Lundi, Michał, propriétaire d'une agence de sept personnes à Poznań, cherche l'accord du client pour un changement de projet. Le brief est dans Trello, la discussion dans Slack, le fichier sur Google Drive, et la réponse du client dans Gmail. Si vous aussi vous ouvrez quatre onglets pour répondre à une seule question, vérifiez si un seul logiciel au lieu de plusieurs outils peut organiser votre travail, et comment calculer le coût d'un tel changement.
Une même affaire répartie en quatre endroits coûte plus cher que quatre connexions
Le coût de la dispersion d'une même décision entre discussions et fichiers, c'est le temps perdu à la chercher. Quand vous cherchez la décision en vigueur, vous devez d'abord deviner où quelqu'un l'a notée.
Mardi, le client de l'agence de Michał valide par e-mail un fond sombre pour le site. Magda note le délai de la maquette dans une tâche, Marek confirme le périmètre des travaux sur le chat, et Ola dépose le projet sur le disque. Deux semaines plus tard, l'équipe n'a plus aucun endroit où vérifier quelle version est validée. Aucun de ces outils n'a besoin de mal fonctionner pour que l'équipe perde le contexte.
Une nouvelle personne reçoit l'accès à plusieurs endroits, mais ne reçoit pas automatiquement l'historique des décisions. Même chose pour la recherche : les mots « devis site web » peuvent désigner l'objet d'un e-mail, le nom d'un fichier ou un message. C'est pourquoi, avant de changer de logiciel, il faut établir une règle plus simple : où l'équipe note les décisions concernant une même affaire.
Un seul logiciel au lieu de plusieurs outils : que pouvez-vous réunir dans Task Manager ?
Dans Task Manager, vous réunissez le travail quotidien sur les tâches, les discussions, le planning et les notes. La Messagerie, les Fichiers et les Automatisations peuvent aussi faire partie de cette fenêtre, mais seulement dans la version Pro. Un espace de travail est un espace dédié à un service ou un projet, accessible aux personnes assignées.
| Ce que vous gardez aujourd'hui séparément | Ce que vous trouverez dans Task Manager | Version |
|---|---|---|
| Les tâches et leurs échéances | Les Tâches ainsi que le Tableau, où les espaces de travail forment des colonnes | Standard et Pro |
| Les discussions d'équipe | Les discussions associées aux espaces de travail ainsi que les échanges dans les tâches | Standard et Pro |
| Le planning de travail et les absences | Le Calendrier avec les tâches, les événements, les rappels et les absences | Standard et Pro |
| Les notes personnelles | Les Notes, que vous pouvez partager avec des personnes choisies | Standard et Pro |
| La boîte e-mail | La Messagerie prenant en charge les serveurs IMAP (protocole de réception du courrier) et SMTP (protocole d'envoi du courrier) | Pro |
| Les fichiers utilisés dans le travail | Les Fichiers avec les dossiers des espaces de travail, des tâches et des discussions | Pro |
À l'écran, vous avez trois colonnes : les espaces de travail à gauche, la liste des tâches et des discussions au centre, le fil ouvert à droite. Vous n'avez pas besoin de fermer une discussion pour voir le nom de la tâche voisine. Découvrez comment fonctionne la disposition en trois colonnes.
Autre exemple tiré de l'écran de Task Manager : mercredi, Ola ouvre la tâche « Projet du site ». Sous la discussion, elle voit une liste de quatre travaux, dont deux déjà cochés ; la barre indique « 2 sur 4 effectués », et à côté du point terminé figure le nom de la personne qui l'a coché. C'est un détail mineur, mais il retire de la prochaine réunion la question « qui a jugé que c'était terminé ? ».
La Messagerie et les Fichiers sont à côté du travail, mais l'e-mail ne devient pas partagé
Dans la version Pro, vous pouvez lire vos e-mails et ouvrir les Fichiers sans passer par des applications séparées. Connecter une boîte mail ne partage toutefois pas la correspondance avec l'équipe : elle n'est visible que par le propriétaire de la boîte, pas par les autres participants de la tâche.
