Utorok, 9:10. Marta vedie šesťčlennú agentúru a vidí v zozname 14 úloh označených ako naliehavé, hoci do konca týždňa tím dokáže dokončiť len časť z nich. Aby určila priority úloh, musí oddeliť termín od váhy veci a potom túto rozhodnutie ukázať všetkým, ktorých sa týka.
Prečo sa zrazu všetky úlohy stávajú naliehavými?
Všetky úlohy sa stávajú naliehavými, keď tím používa vysokú prioritu namiesto spoločného pravidla výberu. Ak nikto neodlišuje váhu úlohy od dátumu jej vykonania, každá nová požiadavka môže dostať rovnakú prioritu.
Marta počuje v utorok tri vety: „Klient čaká”, „Toto malo byť včera” a „Bez toho sa neposunieme ďalej”. Každá opisuje iný problém. Prvá sa možno týka dôležitého vzťahu, druhá prekročeného termínu, tretia závislosti medzi prácami. Samotné slovo „naliehavé” neumožňuje rozhodnúť, čo urobiť ako prvé.
Niekto z tímu dá úlohe bez dátumu vysokú prioritu, lebo sa bojí, že na ňu zabudne. Výsledkom je, že na jednom zozname sa ocitnú vedľa seba ponuka potrebná vo štvrtok a nápad na zmenu stránky, ktorý ešte nikto nedohodol s klientom. Obe majú rovnakú prioritu, hoci len jedna má záväzok na tento týždeň.
Nástroj ukáže spoločný zoznam, ale rozhodnutie za vás neurobí. Najprv určte, kto rozhoduje spory o prioritu a kedy sa má tím k tomuto rozhodnutiu vrátiť. Ak problém začína už pri priraďovaní zodpovednosti, pozrite si aj ako rozdeľovať úlohy v tíme.
Priority úloh určíte oddelením dôležitosti od termínu
Priority úloh určíte zodpovedaním dvoch otázok: kedy musí byť vec hotová a čo sa stane, ak nebude vykonaná. Prvá odpoveď dáva termín, druhá pomáha určiť prioritu. Jedno nenahrádzajte druhým.
Na papieri môžete použiť Eisenhowerovu maticu - rozdelenie vecí na štyri polia podľa naliehavosti a dôležitosti. Úloha môže byť naliehavá a dôležitá, dôležitá bez blízkeho termínu, naliehavá, ale málo dôležitá pre cieľ firmy, alebo ani naliehavá, ani dôležitá. Je to spôsob rozhovoru o práci, nie zobrazenie ani automatické hodnotenie v Task Manageri.
V stredu si Marta berie päť vecí z agentúry. Tri z nich ukazujú, prečo samotný termín nestačí. Ponuka pre klienta Nord má vyjsť vo štvrtok a bez nej klient neprijme rozhodnutie - dostáva blízky termín a vysokú prioritu. Prehľad materiálov k budúcej kampani je dôležitý, ale naplánovaný na nasledujúci týždeň. Telefonát v súvislosti s drobnou opravou má padnúť dnes, hoci sám osebe nevyžaduje presun celého plánu. Každá vec sa dostane do zoznamu, no nie každá potrebuje vysokú prioritu.
Marta prijíma vlastné pravidlo: naraz zvýrazňuje najviac päť úloh, lebo toľko sa jej tím rozhodol zaradiť ako prvé v tomto týždni. Je to limit prijatý ľuďmi, nie obmedzenie programu. Keď pribudne šiesta, musí určiť, ktorá z doterajších jej ustúpi.
Ráno sa pýta sama seba: „Čo dnes musí vyjsť z firmy?”. Ak odpoveď znie „ponuka”, neznamená to, že ostatné práce sú nedôležité. Znamená to len, že nie všetky si vyžadujú pozornosť pred ponukou. Úloha bez termínu si tiež vyžaduje vedomé rozhodnutie: môžete ju nechať bez dátumu, ale nepredstierajte, že má rovnaký termín ako záväzok voči klientovi.
Dve hodnoty priority stačia, ak zvyšok hovorí termín
V Task Manageri nastavíte úlohe normálnu alebo vysokú prioritu a osobitne zadáte termín. Vďaka tomu tím vidí dve rôzne informácie: prioritu práce a stav jej termínu. Prioritu nastavíte pri vytváraní úlohy alebo zmeníte počas úpravy.
V stredu ráno Marta otvára Pracovný priestor Marketing. Pred prstencom stavu úlohy s vysokou prioritou vidí oranžovú bodku. Pri úlohách s termínom kruh ukazuje počet dní do dátumu vykonania alebo počet dní po ňom so znamienkom mínus; po prejdení kurzorom je vidieť presný dátum. Úloha bez termínu takýto kruh nemá.
Farba vyplýva zo stavu termínu, nie z posúdenia Marty: červená znamená termín, ktorý uplynul, modrá - termín pripadajúci na dnes, zelená - termín v nasledujúcich dňoch. Sivá znamená úlohu bez termínu alebo uzavretú. Tieto pravidlá platia v zozname, na Nástenke, v Kalendári a v informačnom paneli otvorenej úlohy.
