Gamification sul lavoro senza valutare le persone: Open Space

Martedì Marta apre la lista delle attività della sua agenzia di sei persone. Vede quattro pratiche in ritardo, anche se due sono già concluse - nessuno ne ha cambiato lo stato. Invece di appendere una tabella "chi ha chiuso quante attività", osserva Open Space in Task Manager: la gamification sul lavoro che premia la chiusura delle attività, ma non serve a valutare le persone.

La gamification sul lavoro non deve per forza significare una classifica

La gamification sul lavoro può premiare il completamento di un'attività senza creare una valutazione del dipendente. Così funziona Open Space: un gioco di squadra integrato in Task Manager, che assegna punti durante il normale lavoro e non richiede una classifica a parte.

Marta ha bisogno soprattutto di sapere quali pratiche sono in sospeso. Nella lista delle attività ha già i riquadri Entro scadenza, Per oggi e In ritardo - ciascuno mostra un numero e funziona come filtro. Se vuoi organizzare una lista simile, inizia da come rispettare le scadenze delle attività nel team, non dal confrontare i dipendenti.

Kasia conclude un progetto di mercoledì, imposta lo stato "Completato" e riceve un piccolo segnale che ha chiuso la pratica. Non deve poi riportare il risultato su un foglio di calcolo. Questa distinzione è utile soprattutto quando nello stesso team qualcuno chiude molte attività brevi e qualcun altro per una settimana segue un'unica pratica più grande. La classifica dei punti non restituisce l'intero quadro del loro lavoro.

Per cosa esattamente Open Space assegna punti?

Open Space assegna PU per le attività chiuse, la prima attività della giornata e una serie di giorni lavorativi. Le graffette si ottengono chiudendo un'attività che assegna punti e salendo al livello successivo.

PU, cioè Punti Ufficio, costruiscono il livello del personaggio e non si possono spendere. Il livello 2 inizia da 100 PU, e il livello 3 da 250 PU. Le graffette sono previste per le decorazioni del personaggio e della scrivania, ma il negozio comparirà solo nella prossima fase del gioco. Per ora le raccogli.

Calcoliamo la settimana di Kasia. Tra lunedì e venerdì chiude sei attività che assegnano punti, di cui quattro prima della scadenza: dalle attività riceve 60 PU più 20 PU di bonus, in totale 80 PU. Se è attiva per cinque giorni lavorativi consecutivi, si aggiungono 10 PU per le prime attività di quei giorni (2 PU al giorno) e altri 10 PU di bonus per la serie - il programma lo assegna ogni quinto giorno della serie, e in cinque giorni lavorativi consecutivi ne ricorre sempre uno. Il risultato però non dice se le sue attività erano più difficili di quelle di Marek.

I tuoi PU, graffette, livello, serie di giorni e la cronologia "Ultimi punti" li trovi nella scheda giocatore. La trovi nelle Impostazioni, nella scheda Profilo, nella sezione "Open Space - Il tuo personaggio". Lì c'è anche la Classifica dell'ufficio: i primi tre posti e la tua posizione.

Perché un'attività personale senza scadenza non aumenta il punteggio?

Un'attività personale senza scadenza non dà punti. Open Space li assegna per un'attività con scadenza oppure che proviene da qualcun altro: è stata creata da un'altra persona oppure vi sono assegnate altre persone.

Marek, di giovedì, potrebbe suddividere una pratica in cinque attività personali senza scadenze. Il solo chiuderle non aumenterà il punteggio. Per le attività che soddisfano la condizione per assegnare punti, valgono altre limitazioni: ciascuna dà punti una sola volta, quindi riaprirla e richiuderla non aggiunge nulla. Il limite giornaliero di punti dalle attività è 100 PU.

Questo non è una garanzia che nessuno dividerà mai il lavoro in parti troppo piccole. Se le attività devono rispecchiare il lavoro reale, devi comunque descriverle in modo sensato e distribuirle tra le persone. Il gioco non sostituisce questa conversazione. In compenso non aggiunge una penalità per il ritardo: i punti non si possono perdere, e un'attività in ritardo non toglie nulla.

