Gamifikace v práci bez hodnocení lidí: Open Space

V úterý otevírá Marta seznam úkolů své šestičlenné agentury. Vidí čtyři záležitosti po termínu, přestože dvě jsou už hotové - nikdo nezměnil jejich stav. Místo aby vyvěsila tabulku „kdo kolik uzavřel“, podívá se na Open Space v Task Manageru: gamifikaci v práci, která odměňuje uzavírání úkolů, ale neslouží k hodnocení lidí.

Gamifikace v práci nemusí znamenat tabulku výsledků

Gamifikace v práci může odměňovat dokončení úkolu bez vytváření hodnocení zaměstnance. Tak funguje Open Space: týmová hra zabudovaná do Task Manageru, která přiděluje body během běžné práce a nevyžaduje samostatnou tabulku.

Marta především potřebuje vědět, které záležitosti čekají. V seznamu úkolů má už dlaždice Včasné, Na dnes a Po termínu - každá zobrazuje počet a funguje jako filtr. Pokud chcete uspořádat podobný seznam, začněte hlídáním termínů úkolů v týmu, ne porovnáváním zaměstnanců.

Kasia dokončí projekt ve středu, nastaví stav „Hotovo“ a dostane drobný signál, že záležitost uzavřela. Nemusí pak výsledek dopisovat do tabulky. Toto rozlišení se hodí zejména tehdy, když v jednom týmu někdo uzavírá mnoho krátkých úkolů a jiný celý týden řeší jednu větší záležitost. Žebříček bodů nevystihuje celý obraz jejich práce.

Za co přesně Open Space přiděluje body?

Open Space přiděluje PB za uzavřené úkoly, první aktivitu dne a sérii pracovních dnů. Sponky dostanete za uzavření bodujícího úkolu a za postup na další úroveň.

PB, čili Body kanceláře, budují úroveň postavy a nelze je utratit. Úroveň 2 začíná od 100 PB a úroveň 3 od 250 PB. Sponky jsou určeny na dekorace postavy a stolu, ale obchod se objeví až v další etapě hry. Zatím je sbíráte.

Spočítejme Kasiin týden. Mezi pondělím a pátkem uzavře šest bodujících úkolů, z toho čtyři před termínem: z úkolů získá 60 PB a 20 PB bonusu, celkem 80 PB. Pokud je aktivní pět po sobě jdoucích pracovních dnů, přibude 10 PB za první aktivity těchto dnů (po 2 PB denně) a dalších 10 PB bonusu za sérii - program jej připisuje každý pátý den série, a v pěti po sobě jdoucích pracovních dnech takový den vždy připadne jednou. Výsledek ale neříká, zda byly její úkoly těžší než Markovy.

Vaše PB, sponky, úroveň, sérii dnů a historii „Poslední body“ uvidíte na kartě hráče. Najdete ji v Nastavení, na kartě Profil, v sekci „Open Space - Vaše postava“. Je tam i Žebříček kanceláře: první trojice a vaše pořadí.

Proč vlastní úkol bez termínu nenavýší výsledek?

Vlastní úkol bez termínu body nedává. Open Space je přiděluje za úkol s termínem nebo takový, který pochází od někoho jiného: vytvořila jej jiná osoba nebo jsou k němu přiřazeni další lidé.

Marek by ve čtvrtek mohl rozepsat jednu záležitost na pět vlastních úkolů bez termínů. Samotné jejich uzavření výsledek nezvýší. U úkolů, které splňují podmínku bodování, platí další omezení: každý dává body jen jednou, takže opětovné otevření a uzavření nic nepřidá. Denní limit bodů z úkolů činí 100 PB.

Není to slib, že nikdo nikdy nerozdrobí práci na příliš malé části. Pokud mají úkoly odrážet skutečnou práci, stále je musíte rozumně popisovat a rozdělovat mezi lidi. Hra tento rozhovor nenahradí. Nepřidává ale trest za zpoždění: body nelze ztratit a nevyřízený úkol nic neodebírá.

Nutí série dní tým pracovat o víkendu?

Víkend sérii v Open Space nepřeruší. Aktivita v pátek a pak v pondělí se může počítat jako návaznost dalších pracovních dnů.

První aktivita dne dává 2 PB. Za každých pět po sobě jdoucích pracovních dnů s aktivitou přibude 10 PB. Když se Kasia vrátí po víkendu a v pondělí otevře úkol, nezačíná počítat od začátku jen proto, že v sobotu a neděli do programu nenahlížela.

Série aktivity a termín úkolu jsou dvě různé věci. Úkol bez uvedené hodiny zůstává označen jako „na dnes“ po celý den a teprve následující den zčervená. Nemusíte u každého úkolu uvádět čas 16:00 jen proto, abyste rozuměli jeho stavu. Seznam úkolů a jeho stavy slouží k hlídání práce; série ve hře pouze zaznamenává aktivní pracovní dny.

Body se objevují při práci, ne na poradě o výsledcích

Open Space informuje o získaných bodech přes Centrum oznámení, v kategorii Open Space. Po uzavření úkolu před termínem dostanete zprávu o 15 PB a 5 sponkách; samostatná oznámení se zobrazí u bonusu za sérii a u postupu.

Výjimkou je „den v kanceláři“. Jeho 2 PB se připočítají bez oznámení, ale uvidíte je v historii na kartě hráče. Pokud byla aplikace zavřená, oznámení o zbývajícím zisku se zobrazí při dalším otevření.

Marta tedy nemusí v pátek oznamovat, kdo získal nejvíc bodů. Kateřina vidí informaci přímo u své práce. Pokud nechce taková oznámení dostávat, může kategorii Open Space vypnout v Nastavení, na záložce Profil, v sekci Oznámení v aplikaci. Víc o samotném ostrovu a jeho nastavení se dočtete v návodu k Centru oznámení.

