Úterý, 9:10. Marta vede šestičlennou agenturu a vidí na seznamu 14 úkolů označených jako naléhavé, přestože do konce týdne tým zvládne dokončit jen část z nich. Aby určila priority úkolů, musí oddělit termín od váhy záležitosti a pak toto rozhodnutí ukázat všem, kterých se týká.
Proč se najednou všechny úkoly stávají naléhavými?
Všechny úkoly se stávají naléhavými, když tým používá vysokou prioritu místo společného pravidla výběru. Pokud nikdo nerozlišuje váhu úkolu od data jeho splnění, každá nová žádost může dostat stejnou prioritu.
Marta slyší v úterý tři věty: „Klient čeká“, „To mělo být včera“ a „Bez toho nepostoupíme dál“. Každá popisuje jiný problém. První se může týkat důležitého vztahu, druhá překročeného termínu, třetí závislosti mezi pracemi. Samotné slovo „naléhavé“ neumožňuje rozhodnout, co udělat nejdřív.
Někdo z týmu dá úkolu bez data vysokou prioritu, protože se bojí, že na něj zapomene. Výsledkem je, že na jednom seznamu vedle sebe skončí nabídka potřebná ve čtvrtek a nápad na změnu webu, který ještě s klientem nikdo nedomluvil. Oba mají stejnou prioritu, přestože jen jeden má závazek na tento týden.
Nástroj zobrazí společný seznam, ale rozhodnutí za vás neudělá. Nejprve určete, kdo rozhoduje spory o prioritu a kdy se k tomuto rozhodnutí tým vrátí. Pokud problém začíná už u přidělování odpovědnosti, podívejte se také na jak rozdělovat úkoly v týmu.
Priority úkolů určíte oddělením důležitosti od termínu
Priority úkolů určíte zodpovězením dvou otázek: kdy musí být záležitost hotová a co se stane, pokud splněna nebude. První odpověď dává termín, druhá pomáhá určit prioritu. Nenahrazujte jednu druhou.
Na papíře můžete použít Eisenhowerovu matici - rozdělení záležitostí do čtyř polí podle naléhavosti a důležitosti. Úkol může být naléhavý a důležitý, důležitý bez blízkého termínu, naléhavý, ale málo důležitý pro cíl firmy, nebo ani naléhavý, ani důležitý. Je to způsob, jak mluvit o práci, ne zobrazení ani automatické hodnocení v Task Manageru.
Ve středu si Marta bere pět záležitostí z agentury. Tři z nich ukazují, proč samotný termín nestačí. Nabídka pro klienta Nord má vyjít ve čtvrtek a bez ní se klient nerozhodne - dostává blízký termín a vysokou prioritu. Přehled materiálů pro budoucí kampaň je důležitý, ale naplánovaný na další týden. Telefonát ohledně drobné opravy má padnout dnes, i když sám o sobě nevyžaduje přeházení celého plánu. Každá záležitost se dostane na seznam, ale ne každá potřebuje vysokou prioritu.
Marta přijímá vlastní pravidlo: najednou vyzdvihuje nanejvýš pět úkolů, protože tolik se její tým rozhodl zařadit jako první v tomto týdnu. Je to limit přijatý lidmi, ne omezení programu. Když přibude šestý, musí ukázat, který z dosavadních mu uvolní místo.
Ráno se ptá sama sebe: „Co dnes musí z firmy odejít?“. Pokud zní odpověď „nabídka“, neznamená to, že ostatní práce jsou nedůležité. Znamená to jen, že ne všechny vyžadují pozornost před nabídkou. Úkol bez termínu také vyžaduje vědomé rozhodnutí: můžete jej nechat bez data, ale nepředstírejte, že má stejný termín jako závazek vůči klientovi.
Dvě hodnoty priority stačí, pokud termín říká zbytek
V Task Manageru nastavíte úkolu prioritu normální nebo vysokou a zvlášť uvedete termín. Díky tomu tým vidí dvě různé informace: prioritu práce a stav jejího termínu. Prioritu nastavíte při vytváření úkolu nebo ji změníte při úpravě.
Ve středu ráno otevírá Marta Pracovní prostor Marketing. Před kroužkem stavu úkolu s vysokou prioritou vidí oranžovou tečku. U úkolů s termínem kroužek ukazuje počet dní do data splnění nebo počet dní po něm se znaménkem mínus; po najetí kurzorem je vidět přesné datum. Úkol bez termínu takový kroužek nemá.
