V pondělí Michal, majitel sedmičlenné agentury v Poznani, hledá souhlas klienta se změnou projektu. Zadání je v Trellu, rozhovor ve Slacku, soubor na Disku Google a odpověď klienta v Gmailu. Pokud taky otevíráte čtyři karty, abyste odpověděli na jednu otázku, zjistěte, zda jeden program místo několika nástrojů uspořádá práci a jak spočítat náklady takové změny.
Jedna věc na čtyřech místech stojí víc než čtyři přihlášení
Cena rozdělení jednoho rozhodnutí mezi rozhovory a soubory je čas ztracený jeho hledáním. Když hledáte platné ujednání, musíte nejdřív uhodnout, kam ho kdo zapsal.
V úterý klient Michalovy agentury odsouhlasí tmavé pozadí stránky e-mailem. Magda zapisuje termín makety do úkolu, Marek potvrzuje rozsah prací v chatu a Ola nahrává návrh na disk. O dva týdny později tým nemá kde zjistit, která verze je schválená. Žádný z těchto nástrojů nemusí fungovat špatně, aby tým ztratil kontext.
Nový člověk získá přístup na několik míst, ale automaticky nezíská historii rozhodnutí. Podobně je to s vyhledáváním: slova „cenová nabídka na web” mohou znamenat předmět e-mailu, název souboru nebo zprávu. Proto je před změnou programu třeba stanovit jednodušší pravidlo: kde tým zapisuje ujednání týkající se jedné věci.
Jeden program místo několika nástrojů: co se vejde do Task Manageru?
V Task Manageru spojíte každodenní práci na úkolech, rozhovory, plán a poznámky. Pošta, Soubory a Automatizace mohou být také součástí tohoto okna, ale pouze ve variantě Pro. Pracovní prostor je prostor pro oddělení nebo projekt, s přístupem pro přiřazené osoby.
| Co dnes držíte odděleně | Co najdete v Task Manageru | Varianta |
|---|---|---|
| Úkoly a jejich termíny | Úkoly a Tabule, na které pracovní prostory tvoří sloupce | Standard a Pro |
| Týmové rozhovory | Chaty přiřazené k pracovním prostorům a rozhovory v úkolech | Standard a Pro |
| Plán práce a nepřítomnosti | Kalendář s úkoly, událostmi, připomenutími a nepřítomnostmi | Standard a Pro |
| Osobní poznámky | Poznámky, které můžete sdílet s vybranými osobami | Standard a Pro |
| E-mailovou schránku | Poštu podporující servery IMAP (protokol pro příjem pošty) a SMTP (protokol pro odesílání pošty) | Pro |
| Soubory používané při práci | Soubory se složkami pracovních prostorů, úkolů a chatů | Pro |
Na obrazovce máte tři sloupce: pracovní prostory vlevo, seznam úkolů a chatů uprostřed, otevřené vlákno vpravo. Nemusíte zavírat rozhovor, abyste viděli, jak se jmenuje úkol vedle. Podívejte se, jak funguje rozvržení tří sloupců.
Samostatný příklad z obrazovky Task Manageru: ve středu Ola otevře úkol „Projekt webu”. Pod rozhovorem vidí seznam čtyř prací, z nichž dvě jsou už odškrtnuté; panel ukazuje „2 ze 4 hotovo” a u dokončeného bodu je podpis osoby, která ho označila. Je to drobný detail, ale odstraňuje otázku „kdo to uznal za hotové?” z dalšího setkání.
Pošta a Soubory jsou vedle práce, ale e-mail se nestává společným
Ve variantě Pro můžete číst poštu a otevírat Soubory bez přechodu do samostatných aplikací. Připojení schránky však korespondenci týmu nezpřístupní: vidí ji majitel schránky, ne ostatní účastníci úkolu.
Ve čtvrtek Ola otevře e-mail „Dotaz na cenovou nabídku - firemní web” a odpoví z připojené schránky. Task Manager odešle odpověď přes server SMTP této schránky; SMTP je způsob odesílání pošty přes server obsluhující účet. Pokud Ola zapne zobrazování e-mailových vláken ve zobrazení „Vše”, uvidí je v hlavním seznamu vedle úkolů a chatů. Stále jsou to její soukromé zprávy.
Ola může propojit e-mail s úkolem, aby mezi nimi mohla rychleji přecházet. Je to navigační zkratka, ne způsob, jak ukázat obsah e-mailu spolupracovníkům. Pokud má Magda znát rozhodnutí klienta, musí jí ho Ola sdělit v úkolu. Společnou firemní schránku si každá oprávněná osoba připojuje sama.
Soubory řeší jiný problém. Každý úkol a chat má vlastní složku, do které se ukládají přílohy z vlákna. Přílohy e-mailu zase může Ola uložit z nabídky korespondence do složky Pošta / schránka / předmět vlákna. Pak si otevře Soubory vedle konverzace a potřebný dokument přetáhne na zprávu. Projděte si pravidla přístupu k Souborům, než budete pokládat složku pracovního prostoru za automaticky sdílenou: soubor nahraný do ní zůstává soukromý, dokud ho nesdílíte.
Jedno okno nenahradí každý program ve firmě
Task Manager soustředí práci týmu kolem jednotlivých věcí, ale nepokryje všechny specializované potřeby firmy. Nemá vlastní videohovory, hlasová volání, CRM s prodejním trychtýřem ani účetní modul, takže na tyto úkoly zůstávají samostatné nástroje.
