El lunes, Michał, dueño de una agencia de siete personas en Poznań, busca la aprobación del cliente para un cambio en el proyecto. El briefing está en Trello, la conversación en Slack, el archivo en Google Drive y la respuesta del cliente en Gmail. Si tú también abres cuatro pestañas para responder a una sola pregunta, comprueba si un solo programa en lugar de varias herramientas puede ordenar tu trabajo y cómo calcular el coste de ese cambio.
Un mismo asunto en cuatro lugares cuesta más que cuatro inicios de sesión
El coste de repartir una misma decisión entre conversaciones y archivos es el tiempo que se pierde buscándola. Cuando buscas el acuerdo vigente, primero tienes que adivinar dónde lo anotó alguien.
El martes, el cliente de la agencia de Michał acepta por correo el fondo oscuro de la página. Magda anota el plazo de la maqueta en una tarea, Marek confirma el alcance del trabajo en el chat, y Ola sube el diseño al disco. Dos semanas después, el equipo no tiene dónde comprobar qué versión está aprobada. Ninguna de estas herramientas tiene que fallar para que el equipo pierda el contexto.
Una persona nueva recibe acceso a varios lugares, pero no recibe automáticamente el historial de decisiones. Lo mismo ocurre con la búsqueda: las palabras «presupuesto de la web» pueden referirse al asunto de un correo, al nombre de un archivo o a un mensaje. Por eso, antes de cambiar de programa hay que establecer una regla más sencilla: dónde anota el equipo los acuerdos relativos a un mismo asunto.
Un solo programa en lugar de varias herramientas: ¿qué puedes reunir en Task Manager?
En Task Manager unirás el trabajo diario con las tareas, las conversaciones, el plan y las notas. El Correo, los Archivos y las Automatizaciones también pueden formar parte de esta ventana, pero solo en la variante Pro. El espacio de trabajo es un área para un departamento o proyecto, con acceso para las personas asignadas.
| Qué guardas hoy por separado | Qué encuentras en Task Manager | Variante |
|---|---|---|
| Tareas y sus plazos | Tareas y Tablero, donde los espacios de trabajo forman columnas | Standard y Pro |
| Conversaciones del equipo | Chats asignados a los espacios de trabajo y conversaciones dentro de las tareas | Standard y Pro |
| Plan de trabajo y ausencias | Calendario con tareas, eventos, recordatorios y ausencias | Standard y Pro |
| Apuntes personales | Notas que puedes compartir con las personas que elijas | Standard y Pro |
| El buzón de correo electrónico | Correo compatible con servidores IMAP (protocolo de recepción de correo) y SMTP (protocolo de envío de correo) | Pro |
| Archivos utilizados en el trabajo | Archivos con carpetas de espacios de trabajo, tareas y chats | Pro |
En la pantalla tienes tres columnas: los espacios de trabajo a la izquierda, la lista de tareas y chats en el centro, y el hilo abierto a la derecha. No necesitas cerrar la conversación para ver cómo se llama la tarea de al lado. Descubre cómo funciona la vista de tres columnas.
Otro ejemplo de la pantalla de Task Manager: el miércoles, Ola abre la tarea «Proyecto web». Bajo la conversación ve una lista de cuatro trabajos, dos de los cuales ya están marcados; la barra muestra «2 de 4 completados», y junto al punto terminado aparece el nombre de la persona que lo marcó. Es un detalle pequeño, pero elimina la pregunta «¿quién consideró esto terminado?» de la siguiente reunión.
El Correo y los Archivos están junto al trabajo, pero el correo no se vuelve compartido
En la variante Pro puedes leer el correo y abrir los Archivos sin pasar a aplicaciones separadas. Sin embargo, conectar el buzón no comparte la correspondencia con el equipo: la ve el propietario del buzón, no el resto de participantes de la tarea.
El jueves, Ola abre el correo «Consulta de presupuesto - página web corporativa» y responde desde el buzón conectado. Task Manager envía la respuesta a través del servidor SMTP de ese buzón; SMTP es la forma de enviar correo mediante el servidor que gestiona la cuenta. Si Ola activa la visualización de los hilos de correo en la vista «Todo», los verá en la lista principal junto a las tareas y los chats. Siguen siendo su correo privado.
Ola puede vincular un correo con una tarea para pasar más rápido entre ambos. Es un atajo de navegación, no una forma de mostrar el contenido del correo a los compañeros. Si Magda debe conocer la decisión del cliente, Ola tiene que comunicarla en la tarea. Cada persona autorizada conecta en su propia cuenta el Buzón compartido de la empresa.
Pliki rozwiązują inny kłopot. Każde zadanie i czat ma własny folder, do którego trafiają załączniki z wątku. Z kolei załączniki maila Ola może zapisać z menu korespondencji w folderze Poczta / skrzynka / temat wątku. Potem otwiera Pliki obok rozmowy i przeciąga potrzebny dokument na wiadomość. Sprawdź zasady dostępu do Plików, zanim uznasz folder workspace'u za automatycznie wspólny: plik wgrany do niego pozostaje prywatny, dopóki go nie udostępnisz.
Una sola ventana no sustituye a todos los programas de la empresa
Task Manager centra el trabajo del equipo en torno a los asuntos, pero no cubre todas las necesidades especializadas de la empresa. No tiene videoconferencias propias, llamadas de voz, un CRM con embudo de ventas ni un módulo de contabilidad, así que para esas tareas sigues necesitando herramientas aparte.
