Na segunda-feira, Michał, dono de uma agência de sete pessoas em Poznań, procura a aprovação de um cliente para alterar um projeto. O briefing está no Trello, a conversa no Slack, o ficheiro no Google Drive e a resposta do cliente no Gmail. Se também abre quatro separadores para responder a uma única pergunta, veja se um programa em vez de vários organiza o trabalho e como calcular o custo dessa mudança.
Um assunto em quatro lugares custa mais do que quatro acessos
O custo de separar uma única decisão entre conversas e ficheiros é o tempo perdido a procurá-la. Quando procura uma decisão em vigor, primeiro tem de adivinhar onde alguém a registou.
Na terça-feira, o cliente da agência de Michał aprova por e-mail o fundo escuro do site. A Magda regista o prazo da maquete numa tarefa, o Marek confirma o âmbito do trabalho no chat e a Ola carrega o projeto no disco. Duas semanas depois, a equipa não tem onde verificar qual é a versão aprovada. Nenhuma destas ferramentas precisa de funcionar mal para a equipa perder o contexto.
Uma pessoa nova recebe acesso a vários sítios, mas não recebe automaticamente o histórico das decisões. O mesmo acontece com a pesquisa: as palavras «orçamento do site» podem referir-se ao assunto de um e-mail, ao nome de um ficheiro ou a uma mensagem. Por isso, antes de mudar de programa, é preciso definir uma regra mais simples: onde a equipa regista as decisões sobre um determinado assunto.
Um programa em vez de vários: o que cabe no Task Manager?
No Task Manager junta o trabalho diário com tarefas, conversas, planeamento e notas. O E-mail, os Ficheiros e as Automatizações também podem fazer parte desta janela, mas só na versão Pro. O workspace é um espaço de trabalho para um departamento ou projeto, com acesso para as pessoas atribuídas.
| O que hoje mantém separado | O que encontra no Task Manager | Variante |
|---|---|---|
| Tarefas e os respetivos prazos | Tarefas e o Quadro, onde os workspaces formam colunas | Standard e Pro |
| Conversas da equipa | Chats associados aos workspaces e conversas dentro das tarefas | Standard e Pro |
| Plano de trabalho e ausências | Calendário com tarefas, eventos, lembretes e ausências | Standard e Pro |
| Apontamentos pessoais | Notas que pode partilhar com pessoas escolhidas | Standard e Pro |
| A caixa de correio | E-mail com suporte para servidores IMAP (protocolo de receção de correio) e SMTP (protocolo de envio de correio) | Pro |
| Ficheiros usados no trabalho | Ficheiros com pastas de workspaces, tarefas e chats | Pro |
No ecrã tem três colunas: os workspaces à esquerda, a lista de tarefas e chats ao centro, e o tópico aberto à direita. Não precisa de fechar a conversa para ver o nome da tarefa ao lado. Veja como funciona o layout de três colunas.
Outro exemplo do ecrã do Task Manager: na quarta-feira, a Ola abre a tarefa «Projeto do site». Por baixo da conversa vê uma lista de quatro trabalhos, dos quais dois já estão assinalados; a barra mostra «2 de 4 feitos», e junto ao ponto concluído aparece o nome da pessoa que o assinalou. É um pormenor pequeno, mas elimina a pergunta «quem considerou isto pronto?» da próxima reunião.
O e-mail e os Ficheiros ficam ao lado do trabalho, mas o e-mail não se torna partilhado
Na versão Pro pode ler e-mail e abrir Ficheiros sem passar para aplicações separadas. No entanto, ligar a caixa de correio não partilha a correspondência com a equipa: quem a vê é o dono da caixa, não os restantes participantes da tarefa.
Na quinta-feira, a Ola abre o e-mail «Pedido de orçamento - site institucional» e responde a partir da caixa de correio ligada. O Task Manager envia a resposta através do servidor SMTP dessa caixa; SMTP é o método de envio de correio através do servidor que gere a conta. Se a Ola ativar a exibição dos tópicos de e-mail na vista «Tudo», vê-os na lista principal junto das tarefas e chats. Continuam a ser o seu e-mail privado.
A Ola pode associar um e-mail a uma tarefa para passar mais rapidamente entre os dois. É um atalho de navegação, não uma forma de mostrar o conteúdo do e-mail aos colegas. Se a Magda precisar de conhecer a decisão do cliente, a Ola tem de a transmitir na tarefa. A caixa de correio partilhada da empresa é ligada individualmente por cada pessoa autorizada.
Pliki rozwiązują inny kłopot. Każde zadanie i czat ma własny folder, do którego trafiają załączniki z wątku. Z kolei załączniki maila Ola może zapisać z menu korespondencji w folderze Poczta / skrzynka / temat wątku. Potem otwiera Pliki obok rozmowy i przeciąga potrzebny dokument na wiadomość. Sprawdź zasady dostępu do Plików, zanim uznasz folder workspace'u za automatycznie wspólny: plik wgrany do niego pozostaje prywatny, dopóki go nie udostępnisz.
Uma única janela não substitui todos os programas da empresa
O Task Manager concentra o trabalho da equipa à volta dos processos, mas não cobre todas as necessidades específicas da empresa. Não tem videoconferências próprias, chamadas de voz, CRM com funil de vendas nem módulo de contabilidade, por isso para essas tarefas continua a precisar de ferramentas à parte.
