Na terça-feira, a Marta abre a lista de tarefas da sua agência de seis pessoas. Vê quatro assuntos fora do prazo, embora dois já estejam concluídos - ninguém mudou o estado. Em vez de pendurar uma tabela com “quem fechou quantas”, olha para o Open Space no Task Manager: a gamificação no trabalho que recompensa o fecho de tarefas, mas não serve para avaliar as pessoas.
A gamificação no trabalho não tem de significar uma tabela de resultados
A gamificação no trabalho pode recompensar a conclusão de uma tarefa sem criar uma avaliação do colaborador. É assim que funciona o Open Space: um jogo de equipa integrado no Task Manager, que atribui pontos durante o trabalho normal e não exige uma tabela separada.
A Marta precisa, acima de tudo, de saber quais os assuntos que estão à espera. Na lista de tarefas já tem os cartões No prazo, Para hoje e Em atraso - cada um mostra um número e funciona como filtro. Se quiser organizar uma lista semelhante, comece por controlar os prazos das tarefas na equipa, não por comparar colaboradores.
A Kasia termina um projeto na quarta-feira, define o estado como “Concluído” e recebe um pequeno sinal de que fechou o assunto. Não precisa de depois anotar o resultado numa folha de cálculo. Esta distinção é especialmente útil quando, numa mesma equipa, alguém fecha muitas tarefas curtas e outra pessoa passa uma semana a conduzir um único assunto maior. A classificação de pontos não reflete toda a realidade do trabalho deles.
Por que exatamente o Open Space atribui pontos?
O Open Space atribui PE por tarefas fechadas, pela primeira atividade do dia e por uma sequência de dias úteis. Recebe clipes ao fechar uma tarefa que pontua e ao subir de nível.
| Evento | Recompensa |
|---|---|
| Fecho de uma tarefa que pontua (estado “Concluído”) | +10 PE e +5 clipes |
| Fechá-la antes do prazo | mais +5 PE |
| Primeira atividade do dia | +2 PE |
| Cada cinco dias úteis consecutivos com atividade | +10 PE |
| Subida para o nível seguinte | +10 clipes |
Os PE, ou Pontos de Escritório, constroem o nível da personagem e não podem ser gastos. O nível 2 começa aos 100 PE, e o nível 3 aos 250 PE. Os clipes destinam-se a decorações para a personagem e para a secretária, mas a loja só vai aparecer na próxima fase do jogo. Por agora, só os acumula.
Vamos contar a semana da Kasia. Entre segunda e sexta-feira, fecha seis tarefas que pontuam, quatro das quais antes do prazo: das tarefas recebe 60 PE mais 20 PE de bónus, num total de 80 PE. Se estiver ativa durante cinco dias úteis consecutivos, soma mais 10 PE pelas primeiras atividades desses dias (2 PE por dia) e ainda mais 10 PE de bónus pela sequência - o programa atribui-o a cada quinto dia da sequência, e em cinco dias úteis consecutivos há sempre um desses dias. O resultado, no entanto, não diz se as tarefas dela eram mais difíceis do que as do Marek.
Os seus PE, clipes, nível, sequência de dias e o histórico “Últimos pontos” vê-os no cartão do jogador. Encontra-o nas Definições, no separador Perfil, na secção “Open Space - A sua personagem”. Aí está também o Ranking do escritório: os três primeiros e a sua posição.
Por que é que uma tarefa própria sem prazo não aumenta o resultado?
Uma tarefa própria sem prazo não dá pontos. O Open Space atribui-os a uma tarefa com prazo ou que tenha sido criada por outra pessoa: foi outra pessoa que a criou ou há outras pessoas atribuídas a ela.
Na quinta-feira, o Marek poderia dividir um assunto em cinco tarefas próprias sem prazos. O simples facto de as fechar não aumenta o resultado. Nas tarefas que cumprem a condição de pontuação, aplicam-se outras limitações: cada uma só dá pontos uma vez, por isso reabrir e voltar a fechar não acrescenta nada. O limite diário de pontos por tarefas é de 100 PE.
