Maanantaina Michał, seitsemän hengen poznańilaisen toimiston omistaja, etsii asiakkaan hyväksyntää projektin muutokselle. Brief on Trellossa, keskustelu Slackissa, tiedosto Google Drivessa ja asiakkaan vastaus Gmailissa. Jos sinäkin avaat neljä välilehteä vastataksesi yhteen kysymykseen, tarkista, järjestääkö yksi ohjelma monen työkalun sijaan työsi ja miten lasket tällaisen muutoksen kustannuksen.
Yksi asia neljässä paikassa maksaa enemmän kuin neljä kirjautumista
Yhden päätöksen hajauttaminen keskustelujen ja tiedostojen kesken maksaa sen etsimiseen kuluvana aikana. Kun etsit voimassa olevaa sopimusta, joudut ensin arvaamaan, mihin se kirjattiin.
Tiistaina Michałin toimiston asiakas hyväksyy sivuston tumman taustan sähköpostitse. Magda kirjaa mallikuvan määräajan tehtävään, Marek vahvistaa työn laajuuden keskustelussa ja Ola lataa suunnitelman levylle. Kahden viikon kuluttua tiimillä ei ole mistä tarkistaa, mikä versio on hyväksytty. Kenenkään näistä työkaluista ei tarvitse toimia huonosti, jotta tiimi menettää kontekstin.
Uusi henkilö saa käyttöoikeudet moniin paikkoihin, mutta ei automaattisesti päätösten historiaa. Sama koskee hakua: sanat ”sivuston hinta-arvio” voivat tarkoittaa sähköpostin aihetta, tiedoston nimeä tai viestiä. Siksi ennen ohjelman vaihtoa kannattaa sopia yksinkertaisempi sääntö: mihin tiimi kirjaa yhtä asiaa koskevat sopimukset.
Yksi ohjelma monen työkalun sijaan: mitä mahdutat Task Manageriin?
Task Managerissa yhdistät päivittäisen tehtävätyön, keskustelut, suunnitelman ja muistiinpanot. Sähköposti, Tiedostot ja Automaatiot voivat myös olla osa tätä näkymää, mutta vain Pro-versiossa. Työtila on osaston tai projektin työtila, johon on pääsy siihen määritetyillä henkilöillä.
| Mitä pidät tänään erillään | Mitä löydät Task Managerista | Versio |
|---|---|---|
| Tehtävät ja niiden määräajat | Tehtävät sekä Taulu, jolla työtilat muodostavat sarakkeet | Standard ja Pro |
| Tiimin keskustelut | Työtiloihin liitetyt keskustelut sekä tehtävien sisäiset keskustelut | Standard ja Pro |
| Työsuunnitelma ja poissaolot | Kalenteri, jossa on tehtävät, tapahtumat, muistutukset ja poissaolot | Standard ja Pro |
| Henkilökohtaiset muistiinpanot | Muistiinpanot, jotka voit jakaa valituille henkilöille | Standard ja Pro |
| Sähköpostilaatikon | Sähköpostin, joka tukee IMAP- (viestien vastaanottoprotokolla) ja SMTP-palvelimia (viestien lähetysprotokolla) | Pro |
| Työssä käytettävät tiedostot | Tiedostot työtilojen, tehtävien ja keskustelujen kansioineen | Pro |
Näytöllä on kolme saraketta: työtilat vasemmalla, tehtävä- ja keskustelulista keskellä, avoin viestiketju oikealla. Sinun ei tarvitse sulkea keskustelua nähdäksesi, miksi vieressä oleva tehtävä on nimetty. Katso, miten kolmen sarakkeen näkymä toimii.
Toinen esimerkki Task Managerin näytöltä: keskiviikkona Ola avaa tehtävän ”Verkkosivuprojekti”. Keskustelun alla hän näkee listan neljästä työstä, joista kaksi on jo merkitty tehdyksi; palkki näyttää ”2/4 tehty”, ja valmiin kohdan vieressä on sen merkinneen henkilön nimikirjaimet. Pieni yksityiskohta, mutta se poistaa seuraavasta palaverista kysymyksen ”kuka katsoi tämän valmiiksi?”.
Sähköposti ja Tiedostot ovat lähellä työtä, mutta sähköpostista ei tule yhteistä
Pro-versiossa voit lukea sähköpostia ja avata Tiedostot ilman erillisiin sovelluksiin siirtymistä. Postilaatikon liittäminen ei kuitenkaan jaa kirjeenvaihtoa tiimille: sen näkee postilaatikon omistaja, ei muut tehtävän osallistujat.
