På måndagen letar Michał, ägare av en byrå med sju anställda i Poznań, efter kundens godkännande av en projektändring. Briefen finns i Trello, samtalet i Slack, filen på Google Drive och kundens svar i Gmail. Om du också öppnar fyra flikar för att svara på en enda fråga, kolla om ett program istället för flera verktyg kan skapa ordning i arbetet och hur du räknar ut kostnaden för en sådan förändring.
En fråga på fyra platser kostar mer än fyra inloggningar
Kostnaden för att sprida ett enda beslut mellan samtal och filer är den tid som går åt att leta reda på det. När du söker efter ett gällande beslut måste du först gissa var någon skrev ner det.
På tisdagen godkänner Michałs kund en mörk bakgrund på sidan via mejl. Magda sparar datumet för designförslaget i en uppgift, Marek bekräftar arbetets omfattning i chatten, och Ola lägger upp projektet på disken. Två veckor senare har teamet ingenstans att kontrollera vilken version som är godkänd. Inget av dessa verktyg behöver fungera dåligt för att teamet ska tappa sammanhanget.
En ny medarbetare får tillgång till flera platser, men får inte automatiskt beslutshistoriken med sig. Samma sak med sökningen: orden ”prisförslag för sidan” kan syfta på ett mejlämne, ett filnamn eller ett meddelande. Innan ni byter program måste ni därför slå fast en enklare regel: var teamet skriver ner besluten om en viss fråga.
Ett program istället för flera verktyg: vad får plats i Task Manager?
I Task Manager kopplar du ihop det dagliga arbetet med Uppgifter, samtal, plan och anteckningar. E-post, Filer och Automatiseringar kan också ingå i fönstret, men bara i Pro-varianten. Arbetsyta är ett arbetsområde för en avdelning eller ett projekt, med åtkomst för tilldelade personer.
| Vad du håller separat i dag | Vad du hittar i Task Manager | Variant |
|---|---|---|
| Uppgifter och deras förfallodatum | Uppgifter samt Tavla, där arbetsytor bildar kolumner | Standard och Pro |
| Teamets samtal | Chattar kopplade till arbetsytor samt samtal i uppgifter | Standard och Pro |
| Arbetsplan och frånvaro | Kalender med uppgifter, händelser, påminnelser och frånvaro | Standard och Pro |
| Personliga anteckningar | Anteckningar som du kan dela med utvalda personer | Standard och Pro |
| En e-postinkorg | E-post som fungerar med IMAP-servrar (protokoll för att hämta e-post) och SMTP (protokoll för att skicka e-post) | Pro |
| Filer som används i arbetet | Filer med mappar för arbetsytor, uppgifter och chattar | Pro |
På skärmen har du tre kolumner: arbetsytor till vänster, en lista med uppgifter och chattar i mitten, en öppen tråd till höger. Du behöver inte stänga samtalet för att se vad uppgiften bredvid heter. Se hur layouten med tre kolumner fungerar.
Ett separat exempel från Task Managers skärm: på onsdagen öppnar Ola uppgiften ”Webbplatsprojekt”. Under samtalet ser hon en lista med fyra deluppgifter, varav två redan är avbockade; en rad visar ”2 av 4 klara”, och vid den avklarade punkten står namnet på personen som bockade av den. Det är en liten detalj, men den tar bort frågan ”vem ansåg att det här var klart?” från nästa möte.
E-post och Filer finns vid sidan av arbetet, men mejlet blir inte gemensamt
I Pro-varianten kan du läsa e-post och öppna Filer utan att gå till separata appar. Att koppla in en inkorg delar dock inte korrespondensen med teamet: den syns bara för inkorgens ägare, inte för uppgiftens övriga deltagare.
På torsdagen öppnar Ola mejlet ”Förfrågan om prisförslag - företagswebbplats” och svarar från den inkopplade inkorgen. Task Manager skickar svaret via inkorgens SMTP-server; SMTP är ett sätt att skicka e-post via en server som hanterar kontot. Om Ola aktiverar visning av e-posttrådar i vyn ”Allt” ser hon dem i huvudlistan bredvid uppgifter och chattar. De är fortfarande hennes privata e-post.
Ola kan koppla ett mejl till en uppgift för att snabbare kunna växla mellan dem. Det är en navigeringsgenväg, inte ett sätt att visa mejlets innehåll för kollegor. Om Magda behöver känna till kundens beslut måste Ola förmedla det i uppgiften. Den gemensamma inkorgen kopplar varje behörig person in hos sig själv.
Filer löser ett annat problem. Varje uppgift och chatt har en egen mapp dit bilagor från tråden hamnar. Bilagor från e-post kan Ola istället spara från korrespondensmenyn i mappen E-post / inkorg / trådens ämne. Sedan öppnar hon Filer bredvid konversationen och drar det önskade dokumentet till meddelandet. Kontrollera reglerna för åtkomst till Filer innan du antar att arbetsytans mapp automatiskt är gemensam: en fil som laddas upp dit förblir privat tills du delar den.
Ett enda fönster ersätter inte varje program i företaget
Task Manager samlar teamets arbete kring ärenden, men hanterar inte alla företagets specialiserade behov. Det har inga egna videokonferenser, röstsamtal, CRM med säljtratt eller bokföringsmodul, så för dessa uppgifter behåller du separata verktyg.