Isto não é uma promessa de que ninguém vai alguma vez dividir o trabalho em partes demasiado pequenas. Se as tarefas devem refletir o trabalho real, continua a ser preciso descrevê-las de forma sensata e distribuí-las entre as pessoas. O jogo não substitui essa conversa. Em contrapartida, não aplica nenhuma penalização por atraso: os pontos não podem ser perdidos, e uma tarefa em atraso não retira nada.
A sequência de dias obriga a equipa a trabalhar ao fim de semana?
O fim de semana não interrompe a sequência no Open Space. A atividade na sexta-feira e depois na segunda-feira pode contar como continuidade de dias úteis consecutivos.
A primeira atividade do dia dá 2 PE. Por cada cinco dias úteis consecutivos com atividade, somam-se mais 10 PE. Quando a Kasia regressa depois do fim de semana e abre uma tarefa na segunda-feira, a contagem não recomeça do zero só porque no sábado e no domingo não acedeu ao programa.
A sequência de atividade e o prazo de uma tarefa são duas coisas diferentes. Uma tarefa sem hora definida fica marcada como "para hoje" durante todo o dia e só muda de cor para vermelho no dia seguinte. Não precisa de acrescentar as 16:00 a cada tarefa só para perceber o seu estado. A lista de tarefas e os seus estados servem para acompanhar o trabalho; a sequência no jogo apenas regista os dias úteis ativos.
Os pontos surgem durante o trabalho, não numa reunião de resultados
O Open Space informa sobre as conquistas através do Centro de notificações, na categoria Open Space. Ao fechar uma tarefa antes do prazo, recebe uma mensagem sobre 15 PB e 5 clipes; notificações separadas surgem para o bónus de sequência e para a subida de nível.
A exceção é o "dia no escritório". Os seus 2 PB são contabilizados sem notificação, mas pode vê-los no histórico no cartão do jogador. Se a aplicação estiver fechada, a notificação sobre a conquista pendente aparece na abertura seguinte.
Marta não precisa, por isso, de anunciar à sexta-feira quem conseguiu mais pontos. A Kasia vê a informação junto ao seu trabalho. Quando não quiser receber esse tipo de comunicados, pode desativar a categoria Open Space nas Definições, no separador Perfil, na secção Notificações na aplicação. Mais informações sobre a ilha e as suas definições encontra em instrukcji Centrum powiadomień.
Quem vê os pontos quando você não quer estar na classificação?
Pode ocultar-se na Classificação do escritório e continuar a acumular pontos. Depois de ativar "Ocultar-me na classificação", só você os verá, e a classificação mostrará apenas as pessoas que ganharam pontos e não escolheram ocultar-se.
Na segunda-feira, o Marek pode decidir que não quer comparar o seu trabalho com o da Kasia, embora goste de acompanhar o seu próprio progresso. Depois de se ocultar na classificação, continua a ver os seus PB e não precisa de desistir do jogo. Altera a definição no seu cartão de jogador, e os pontos continuam a ser contabilizados.
O Open Space não é um relatório de desempenho para o superior hierárquico. A possibilidade de se ocultar na classificação e a ausência de pontos negativos são razões para não o usar como base de avaliação das pessoas. Se, como gestor, procura o número de assuntos fora de prazo, volte aos cartões e filtros da lista de tarefas. Eles dir-lhe-ão do que é preciso tratar, sem atribuir um valor ao colaborador com base em pontos de um jogo.
Como começar sem mudar a forma de trabalhar de toda a equipa?
Comece com algumas tarefas reais com prazos ou atribuídas entre pessoas. O Open Space atribui pontos precisamente a esse tipo de tarefas, pelo que não é preciso criar assuntos separados só para o jogo.
Na terça-feira, a Marta verifica com a equipa quais as tarefas sem prazo, embora todos conheçam a data de conclusão. Acrescenta o prazo onde faz sentido. Na Lista, no Quadro e no Calendário, a cor vermelha indica uma tarefa fora de prazo, a azul - para hoje, a verde - dentro do prazo, e a cinzenta - sem prazo ou fechada. As tarefas concluídas e canceladas não são contadas como atrasadas.
