Marta gestisce un'agenzia di 14 persone. Lunedì un cliente chiede perché l'ambito nel contratto di marzo differisce dall'offerta, e la risposta è sparsa tra email, chat e un documento di cui nessuno ricorda il nome. Il cervello digitale dell'azienda deve fare in modo che la prossima volta Marta trovi gli accordi dove il team ha lavorato su di essi, e li chieda con una semplice frase.
Il cervello digitale dell'azienda è la memoria del lavoro, non un'altra wiki
Il cervello digitale dell'azienda è un modo di organizzare il lavoro in cui decisioni e documenti restano vicino alle pratiche a cui si riferiscono, e l'Assistente AI può rispondere alle domande partendo dalla conoscenza disponibile. Non si tratta di un catalogo aggiuntivo da compilare fuori orario. Si tratta di fare in modo che l'informazione sul cambiamento dell'ambito del progetto resti accanto alla conversazione in cui quel cambiamento è stato concordato.
Una semplice wiki può conservare bene le procedure, ma qualcuno deve trasferirci gli accordi presi durante il lavoro quotidiano. Un semplice disco conserva i documenti, ma non spiegherà perché è stata scelta la terza versione dell'offerta. Per questo accetta tre condizioni: la conoscenza nasce durante il lavoro, resta in un unico programma, e l'AI la legge nel rispetto delle autorizzazioni della persona che pone la domanda.
La wiki si svuota quando bisogna ricopiarci le conversazioni
La wiki aziendale perde utilità quando registrare una decisione significa compiere una seconda azione dopo la fine della pratica. Puoi evitare questo passaggio extra registrando l'accordo nell'attività o nella chat in cui il team ne discute comunque.
Immagina un venerdì da Marta. Chiede al team di ricopiare nella wiki le decisioni sul progetto del cliente ABC; dopo tre venerdì successivi è lei stessa a completare le voci, perché i progettisti sono già passati a nuove attività. Marta torna quindi alla conversazione sul progetto per ricostruire la decisione mancante nella voce.
Quattro livelli bastano per iniziare a registrare la conoscenza
Inizia dalla pratica, dalla conversazione in corso, dalla nota permanente e dal documento. Registra ogni tipo di accordo dove il team lo cercherà in seguito.
| Livello | Cosa vi confluisce | Esempio dall'agenzia di Marta |
|---|---|---|
| Aspetto | Descrizione, scadenza, responsabili e conversazione su un risultato concreto | Attività "Offerta per il cliente ABC" con ambito concordato |
| Accordi in corso | Conversazione che sta ancora portando a una decisione | Chat "Accordi con il cliente" con una domanda sul mockup |
| Conoscenza permanente | Procedura o riepilogo a cui tornerai alla prossima pratica | Nota dalla riunione sulle regole di approvazione dei progetti |
| Documenti | Versioni di offerte, contratti e materiali | File con l'ambito dei lavori allegato alla discussione |
In Task Manager l'attività raccoglie descrizione, scadenza, persone e conversazione; i messaggi di sistema registrano tra l'altro il cambio di stato e di scadenza. Lo Spazio di lavoro raggruppa attività e chat, quindi puoi considerarlo un'area di lavoro, ad esempio "Nuovo sito web". Per saperne di più su come scegliere il posto giusto per una decisione, leggi il testo dove registrare gli accordi del team.
La nota è privata finché non la condividi. Puoi dare a un collaboratore il diritto di visualizzazione o di modifica; la sola etichetta Spazio di lavoro non gli apre l'accesso. Se raccogli gli accordi dopo gli incontri con i clienti, guarda anche come conservare le note degli incontri. Il modulo separato File, con cartelle condivise per file e note, appartiene alla versione Pro. Gli allegati in un'attività o in una chat restano legati a quella discussione.
Come indicare le fonti perché l'Assistente AI risponda?
Per fare una domanda su una pratica specifica, apri una discussione dell'Assistente AI e indica i materiali da usare. In Task Manager puoi combinare più fonti in un'unica domanda, senza limitarti a una sola attività o chat.
