På tisdagen öppnar Marta uppgiftslistan för sin sexpersonersbyrå. Hon ser fyra ärenden som är försenade, fast två redan är klara - ingen har ändrat deras status. Istället för att hänga upp en tabell med ”vem har stängt flest”, tittar hon på Open Space i Task Manager: gamification på jobbet som belönar att uppgifter avslutas, men inte används för att bedöma medarbetare.
Gamification på jobbet behöver inte betyda en resultattavla
Gamification på jobbet kan belöna att en uppgift avslutas utan att det skapar en bedömning av medarbetaren. Så fungerar Open Space: ett teamspel inbyggt i Task Manager som ger poäng under det vanliga arbetet och inte kräver en separat tabell.
Marta behöver framför allt veta vilka ärenden som väntar. På uppgiftslistan har hon redan rutorna Inom tidsgränsen, Idag och Försenade - varje ruta visar ett antal och fungerar som ett filter. Om du vill ordna en liknande lista, börja med att hålla koll på förfallodatum för uppgifter i teamet, inte med att jämföra medarbetare.
Kasia avslutar ett projekt på onsdagen, ställer in status ”Klar” och får en liten signal om att hon har avslutat ärendet. Hon behöver inte senare skriva in resultatet i ett kalkylblad. Den här skillnaden gör nytta särskilt när någon i teamet avslutar många korta uppgifter medan någon annan arbetar på ett större ärende under en hel vecka. En poängranking visar inte hela bilden av deras arbete.
Vad ger Open Space egentligen poäng för?
Open Space ger kontorspoäng för avslutade uppgifter, den första aktiviteten på dagen och en streak av arbetsdagar. Gem får du för att avsluta en poänggivande uppgift samt för att gå upp en nivå.
| Händelse | Belöning |
|---|---|
| Att stänga en poänggivande uppgift (status ”Klar”) | +10 kontorspoäng och +5 gem |
| Att avsluta den före förfallodatumet | dessutom +5 KP |
| Dagens första aktivitet | +2 KP |
| Varje femte på varandra följande arbetsdag med aktivitet | +10 KP |
| Uppflyttning till nästa nivå | +10 gem |
Kontorspoäng bygger upp karaktärens nivå och går inte att använda till något. Nivå 2 börjar vid 100 kontorspoäng, och nivå 3 vid 250 kontorspoäng. Gem är avsedda för dekorationer till karaktären och skrivbordet, men butiken kommer först i nästa steg av spelet. Just nu samlar du dem bara.
Låt oss räkna på Kasias vecka. Mellan måndag och fredag avslutar hon sex poänggivande uppgifter, varav fyra före förfallodatum: det ger 60 kontorspoäng från uppgifterna samt 20 kontorspoäng i bonus, totalt 80 kontorspoäng. Om hon är aktiv fem dagar i rad tillkommer 10 kontorspoäng för den första aktiviteten varje dag (2 kontorspoäng per dag) och ytterligare 10 kontorspoäng i streak-bonus - programmet lägger till den var femte dag i streaken, och under fem på varandra följande arbetsdagar inträffar alltid en sådan dag. Resultatet säger dock inget om hennes uppgifter var svårare än Mareks.
Dina kontorspoäng, gem, nivå, dagsstreak och historik ”Senaste poäng” ser du på spelarkortet. Du hittar det i Inställningar, under fliken Profil, i sektionen ”Open Space - Din karaktär”. Där finns också Kontorets ranking: de tre bästa samt din egen placering.
Varför ger en egen uppgift utan förfallodatum inga poäng?
En egen uppgift utan förfallodatum ger inga poäng. Open Space ger poäng för en uppgift med förfallodatum eller en som kommer från någon annan: antingen skapad av någon annan eller med andra personer tilldelade till den.
Marek skulle på torsdagen kunna dela upp ett ärende i fem egna uppgifter utan förfallodatum. Att bara stänga dem ökar inte resultatet. För uppgifter som uppfyller villkoret för poäng gäller ytterligare begränsningar: varje ger poäng bara en gång, så att öppna och stänga den igen lägger inte till något. Den dagliga poänggränsen för uppgifter är 100 kontorspoäng.