Torstaina Ola avaa sähköpostin ”Hinta-arviopyyntö - yrityksen verkkosivu” ja vastaa liitetystä postilaatikosta. Task Manager lähettää vastauksen tämän postilaatikon SMTP-palvelimen kautta; SMTP on tapa lähettää sähköpostia tiliä hallinnoivan palvelimen kautta. Jos Ola ottaa käyttöön sähköpostiketjujen näyttämisen ”Kaikki”-näkymässä, hän näkee ne pääluettelossa tehtävien ja keskustelujen vieressä. Ne ovat silti hänen yksityistä sähköpostiaan.
Ola voi liittää sähköpostin tehtävään siirtyäkseen niiden välillä nopeammin. Se on navigointioikotie, ei tapa näyttää sähköpostin sisältöä työtovereille. Jos Magdan täytyy tietää asiakkaan päätös, Olan on kerrottava se tehtävässä. Jokainen valtuutettu henkilö liittää yhteisen jaetun postilaatikon omalla tunnuksellaan.
Tiedostot ratkaisevat eri ongelman. Jokaisella tehtävällä ja keskustelulla on oma kansio, johon kertyvät viestiketjun liitteet. Sähköpostin liitteet Ola voi puolestaan tallentaa kirjeenvaihdon valikosta kansioon Sähköposti / postilaatikko / viestiketjun aihe. Sitten hän avaa Tiedostot keskustelun vierelle ja vetää tarvitsemansa dokumentin viestiin. Tarkista Tiedostojen käyttöoikeuksien säännöt, ennen kuin oletat työtilan kansion olevan automaattisesti yhteinen: siihen ladattu tiedosto pysyy yksityisenä, kunnes jaat sen.
Yksi ikkuna ei korvaa jokaista yrityksen ohjelmaa
Task Manager kokoaa tiimin työn asioiden ympärille, mutta ei vastaa kaikkiin yrityksen erikoistarpeisiin. Siinä ei ole omia videopuheluita, äänipuheluita, myyntiputkella varustettua CRM:ää eikä kirjanpitomoduulia, joten näihin tehtäviin tarvitaan erillisiä työkaluja.
Sama koskee levypalvelua, jota käytetään julkisten linkkien lähettämiseen asiakkaille. Jakaminen Tiedostoissa toimii sovellusta käyttävien henkilöiden kesken, heidän työtilaan, tehtävään tai keskusteluun liittyvien käyttöoikeuksiensa rajoissa. Sovelluksen ulkopuoliselle asiakkaalle lähetät dokumentin sähköpostin liitteenä, et julkisena linkkinä kansioon. Tiedostoissa yksittäinen ladattava tiedosto voi olla enintään 100 Mt.
On myös rajoituksia, jotka eivät näy heti silmään. AI-avustaja ei lue tekstiä skannatusta PDF-tiedostosta, koska ohjelmassa ei ole OCR:ää eli tekstintunnistusta kuvasta. Se ei myöskään lue vanhaa, binäärimuotoista DOC-tiedostoa. Jos haluat sähköposti-muistutuksia lähetettävän silloinkin, kun sovellus on kiinni, palvelimella on oltava käytössä CRON eli taustalla ajettava ajastettu tehtävä. Sovelluksen sisäiset muistutukset eivät edellytä tätä.
Ajattele siis yhtä ikkunaa paikkana yhteiselle työlle asioiden parissa, älä lupauksena siitä, että jokainen muu ohjelma poistuu yrityksen listalta.
Vertaile kolmen vuoden jälkeen koko laskua, älä kuukausihintoja
Vertaa Task Managerin lisenssin, valinnaisten päivitysoikeuden uusimisten, palvelintilan ja mahdollisen AI:n kustannuksia nykyisiin tilauksiin samalla ajanjaksolla ja samalle henkilömäärälle. Tämä on laskentatapa, ei valmis vertailu kilpailijoiden hintoihin; pelkkä aloitushinta ei kerro koko kulua.
Erillinen toimisto suunnittelee maanantaina käyttöoikeudet 12 henkilölle. Tällaiselle tiimille sopii Classic-paketti; jos se tarvitsee myös Sähköpostin ja Tiedostot, valitaan Pro-vaihtoehto. Lisenssi maksaa 3 990 zł. Hintaan sisältyy 12 kuukautta päivityksiä, ja sen jälkeen voit jatkaa työskentelyä omistamallasi versiolla ilman uusimista. Jos maksat päivitysoikeuden uusimisen kahdeksi seuraavaksi vuodeksi, lisenssin ja näiden uusimisten yhteiskustannus on 6 384 zł. Tämä ei ole pakollinen kolmen vuoden kulu, vaan vaihtoehto, jossa päivitykset säilytetään.
