Hétfőn Michał, egy hétfős poznańi ügynökség tulajdonosa, az ügyfél jóváhagyását keresi egy projektváltáshoz. A brief a Trellóban van, a beszélgetés a Slackben, a fájl a Google Drive-on, az ügyfél válasza pedig a Gmailben. Ha te is négy lapot nyitsz meg, hogy megválaszolj egyetlen kérdést, nézd meg, hogy az egy program több eszköz helyett megoldás rendet tesz-e a munkádban, és hogyan számítsd ki egy ilyen váltás költségét.
Egy ügy négy helyen többe kerül, mint négy bejelentkezés
Egy döntés beszélgetések és fájlok közötti szétszórásának ára az a keresésre fordított idő. Amikor egy érvényes megállapodást keresel, előbb ki kell találnod, hova is írta valaki.
Kedden Michał ügynökségének ügyfele e-mailben hagyja jóvá az oldal sötét hátterét. Magda a feladatban rögzíti a makett határidejét, Marek a csevegésben erősíti meg a munka terjedelmét, Ola pedig feltölti a tervet a drive-ra. Két héttel később a csapatnak nincs hol megnéznie, melyik verzió lett jóváhagyva. Egyik eszköznek sem kell rosszul működnie ahhoz, hogy a csapat elveszítse a kontextust.
Az új munkatárs hozzáférést kap több helyhez, de automatikusan nem kapja meg a döntések előzményeit. Hasonló a helyzet a kereséssel is: a „weboldal árajánlat” szavak jelenthetik egy e-mail tárgyát, egy fájl nevét vagy egy üzenetet. Ezért a programváltás előtt egyszerűbb szabályt kell felállítani: hol rögzíti a csapat egy adott ügy megállapodásait.
Egy program több eszköz helyett: mi fér el a Task Managerben?
A Task Managerben egyesítheted a feladatokkal végzett napi munkát, a beszélgetéseket, a tervet és a jegyzeteket. A Levelezés, a Fájlok és az Automatizálások is részei lehetnek ennek az ablaknak, de csak Pro csomagban. A Munkaterület egy osztály vagy projekt munkaterülete, a hozzárendelt személyek számára elérhető.
| Mit tartasz ma külön | Mit találsz a Task Managerben | Változat |
|---|---|---|
| Feladatokat és határidőiket | Feladatokat és a Táblát, ahol a munkaterületek alkotják az oszlopokat | Standard és Pro |
| Csapatbeszélgetéseket | Munkaterületekhez rendelt csevegéseket és a feladatokon belüli beszélgetéseket | Standard és Pro |
| Munkatervet és távolléteket | Naptárat feladatokkal, eseményekkel, emlékeztetőkkel és távollétekkel | Standard és Pro |
| Személyes feljegyzéseket | Jegyzeteket, amelyeket megoszthatsz kiválasztott személyekkel | Standard és Pro |
| Az e-mail postafiókot | IMAP (levélfogadási protokoll) és SMTP (levélküldési protokoll) szervereket kezelő Levelezést | Pro |
| A munkához használt fájlokat | Fájlokat munkaterületek, feladatok és csevegések mappáival | Pro |
A képernyőn három oszlopot látsz: balra a munkaterületeket, középen a feladatok és csevegések listáját, jobbra a nyitott beszélgetésszálat. Nem kell bezárnod a beszélgetést ahhoz, hogy lásd, mi a neve a mellette lévő feladatnak. Nézd meg, hogyan működik a háromoszlopos elrendezés.
Egy másik példa a Task Manager képernyőjéről: szerdán Ola megnyitja a „Weboldal projekt” feladatot. A beszélgetés alatt négy teendő listáját látja, ebből kettő már ki van pipálva; a sáv „2 a 4-ből elkészült” állapotot mutat, a befejezett pontnál pedig ott áll annak a személynek a neve, aki kipipálta. Apró részlet, de kiiktatja a „ki minősítette ezt késznek?” kérdést a következő megbeszélésről.
A Levelezés és a Fájlok ott vannak a munka mellett, de a levél nem válik közössé
Pro csomagban olvashatod a leveleket és megnyithatod a Fájlokat anélkül, hogy külön alkalmazásba kellene átlépned. A postafiók összekötése azonban nem teszi elérhetővé a levelezést a csapat számára: azt a postafiók tulajdonosa látja, nem a feladat többi résztvevője.