Det här är inget löfte om att ingen någonsin kommer att dela upp arbetet i alltför små delar. Om uppgifterna ska spegla det verkliga arbetet måste du fortfarande beskriva dem rimligt och fördela dem mellan medarbetarna. Spelet ersätter inte det samtalet. Det ger däremot ingen bestraffning för förseningar: poäng kan inte förloras, och en försenad uppgift drar inte av något.
Tvingar dagsstreaken teamet att jobba på helgen?
En helg avbryter inte streaken i Open Space. Aktivitet på fredagen och sedan på måndagen kan räknas som en obruten följd av arbetsdagar.
Dagens första aktivitet ger 2 kontorspoäng. För varje fem på varandra följande arbetsdagar med aktivitet tillkommer 10 kontorspoäng. När Kasia kommer tillbaka efter helgen och öppnar en uppgift på måndagen börjar räkningen inte om bara för att hon inte tittade in i programmet på lördag och söndag.
Aktivitetsserien och uppgiftens förfallodatum är två olika saker. En uppgift utan angiven klockslag förblir markerad som ”för idag” hela dagen och blir röd först nästa dag. Du behöver inte skriva in klockan 16:00 på varje uppgift bara för att förstå dess status. Uppgiftslistan och dess statusar används för att hålla koll på arbetet; serien i spelet registrerar bara aktiva arbetsdagar.
Poäng dyker upp under arbetet, inte på ett resultatmöte
Open Space meddelar dina framgångar via Aviseringscentret, under kategorin Open Space. När du avslutar en uppgift före förfallodatum får du ett meddelande om 15 PB och 5 gem; separata aviseringar visas för seriebonus och nivåhöjning.
Undantaget är ”dag på kontoret”. Dess 2 PB räknas utan avisering, men du ser dem i historiken på spelarkortet. Om appen var stängd visas aviseringen om den återstående vinsten nästa gång du öppnar den.
Marta behöver alltså inte berätta på fredagen vem som fått flest poäng. Kasia ser informationen i samband med sitt arbete. Om hon inte vill få sådana meddelanden kan hon stänga av kategorin Open Space i Inställningar, under fliken Profil, i avsnittet Aviseringar i appen. Mer om själva ön och dess inställningar hittar du i guiden om Aviseringscentret.
Vem ser poängen om du inte vill vara med i rankingen?
Du kan dölja dig i kontorsrankingen och ändå samla poäng. När du aktiverar ”Dölj mig i rankingen” ser bara du dina poäng, och rankingen visar endast personer som fått poäng och inte valt att dölja sig.
På måndag kanske Marek bestämmer sig för att han inte vill jämföra sitt arbete med Kasias, även om han gillar att följa sina egna framsteg. Efter att ha dolt sig i rankingen ser han fortfarande sina PB och behöver inte sluta spela. Han ändrar inställningen på sitt spelarkort, och poängen fortsätter att räknas.
Open Space är ingen prestationsrapport för chefen. Möjligheten att dölja sig i rankingen och avsaknaden av minuspoäng är anledningar till att inte använda det som grund för att bedöma personer. Om du som chef letar efter antalet försenade ärenden, gå tillbaka till kortvyn och filtren i uppgiftslistan. De visar vad som behöver åtgärdas, utan att sätta ett värde på en medarbetare utifrån spelpoäng.
Hur kommer du igång utan att ändra hela teamets sätt att arbeta?
Börja med några verkliga uppgifter som har förfallodatum eller är tilldelade mellan personer. Open Space ger poäng för just sådana uppgifter, så du behöver inte skapa separata ärenden bara för spelets skull.
På tisdagen går Marta igenom teamet och kollar vilka uppgifter som saknar förfallodatum, trots att alla känner till slutdatumet. Hon fyller i datum där det är relevant. I listan, på Tavlan och i Kalendern betyder rött en försenad uppgift, blått - för idag, grönt - i tid, och grått - utan förfallodatum eller avslutad. Avslutade och avbrutna uppgifter räknas inte som försenade.