O mesmo acontece com um disco usado para enviar links públicos aos clientes. A partilha nos Ficheiros funciona entre pessoas que usam a aplicação, dentro dos limites do seu acesso ao workspace, à tarefa ou ao chat. A um cliente fora da aplicação envia o documento por e-mail, como anexo, e não como link público para a pasta. Nos Ficheiros, cada ficheiro carregado pode ter até 100 MB.
Há também limites menos visíveis à primeira vista. O Assistente de IA não consegue ler o texto de um PDF digitalizado, porque o programa não tem OCR, ou seja, reconhecimento de texto em imagem. Também não lê ficheiros DOC binários antigos. Se contar com lembretes por e-mail enviados com a aplicação fechada, o servidor precisa de ter o CRON configurado, ou seja, uma tarefa executada em segundo plano. Os lembretes dentro da própria aplicação não precisam dessa condição.
Por isso, encare a “janela única” como um espaço para o trabalho conjunto sobre os processos, não como a promessa de eliminar todos os outros programas da lista da sua empresa.
Ao fim de três anos, compare as contas completas, não os rótulos mensais
Compare o custo da licença do Task Manager, das renovações opcionais, do alojamento e de uma eventual IA com as suas subscrições atuais, no mesmo período e para o mesmo número de pessoas. Este é um método de cálculo, não uma comparação pronta de valores da concorrência; o preço inicial, por si só, não mostra a despesa total.
Uma agência à parte planeia, na segunda-feira, o acesso para 12 pessoas. Para uma equipa assim, o plano adequado é o Classic; se também precisar de Correio e Ficheiros, escolhe a variante Pro. A licença custa 3 990 zł. No preço estão incluídos 12 meses de atualizações e, depois desse período, pode continuar a trabalhar com a versão que possui, sem renovar. Se pagar a renovação para os dois anos seguintes, o custo total da licença e dessas renovações será de 6 384 zł. Este não é um custo obrigatório de três anos, mas sim uma opção para manter as atualizações.
À conta da licença do Task Manager e das subscrições atuais, acrescente os custos que são fáceis de esquecer. O Task Manager funciona no seu próprio alojamento, por isso o alojamento também custa dinheiro, mesmo que a empresa já pague por ele. O programa funciona sem IA; quando ativar o Assistente de IA, paga o uso diretamente ao fornecedor do modelo escolhido, com a sua própria chave. Só depois de ter essa conta é que deve colocar ao lado a soma das suas faturas reais pelas ferramentas atuais, em vez de adivinhar os preços dos planos de terceiros. Veja a conta da licença para 12 pessoas.
Comece por um projeto, não por mudar a empresa toda
A forma mais simples de verificar se a mudança faz sentido é testá-la num único projeto, onde o contexto se perde com frequência. Durante duas semanas, mantenha as tarefas e a conversa sobre elas num só workspace, e deixe as restantes ferramentas onde estão.
Na sexta-feira, o Michał pode criar o workspace “Novo site”, inserir as três tarefas em curso e pedir à equipa que registe já os novos acordos relativos a essas tarefas nos respetivos tópicos. Não precisa de ligar logo o Correio nem de mover ficheiros. Que registe quantas vezes, ao longo de duas semanas, alguém pergunta “onde está a decisão?” e quantas vezes encontra a resposta sem procurar noutros separadores. Se precisar de um ritmo mais calmo, use o plano da primeira semana com o Task Manager.
Para o teste precisa do seu próprio alojamento com PHP 8.1+ e MySQL ou MariaDB; basta um alojamento partilhado comum. O instalador funciona no navegador e guia-o por cinco ecrãs. Amanhã, anote os sítios onde está o último processo encerrado na sua empresa e escolha um projeto para experimentar. Depois abra a Demo e veja como é uma conversa conduzida junto de uma tarefa.
Perguntas mais frequentes
O Task Manager substitui o Slack, o Trello, o Google Drive e o Gmail ao mesmo tempo?
Não todos: o Task Manager pode reunir tarefas, quadro e conversas da equipa, e, na versão Pro, também o e-mail e os Ficheiros. Não substitui chamadas de voz e vídeo nem a partilha de ficheiros através de um link público com pessoas fora da aplicação.
O que tenho na versão Standard e o que tenho na Pro?
A versão Standard inclui tarefas, chats, workspaces, Calendário, Quadro, Notas, Centro de notificações e acesso ao Assistente de IA opcional, e a Pro acrescenta E-mail, Ficheiros, Automatizações, Encriptação AES-256 e Base de conhecimento RAG. O RAG ajuda a IA a responder com base nas fontes de conhecimento indicadas; a PWA, ou seja, a instalação da aplicação numa janela separada do navegador, está disponível em ambas as versões.
Posso transferir automaticamente dados do Slack ou do Trello?
O Task Manager não tem uma função de importação documentada do Slack nem do Trello, por isso não planeie a implementação à volta dessa funcionalidade. Comece com novas tarefas e conversas num único projeto, deixando as decisões mais antigas nas ferramentas que já usa.
Quanto custa um programa em vez de vários para 12 pessoas?
No plano Classic, versão Pro, a licença para 12 pessoas custa 3 990 PLN e inclui 12 meses de atualizações. A renovação posterior é opcional; acrescente à conta o alojamento e eventuais custos junto do fornecedor de IA e, do outro lado, as suas faturas de subscrição reais.
A equipa vê o meu e-mail depois de ligar a caixa de correio?
Não, a caixa de correio continua privada mesmo para o administrador. A associação de um e-mail a uma tarefa dá um atalho para o tópico, mas não mostra o seu conteúdo aos restantes participantes da tarefa.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
