Am Montag sucht Michał, Inhaber einer siebenköpfigen Agentur in Posen, die Zustimmung eines Kunden zu einer Projektänderung. Das Briefing liegt in Trello, das Gespräch in Slack, die Datei auf Google Drive und die Antwort des Kunden in Gmail. Wenn Sie ebenfalls vier Tabs öffnen, um eine einzige Frage zu beantworten, prüfen Sie, ob ein Programm statt mehrerer Tools die Arbeit ordnet und wie sich die Kosten einer solchen Umstellung berechnen lassen.
Eine Angelegenheit an vier Orten kostet mehr als vier Logins
Die Kosten dafür, dass eine Entscheidung auf Gespräche und Dateien verteilt ist, sind die Zeit, die man beim Suchen verliert. Wenn Sie eine geltende Absprache suchen, müssen Sie zuerst raten, wo sie jemand notiert hat.
Am Dienstag akzeptiert der Kunde von Michałs Agentur per Mail den dunklen Hintergrund der Seite. Magda trägt den Termin für das Mockup in der Aufgabe ein, Marek bestätigt den Arbeitsumfang im Chat, und Ola lädt das Projekt auf das Laufwerk hoch. Zwei Wochen später weiß das Team nicht, wo es nachsehen soll, welche Version bestätigt ist. Keines dieser Tools muss schlecht funktionieren, damit das Team den Kontext verliert.
Eine neue Person erhält Zugriff auf mehrere Orte, aber nicht automatisch die Historie der Entscheidungen. Ähnlich bei der Suche: Die Wörter „Angebot für Website” können das Thema einer Mail, den Namen einer Datei oder eine Nachricht bedeuten. Deshalb sollten Sie vor dem Wechsel des Programms eine einfachere Regel festlegen: wo das Team Absprachen zu einer einzelnen Angelegenheit festhält.
Ein Programm statt mehrerer Tools: Was passt in den Task Manager?
Im Task Manager verbinden Sie die tägliche Arbeit an Aufgaben, Gespräche, Plan und Notizen. E-Mail, Dateien und Automatisierungen können ebenfalls Teil dieses Fensters sein, allerdings nur in der Variante Pro. Der Arbeitsbereich ist ein Arbeitsraum für eine Abteilung oder ein Projekt, mit Zugriff für die zugewiesenen Personen.
| Was Sie heute getrennt halten | Was Sie im Task Manager finden | Variante |
|---|---|---|
| Aufgaben und ihre Fristen | Aufgaben sowie das Board, auf dem Arbeitsbereiche Spalten bilden | Standard und Pro |
| Gespräche des Teams | Chats, die Arbeitsbereichen zugeordnet sind, sowie Gespräche in Aufgaben | Standard und Pro |
| Arbeitsplan und Abwesenheiten | Kalender mit Aufgaben, Terminen, Erinnerungen und Abwesenheiten | Standard und Pro |
| Persönliche Notizen | Notizen, die Sie mit ausgewählten Personen teilen können | Standard und Pro |
| Das E-Mail-Postfach | E-Mail, die IMAP-Server (Protokoll zum Empfangen von Post) und SMTP-Server (Protokoll zum Versenden von Post) unterstützt | Pro |
| Bei der Arbeit genutzte Dateien | Dateien mit Ordnern für Arbeitsbereiche, Aufgaben und Chats | Pro |
Auf dem Bildschirm sehen Sie drei Spalten: Arbeitsbereiche links, die Liste von Aufgaben und Chats in der Mitte, den geöffneten Thread rechts. Sie müssen das Gespräch nicht schließen, um zu sehen, wie die danebenliegende Aufgabe heißt. Sehen Sie, wie das Drei-Spalten-Layout funktioniert.
Ein weiteres Beispiel vom Task-Manager-Bildschirm: Am Mittwoch öffnet Ola die Aufgabe „Projekt Website”. Unter dem Gespräch sieht sie eine Liste von vier Arbeiten, von denen zwei bereits abgehakt sind; die Leiste zeigt „2 von 4 erledigt”, und beim abgeschlossenen Punkt steht der Name der Person, die ihn markiert hat. Das ist ein kleines Detail, aber es nimmt die Frage „Wer hat das für fertig erklärt?” aus dem nächsten Meeting.
E-Mail und Dateien liegen neben der Arbeit, aber die Mail wird nicht gemeinsam
In der Variante Pro können Sie E-Mails lesen und Dateien öffnen, ohne zu separaten Anwendungen zu wechseln. Das Verbinden eines Postfachs gibt die Korrespondenz jedoch nicht für das Team frei: Sie sieht sie der Postfachinhaber, nicht die übrigen Aufgabenbeteiligten.