Csütörtökön Ola megnyitja az „Árajánlat kérés - céges weboldal” levelet, és válaszol a csatlakoztatott postafiókból. A Task Manager a postafiók SMTP szerverén keresztül küldi el a választ; az SMTP a levélküldés módja a fiókot kezelő szerveren keresztül. Ha Ola bekapcsolja a levélszálak megjelenítését a „Minden” nézetben, ott látja őket a feladatok és csevegések mellett a főlistában. Ettől még az ő privát levelezése marad.
Ola összekapcsolhatja a levelet egy feladattal, hogy gyorsabban válthasson közöttük. Ez egy navigációs gyorsút, nem mód arra, hogy a levél tartalmát megmutassa a munkatársaknak. Ha Magdának ismernie kell az ügyfél döntését, Olának azt a feladatban kell közölnie. A közös céges postafiókot minden jogosult személy saját maga köti össze a fiókjával.
A Fájlok más problémát oldanak meg. Minden feladatnak és csevegésnek saját mappája van, amelybe a beszélgetésszál mellékletei kerülnek. Az e-mail mellékleteit Ola a levelezés menüjéből mentheti el a Levelezés / postafiók / beszélgetésszál tárgya mappába. Utána megnyitja a Fájlokat a beszélgetés mellett, és a szükséges dokumentumot ráhúzza az üzenetre. Nézd meg a Fájlokhoz való hozzáférés szabályait, mielőtt a munkaterület mappáját automatikusan közösnek gondolnád: a feltöltött fájl magánjellegű marad, amíg meg nem osztod.
Egyetlen ablak nem helyettesít minden programot a cégben
A Task Manager a csapat munkáját az ügyek köré szervezi, de nem lát el minden speciális céges igényt. Nincs saját videokonferencia-, hanghívás-, értékesítési tölcsérrel rendelkező CRM- vagy könyvelési modulja, így ezekhez a feladatokhoz külön eszközöket tartasz meg.
Ugyanez igaz az ügyfeleknek küldött nyilvános linkekhez használt felhőtárhelyre is. A Fájlok megosztása az alkalmazást használó személyek között működik, a munkaterülethez, feladathoz vagy csevegéshez való hozzáférésük határain belül. Az alkalmazáson kívüli ügyfélnek a dokumentumot e-mailben, mellékletként küldöd el, nem a mappára mutató nyilvános linkkel. A Fájlokban egyetlen feltöltött fájl mérete legfeljebb 100 MB lehet.
Vannak kevésbé szembetűnő korlátok is. Az AI-asszisztens nem olvassa ki a szöveget egy beszkennelt PDF-ből, mert a program nem rendelkezik OCR-rel, vagyis képről történő szövegfelismeréssel. A régi, bináris DOC fájlt sem tudja beolvasni. Ha e-mailes emlékeztetőkre számítasz, miközben az alkalmazás nincs megnyitva, a szervernek be kell állítania a CRON-t, vagyis a háttérben futó feladatot. Az alkalmazáson belüli emlékeztetőkhöz erre nincs szükség.
Ezért az „egy ablak” kifejezést úgy értelmezd, mint helyet az ügyeken végzett közös munkához, nem ígéretet arra, hogy minden más programot eltávolíthatsz a cég listájáról.
Három év után a teljes számlákat hasonlítsd össze, ne a havi címkéket
Hasonlítsd össze a Task Manager licenc, az opcionális frissítések, a tárhely és az esetleges AI költségét a jelenlegi előfizetéseiddel ugyanarra az időszakra és ugyanannyi főre vetítve. Ez egy számítási módszer, nem kész összehasonlítás a versenytársak áraival; önmagában a kezdő ár nem mutatja a teljes kiadást.
Egy másik ügynökség hétfőn tervez hozzáférést biztosítani 12 fő számára. Egy ekkora csapathoz a Classic csomag megfelelő; ha Levelezésre és Fájlokra is szükség van, a Pro változatot választja. A licenc 3 990 zł-be kerül. Az ár tartalmaz 12 hónap frissítést, azután pedig a megvásárolt verzióval dolgozhatsz tovább megújítás nélkül. Ha a következő két évre is megújítod a frissítést, a licenc és ezen megújítások együttes költsége 6 384 zł lesz. Ez nem kötelező három éves költség, hanem egy olyan lehetőség, amely megtartja a frissítéseket.