Na quarta-feira, a Kasia termina a sua parte do trabalho e, com um único clique na lista, define o estado como "Concluído", sem abrir a tarefa. Isso basta para que o assunto deixe de parecer em aberto; se cumprir as condições do jogo e ainda não tiver pontuado anteriormente, o Open Space atribui pontos. Vai encontrar a descrição completa do cartão e das regras nos materiais sobre o Open Space.
O jogo pode não ser adequado a todas as equipas. O administrador pode desativá-lo para todos em Definições, na secção Avançado, através do interruptor "Jogo Open Space". O cartão desaparece e a contabilização para; os pontos já acumulados não se perdem e voltam ao reativar. Há ainda outra limitação: os clipes não podem ser gastos hoje na loja, pois esta pertence a uma fase seguinte do jogo.
Paga-se separadamente pelo Open Space?
Não, não se paga separadamente pelo Open Space. O jogo está integrado no Task Manager, e para o utilizar basta ter tarefas - não precisa da variante Pro nem de IA. O Task Manager também funciona sem IA, por isso não precisa de configurar o Assistente de IA para acumular pontos.
A variante Standard no plano Starter até 8 pessoas custa 690 zł, e no plano Classic até 20 pessoas - 1 490 zł. A licença é perpétua: paga uma única vez pelo número de postos, sem subscrição por utilizador. Inclui 12 meses de atualizações; a renovação posterior é opcional. Antes de decidir, pode consultar as regras da licença perpétua.
O Task Manager é instalado no seu próprio servidor, e os dados da aplicação permanecem no seu alojamento. Isto aplica-se também aos dados do jogo, como pontos e classificação. Não mantém um segundo registo de resultados: as tarefas e a comunicação da equipa estão no mesmo programa que o Open Space.
Amanhã, escolha da lista três tarefas cujo prazo a equipa conhece, mas cujas datas ainda ninguém introduziu, e preencha-as. Depois, estabeleça uma regra simples: a uma tarefa concluída muda-se o estado, em vez de a deixar como pendente. Se esta forma de trabalhar se adequar à sua empresa, experimente o jogo e a lista de tarefas na Demo.
Perguntas mais frequentes
O chefe vai ver quantos pontos eu reuni?
Depois de ativar “Esconder-me na classificação”, só você vê os seus pontos. Sem essa definição, o Ranking do escritório mostra os três primeiros e a sua posição; o Open Space não é um relatório de avaliação do colaborador.
É possível perder pontos por uma tarefa atrasada?
Não, no Open Space não é possível perder pontos. Uma tarefa em atraso não retira PE nem clipes.
A gamificação no trabalho permite acumular pontos com tarefas próprias?
Uma tarefa própria sem prazo não pontua. A tarefa tem de ter prazo ou ter sido criada por outra pessoa; só conta uma vez, e o limite diário de pontos por tarefas é de 100 PE.
No que se pode gastar os clipes, por agora?
Por agora, não é possível gastar os clipes. A loja de decorações para a personagem e para a secretária está prevista para a próxima fase do jogo.
Como desativar o Open Space para toda a empresa?
O administrador desativa o jogo através do interruptor “Jogo Open Space”, nas Definições, na secção Avançado. A contagem para então, e os pontos acumulados voltam quando o jogo é reativado.
Fontes
- Task Manager, Open Space - pontos e níveis - https://taskmanager.pl/funkcje/open-space (acedido em: 2026-10-09).
- Task Manager, Materiais: Open Space - https://taskmanager.pl/materialy/open-space (acedido em: 2026-10-09).
- Task Manager, Tarefas - estados, prazos e filtros - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (acedido em: 2026-10-09).
- Task Manager, Centro de notificações - https://taskmanager.pl/materialy/centrum-powiadomien (acedido em: 2026-10-09).
- Task Manager, Preços e planos - https://taskmanager.pl/#precos (acedido em: 2026-10-09).
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