Barva vyplývá ze stavu termínu, ne z hodnocení Marty: červená znamená termín, který uplynul, modrá - termín připadající na dnešek, zelená - termín v následujících dnech. Šedá znamená úkol bez termínu nebo uzavřený. Tato pravidla platí na seznamu, Tabuli, v Kalendáři a v informačním pruhu otevřeného úkolu.
Pokud nastavíte datum bez času, úkol zůstane „na dnes“ do konce dne a červeným se stane až následující den. Úkoly dokončené a zrušené nejsou označovány jako opožděné.
Nad seznamem jsou dlaždice Terminované, Na dnes, Po termínu a Chat. Zobrazují počítadla a po kliknutí zužují seznam; dalším kliknutím se zúžení zruší. Filtr priority funguje samostatně. Můžete tedy nejprve zkontrolovat záležitosti po termínu a následně použít filtr k zobrazení úkolů s vysokou prioritou. Seznam lze také seřadit podle termínu. Více o takovém přehledu najdete v textu o hlídání termínů úkolů v týmu.
Task Manager nemá pětistupňovou škálu priorit ani vlastní štítky úrovní. Pokud váš tým takové označení potřebuje, dvě hodnoty mohou být příliš málo podrobné. V agentuře Marty funguje rozdělení jinak: vysoká priorita vyzdvihuje vybrané záležitosti a termín umožňuje odlišit úkol na dnešek od úkolu na příští týden.
Kdo změnil pořadí? Podívejte se do vlákna úkolu
Když někdo změní prioritu, ve vlákně úkolu vznikne systémová zpráva s časem. Je v ní vidět, kdo a kdy úkolu zvýšil prioritu. Změna termínu se také zapisuje do vlákna; záznam ukazuje jeho předchozí hodnotu, takže můžete zjistit, kdo a kdy datum posunul. Systémové záznamy zapisují i změny stavu, názvu a osob u úkolu.
Ve čtvrtek Marek posune termín „Nabídky pro klienta Nord“ o dva dny. Marta nemusí hádat, zda vidí původní datum: ve vlákně má stopu změny. Samotný záznam ale nevysvětluje, proč ji Marek provedl. Pokud je důvodem nový požadavek klienta, měl by ho Marek dopsat do konverzace u úkolu. Rozhodnutí a jeho zdůvodnění pak leží vedle sebe.
Zvýšení priority zanechává podobnou stopu. Nepřidává ale poznámku „(upraveno)“ u úkolu - ta se objeví až po změně předmětu nebo popisu. Když se kolegové ptají, odkud se vzalo nové pořadí, podívejte se do vlákna místo spoléhání na paměť z poslední porady.
Ne každý, kdo úkol sleduje, ho musí mít na svém seznamu věcí k vyřízení. Sledující vidí úkol a vlákno a může psát zprávy, ale úkol needituje ani mu nemění stav. Sledované úkoly se mu neobjevují v dlaždicích a filtrech Na dnes, Po termínu a V termínu; oznámení dostává pouze o zmínkách. Hodí se to manažerovi, který chce znát rozhodnutí, aniž by každou sledovanou záležitost bral jako svůj vlastní termín. Širší pohled na práci s úkoly popisuje průvodce řízením úkolů ve firmě.
Na seznam se zeptat můžete, ale prioritu AI nepřenechávejte
AI asistent může odpovědět na otázku o vašich úkolech a termínech, místo abyste museli ručně procházet celý seznam. Neurčuje však prioritu za vás - to vy rozhodujete, která práce má mít přednost.
V pátek Marta napíše: „Ukaž mi moje úkoly po termínu“. Pak do okna AI asistenta napíše „priorita vysoká, stav probíhá“, aby seznam odfiltrovala. Asistent pracuje v mezích oprávnění tazatele; nové vlákno standardně vychází z jeho úkolů. Když potřebujete širší kontext, můžete tlačítkem Zdroje nad konverzací označit další zdroje.
Jedním ze zdrojů je Kalendář s termíny úkolů a událostmi. Výchozí rozsah zahrnuje 90 dní dopředu a 30 dní zpětně, i když při velmi nabitém kalendáři může AI asistent starší záznamy vynechat a upozorní na to. Marta tak může porovnat termín nabídky se schůzkou s klientem a sama pak rozhodnout, zda jí zvýšit prioritu.
