantisk sökning. AI-assistenten svarar fortfarande utifrån konversationen och de källor som angetts i dess fönster. Skillnaden mellan dessa arbetssätt förklaras mer ingående i texten om AI-kunskapsbasen och kunskapskällor.
Tillgång till kunskap upphäver inte behörigheter
AI-assistenten använder bara material som är tillgängligt för personen som ställer frågan. Anteckningar och Filer behåller sina egna behörigheter även i kunskapsbasen i Pro-varianten, även gentemot administratören.
Om du fäster en privat anteckning till en uppgifts mapp ser inte andra deltagare den bara för att de har åtkomst till uppgiften. Du måste dela den med dem själv. En fil som laddats upp till samma tråds mapp är däremot synlig för trådens deltagare. Om du förlorar åtkomsten till en källa som tidigare angetts för AI-assistenten kommer den att uteslutas vid nästa fråga.
E-post (modul från Pro-varianten) hamnar aldrig i den bas som indexeras i bakgrunden; du anger din egen brevlåda manuellt först efter att administratören har aktiverat det alternativet. Applikationens data finns kvar på din server, men frågan och den nödvändiga källtexten skickas till en extern AI-leverantör med ditt företags nyckel. Innan du anger korrespondens, kontrollera vad som skickas till AI-leverantören vid varje fråga.
En skanning svarar inte, och ett färskt beslut kan hinna före indexet
Task Manager läser inte av en skannad PDF utan textlager, inte heller en gammal DOC-fil i binärt format. I det dagliga arbetet kan du använda dokument i DOCX, XLSX och PDF med text, och vid en skanning spara den nödvändiga överenskommelsen i en anteckning.
Den andra gränsen gäller hur aktuell AI-kunskapsbasen i Pro-varianten är. Den automatiska uppdateringen sker en gång om dagen, så ett beslut från för en timme sedan är det bättre att ange som källa till AI-assistenten eller fråga om direkt i tråden. Administratören kan också uppdatera basen manuellt. Vid långa dokument, kom ihåg läsgränsen: indexet sparar upp till 54 000 tecken från en fil, medan en fil som angetts som källa läses av AI-assistenten upp till 300 000 tecken, i delar.
En gemensam plats är meningsfull även utan AI
Du kan bygga upp detta arbetsminne utan att aktivera AI: Task Manager fungerar även utan det. Uppgifter, chattar, anteckningar och kalender finns kvar i programmet, och applikationens data ligger på ditt företags server. Pro-varianten lägger bland annat till E-post, Filer och AI-kunskapsbasen.
AI kräver ett konto och en egen nyckel hos en vald leverantör: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok. Du betalar leverantören direkt, utan Task Managers marginal. Licensen för programmet är permanent och betalas en gång, baserat på antalet platser; den omfattar 12 månaders uppdateringar, och en senare förnyelse är valfri. För ett team på upp till 20 personer kostar Standard-varianten 1 490 zł, och Pro 3 990 zł. Om du väljer mellan att ange källor och en bas som byggs upp i bakgrunden, läs också jämförelsen mellan Standard och Pro.
Börja imorgon med ett enda ärende, inte med hela arkivet
Imorgon, välj ett enda ärende som ditt team arbetar med: skriv in dess beskrivning i en uppgift, lämna överenskommelserna i den tillhörande konversationen och bifoga det dokument det gäller. Kontrollera sedan om en annan person kan återskapa beslutet utan att fråga dig om projektets historia. Om du vill ha applikationens data på din egen server och inte betala något per-användare-abonnemang, se Demo.
Vanliga frågor
Hur börjar man bygga företagets digitala hjärna?
Börja med ett ärende: skapa en uppgift, lämna besluten i en konversation och bifoga det dokument de rör. Be därefter en annan person återskapa beslutet utifrån dessa underlag.
Ser AI-assistenten allt som finns i företaget?
Nej, AI-assistenten använder material som är tillgängligt för den som frågar. Anteckningar och Filer behåller sina egna behörigheter även i kunskapsbasen i Pro-varianten.
Kräver företagets digitala hjärna Pro-varianten?
Nej, AI-assistenten och manuellt val av källor fungerar även i Standard-varianten. Pro-varianten behövs om du vill använda en kunskapsbas som byggs upp i bakgrunden samt modulen Filer.
Läser AI gamla skanningar och PDF-filer?
AI-assistenten läser en PDF med textlager, men inte en skannad PDF utan text eller en gammal DOC-fil. Task Manager har ingen OCR, det vill säga funktion för textigenkänning i bilder.
Hamnar vår data hos AI-leverantören?
Ja, frågan och nödvändigt innehåll från den angivna källan skickas till den valda modellens leverantör med företagets egen nyckel, även om applikationens data ligger kvar på er server. E-post ingår inte i den kunskapsbas som indexeras i bakgrunden; som manuell källa kräver den att administratören aktiverar funktionen.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
