Terça-feira, 9h10. Marta gere uma agência de seis pessoas e vê na lista 14 tarefas marcadas como urgentes, embora a equipa só consiga terminar parte delas até ao final da semana. Para definir as prioridades das tarefas, precisa de separar o prazo da importância do assunto e depois mostrar essa decisão a todos os que ela afeta.
Porque é que, de repente, todas as tarefas se tornam urgentes?
Todas as tarefas tornam-se urgentes quando a equipa usa a prioridade alta em vez de uma regra de escolha partilhada. Se ninguém distingue a importância de uma tarefa da data em que deve ser feita, cada novo pedido pode receber a mesma categoria.
Marta ouve, na terça-feira, três frases: «O cliente está à espera», «Isso devia ter sido ontem» e «Sem isto não avançamos». Cada uma descreve um problema diferente. A primeira pode dizer respeito a uma relação importante, a segunda a um prazo ultrapassado, a terceira a uma dependência entre trabalhos. A simples palavra «urgente» não permite decidir o que fazer primeiro.
Alguém da equipa atribui prioridade alta a uma tarefa sem data, por medo de a esquecer. Como resultado, na mesma lista acabam lado a lado uma proposta necessária para quinta-feira e uma ideia para mudar o site que ninguém ainda combinou com o cliente. Ambas têm a mesma categoria, embora só uma tenha um compromisso para esta semana.
A ferramenta mostra a lista partilhada, mas não toma a decisão por si. Defina primeiro quem resolve os conflitos sobre a categoria e quando a equipa deve voltar a essa decisão. Se o problema começa já na atribuição de responsabilidades, veja também como distribuir tarefas na equipa.
As prioridades das tarefas definem-se separando a importância do prazo
As prioridades das tarefas definem-se respondendo a duas perguntas: quando o assunto tem de estar pronto e o que acontece se não for feito. A primeira resposta dá o prazo, a segunda ajuda a atribuir a categoria. Não substitua uma pela outra.
No papel, pode usar a matriz de Eisenhower - uma divisão dos assuntos em quatro campos segundo a urgência e a importância. Uma tarefa pode ser urgente e importante, importante sem prazo próximo, urgente mas pouco importante para o objetivo da empresa, ou nem urgente nem importante. É uma forma de falar sobre o trabalho, não uma vista nem uma avaliação automática no Task Manager.
Na quarta-feira, Marta trata de cinco assuntos da agência. Três deles mostram porque é que o prazo sozinho não basta. A proposta para o cliente Nord tem de sair na quinta-feira e, sem ela, o cliente não toma a decisão - recebe um prazo próximo e uma categoria alta. A revisão dos materiais para a próxima campanha é importante, mas está planeada para a semana seguinte. O telefonema sobre um pequeno ajuste tem de acontecer hoje, embora em si não exija reorganizar todo o plano. Cada assunto entra na lista, mas nem todos precisam de prioridade alta.
Marta adota a sua própria regra: destaca no máximo cinco tarefas de cada vez, pois foi esse o número que a sua equipa decidiu tratar como prioritário esta semana. É um limite adotado pelas pessoas, não uma limitação do programa. Quando surge uma sexta, tem de indicar qual das anteriores lhe cede o lugar.
De manhã, pergunta a si própria: «O que é que tem de sair da empresa hoje?». Se a resposta for «a proposta», isso não significa que os outros trabalhos sejam sem importância. Significa apenas que nem todos precisam de atenção antes da proposta. Uma tarefa sem prazo também exige uma decisão consciente: pode deixá-la sem data, mas não finja que tem o mesmo prazo que um compromisso com o cliente.
Dois valores de prioridade chegam, se o prazo disser o resto
No Task Manager define para a tarefa a prioridade normal ou alta, e indica o prazo separadamente. Assim, a equipa vê duas informações distintas: a categoria do trabalho e o estado do seu prazo. A prioridade define-se ao criar a tarefa ou altera-se durante a edição.
Na quarta-feira de manhã, Marta abre o Workspace Marketing. Diante do anel de estado de uma tarefa com prioridade alta, vê um ponto laranja. Nas tarefas com prazo, o círculo mostra o número de dias até à data de conclusão ou o número de dias depois dela, com sinal de menos; ao passar o cursor, vê-se a data exata. Uma tarefa sem prazo não tem esse círculo.