Martedì Marta apre una conversazione sul contratto del cliente ABC. Come fonti sceglie l'attività con l'offerta, la chat con il progettista e la nota della riunione condivisa con lei. Poi chiede: "Cosa abbiamo stabilito sull'ambito dei lavori?". Ogni conversazione con l'Assistente AI ha una propria cronologia e un proprio insieme di fonti; le discussioni dell'Assistente AI sono private.
Puoi indicare anche le tue attività, il calendario o l'intero Spazio di lavoro. Nella versione Pro la fonte può essere anche una cartella o un singolo file dal modulo File, oppure la tua casella di posta personale dal modulo Posta - quest'ultima solo se l'amministratore ha attivato la posta come fonte di conoscenza per l'AI. Indicare un'attività o una chat include i file aggiunti alla relativa discussione. La barra di occupazione mostra quanta conoscenza indicata rientra in una singola domanda al modello AI. Quando i materiali sono troppi, l'Assistente AI segnala cosa non ha incluso. Altri esempi li trovi nella descrizione delle fonti di conoscenza dell'Assistente AI.
Nella discussione aperta fai la domanda senza coinvolgere il resto del team
Se la risposta si trova in una singola conversazione, chiedi all'Assistente AI direttamente nell'attività o nella chat. La domanda e la risposta le vedi solo tu, anche se riguardano una discussione in cui lavorano più persone.
Giovedì Kuba torna dalle ferie e apre la chat "Accordi con il cliente". Invece di chiedere a Marta un resoconto, sceglie il pulsante "Assistente AI" e chiede cosa è stato deciso; la risposta privata ha l'etichetta "SOLO PER TE". Può anche usare la modalità "Riordina" con l'opzione Riassumi, per leggere una versione più breve dei messaggi. Questa vista funziona solo durante la sessione - non sostituisce né riscrive la conversazione originale.
La versione Pro cerca anche senza indicare manualmente il documento
La base di conoscenza AI nella versione Pro permette all'Assistente AI di trovare la risposta nella conoscenza aziendale senza dover indicare ogni volta un documento specifico. È un indice costruito in background: attività e chat vi confluiscono come riassunti, mentre note e file come frammenti del contenuto originale. L'indice è un insieme ordinato di frammenti in cui l'Assistente AI cerca la risposta.
Marta può chiedere: "Qual è il nostro limite carburante?", anche se non ricorda il nome della nota con le regole di rimborso. Con le impostazioni predefinite la base si aggiorna una volta al giorno; l'amministratore può anche avviare l'aggiornamento manualmente. La ricerca semantica, cioè la ricerca per significato invece che per sole parole identiche, richiede un fornitore OpenAI o Google Gemini ed è attiva di default per loro. I frammenti dei documenti vengono allora inviati al fornitore per ottenere i vettori; queste richieste sono fatturate separatamente. Con Anthropic Claude e xAI Grok l'indicizzazione non invia materiali al fornitore, anche se la normale domanda al modello continua a trasmettergli il contesto necessario.
Nella versione Standard non c'è base di conoscenza AI né l'interruttore della ricerca semantica. L'Assistente AI continua a rispondere in base alla conversazione e alle fonti indicate nella sua finestra. La differenza tra questi due modi di lavorare è spiegata più nel dettaglio nell'articolo sulla base di conoscenza AI e le fonti di conoscenza.
L'accesso alla conoscenza non annulla i permessi
L'Assistente AI utilizza solo i materiali accessibili alla persona che pone la domanda. Note e File mantengono i propri permessi anche nella base di conoscenza della versione Pro, pure nei confronti dell'amministratore.
Se agganci una nota privata alla cartella di un'attività, gli altri partecipanti non la vedranno solo perché hanno accesso all'attività. Devi condividerla con loro esplicitamente. Un file caricato nella cartella della stessa discussione è invece visibile ai suoi partecipanti. Se perdi l'accesso a una fonte indicata in precedenza all'Assistente AI, questa verrà omessa alla domanda successiva.