Am Donnerstag öffnet Ola die Mail „Anfrage zum Angebot - Firmenwebsite” und antwortet aus dem verbundenen Postfach. Task Manager sendet die Antwort über den SMTP-Server dieses Postfachs; SMTP ist die Methode, Post über den Server zu versenden, der das Konto bedient. Wenn Ola die Anzeige von E-Mail-Threads in der Ansicht „Alles” aktiviert, sieht sie diese in der Hauptliste neben Aufgaben und Chats. Es bleibt dennoch ihre private Post.
Ola kann eine Mail mit einer Aufgabe verknüpfen, um schneller zwischen beiden zu wechseln. Das ist eine Navigationsabkürzung, kein Weg, den Inhalt der Mail den Mitarbeitern zu zeigen. Wenn Magda die Entscheidung des Kunden kennen soll, muss Ola sie in der Aufgabe weitergeben. Das gemeinsame Team-Postfach verbindet jede berechtigte Person bei sich selbst.
Dateien lösen ein anderes Problem. Jede Aufgabe und jeder Chat hat einen eigenen Ordner, in den Anhänge aus dem Thread abgelegt werden. E-Mail-Anhänge kann Ola dagegen über das Korrespondenzmenü im Ordner E-Mail / Postfach / Thread-Betreff speichern. Danach öffnet sie Dateien neben dem Gespräch und zieht das benötigte Dokument in die Nachricht. Prüfen Sie die Zugriffsregeln für Dateien, bevor Sie den Ordner eines Arbeitsbereichs für automatisch gemeinsam halten: Eine dort hochgeladene Datei bleibt privat, bis Sie sie freigeben.
Ein Fenster ersetzt nicht jedes Programm im Unternehmen
Task Manager bündelt die Teamarbeit rund um Vorgänge, deckt aber nicht alle fachspezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens ab. Es gibt keine eigenen Videokonferenzen, keine Sprachanrufe, kein CRM mit Verkaufstrichter und kein Buchhaltungsmodul - für diese Aufgaben behalten Sie separate Tools.
Genauso verhält es sich mit einem Cloud-Speicher, der für öffentliche Links an Kunden genutzt wird. Das Teilen in Dateien funktioniert zwischen Personen, die die Anwendung nutzen, im Rahmen ihres Zugriffs auf Arbeitsbereich, Aufgabe oder Chat. Einem Kunden außerhalb der Anwendung senden Sie ein Dokument per E-Mail als Anhang, nicht als öffentlichen Link zu einem Ordner. In Dateien kann eine einzelne hochgeladene Datei bis zu 100 MB groß sein.
Es gibt auch Grenzen, die auf den ersten Blick weniger offensichtlich sind. Der KI-Assistent liest keinen Text aus einem gescannten PDF, da das Programm über keine OCR verfügt, also keine Texterkennung in Bildern. Auch eine alte, binäre DOC-Datei liest er nicht. Wenn Sie E-Mail-Erinnerungen erwarten, die auch bei geschlossener Anwendung versendet werden, muss auf dem Server ein CRON eingerichtet sein, also eine im Hintergrund laufende Aufgabe. Erinnerungen innerhalb der Anwendung selbst benötigen diese Voraussetzung nicht.
Betrachten Sie „ein Fenster“ daher als einen Ort für gemeinsame Arbeit an Vorgängen, nicht als Versprechen, jeden anderen Eintrag von der Software-Liste Ihres Unternehmens zu streichen.
Vergleichen Sie nach drei Jahren die Gesamtrechnungen, nicht die monatlichen Etiketten
Vergleichen Sie die Kosten der Task Manager-Lizenz, optionaler Update-Verlängerungen, des Hostings und einer eventuellen KI mit Ihren aktuellen Abonnements im gleichen Zeitraum und für dieselbe Anzahl an Personen. Das ist eine Berechnungsmethode, kein fertiger Vergleich von Konkurrenzpreisen; der Einstiegspreis allein zeigt nicht die volle Ausgabe.
Eine separate Agentur plant am Montag den Zugang für 12 Personen. Für ein solches Team eignet sich der Classic-Plan; wird zusätzlich E-Mail und Dateien benötigt, wählt sie die Pro-Variante. Die Lizenz kostet 3.990 PLN. Im Preis sind 12 Monate Updates enthalten, danach können Sie mit der vorhandenen Version weiterarbeiten, ohne zu verlängern. Zahlen Sie die Update-Verlängerung für zwei weitere Jahre, beträgt der Gesamtpreis aus Lizenz und diesen Verlängerungen 6.384 PLN. Das ist kein verpflichtender Dreijahreskosten, sondern eine Variante mit fortlaufenden Updates.