Jeudi, Ola ouvre l'e-mail « Demande de devis - site vitrine » et répond depuis la boîte connectée. Task Manager envoie la réponse via le serveur SMTP de cette boîte ; le SMTP est un moyen d'envoyer du courrier via le serveur gérant le compte. Si Ola active l'affichage des fils d'e-mails dans la vue « Tout », elle les verra sur la liste principale à côté des tâches et des discussions. Ils restent néanmoins sa messagerie privée.
Ola peut lier un e-mail à une tâche pour passer plus vite de l'un à l'autre. C'est un raccourci de navigation, pas un moyen de montrer le contenu de l'e-mail à ses collègues. Si Magda doit connaître la décision du client, Ola doit la transmettre dans la tâche. Chaque personne autorisée connecte la boîte mail partagée de son côté.
Les Fichiers résolvent un autre problème. Chaque tâche et chaque discussion possède son propre dossier, où arrivent les pièces jointes du fil de discussion. Ola peut aussi enregistrer les pièces jointes d'un e-mail depuis le menu de correspondance, dans le dossier Messagerie / boîte mail / sujet du fil. Elle ouvre ensuite Fichiers à côté de la conversation et glisse le document voulu sur le message. Consultez les règles d’accès aux Fichiers avant de considérer le dossier d’un espace de travail comme automatiquement partagé : un fichier déposé dedans reste privé tant que vous ne le partagez pas.
Une seule fenêtre ne remplacera pas tous les logiciels de l’entreprise
Task Manager centre le travail de l’équipe autour des dossiers en cours, mais ne couvre pas tous les besoins spécialisés d’une entreprise. Il n’a pas de visioconférence propre, ni d’appels vocaux, ni de CRM avec tunnel de vente, ni de module comptable ; vous gardez donc des outils séparés pour ces usages.
C’est pareil pour un disque utilisé pour envoyer des liens publics aux clients. Le partage dans Fichiers fonctionne entre les personnes utilisant l’application, dans les limites de leur accès à l’espace de travail, à la tâche ou à la discussion. Pour un client extérieur à l’application, vous enverrez le document par e-mail en pièce jointe, pas via un lien public vers un dossier. Dans Fichiers, un fichier déposé peut peser jusqu’à 100 Mo.
Certaines limites sont moins visibles de prime abord. L’Assistant IA ne lira pas le texte d’un PDF scanné, car le programme ne dispose pas d’OCR, c’est-à-dire de reconnaissance de texte sur image. Il ne lira pas non plus un ancien fichier DOC binaire. Si vous comptez sur des rappels par e-mail envoyés même lorsque l’application est fermée, le serveur doit avoir un CRON configuré, c’est-à-dire une tâche exécutée en arrière-plan. Les rappels au sein même de l’application n’ont pas besoin de cette condition.
Voyez donc la « fenêtre unique » comme un espace de travail commun sur les dossiers en cours, et non comme la promesse de supprimer tout autre logiciel de la liste de l’entreprise.
Au bout de trois ans, comparez les factures totales, pas les étiquettes mensuelles
Comparez le coût de la licence Task Manager, des renouvellements optionnels, de l’hébergement et d’une éventuelle IA avec vos abonnements actuels, sur la même période et pour le même nombre de personnes. C’est une méthode de calcul, pas une comparaison toute faite avec les tarifs des concurrents ; le seul prix de départ ne montre pas la dépense totale.
Une agence indépendante planifie un accès pour 12 personnes dès lundi. Pour une telle équipe, le plan Classic convient ; si elle a aussi besoin de la Messagerie et des Fichiers, elle choisit la version Pro. La licence coûte 3 990 PLN. Le prix inclut 12 mois de mises à jour, et au-delà vous pouvez continuer à travailler sur votre version sans renouveler. Si vous payez le renouvellement pour deux années supplémentaires, le coût total de la licence et de ces renouvellements s’élèvera à 6 384 PLN. Ce n’est pas un coût obligatoire sur trois ans, mais une option permettant de conserver les mises à jour.