La Posta (modulo della versione Pro) non confluisce mai nella base indicizzata in background; la tua casella personale la indicherai manualmente solo dopo che l'amministratore avrà attivato questa opzione. I dati dell'applicazione restano sul tuo server, ma la domanda e il contenuto necessario della fonte vengono inviati a un fornitore AI esterno con la chiave della tua azienda. Prima di indicare la corrispondenza, verifica cosa viene inviato al fornitore AI ad ogni domanda.
Una scansione non risponderà, e una decisione recente può anticipare l'indice
Task Manager non legge una scansione PDF priva di livello testuale né un vecchio file DOC in formato binario. Nel lavoro quotidiano puoi usare documenti DOCX, XLSX e PDF contenenti testo, mentre per una scansione conviene annotare l'accordo necessario in una nota.
Il secondo limite riguarda l'attualità della base di conoscenza AI nella versione Pro. L'aggiornamento automatico avviene una volta al giorno, quindi una decisione presa un'ora fa è meglio indicarla all'Assistente AI come fonte, oppure chiedergliela direttamente nella discussione. L'amministratore può anche aggiornare la base manualmente. Per i documenti lunghi, tieni presente il limite di lettura: l'indice memorizza fino a 54.000 caratteri per ogni file, mentre un file indicato come fonte viene letto dall'Assistente AI fino a 300.000 caratteri, in più parti.
Un unico posto ha senso anche con l'AI disattivata
Puoi costruire questa memoria di lavoro senza attivare l'AI: Task Manager funziona anche senza di essa. Attività, chat, note e calendario restano nel programma, e i dati dell'applicazione si trovano sul server della tua azienda. La versione Pro aggiunge, tra l'altro, Posta, File e la base di conoscenza AI.
L'AI richiede un account e una chiave propria presso il fornitore scelto: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oppure xAI Grok. Paghi il fornitore direttamente, senza margine di Task Manager. La licenza del programma è perpetua e pagata una sola volta in base al numero di postazioni; include 12 mesi di aggiornamenti, mentre il rinnovo successivo è facoltativo. Per un team fino a 20 persone, la versione Standard costa 1.490 zł, e la Pro 3.990 zł. Se stai scegliendo tra indicare le fonti e una base costruita in background, leggi anche il confronto tra le versioni Standard e Pro.
Domani inizia da un solo caso, non da tutto l'archivio
Domani scegli un singolo caso seguito dal tuo team: scrivi la sua descrizione in un'attività, lascia gli accordi nella conversazione collegata e allega il documento a cui si riferiscono. Poi verifica se un'altra persona riesce a ricostruire la decisione senza doverti chiedere la storia del progetto. Se vuoi mantenere i dati dell'applicazione sul tuo server e non pagare un abbonamento per utente, guarda la Demo.
Domande frequenti
Come iniziare a costruire il cervello digitale dell'azienda?
Inizia da una singola pratica: crea un'attività, lascia gli accordi in una conversazione e allega il documento a cui si riferiscono. Poi chiedi a un'altra persona di ricostruire la decisione a partire da questi materiali.
L'Assistente AI vedrà tutto ciò che c'è in azienda?
No, l'Assistente AI utilizza i materiali accessibili alla persona che pone la domanda. Note e File mantengono le proprie autorizzazioni anche nella base di conoscenza AI della versione Pro.
Il cervello digitale dell'azienda richiede la versione Pro?
No, l'Assistente AI e la selezione manuale delle fonti funzionano anche nella versione Standard. La versione Pro è necessaria se vuoi usare la base di conoscenza AI costruita in background e il modulo File.
L'AI leggerà vecchie scansioni e PDF?
L'Assistente AI leggerà un PDF con livello di testo, ma non leggerà una scansione PDF senza testo né un vecchio file DOC. Task Manager non ha l'OCR, cioè la funzione di riconoscimento del testo nelle immagini.
I nostri dati arrivano al fornitore di AI?
Sì, la domanda e il contenuto necessario della fonte indicata arrivano al fornitore del modello con la chiave della tua azienda, anche se i dati dell'applicazione restano sul tuo server. La Posta non arriva alla base di conoscenza indicizzata in background; come fonte manuale richiede che l'amministratore abiliti questa possibilità.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