Ergänzen Sie die Rechnung aus Task Manager-Lizenz und bestehenden Abonnements um Kosten, die leicht übersehen werden. Task Manager läuft auf Ihrem Server, Hosting kostet also ebenfalls, selbst wenn das Unternehmen bereits dafür zahlt. Das Programm funktioniert ohne KI; aktivieren Sie den KI-Assistenten, rechnen Sie die Nutzung direkt beim gewählten Modellanbieter ab, mit Ihrem eigenen API-Schlüssel. Erst neben einer solchen Rechnung stellen Sie die Summe Ihrer tatsächlichen Rechnungen für aktuelle Tools auf, statt Preise fremder Pläne zu schätzen. Verfolgen Sie die Lizenzrechnung für 12 Personen.
Beginnen Sie mit einem Projekt, nicht mit dem Umzug des gesamten Unternehmens
Am einfachsten prüfen Sie den Sinn der Umstellung an einem Projekt, in dem der Kontext häufig verloren geht. Halten Sie zwei Wochen lang Aufgaben und die Diskussion darüber in einem Arbeitsbereich, und lassen Sie die übrigen Tools dort, wo sie sind.
Am Freitag kann Michał den Arbeitsbereich „Neue Website“ anlegen, drei aktuelle Aufgaben eintragen und das Team bitten, neue Absprachen zu diesen Aufgaben künftig in deren Threads festzuhalten. E-Mail muss er dabei nicht sofort anbinden, auch keine Dateien verschieben. Er sollte notieren, wie oft innerhalb von zwei Wochen jemand fragt „wo ist die Entscheidung?“ und wie oft die Antwort gefunden wird, ohne in anderen Tabs zu suchen. Wenn Sie ein ruhigeres Tempo brauchen, nutzen Sie den Plan für die erste Woche mit Task Manager.
Für den Test benötigen Sie Ihr eigenes Hosting mit PHP 8.1+ sowie MySQL oder MariaDB; ein gewöhnliches Shared Hosting reicht aus. Der Installer läuft im Browser und führt durch fünf Bildschirme. Schreiben Sie morgen auf, an welchen Stellen in Ihrem Unternehmen der zuletzt abgeschlossene Vorgang liegt, und wählen Sie ein Projekt für den Test aus. Öffnen Sie anschließend die Demo und sehen Sie sich an, wie ein Gespräch bei einer Aufgabe aussieht.
Häufig gestellte Fragen
Ersetzt Task Manager gleichzeitig Slack, Trello, Google Drive und Gmail?
Nicht alle: Task Manager kann Aufgaben, Board und Team-Gespräche bündeln, und in der Pro-Variante zusätzlich E-Mail und Dateien. Er ersetzt weder Sprach- und Videoanrufe noch das Teilen von Dateien per öffentlichem Link mit Personen außerhalb der Anwendung.
Was bekomme ich in der Variante Standard und was in Pro?
Standard umfasst Aufgaben, Chats, Arbeitsbereiche, Kalender, Board, Notizen, Benachrichtigungscenter und Zugriff auf den optionalen KI-Assistenten, Pro ergänzt E-Mail, Dateien, Automatisierungen, AES-256-Verschlüsselung und die RAG-Wissensdatenbank. RAG hilft der KI, auf Basis angegebener Wissensquellen zu antworten; PWA, also die Installation der App in einem eigenen Browserfenster, ist in beiden Varianten verfügbar.
Kann ich Daten automatisch aus Slack oder Trello übernehmen?
Task Manager verfügt über keinen dokumentierten Import aus Slack oder Trello, planen Sie die Einführung also nicht um eine solche Funktion herum. Beginnen Sie mit neuen Aufgaben und Gesprächen in einem Projekt und belassen Sie ältere Absprachen in den bisherigen Tools.
Was kostet ein Programm statt mehrerer Tools für 12 Personen?
Im Plan Classic, Variante Pro, kostet die Lizenz für 12 Personen 3.990 zł und umfasst 12 Monate Updates. Eine spätere Verlängerung ist optional; rechnen Sie Hosting und etwaige Gebühren beim KI-Anbieter hinzu, und auf der anderen Seite Ihre tatsächlichen Abo-Rechnungen.
Sieht das Team meine Post nach dem Verbinden des Postfachs?
Nein, das Postfach bleibt auch für den Administrator privat. Die Verknüpfung einer E-Mail mit einer Aufgabe liefert eine Abkürzung zum Thread, zeigt aber den übrigen Aufgabenbeteiligten nicht deren Inhalt.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