Una serie di giorni costringe il team a lavorare nel weekend?

Il weekend non interrompe la serie in Open Space. L'attività di venerdì e poi di lunedì può contare come continuità di giorni lavorativi consecutivi.

La prima attività della giornata dà 2 PU. Per ogni cinque giorni lavorativi consecutivi con attività si aggiungono 10 PU. Quando Kasia torna dopo il weekend e apre un'attività di lunedì, non ricomincia il conteggio da zero solo perché sabato e domenica non ha controllato il programma.

La serie di attività e la scadenza di un'attività sono due cose diverse. Un'attività senza un orario indicato resta contrassegnata come "per oggi" per tutto il giorno e diventa rossa solo il giorno successivo. Non devi aggiungere l'orario 16:00 a ogni attività solo per capirne lo stato. L'elenco delle attività e i suoi stati servono a tenere sotto controllo il lavoro; la serie nel gioco registra semplicemente i giorni lavorativi attivi.

I punti arrivano mentre lavori, non durante la riunione sui risultati

Open Space ti informa delle conquiste tramite il Centro notifiche, nella categoria Open Space. Dopo aver chiuso un'attività prima della scadenza ricevi un messaggio con 15 PB e 5 graffette; notifiche separate appaiono per il bonus serie e per l'avanzamento di livello.

Fa eccezione il "giorno in ufficio". I suoi 2 PB vengono conteggiati senza notifica, ma li vedrai nella cronologia della scheda giocatore. Se l'applicazione era chiusa, la notifica relativa alla conquista rimasta apparirà alla successiva apertura.

Marta non deve quindi annunciare il venerdì chi ha ottenuto più punti. Kasia vede l'informazione accanto al proprio lavoro. Se non vuole ricevere questo tipo di comunicazioni, può disattivare la categoria Open Space nelle Impostazioni, nella scheda Profilo, nella sezione Notifiche nell'app. Per saperne di più sull'isola stessa e sulle sue impostazioni, leggi la guida al Centro notifiche.

Chi vede i punti se non vuoi partecipare alla classifica?

Puoi nasconderti nella Classifica dell'ufficio e continuare comunque a raccogliere punti. Attivando "Nascondimi nella classifica" li vedrai solo tu, e la classifica mostrerà solo le persone che hanno ottenuto punti e non hanno scelto di nascondersi.

Il lunedì Marek potrebbe decidere di non voler confrontare il proprio lavoro con quello di Kasia, pur amando osservare i propri progressi. Dopo essersi nascosto nella classifica, vede comunque i suoi PB e non deve rinunciare al gioco. Cambia l'impostazione sulla propria scheda giocatore, e i punti continuano ad accumularsi.

Open Space non è un report di rendimento per il tuo superiore. La possibilità di nascondersi nella classifica e l'assenza di punti negativi sono motivi per non usarlo come base per valutare le persone. Se come manager cerchi il numero di pratiche scadute, torna alle schede e ai filtri dell'elenco attività. Ti diranno di cosa occuparti, senza attribuire un valore al dipendente in base ai punti del gioco.

Come iniziare senza cambiare il modo di lavorare di tutto il team?

Inizia con alcune attività reali con scadenze oppure assegnate tra persone. Open Space assegna punti proprio a questo tipo di attività, quindi non serve creare pratiche a parte solo per il gioco.

Il martedì Marta verifica con il team quali attività non hanno una scadenza, pur essendo nota a tutti la data di conclusione. Aggiunge la scadenza dove ha senso. Nell'elenco, nella Bacheca e nel Calendario il colore rosso indica un'attività scaduta, il blu - per oggi, il verde - in termine, e il grigio - senza scadenza oppure chiusa. Le attività concluse e annullate non vengono conteggiate come in ritardo.