A cor resulta do estado do prazo, não da avaliação de Marta: vermelho significa um prazo que já passou, azul - um prazo que é hoje, verde - um prazo nos dias seguintes. Cinzento significa uma tarefa sem prazo ou encerrada. Estas regras aplicam-se na lista, no Quadro, no Calendário e na barra de informação da tarefa aberta.
Se definir uma data sem hora, a tarefa permanece «para hoje» até ao final do dia, e só fica vermelha no dia seguinte. As tarefas concluídas e canceladas não são marcadas como atrasadas.
Por cima da lista estão os blocos Dentro do prazo, Hoje, Em atraso e Chat. Mostram contadores e, ao clicar, restringem a lista; um novo clique remove a restrição. O filtro de prioridade funciona separadamente. Pode assim verificar primeiro os assuntos em atraso e depois usar o filtro para ver as tarefas com prioridade alta. A lista também pode ser ordenada por prazo. Encontra mais sobre este tipo de visão no texto sobre como controlar os prazos das tarefas na equipa.
O Task Manager não tem uma escala de prioridades de cinco níveis nem etiquetas de classificação personalizadas. Se a sua equipa precisar de marcações assim, dois valores podem ser pouco detalhados. Na agência da Marta, a divisão funciona de outra forma: a prioridade alta destaca os assuntos selecionados, enquanto o prazo permite distinguir a tarefa para hoje da tarefa para a próxima semana.
Quem mudou a ordem? Veja a conversa da tarefa
Quando alguém altera a prioridade, surge na conversa da tarefa uma mensagem do sistema com a hora. Nela vê-se quem e quando aumentou a classificação da tarefa. A alteração do prazo também fica registada na conversa; o registo mostra o valor anterior, permitindo reconstituir quem e quando adiou a data. Os registos do sistema também guardam alterações de estado, nome e pessoas associadas à tarefa.
Na quinta-feira, o Marek adia o prazo de "Proposta para o cliente Nord" em dois dias. A Marta não precisa de adivinhar se está a ver a data original: a conversa tem o registo da alteração. O próprio registo não explica, no entanto, porquê o Marek a introduziu. Se o motivo for um novo pedido do cliente, o Marek deve acrescentá-lo na conversa da tarefa. Assim, a decisão e a sua justificação ficam lado a lado.
O aumento de prioridade deixa um registo semelhante. Não acrescenta, no entanto, a nota "(editado)" junto à tarefa - essa aparece apenas após uma alteração do título ou da descrição. Quando os colegas perguntam de onde veio a nova ordem, consulte a conversa em vez de confiar na memória da última reunião.
Nem todas as pessoas que seguem uma tarefa precisam de a ter na sua lista de afazeres. Um observador vê a tarefa e a conversa e pode escrever mensagens, mas não edita a tarefa nem altera o seu estado. As tarefas seguidas não aparecem nos seus cartões nem nos filtros Hoje, Em atraso e Dentro do prazo; recebe notificações apenas de menções. Isto é útil para um responsável que quer conhecer as decisões sem tratar cada assunto seguido como se fosse o seu próprio prazo. Uma visão mais ampla da gestão de tarefas está descrita no guia de gestão de tarefas na empresa.
Pode perguntar pela lista, mas não entregue a classificação à IA
O Assistente de IA pode responder a perguntas sobre as suas tarefas e prazos em vez de o obrigar a percorrer manualmente toda a lista. No entanto, não define a prioridade por si - é você que decide qual trabalho tem precedência.
Na sexta-feira, a Marta escreve: "Mostra as minhas tarefas em atraso". Depois, na janela do Assistente de IA, escreve "prioridade alta, estado em curso" para filtrar a lista. O Assistente atua dentro das permissões da pessoa que pergunta; uma nova conversa usa, por predefinição, as tarefas dessa pessoa. Quando precisa de um contexto mais amplo, pode indicar fontes adicionais através do botão Fontes acima da conversa.
Uma das fontes é o Calendário com prazos de tarefas e eventos. O intervalo predefinido abrange 90 dias para a frente e 30 dias para trás, embora, com um calendário muito preenchido, o Assistente de IA possa omitir entradas mais antigas e informará sobre isso. Assim, a Marta pode comparar o prazo da proposta com uma reunião com o cliente e depois decidir, por si, se aumenta a sua classificação.