Stejné je to s diskem používaným k posílání veřejných odkazů klientům. Sdílení v Souborech funguje mezi lidmi používajícími aplikaci, v mezích jejich přístupu k pracovnímu prostoru, úkolu nebo chatu. Klientovi mimo aplikaci pošlete dokument e-mailem jako přílohu, ne veřejným odkazem na složku. V Souborech může mít jeden nahrávaný soubor až 100 MB.
Existují i méně nápadná omezení. AI asistent nepřečte text z naskenovaného PDF, protože program nemá OCR, tedy rozpoznávání textu na obrázku. Nepřečte ani starý binární soubor DOC. Pokud počítáte s e-mailovými připomenutími posílanými i při zavřené aplikaci, server musí mít nastavený CRON, tedy úlohu spouštěnou na pozadí. Připomenutí v samotné aplikaci tuto podmínku nevyžadují.
Proto chápejte „jedno okno” jako místo pro společnou práci na věcech, ne jako slib odstranění každé další položky z firemního seznamu programů.
Po třech letech porovnejte celé účty, ne měsíční štítky
Porovnejte náklady na licenci Task Manageru, volitelná prodloužení, hosting a případné AI se stávajícími předplatnými za stejné období a pro stejný počet lidí. Jde o metodu výpočtu, ne o hotové srovnání cen konkurence; samotná vstupní cena neukazuje celkový výdaj.
Samostatná agentura v pondělí plánuje přístup pro 12 lidí. Pro takový tým je vhodný plán Classic; pokud potřebuje i Poštu a Soubory, zvolí variantu Pro. Licence stojí 3 990 Kč. V ceně je 12 měsíců aktualizací a po této době můžete dál pracovat na vlastněné verzi bez prodlužování. Pokud zaplatíte prodloužení na další dva roky, celkové náklady na licenci a tato prodloužení dosáhnou 6 384 Kč. Nejde o povinný náklad tří let, ale o variantu se zachováním aktualizací.
K účtu za licenci Task Manageru a stávající předplatná připočtěte náklady, které se snadno přehlédnou. Task Manager běží na vašem hostingu, takže hosting také něco stojí, i když za něj firma už platí. Program funguje bez AI; když zapnete AI asistenta, vyúčtujete použití přímo u vybraného poskytovatele modelu, na vlastním klíči. Teprve vedle takového účtu položte součet svých skutečných faktur za stávající nástroje, místo hádání cen cizích plánů. Projděte si rozpočet licence pro 12 lidí.
Začněte od jednoho projektu, ne od stěhování celé firmy
Smysl změny nejsnáze ověříte na jednom projektu, ve kterém se často ztrácí kontext. Po dva týdny držte úkoly a diskuzi o nich v jednom pracovním prostoru, ostatní nástroje nechte tam, kde jsou.
V pátek může Michal založit pracovní prostor „Nové webové stránky”, zadat tři aktuální úkoly a požádat tým, aby nové informace k těmto úkolům zapisoval už do jejich vláken. Nemusí hned připojovat Poštu ani přesouvat soubory. Ať si zaznamená, kolikrát se během dvou týdnů někdo zeptá „kde je to rozhodnutí?” a kolikrát najde odpověď bez hledání v jiných kartách. Pokud potřebujete klidnější tempo, využijte plán prvního týdne s Task Managerem.
Pro test potřebujete vlastní hosting s PHP 8.1+ a MySQL nebo MariaDB; stačí běžný sdílený hosting. Instalátor funguje v prohlížeči a provede vás pěti obrazovkami. Zítra si vypište místa, kde leží poslední uzavřená záležitost ve vaší firmě, a vyberte jeden projekt ke zkoušce. Pak otevřete Demo a podívejte se, jak vypadá konverzace vedená u úkolu.
Nejčastější dotazy
Nahradí Task Manager Slack, Trello, Disk Google a Gmail najednou?
Ne všechno: Task Manager dokáže sloučit úkoly, tabuli a týmové rozhovory, a ve variantě Pro i poštu a Soubory. Nenahradí hlasové a video hovory ani sdílení souborů veřejným odkazem s lidmi mimo aplikaci.
Co získám ve variantě Standard a co v Pro?
Standard zahrnuje úkoly, chaty, pracovní prostory, Kalendář, Tabuli, Poznámky, Centrum oznámení a přístup k volitelnému AI asistentovi, zatímco Pro přidává Poštu, Soubory, Automatizace, šifrování AES-256 a znalostní bázi RAG. RAG pomáhá AI odpovídat na základě vybraných zdrojů znalostí; PWA, tedy instalace aplikace do samostatného okna prohlížeče, je dostupná v obou variantách.
Mohu automaticky přenést data ze Slacku nebo Trella?
Task Manager nemá popsaný import ze Slacku ani Trella, proto na takové funkci nestavte zavedení systému. Začněte s novými úkoly a rozhovory v jednom projektu a starší ujednání ponechte v dosavadních nástrojích.
Kolik stojí jeden program místo několika nástrojů pro 12 osob?
V plánu Classic, variantě Pro, stojí licence pro 12 osob 3 990 Kč a zahrnuje 12 měsíců aktualizací. Pozdější prodloužení je volitelné; do výpočtu si přidejte hosting a případné poplatky u poskytovatele AI, a na druhou stranu své skutečné faktury za předplatné.
Uvidí tým moji poštu po připojení schránky?
Ne, schránka zůstává soukromá i pro administrátora. Propojení e-mailu s úkolem vytvoří zkratku na vlákno, ale nezobrazuje jeho obsah ostatním účastníkům úkolu.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