Mercoledì Kasia completa la sua parte di lavoro e con un clic dalla lista imposta lo stato "Completato", senza aprire l'attività. Questo basta perché la questione smetta di apparire come aperta; se soddisfa le condizioni del gioco e non ha ancora ottenuto punti, Open Space assegnerà i punti. La descrizione completa della scheda e delle regole la trovi nei materiali su Open Space.

Il gioco potrebbe non adattarsi a ogni team. L'amministratore può disattivarlo per tutti nelle Impostazioni, nella sezione Avanzate, con l'interruttore "Gioco Open Space". La scheda scompare allora e l'accumulo si ferma; i punti raccolti in precedenza non vanno persi e torneranno dopo la riattivazione. C'è anche un'altra limitazione: le graffette non si possono spendere oggi nel negozio, perché appartiene a una fase successiva del gioco.

Open Space si paga separatamente?

No, Open Space non si paga separatamente. Il gioco è integrato in Task Manager, e per usarlo bastano le attività - non serve la variante Pro né l'AI. Task Manager funziona anche senza AI, quindi non devi configurare l'Assistente AI per raccogliere punti.

La variante Standard nel piano Starter fino a 8 persone costa 690 zł, mentre nel piano Classic fino a 20 persone - 1.490 zł. La licenza è perpetua: paghi una volta sola in base al numero di postazioni, senza abbonamento per utente. Include 12 mesi di aggiornamenti; il rinnovo successivo è facoltativo. Prima di decidere puoi consultare le condizioni della licenza perpetua.

Task Manager si installa sul tuo server, e i dati dell'applicazione restano sul tuo hosting. Questo vale anche per i dati del gioco, come punti e classifica. Non gestisci un secondo registro dei risultati: attività e comunicazione del team sono nello stesso programma di Open Space.

Domani scegli dall'elenco tre attività la cui scadenza il team conosce, ma che nessuno ha ancora inserito, e completale. Poi stabilite una regola semplice: a un'attività conclusa cambiate lo stato, invece di lasciarla come in sospeso. Se questo modo di lavorare si adatta alla tua azienda, prova il gioco e l'elenco attività nella Demo.

Domande frequenti

Il mio responsabile vedrà quanti punti ho accumulato?

Attivando "Nascondimi dalla classifica" i tuoi punti li vedi soltanto tu. Senza questa impostazione, la Classifica dell'ufficio mostra i primi tre posti e la tua posizione; Open Space non è un report di valutazione del dipendente.

Si possono perdere punti per un'attività in ritardo?

No, in Open Space i punti non si possono perdere. Un'attività in ritardo non sottrae né PU né graffette.

La gamification sul lavoro permette di accumulare punti con le proprie attività personali?

Un'attività personale senza scadenza non assegna punti. L'attività deve avere una scadenza oppure provenire da qualcun altro; conta solo una volta, e il limite giornaliero di punti dalle attività è 100 PU.

Al momento su cosa si possono spendere le graffette?

Per ora non è possibile spendere le graffette. Il negozio di decorazioni per il personaggio e la scrivania è previsto per la prossima fase del gioco.

Come disattivare Open Space per tutta l'azienda?

L'amministratore disattiva il gioco con l'interruttore "Gioco Open Space" nelle Impostazioni, nella sezione Avanzate. L'assegnazione dei punti si ferma, e i punti accumulati torneranno disponibili quando il gioco verrà riattivato.

Fonti

1. Task Manager, Open Space - punti e livelli - https://taskmanager.pl/funkcje/open-space (consultato il: 2026-10-09).
2. Task Manager, Risorse: Open Space - https://taskmanager.pl/materialy/open-space (consultato il: 2026-10-09).
3. Task Manager, Attività - stati, scadenze e filtri - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (consultato il: 2026-10-09).
4. Task Manager, Centro notifiche - https://taskmanager.pl/materialy/centrum-powiadomien (consultato il: 2026-10-09).
5. Task Manager, Prezzi e piani - https://taskmanager.pl/#prezzi (consultato il: 2026-10-09).

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