Kdo vidí body, když nechcete být v žebříčku?

Můžete se skrýt v Žebříčku kanceláře a přesto body dál sbírat. Po zapnutí „Skrýt mě v žebříčku“ je uvidíte jen vy a žebříček bude zobrazovat pouze osoby, které body získaly a skrytí si nezvolily.

V pondělí může Marek usoudit, že nechce srovnávat svou práci s prací Kateřiny, i když rád sleduje vlastní pokrok. Po skrytí v žebříčku stále vidí svoje PB a nemusí se hry vzdávat. Nastavení změní na své kartě hráče a body se dál počítají.

Open Space není reportem výkonnosti pro nadřízeného. Možnost skrýt se v žebříčku a absence záporných bodů jsou důvody, proč jej nepoužívat jako základ hodnocení lidí. Pokud jako manažer hledáte počet věcí po termínu, vraťte se k dlaždicím a filtrům seznamu úkolů. Ty vám řeknou, čím je potřeba se zabývat, aniž by se zaměstnanci přisuzovala hodnota na základě herních bodů.

Jak začít bez změny způsobu práce celého týmu?

Začněte u několika skutečných úkolů s termíny nebo zadaných mezi lidmi. Open Space body přiděluje právě za takové úkoly, takže není třeba zakládat samostatné věci jen kvůli hře.

V úterý Marta spolu s týmem zkontroluje, které úkoly nemají termín, přestože všichni znají datum jejich dokončení. Doplní termín tam, kde dává smysl. V seznamu, na Tabuli a v Kalendáři znamená červená barva úkol po termínu, modrá - na dnes, zelená - v termínu a šedá - bez termínu nebo uzavřený. Dokončené a zrušené úkoly se jako zpožděné nepočítají.

Ve středu Kateřina dokončí svou část práce a jedním kliknutím ze seznamu nastaví stav „Hotovo“, bez otevírání úkolu. To stačí k tomu, aby věc přestala vypadat jako otevřená; pokud splňuje podmínky hry a dříve nebodovala, Open Space body přidělí. Úplný popis karty a pravidel najdete v materiálech o Open Space.

Hra nemusí sedět každému týmu. Administrátor ji vypne pro všechny v Nastavení, v sekci Pokročilé, přepínačem „Hra Open Space“. Karta pak zmizí a připisování bodů se zastaví; dříve získané body nepropadnou a po opětovném zapnutí se vrátí. Existuje i druhé omezení: sponky dnes neutratíte v obchodě, protože ten patří do další etapy hry.

Platíte za Open Space zvlášť?

Ne, za Open Space neplatíte zvlášť. Hra je zabudovaná v Task Manageru a k jejímu používání stačí úkoly - nepotřebujete variantu Pro ani AI. Task Manager funguje i bez AI, takže nemusíte nastavovat AI asistenta, abyste mohli sbírat body.

Varianta Standard v plánu Starter pro až 8 osob stojí 690 Kč a v plánu Classic pro až 20 osob - 1 490 Kč. Licence je trvalá: platíte jednorázově za počet stanovišť, bez předplatného na uživatele. Zahrnuje 12 měsíců aktualizací; pozdější prodloužení je volitelné. Před rozhodnutím si můžete prověřit pravidla trvalé licence.

Task Manager instalujete na vlastním serveru a data aplikace zůstávají na vašem hostingu. Platí to i pro herní data, jako jsou body a žebříček. Nevedete druhou evidenci výsledků: úkoly a komunikace týmu jsou ve stejném programu jako Open Space.

Zítra vyberte ze seznamu tři úkoly, jejichž termín tým zná, ale jejichž data ještě nikdo nezadal, a doplňte je. Pak si stanovte jedno jednoduché pravidlo: dokončenému úkolu měníte stav, místo abyste ho nechávali jako zpožděný. Pokud vám takový způsob práce vyhovuje, vyzkoušejte hru a seznam úkolů v Demu.

Nejčastější dotazy

Uvidí nadřízený, kolik bodů jsem nasbíral?

Po zapnutí „Skrýt mě v žebříčku“ vidíte své body pouze vy. Bez tohoto nastavení Žebříček kanceláře zobrazuje první trojici a vaše pořadí; Open Space není reportem hodnocení zaměstnance.

Lze přijít o body za opožděný úkol?

Ne, v Open Space nelze body ztratit. Nevyřízený úkol neodečítá PB ani sponky.

Umožňuje gamifikace v práci nabrat body vlastními úkoly?

Vlastní úkol bez termínu body nepřináší. Úkol musí mít termín, nebo musí pocházet od někoho jiného; počítá se jen jednou a denní limit bodů z úkolů je 100 PB.

Za co teď lze utratit sponky?

Zatím nelze sponky utratit. Obchod s dekoracemi postavy a stolu je naplánován na další etapu hry.

Jak vypnout Open Space pro celou firmu?

Administrátor vypne hru přepínačem „Hra Open Space“ v Nastavení, v sekci Pokročilé. Přidělování bodů se tím zastaví a nasbírané body se vrátí po opětovném zapnutí hry.

Zdroje

1. Task Manager, Open Space - body a úrovně - https://taskmanager.pl/funkcje/open-space (přístup: 2026-10-09).
2. Task Manager, Materiály: Open Space - https://taskmanager.pl/materialy/open-space (přístup: 2026-10-09).
3. Task Manager, Úkoly - stavy, termíny a filtry - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (přístup: 2026-10-09).
4. Task Manager, Centrum oznámení - https://taskmanager.pl/materialy/centrum-powiadomien (přístup: 2026-10-09).
5. Task Manager, Ceník a plány - https://taskmanager.pl/#ceny (přístup: 2026-10-09).

Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.