Konverzace v okně AI asistenta jsou soukromé, i vůči administrátorovi. Výsledek si můžete nechat zobrazit v tabulce, například před pondělním přehledem. Ověřte si ho před rozhodnutím: AI může dělat chyby a odpověď nenahrazuje dohody s klientem. Podívejte se také na jak AI asistent pracuje s úkoly.
Ráno kontrolujte termíny, v týdnu odstraňujte neaktuální prioritu
Priority nebudou přehledné, pokud pouze přidáváte označení „vysoká“ a nikdy ho neodeberete. Stanovte dva kontrolní okamžiky: ráno projděte úkoly na dnes a po termínu a jednou týdně zkontrolujte, které úkoly si vysokou prioritu stále zaslouží.
Marta zapne v Nastavení, v sekci Profil, Denní souhrn úkolů na 8:00. Dostává jedno oznámení denně s počtem a názvy vlastních nedokončených, nearchivovaných úkolů na dnes a po termínu. Souhrn nezahrnuje úkoly, které jen sleduje. Oznámení v aplikaci funguje i bez odesílání e-mailu. E-mailová zpráva při zavřené aplikaci vyžaduje nastavení CRONu na serveru, tedy pravidelné spouštění technické úlohy.
U záležitosti, která je důležitá, ale zatím ne naléhavá, může Marta požádat o připomenutí „den před termínem“. Pokud se termín úkolu posune, připomenutí se posune s ním. Vznikne až po potvrzení v okně potvrzení. Bez termínu úkolu nelze připomenutí k jeho datu připnout - zůstává jako obyčejné připomenutí na konkrétní hodinu.
Velký úkol nemusí být „vysoký“ jen proto, že má mnoho kroků. Do popisu můžete přidat Seznam úkolů: účastníci odškrtávají body na kartě úkolu, vidí společný ukazatel postupu a podpis u splněné položky. To ukazuje, co už je hotové, ale prioritu úkolu to nemění. Způsob práce s takovým seznamem popisuje Seznam úkolů v úkolu a chatu.
V pondělí Marta seřadí úkoly podle termínu, zkontroluje záležitosti označené jako vysoké a sníží prioritu té, která už přednost nepotřebuje. Ve vlákně také zkontroluje, kdo posunul termín nabídky pro Nord a zda Marek dopsal důvod. Nyní její tým vidí odděleně termín nabídky a prioritu ostatních prací.
Licence Task Manageru je trvalá: platíte jednorázově za počet stanovišť, bez předplatného na uživatele; zahrnuje 12 měsíců aktualizací, po jejichž uplynutí je prodloužení volitelné. Varianta Standard v plánu Starter pro až 8 osob stojí 690 Kč.
Zítra ráno spočítejte úkoly s vysokou prioritou a odeberte ji u těch, které tento týden přednost nepotřebují. Pokud chcete takový seznam vidět v programu, otevřete Demo.
Nejčastější dotazy
Kolik priorit má úkol v Task Manageru?
Úkol má dvě priority: normální a vysokou. Vysokou zvýrazňuje oranžová tečka na seznamu a stav termínu zobrazuje samostatná barva.
Zobrazuje Task Manager Eisenhowerovu matici?
Ne, Eisenhowerova matice je metoda uspořádání záležitostí, nikoli funkce Task Manageru. Výsledek svého hodnocení můžete uložit jako normální nebo vysokou prioritu a termín úkolu.
Jak rychle zobrazit naléhavé úkoly na seznamu?
Dlaždice Na dnes a Po termínu zužují seznam podle stavu termínu, a úkoly s vysokou prioritou vyberete samostatným filtrem. Dlaždice nejsou filtrem priority.
Je vidět, kdo zvýšil prioritu nebo posunul termín?
Ano, změny priority a termínu zůstávají ve vlákně jako systémové zprávy s časem. U změny termínu je vidět i předchozí hodnota.
Určí AI asistent priority úkolů sám?
Ne, AI asistent nerozhoduje o prioritě úkolu za vás. Může odpovědět na dotazy o dostupných úkolech a termínech a přefiltrovat seznam ve svém okně.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