A Task Manager licenc és a jelenlegi előfizetések számlájához add hozzá azokat a költségeket, amelyeket könnyű kihagyni. A Task Manager a saját tárhelyeden fut, így a tárhely is pénzbe kerül, még akkor is, ha a cég már most is fizet érte. A program AI nélkül is működik; amikor bekapcsolod az AI-asszisztenst, a felhasználást közvetlenül a kiválasztott modellszolgáltatónál számolod el, a saját kulcsoddal. Csak ezután tedd mellé a jelenlegi eszközeidről szóló valós számláid összegét, ahelyett hogy mások csomagjainak árát találgatnád. Kövesd végig a licenc számítását 12 fő esetén.
Kezdd egyetlen projekttel, ne az egész cég átköltöztetésével
A váltás értelmét legegyszerűbben egyetlen olyan projekten tesztelheted, ahol gyakran elvész a kontextus. Két héten át tartsd a feladatokat és a róluk szóló beszélgetést egy munkaterületen, a többi eszközt pedig hagyd ott, ahol van.
Pénteken Michał létrehozhatja az „Új weboldal” munkaterületet, beírhatja a három aktuális feladatot, és megkérheti a csapatot, hogy az ezekhez kapcsolódó új megállapodásokat már a feladatok beszélgetésszálaiban rögzítsék. Nem kell azonnal bekötnie a Levelezést vagy áthoznia a fájlokat. Jegyezze fel, hányszor kérdezi valaki két hét alatt, hogy „hol van a döntés?”, és hányszor találja meg a választ anélkül, hogy más lapokon keresgélne. Ha nyugodtabb tempóra van szükséged, használd a Task Managerrel töltött első hét tervét.
A teszteléshez saját, PHP 8.1+ és MySQL vagy MariaDB alapú tárhelyre van szükséged; egy egyszerű osztott tárhely is elegendő. A telepítő a böngészőben fut, és öt képernyőn vezet végig. Holnap írd össze, hol található a céged utolsó lezárt ügye, és válassz ki egy projektet a próbához. Utána nyisd meg a Demót, és nézd meg, hogyan néz ki egy feladat mellett zajló beszélgetés.
Gyakori kérdések
Kiváltja a Task Manager egyszerre a Slacket, a Trellót, a Google Drive-ot és a Gmailt?
Nem mindet: a Task Manager egyesítheti a feladatokat, a táblát és a csapat beszélgetéseit, Pro csomagban pedig a levelezést és a Fájlokat is. Nem váltja ki a hang- és videóhívásokat, sem a fájlok nyilvános linkkel történő megosztását az alkalmazáson kívüli személyekkel.
Mit kapok a Standard csomagban, és mit a Proban?
A Standard tartalmazza a feladatokat, csevegéseket, munkaterületeket, Naptárat, Táblát, Jegyzeteket, Értesítési központot és az opcionális AI-asszisztenshez való hozzáférést, a Pro pedig hozzáadja a Levelezést, a Fájlokat, az Automatizálásokat, az AES-256 titkosítást és a RAG tudásbázist. A RAG segít az AI-nak a megadott tudásforrások alapján válaszolni; a PWA, azaz az alkalmazás külön böngészőablakba telepítése mindkét csomagban elérhető.
Átvihetem automatikusan az adataimat a Slackből vagy a Trellóból?
A Task Manager nem rendelkezik dokumentált import funkcióval Slackből vagy Trellóból, ezért ne erre építsd a bevezetést. Kezdd az új feladatokkal és beszélgetésekkel egyetlen projektben, a korábbi megállapodásokat pedig hagyd a jelenlegi eszközökben.
Mennyibe kerül az egy program több eszköz helyett megoldás 12 fő esetén?
A Classic csomagban, Pro változatban, a 12 fős licenc 3 990 zł-ba kerül, és 12 hónap frissítést tartalmaz. A későbbi megújítás opcionális; a számításhoz add hozzá a tárhelyet és az esetleges AI-szolgáltatói díjakat, a másik oldalon pedig a jelenlegi előfizetési számláidat.
Látja a csapat a levelezésemet, ha összekötöm a postafiókomat?
Nem, a postafiók magánjellegű marad, még az adminisztrátor számára is. A levél feladathoz kapcsolása gyors elérést ad a beszélgetéshez, de nem mutatja meg a tartalmát a feladat többi résztvevőjének.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