Lisää Task Managerin lisenssin ja nykyisten tilausten laskuun kustannukset, jotka on helppo unohtaa. Task Manager toimii omalla palvelimellasi, joten palvelintilakin maksaa, vaikka yritys maksaisi siitä jo valmiiksi. Ohjelma toimii ilman AI:ta; kun otat käyttöön AI-avustajan, maksat käytöstä suoraan valitsemallesi mallintarjoajalle, omalla avaimellasi. Vasta tällaisen laskelman rinnalle aseta nykyisten työkalujesi todellisten laskujen summa arvailujen sijaan. Käy läpi lisenssilaskelma 12 hengelle.
Aloita yhdestä projektista, älä koko yrityksen muutosta
Helpoiten testaat muutoksen järkevyyden yhdessä projektissa, jossa konteksti usein katoaa. Pidä kahden viikon ajan tehtävät ja niihin liittyvä keskustelu yhdessä työtilassa, ja jätä muut työkalut paikoilleen.
Perjantaina Michał voi perustaa työtilan ”Uusi verkkosivu”, kirjata kolme ajankohtaista tehtävää ja pyytää tiimiä kirjaamaan uudet sopimukset näihin tehtäviin jo niiden viestiketjuihin. Hänen ei tarvitse heti liittää Sähköpostia tai siirtää tiedostoja. Hän voi seurata, kuinka monta kertaa kahden viikon aikana joku kysyy ”missä se päätös on?” ja kuinka monta kertaa vastaus löytyy ilman muiden välilehtien selaamista. Jos kaipaat rauhallisempaa tahtia, hyödynnä Task Managerin ensimmäisen viikon suunnitelmaa.
Testiä varten tarvitset oman palvelimen, jossa on PHP 8.1+ sekä MySQL tai MariaDB; tavallinen jaettu webhotelli riittää. Asennusohjelma toimii selaimessa ja opastaa viiden näytön läpi. Huomenna kirjaa ylös paikat, joihin yrityksesi viimeisin ratkaistu asia jää piiloon, ja valitse yksi projekti kokeiluun. Avaa sitten Demo ja katso, miltä tehtävän äärellä käyty keskustelu näyttää.
Usein kysytyt kysymykset
Korvaako Task Manager Slackin, Trellon, Google Driven ja Gmailin kerralla?
Ei kaikkea: Task Manager voi koota tehtävät, taulun ja tiimin keskustelut, ja Pro-versiossa myös sähköpostin sekä Tiedostot. Se ei korvaa puhelu- ja videoyhteyksiä eikä tiedostojen jakamista julkisella linkillä sovelluksen ulkopuolisille henkilöille.
Mitä saan Standard-versiossa ja mitä Prossa?
Standard sisältää tehtävät, keskustelut, työtilat, Kalenterin, Taulun, Muistiinpanot, Ilmoituskeskuksen ja pääsyn valinnaiseen AI-avustajaan, kun taas Pro lisää Sähköpostin, Tiedostot, Automaatiot, AES-256-salauksen ja RAG-tietopankin. RAG auttaa tekoälyä vastaamaan valittujen tietolähteiden perusteella; PWA eli sovelluksen asentaminen omaan selainikkunaan on käytettävissä molemmissa versioissa.
Voinko siirtää tiedot automaattisesti Slackista tai Trellosta?
Task Managerissa ei ole kuvattua tuontitoimintoa Slackista eikä Trellosta, joten älä suunnittele käyttöönottoa sen varaan. Aloita uusista tehtävistä ja keskusteluista yhdessä projektissa ja jätä vanhemmat sopimukset nykyisiin työkaluihin.
Paljonko maksaa yksi ohjelma monen työkalun sijaan 12 hengelle?
Classic-suunnitelman Pro-versiossa 12 hengen lisenssi maksaa 3 990 zł ja sisältää 12 kuukauden päivitykset. Myöhempi uusiminen on valinnainen; lisää laskelmaan hosting ja mahdolliset tekoälyn tarjoajan maksut, ja toiselle puolelle omat todelliset tilauslaskusi.
Näkeekö tiimi sähköpostini, kun liitän postilaatikon?
Ei, postilaatikko pysyy yksityisenä jopa pääkäyttäjälle. Sähköpostin liittäminen tehtävään luo pikakuvakkeen viestiketjuun, mutta ei näytä sen sisältöä muille tehtävän osallistujille.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
