Lunedì Michał, titolare di un'agenzia di sette persone a Poznań, cerca l'approvazione del cliente per una modifica al progetto. Il brief è su Trello, la conversazione su Slack, il file su Google Drive e la risposta del cliente su Gmail. Se anche tu apri quattro schede per rispondere a una sola domanda, scopri se un unico programma invece di tanti strumenti può mettere ordine nel lavoro e come calcolare il costo di questo cambiamento.
Una questione in quattro posti costa più di quattro accessi
Il costo di dividere una decisione tra conversazioni e file è il tempo perso a cercarla. Quando cerchi l'accordo valido, devi prima indovinare dove qualcuno l'ha annotato.
Martedì il cliente dell'agenzia di Michał approva lo sfondo scuro del sito via mail. Magda annota la scadenza del mockup nell'attività, Marek conferma l'ambito dei lavori in chat, e Ola carica il progetto sul disco. Due settimane dopo il team non sa dove verificare quale versione sia quella approvata. Nessuno di questi strumenti deve necessariamente funzionare male perché il team perda il contesto.
Una nuova persona riceve l'accesso a diversi posti, ma non riceve automaticamente la cronologia delle decisioni. Lo stesso vale per la ricerca: le parole «preventivo sito web» possono indicare l'oggetto di una mail, il nome di un file o un messaggio. Per questo, prima di cambiare programma, bisogna stabilire una regola più semplice: dove il team annota gli accordi relativi a una determinata questione.
Un unico programma invece di tanti strumenti: cosa puoi riunire in Task Manager?
In Task Manager unirai il lavoro quotidiano sulle attività, le conversazioni, il piano e le note. Posta, File e Automazioni possono far parte della stessa finestra, ma solo nella versione Pro. Lo Spazio di lavoro è un'area di lavoro per un reparto o un progetto, con accesso per le persone assegnate.
| Cosa tieni oggi separato | Cosa trovi in Task Manager | Variante |
|---|---|---|
| Attività e relative scadenze | Attività e Bacheca, dove gli spazi di lavoro formano le colonne | Standard e Pro |
| Conversazioni del team | Chat assegnate agli spazi di lavoro e conversazioni nelle attività | Standard e Pro |
| Piano di lavoro e assenze | Calendario con attività, eventi, promemoria e assenze | Standard e Pro |
| Appunti personali | Note che puoi condividere con persone selezionate | Standard e Pro |
| La casella email | Posta che supporta i server IMAP (protocollo di ricezione posta) e SMTP (protocollo di invio posta) | Pro |
| File usati nel lavoro | File con cartelle di spazi di lavoro, attività e chat | Pro |
Sullo schermo hai tre colonne: gli spazi di lavoro a sinistra, l'elenco di attività e chat al centro, la discussione aperta a destra. Non devi chiudere la conversazione per vedere come si chiama l'attività accanto. Scopri come funziona la vista a tre colonne.
Un altro esempio dalla schermata di Task Manager: mercoledì Ola apre l'attività «Progetto sito». Sotto la conversazione vede un elenco di quattro lavori, due dei quali già completati; la barra mostra «2 di 4 fatti», e accanto al punto completato c'è la firma della persona che lo ha spuntato. È un dettaglio piccolo, ma elimina la domanda «chi ha considerato questo pronto?» dalla riunione successiva.
Posta e File affiancano il lavoro, ma la mail non diventa condivisa
Nella versione Pro puoi leggere la posta e aprire i File senza passare ad applicazioni separate. Collegare la casella non condivide però la corrispondenza con il team: la vede il proprietario della casella, non gli altri partecipanti dell'attività.
Giovedì Ola apre la mail «Richiesta di preventivo - sito aziendale» e risponde dalla casella collegata. Task Manager invia la risposta tramite il server SMTP di quella casella; SMTP è il modo di inviare la posta attraverso il server che gestisce l'account. Se Ola attiva la visualizzazione delle discussioni mail nella vista «Tutto», le vedrà nell'elenco principale accanto alle attività e alle chat. Restano comunque la sua posta privata.
Ola può collegare una mail a un'attività per passare più velocemente dall'una all'altra. È una scorciatoia di navigazione, non un modo per mostrare il contenuto della mail ai collaboratori. Se Magda deve conoscere la decisione del cliente, Ola deve comunicarla nell'attività. La casella aziendale condivisa, ogni persona autorizzata la collega sul proprio account.
I File risolvono un altro problema. Ogni attività e chat ha una propria cartella, in cui finiscono gli allegati della discussione. Gli allegati delle email, invece, Ola può salvarli dal menu della corrispondenza nella cartella Posta / casella / oggetto della discussione. Poi apre File accanto alla conversazione e trascina il documento che le serve sul messaggio. Controlla le regole di accesso ai File prima di dare per scontato che la cartella dello spazio di lavoro sia automaticamente condivisa: un file caricato al suo interno resta privato finché non lo condividi.
Una sola finestra non sostituirà ogni programma in azienda
Task Manager concentra il lavoro del team intorno alle pratiche, ma non copre tutte le esigenze specialistiche dell'azienda. Non ha videoconferenze proprie, chiamate vocali, un CRM con funnel di vendita né un modulo contabile, quindi per questi compiti restano strumenti separati.