Au calcul de la licence Task Manager et de vos abonnements actuels, ajoutez les coûts faciles à oublier. Task Manager fonctionne sur votre propre hébergement, qui a donc lui aussi un coût, même si l’entreprise le paie déjà. Le programme fonctionne sans IA ; quand vous activez l’Assistant IA, vous réglez l’utilisation directement auprès du fournisseur du modèle choisi, avec votre propre clé. Ce n’est qu’à côté d’un tel calcul que vous placerez la somme de vos factures réelles pour les outils actuels, plutôt que de deviner le prix des forfaits des autres. Suivez le calcul de la licence pour 12 personnes.
Commencez par un seul projet, pas par le déménagement de toute l’entreprise
Le plus simple pour vérifier l’intérêt du changement est de tester un seul projet, celui où le contexte se perd souvent. Pendant deux semaines, regroupez les tâches et les échanges à leur sujet dans un seul espace de travail, et laissez les autres outils là où ils sont.
Vendredi, Michał peut créer un espace de travail « Nouveau site web », y saisir trois tâches en cours et demander à l’équipe de consigner désormais les nouvelles décisions concernant ces tâches directement dans leurs fils de discussion. Il n’a pas besoin de connecter tout de suite la Messagerie ni de déplacer les fichiers. Qu’il note combien de fois, en deux semaines, quelqu’un demande « où est la décision ? » et combien de fois il trouve la réponse sans chercher dans d’autres onglets. Si vous préférez un rythme plus tranquille, suivez le plan de la première semaine avec Task Manager.
Pour l’essai, il vous faut votre propre hébergement avec PHP 8.1+ et MySQL ou MariaDB ; un hébergement mutualisé classique suffit. L’installateur fonctionne dans le navigateur et vous guide à travers cinq écrans. Demain, listez les endroits où se trouve le dernier dossier clos de votre entreprise, et choisissez un projet à tester. Ouvrez ensuite la Demo pour voir à quoi ressemble une conversation menée autour d’une tâche.
Questions fréquentes
Task Manager remplacera-t-il Slack, Trello, Google Drive et Gmail à la fois ?
Pas tous : Task Manager peut réunir les tâches, le tableau et les discussions d'équipe, et dans la version Pro également la messagerie et les Fichiers. Il ne remplacera pas les appels vocaux et vidéo, ni le partage de fichiers par lien public avec des personnes extérieures à l'application.
Qu'obtiens-je dans la version Standard, et qu'obtiens-je dans la version Pro ?
Standard comprend les tâches, les discussions, les espaces de travail, le Calendrier, le Tableau, les Notes, le Centre de notifications et l'accès à l'Assistant IA optionnel, tandis que Pro ajoute la Messagerie, les Fichiers, les Automatisations, le chiffrement AES-256 et la Base de connaissances RAG. Le RAG aide l'IA à répondre en s'appuyant sur les sources de connaissances indiquées ; la PWA, c'est-à-dire l'installation de l'application dans une fenêtre de navigateur distincte, est disponible dans les deux versions.
Puis-je transférer automatiquement des données depuis Slack ou Trello ?
Task Manager ne propose pas d'import documenté depuis Slack ni Trello, ne prévoyez donc pas votre déploiement autour d'une telle fonction. Commencez par de nouvelles tâches et discussions dans un seul projet, en laissant les anciens échanges dans vos outils actuels.
Combien coûte un seul logiciel au lieu de plusieurs outils pour 12 personnes ?
Dans le plan Classic, version Pro, la licence pour 12 personnes coûte 3 990 zł et comprend 12 mois de mises à jour. Le renouvellement ultérieur est optionnel ; ajoutez à ce calcul l'hébergement et d'éventuels frais chez le fournisseur IA, et de l'autre côté vos factures d'abonnement réelles.
L'équipe verra-t-elle ma messagerie après avoir connecté ma boîte mail ?
Non, la boîte mail reste privée, même pour l'administrateur. Lier un e-mail à une tâche crée un raccourci vers le fil de discussion, mais ne montre pas son contenu aux autres participants de la tâche.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