På onsdagen avslutar Kasia sin del av arbetet och sätter statusen ”Utförd” med ett klick direkt från listan, utan att öppna uppgiften. Det räcker för att ärendet inte längre ska se öppet ut; om det uppfyller spelets villkor och inte tidigare gett poäng, tilldelar Open Space poäng. Fullständig beskrivning av kortet och reglerna hittar du i materialet om Open Space.
Spelet kanske inte passar alla team. Administratören kan stänga av det för alla i Inställningar, under avsnittet Avancerat, med reglaget ”Open Space-spelet”. Kortet försvinner då och poängräkningen stoppas; redan insamlade poäng går inte förlorade utan återkommer när funktionen aktiveras igen. Det finns också en andra begränsning: gemen kan inte spenderas i butiken ännu, eftersom den hör till nästa steg i spelet.
Betalar du extra för Open Space?
Nej, du betalar inte extra för Open Space. Spelet är inbyggt i Task Manager, och för att använda det räcker det med uppgifter - du behöver varken varianten Pro eller AI. Task Manager fungerar också utan AI, så du behöver inte konfigurera AI-assistenten för att samla poäng.
Varianten Standard i planen Starter för upp till 8 personer kostar 690 zł, och i planen Classic för upp till 20 personer - 1 490 zł. Licensen är permanent: du betalar en gång för antalet platser, utan abonnemang per användare. Den inkluderar 12 månaders uppdateringar; senare förnyelse är valfri. Innan du bestämmer dig kan du läsa reglerna för den permanenta licensen.
Task Manager installerar du på din egen server, och appens data stannar på din server. Det gäller även speldata, som poäng och ranking. Du behöver inte föra ett separat register över resultat: uppgifter och teamets kommunikation finns i samma program som Open Space.
Välj i morgon ut tre uppgifter från listan vars förfallodatum teamet känner till men som ingen ännu har skrivit in, och fyll i dem. Bestäm sedan en enkel regel: en avslutad uppgift ändrar ni status på, i stället för att lämna den som försenad. Om det här sättet att arbeta passar ditt företag, testa spelet och uppgiftslistan i Demo.
Vanliga frågor
Kan min chef se hur många poäng jag har samlat?
När du aktiverar ”Dölj mig i rankingen” ser bara du dina poäng. Utan den inställningen visar Kontorets ranking de tre bästa samt din egen placering; Open Space är inte en rapport för att bedöma medarbetare.
Kan man förlora poäng för en försenad uppgift?
Nej, i Open Space kan man inte förlora poäng. En försenad uppgift drar inte av kontorspoäng eller gem.
Går det att samla poäng genom gamification på jobbet med sina egna uppgifter?
En egen uppgift utan förfallodatum ger inga poäng. Uppgiften måste ha ett förfallodatum eller komma från någon annan; den räknas bara en gång, och den dagliga poänggränsen för uppgifter är 100 kontorspoäng.
Vad kan man använda gem till just nu?
För närvarande går det inte att använda gem till något. Butiken med dekorationer för karaktären och skrivbordet är planerad till nästa steg i spelet.
Hur stänger man av Open Space för hela företaget?
Administratören stänger av spelet med reglaget ”Open Space-spelet” i Inställningar, under sektionen Avancerat. Poängräkningen stoppas då, och insamlade poäng återkommer när spelet aktiveras igen.
Källor
- Task Manager, Open Space - poäng och nivåer - https://taskmanager.pl/funkcje/open-space (hämtad: 2026-10-09).
- Task Manager, Resurser: Open Space - https://taskmanager.pl/materialy/open-space (hämtad: 2026-10-09).
- Task Manager, Uppgifter - statusar, förfallodatum och filter - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (hämtad: 2026-10-09).
- Task Manager, Aviseringscenter - https://taskmanager.pl/materialy/centrum-powiadomien (hämtad: 2026-10-09).
- Task Manager, Priser och planer - https://taskmanager.pl/#priser (hämtad: 2026-10-09).
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