Lo stesso vale per il disco usato per inviare ai clienti link pubblici. La condivisione in File funziona tra persone che usano l'applicazione, entro i limiti del loro accesso allo spazio di lavoro, all'attività o alla chat. A un cliente esterno all'applicazione invierai il documento via mail come allegato, non con un link pubblico alla cartella. In File, un singolo file caricato può arrivare fino a 100 MB.
Ci sono anche limiti meno evidenti a prima vista. L'Assistente AI non legge il testo da un PDF scansionato, perché il programma non ha l'OCR, cioè il riconoscimento del testo nelle immagini. Non legge nemmeno un vecchio file DOC binario. Se contate su promemoria via e-mail inviati con l'applicazione chiusa, il server deve avere un CRON impostato, cioè un'attività eseguita in background. I promemoria all'interno dell'applicazione stessa non richiedono questa condizione.
Per questo considera la "finestra unica" come uno spazio per lavorare insieme sulle pratiche, non come la promessa di eliminare ogni altra voce dall'elenco dei programmi aziendali.
Dopo tre anni confronta i conti complessivi, non le etichette mensili
Confronta il costo della licenza di Task Manager, degli eventuali rinnovi, dell'hosting e di un'eventuale AI con gli abbonamenti attuali, nello stesso periodo e per lo stesso numero di persone. È un metodo di calcolo, non un confronto già pronto con i prezzi della concorrenza; il solo prezzo d'ingresso non mostra la spesa completa.
Un'agenzia separata pianifica lunedì l'accesso per 12 persone. Per un team di queste dimensioni è adatto il piano Classic; se serve anche Posta e File, sceglie la variante Pro. La licenza costa 3.990 zł. Nel prezzo sono inclusi 12 mesi di aggiornamenti, e dopo questo periodo puoi continuare a lavorare sulla versione posseduta senza rinnovare. Se paghi il rinnovo per altri due anni, il costo totale di licenza e rinnovi sarà di 6.384 zł. Non è un costo obbligatorio su tre anni, ma una variante con aggiornamenti mantenuti.
Al conto della licenza di Task Manager e degli abbonamenti attuali aggiungi i costi facili da dimenticare. Task Manager funziona sul tuo hosting, quindi anche l'hosting ha un costo, anche se l'azienda lo paga già. Il programma funziona senza AI; quando attivi l'Assistente AI, paghi l'utilizzo direttamente al fornitore del modello scelto, con la tua chiave. Solo accanto a questo conto metti la somma delle tue fatture reali per gli strumenti attuali, invece di indovinare i prezzi dei piani altrui. Segui il conto della licenza per 12 persone.
Comincia da un progetto, non da un trasloco di tutta l'azienda
Il modo più semplice per verificare il senso del cambiamento è su un solo progetto, in cui il contesto si perde spesso. Per due settimane tieni le attività e la conversazione su di esse in un unico spazio di lavoro, lasciando gli altri strumenti dove sono.
Venerdì Michał può creare lo spazio di lavoro "Nuovo sito web", inserire tre attività in corso e chiedere al team di registrare già nelle loro discussioni i nuovi accordi relativi a queste attività. Non deve collegare subito la Posta né spostare i file. Faccia annotare quante volte nell'arco di due settimane qualcuno chiede "dov'è la decisione?" e quante volte trova la risposta senza cercare in altre schede. Se hai bisogno di un ritmo più tranquillo, usa il piano per la prima settimana con Task Manager.
Per il test ti serve un hosting proprio con PHP 8.1+ e MySQL o MariaDB; basta un normale hosting condiviso. L'installer funziona nel browser e guida attraverso cinque schermate. Domani annota dove si trova l'ultima pratica chiusa nella tua azienda e scegli un progetto per la prova. Poi apri Demo e guarda come appare una conversazione condotta su un'attività.
Domande frequenti
Task Manager sostituisce Slack, Trello, Google Drive e Gmail tutti insieme?
Non tutti: Task Manager può riunire attività, bacheca e conversazioni del team, e nella versione Pro anche la posta e i File. Non sostituisce le chiamate vocali e video né la condivisione di file tramite link pubblico con persone esterne all'applicazione.
Cosa ottengo nella versione Standard e cosa in Pro?
Standard comprende attività, chat, spazi di lavoro, Calendario, Bacheca, Note, Centro notifiche e accesso all'Assistente AI opzionale, mentre Pro aggiunge Posta, File, Automazioni, crittografia AES-256 e Base di conoscenza RAG. RAG aiuta l'AI a rispondere in base alle fonti di conoscenza indicate; la PWA, ossia l'installazione dell'applicazione in una finestra separata del browser, è disponibile in entrambe le versioni.
Posso trasferire automaticamente i dati da Slack o Trello?
Task Manager non prevede un'importazione documentata da Slack o Trello, quindi non pianificare l'implementazione attorno a questa funzione. Inizia con le nuove attività e conversazioni in un unico progetto, lasciando gli accordi precedenti negli strumenti attuali.
Quanto costa un unico programma invece di tanti strumenti per 12 persone?
Nel piano Classic, versione Pro, la licenza per 12 persone costa 3.990 PLN e comprende 12 mesi di aggiornamenti. Il rinnovo successivo è opzionale; aggiungi al conto l'hosting ed eventuali costi presso il fornitore AI, e dall'altra parte le tue fatture di abbonamento effettive.
Il team vedrà la mia posta dopo aver collegato la casella?
No, la casella resta privata anche per l'amministratore. Collegare una mail a un'attività crea un collegamento rapido alla discussione, ma non mostra il suo contenuto agli altri partecipanti dell'attività.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