As conversas na janela do Assistente de IA são privadas, mesmo perante o administrador. Pode pedir que o resultado seja apresentado numa tabela, por exemplo antes da reunião de segunda-feira. Verifique-o antes de tomar uma decisão: a IA pode cometer erros e a resposta não substitui os acordos feitos com o cliente. Veja também como o Assistente de IA trabalha com as tarefas.
De manhã verifique os prazos, durante a semana retire a classificação desatualizada
As prioridades não se tornam claras se apenas acrescentar a marcação "alta" e nunca a retirar. Defina dois momentos de verificação: de manhã, reveja as tarefas de hoje e em atraso, e uma vez por semana verifique quais as tarefas que ainda merecem prioridade alta.
A Marta ativa em Definições, na secção Perfil, o Resumo diário de tarefas às 8:00. Recebe uma notificação por dia com o número e os títulos das suas próprias tarefas não concluídas e não arquivadas, para hoje e em atraso. O resumo não inclui tarefas que apenas segue. A notificação na aplicação funciona mesmo sem o envio de e-mail. A mensagem de e-mail com a aplicação fechada exige a configuração de um CRON no servidor, ou seja, a execução periódica de uma tarefa técnica.
Para um assunto importante mas ainda não urgente, a Marta pode pedir um lembrete "um dia antes do prazo". Se o prazo da tarefa for adiado, o lembrete acompanha essa alteração. É criado apenas depois de confirmado na janela de confirmação. Sem um prazo definido na tarefa não é possível associar um lembrete à sua data - fica apenas um lembrete comum para uma hora específica.
Uma tarefa grande não precisa de ser "alta" só porque tem várias etapas. Na descrição pode adicionar uma Lista de tarefas: os participantes assinalam os pontos no cartão da tarefa, veem uma barra de progresso comum e a assinatura junto ao item concluído. Isto mostra o que já foi feito, mas não altera a prioridade da tarefa. A forma de trabalhar com essa lista está descrita em Lista de tarefas na tarefa e no chat.
Na segunda-feira, a Marta ordena as tarefas por prazo, verifica os assuntos marcados como alta prioridade e reduz a classificação daquele que já não precisa de precedência. Na conversa verifica também quem adiou o prazo da proposta para a Nord e se o Marek acrescentou o motivo. Agora a sua equipa vê separadamente o prazo da proposta e a classificação dos restantes trabalhos.
A licença do Task Manager não tem prazo: paga uma única vez pelo número de postos, sem subscrição por utilizador; inclui 12 meses de atualizações, após os quais a renovação é opcional. A variante Standard no plano Starter até 8 pessoas custa 690 zł.
Amanhã de manhã conte as tarefas com prioridade alta e retire-a das que não precisam de precedência esta semana. Se quiser ver essa lista em funcionamento, abra a Demo.
Perguntas mais frequentes
Quantas prioridades tem uma tarefa no Task Manager?
Uma tarefa tem duas prioridades: normal e alta. A alta é assinalada por um ponto laranja na lista, e o estado do prazo é mostrado por uma cor separada.
O Task Manager mostra a matriz de Eisenhower?
Não, a matriz de Eisenhower é um método de organizar assuntos, não uma funcionalidade do Task Manager. Pode registar o resultado da sua avaliação como prioridade normal ou alta, além do prazo da tarefa.
Como ver rapidamente as tarefas urgentes na lista?
Os blocos Hoje e Em atraso restringem a lista consoante o estado do prazo, e as tarefas com prioridade alta escolhem-se com um filtro separado. Os blocos não são um filtro de categoria.
É possível ver quem aumentou a prioridade ou alterou o prazo?
Sim, as alterações de prioridade e de prazo ficam registadas no tópico como mensagens do sistema com a hora. Ao alterar o prazo, também se vê o valor anterior.
O Assistente de IA define sozinho as prioridades das tarefas?
Não, o Assistente de IA não decide a categoria da tarefa por si. Pode responder a perguntas sobre as tarefas e prazos a que tem acesso, e filtrar a lista na sua própria janela.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