Samma sak gäller en disk som används för att skicka publika länkar till kunder. Delning i Filer fungerar mellan personer som använder appen, inom ramen för deras åtkomst till arbetsytan, uppgiften eller chatten. En kund utanför appen skickar du dokumentet till som bilaga via e-post, inte som en publik länk till mappen. I Filer kan en enskild uppladdad fil vara upp till 100 MB.
Det finns även gränser som inte syns lika tydligt vid första anblicken. AI-assistenten läser inte text från en skannad PDF, eftersom programmet saknar OCR, det vill säga textigenkänning på en bild. Den läser inte heller en gammal, binär DOC-fil. Om du räknar med e-postpåminnelser som skickas när appen är stängd måste servern ha CRON inställt, det vill säga en uppgift som körs i bakgrunden. Påminnelser i själva appen kräver inte detta.
Betrakta därför ”ett fönster” som en plats för gemensamt arbete kring ärenden, inte ett löfte om att ta bort varje annan post från företagets lista över program.
Jämför hela notorna efter tre år, inte bara månadsetiketterna
Jämför kostnaden för Task Managers licens, eventuella uppdateringar, hosting och eventuell AI med dina nuvarande abonnemang under samma period och för samma antal personer. Det är en beräkningsmetod, inte en färdig jämförelse med konkurrenternas priser; enbart startpriset visar inte hela kostnaden.
En separat byrå planerar på måndag åtkomst för 12 personer. För ett sådant team passar planen Classic; om teamet även behöver E-post och Filer väljer de varianten Pro. Licensen kostar 3 990 kr. I priset ingår 12 månaders uppdateringar, och efter den tiden kan du fortsätta arbeta med din version utan att förnya. Om du betalar för förnyelse för ytterligare två år blir den totala kostnaden för licensen och dessa förnyelser 6 384 kr. Det är ingen obligatorisk kostnad för tre år, utan ett alternativ där du behåller uppdateringarna.
Lägg till kostnader som är lätta att missa i uträkningen för Task Managers licens och dina nuvarande abonnemang. Task Manager körs på din egen server, så hostingen kostar också, även om företaget redan betalar för den. Programmet fungerar utan AI; när du aktiverar AI-assistenten betalar du för användningen direkt hos den valda modellleverantören, med din egen API-nyckel. Jämför sedan en sådan uträkning med summan av dina faktiska fakturor för nuvarande verktyg, i stället för att gissa priserna på andras planer. Följ uträkningen av licensen för 12 personer.
Börja med ett projekt, inte en omflyttning av hela företaget
Det enklaste sättet att testa om förändringen är värd det är på ett enda projekt, där sammanhanget ofta försvinner. Håll uppgifter och samtalet om dem i samma arbetsyta i två veckor, och låt de övriga verktygen vara kvar där de är.
På fredag kan Michał skapa arbetsytan ”Ny webbplats”, skriva in tre pågående uppgifter och be teamet att nya beslut om dessa uppgifter från och med nu sparas i deras trådar. Han behöver inte genast koppla in E-post eller flytta filer. Låt honom notera hur många gånger någon under två veckor frågar ”var är beslutet?” och hur många gånger de hittar svaret utan att leta i andra flikar. Om du behöver ett lugnare tempo, använd planen för första veckan med Task Manager.
För testet behöver du en egen server med PHP 8.1+ samt MySQL eller MariaDB; vanligt delat webbhotell räcker. Installationsprogrammet körs i webbläsaren och guidar dig genom fem skärmar. Skriv imorgon ner var det senast avslutade ärendet i ditt företag finns, och välj ett projekt att testa. Öppna sedan Demo och se hur ett samtal kring en uppgift ser ut.
Vanliga frågor
Ersätter Task Manager Slack, Trello, Google Drive och Gmail samtidigt?
Inte alla: Task Manager kan samla Uppgifter, Tavla och teamets samtal, och i Pro-varianten även e-post och Filer. Det ersätter inte röst- och videosamtal eller delning av filer via offentlig länk till personer utanför appen.
Vad får jag i Standard-varianten och vad får jag i Pro?
Standard omfattar Uppgifter, Chattar, Arbetsytor, Kalender, Tavla, Anteckningar, Aviseringscenter och tillgång till en valfri AI-assistent, medan Pro lägger till E-post, Filer, Automatiseringar, AES-256-kryptering och en RAG-kunskapsbas. RAG hjälper AI att svara utifrån valda kunskapskällor; PWA, det vill säga installation av appen i ett eget webbläsarfönster, finns i båda varianterna.
Kan jag automatiskt flytta data från Slack eller Trello?
Task Manager har ingen beskriven import från Slack eller Trello, så planera inte en implementation kring en sådan funktion. Börja med nya uppgifter och samtal i ett projekt, och låt äldre beslut ligga kvar i de befintliga verktygen.
Vad kostar ett program istället för flera verktyg för 12 personer?
I planen Classic, Pro-varianten, kostar en licens för 12 personer 3 990 zł och inkluderar 12 månaders uppdateringar. Senare förnyelse är valfri; lägg till hosting och eventuella avgifter hos AI-leverantören i din kalkyl, och på andra sidan dina faktiska abonnemangsfakturor.
Ser teamet min e-post när jag kopplar in min inkorg?
Nej, inkorgen förblir privat, även för administratören. Att koppla ett mejl till en uppgift ger en genväg till tråden, men visar inte innehållet för uppgiftens övriga deltagare.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