Lo mismo ocurre con el disco que se usa para enviar enlaces públicos a los clientes. Compartir en Archivos funciona entre personas que usan la aplicación, dentro de los límites de su acceso al espacio de trabajo, la tarea o el chat. A un cliente que no use la aplicación le enviarás el documento por correo como adjunto, no como un enlace público a una carpeta. En Archivos, cada archivo subido puede pesar hasta 100 MB.
También hay límites menos evidentes a primera vista. El Asistente de IA no leerá el texto de un PDF escaneado, porque el programa no tiene OCR, es decir, reconocimiento de texto sobre una imagen. Tampoco leerá un archivo DOC antiguo en formato binario. Si cuentas con recordatorios por correo enviados con la aplicación cerrada, el servidor debe tener configurado un CRON, es decir, una tarea que se ejecuta en segundo plano. Los recordatorios dentro de la propia aplicación no necesitan esa condición.
Por eso conviene ver la «ventana única» como un lugar para trabajar en equipo sobre los asuntos, no como la promesa de eliminar cualquier otro programa de la lista de la empresa.
Después de tres años, compara las facturas completas, no las etiquetas mensuales
Compara el coste de la licencia de Task Manager, las renovaciones opcionales, el hosting y, en su caso, la IA, con tus suscripciones actuales durante el mismo periodo y para el mismo número de personas. Es un método de cálculo, no una comparación ya hecha de precios de la competencia; el precio inicial por sí solo no muestra el gasto completo.
Una agencia independiente planea el lunes dar acceso a 12 personas. Para un equipo así es adecuado el plan Classic; si además necesita Correo y Archivos, elige la variante Pro. La licencia cuesta 3.990 zł. El precio incluye 12 meses de actualizaciones, y pasado ese tiempo puedes seguir trabajando con la versión que tienes sin renovar. Si pagas la renovación para dos años más, el coste total de la licencia y esas renovaciones será de 6.384 zł. No es un coste obligatorio a tres años, sino una opción para mantener las actualizaciones.
A la cuenta de la licencia de Task Manager y tus suscripciones actuales, añade los costes que se pasan por alto fácilmente. Task Manager funciona en tu propio servidor, así que el hosting también cuesta, aunque la empresa ya lo esté pagando. El programa funciona sin IA; cuando actives el Asistente de IA, pagarás el uso directamente al proveedor del modelo elegido, con tu propia clave. Solo entonces, junto a esa cuenta, pon la suma de tus facturas reales de las herramientas actuales, en lugar de adivinar los precios de planes ajenos. Repasa la cuenta de la licencia para 12 personas.
Empieza por un solo proyecto, no por mudar toda la empresa
La forma más sencilla de comprobar si el cambio tiene sentido es probarlo en un proyecto donde suele perderse el contexto. Durante dos semanas, mantén las tareas y la conversación sobre ellas en un único espacio de trabajo, y deja el resto de herramientas donde están.
El viernes, Michał puede crear el espacio de trabajo «Nueva página web», anotar tres tareas en curso y pedir al equipo que a partir de ahora registre los nuevos acuerdos sobre esas tareas en sus propios hilos. No hace falta que conecte Correo de inmediato ni que traslade archivos. Que anote cuántas veces, durante esas dos semanas, alguien pregunta «¿dónde está la decisión?» y cuántas veces encuentra la respuesta sin buscar en otras pestañas. Si necesitas un ritmo más tranquilo, consulta el plan de la primera semana con Task Manager.
Para la prueba necesitas tu propio hosting con PHP 8.1+ y MySQL o MariaDB; basta con un hosting compartido normal. El instalador funciona en el navegador y te guía a través de cinco pantallas. Mañana anota dónde queda registrado el último asunto cerrado en tu empresa y elige un proyecto para probarlo. Después abre la Demo y mira cómo es una conversación llevada junto a una tarea.
Preguntas frecuentes
¿Task Manager sustituirá a Slack, Trello, Google Drive y Gmail a la vez?
No todos: Task Manager puede reunir las tareas, el tablero y las conversaciones del equipo, y en la variante Pro también el correo y los Archivos. No sustituye las llamadas de voz y vídeo ni la compartición de archivos mediante enlace público con personas ajenas a la aplicación.
¿Qué obtengo en la variante Standard y qué en la Pro?
Standard incluye tareas, chats, espacios de trabajo, Calendario, Tablero, Notas, Centro de notificaciones y acceso al Asistente de IA opcional, mientras que Pro añade Correo, Archivos, Automatizaciones, cifrado AES-256 y la Base de conocimiento RAG. RAG ayuda a la IA a responder basándose en las fuentes de conocimiento indicadas; la PWA, es decir, la instalación de la aplicación en una ventana independiente del navegador, está disponible en ambas variantes.
¿Puedo transferir automáticamente los datos de Slack o Trello?
Task Manager no cuenta con una función de importación descrita desde Slack ni Trello, así que no planifiques la implantación alrededor de esa funcionalidad. Empieza con las tareas y conversaciones nuevas en un solo proyecto, dejando los acuerdos anteriores en las herramientas que ya usabas.
¿Cuánto cuesta un solo programa en lugar de varias herramientas para 12 personas?
En el plan Classic, variante Pro, la licencia para 12 personas cuesta 3.990 PLN e incluye 12 meses de actualizaciones. La renovación posterior es opcional; añade al cálculo el hosting y las posibles tarifas del proveedor de IA, y en el otro lado tus facturas reales de suscripción.
¿Verá el equipo mi correo al conectar el buzón?
No, el buzón sigue siendo privado incluso para el administrador. Vincular un correo con una tarea crea un acceso directo al hilo, pero no muestra su contenido al resto de participantes de la tarea.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