Ak nastavíte dátum bez času, úloha zostane „na dnes” do konca dňa a červenou sa stane až nasledujúci deň. Hotové a zrušené úlohy nie sú označované ako oneskorené.
Nad zoznamom sú dlaždice Termínované, Na dnes, Po termíne a Chat. Zobrazujú počítadlá, a po kliknutí zužujú zoznam; ďalšie kliknutie zúženie zruší. Filter priority funguje samostatne. Môžete teda najprv skontrolovať veci po termíne a potom použiť filter na zobrazenie úloh s vysokou prioritou. Zoznam je možné aj triediť podľa termínu. Viac o takomto prehľade nájdete v texte o sledovaní termínov úloh v tíme.
Task Manager nemá päťstupňovú škálu priorít ani vlastné štítky hodnosti. Ak váš tím potrebuje takéto označenia, dve hodnoty môžu byť príliš málo podrobné. V agentúre Marty funguje rozdelenie inak: vysoká priorita vyzdvihuje vybrané záležitosti a termín umožňuje odlíšiť úlohu na dnes od úlohy na budúci týždeň.
Kto zmenil poradie? Skontrolujte vlákno úlohy
Keď niekto zmení prioritu, vo vlákne úlohy vznikne systémová správa s časom. Vidno v nej, kto a kedy zvýšil hodnosť úlohy. Zmena termínu sa tiež zaznamená vo vlákne; záznam ukazuje jeho predchádzajúcu hodnotu, takže môžete zistiť, kto a kedy posunul dátum. Systémové záznamy zachytávajú aj zmeny stavu, názvu a osôb pri úlohe.
Vo štvrtok Marek posúva termín „Ponuky pre klienta Nord” o dva dni. Marta nemusí hádať, či vidí pôvodný dátum: vo vlákne má stopu zmeny. Samotný záznam však nevysvetľuje, prečo ju Marek zaviedol. Ak je dôvodom nová žiadosť klienta, Marek by ju mal doplniť do konverzácie pri úlohe. Vtedy rozhodnutie a jeho odôvodnenie ležia vedľa seba.
Zvýšenie priority zanecháva podobnú stopu. Nepridáva však dodatok „(upravené)” pri úlohe - ten sa objaví po zmene témy alebo popisu. Keď sa kolegovia pýtajú, odkiaľ sa vzalo nové poradie, pozrite sa do vlákna namiesto spoliehania sa na pamäť z poslednej porady.
Nie každá osoba, ktorá sleduje úlohu, ju musí mať na svojom zozname vecí na vykonanie. Sledovateľ vidí úlohu a vlákno a môže písať správy, ale úlohu neupravuje ani nemení jej stav. Sledované úlohy sa nezobrazujú na jeho dlaždiciach a vo filtroch Na dnes, Po termíne a V termíne; oznámenia dostáva iba pri zmienkach. Hodí sa to vedúcemu, ktorý chce poznať rozhodnutia bez toho, aby každú sledovanú záležitosť bral ako svoj vlastný termín. Širší pohľad na prácu s úlohami opisuje sprievodca riadením úloh vo firme.
Na zoznam sa môžete opýtať, ale hodnosť neprenechávajte AI
Asistent AI môže odpovedať na otázku o vašich úlohách a termínoch namiesto toho, aby vás nútil ručne prechádzať celý zoznam. Neurčuje však prioritu za vás - to vy rozhodujete, ktorá práca má prednosť.
V piatok Marta napíše: „Ukáž moje úlohy po termíne”. Potom do okna Asistenta AI napíše „priorita vysoká, stav rozpracované”, aby zoznam prefiltrovala. Asistent pracuje v rámci oprávnení osoby, ktorá sa pýta; nové vlákno štandardne vychádza z jej úloh. Keď potrebujete širší kontext, môžete označiť ďalšie zdroje tlačidlom Zdroje nad konverzáciou.
Jedným zo zdrojov je Kalendár s termínmi úloh a udalosťami. Predvolený rozsah zahŕňa 90 dní dopredu a 30 dní dozadu, hoci pri veľmi nabitom kalendári môže Asistent AI vynechať staršie záznamy a upozorní na to. Marta tak môže porovnať termín ponuky so stretnutím s klientom a potom sama rozhodnúť, či zvýšiť jej hodnosť.
Konverzácie v okne Asistenta AI sú súkromné, aj voči administrátorovi. Výsledok môžete požiadať zobraziť v tabuľke, napríklad pred pondelkovým prehľadom. Skontrolujte ho pred prijatím rozhodnutia: AI môže robiť chyby a odpoveď nenahrádza dohody s klientom. Pozrite si tiež ako Asistent AI pracuje s úlohami.
Ráno kontrolujte termíny, v týždni odoberajte neaktuálnu prioritu
Priority nebudú prehľadné, ak budete pridávať iba označenie „vysoká” a nikdy ho neodoberiete. Stanovte si dva kontrolné momenty: ráno si prezrite úlohy na dnes a po termíne, a raz týždenne skontrolujte, ktoré úlohy si stále zaslúžia vysokú prioritu.
Marta si v Nastaveniach, v sekcii Profil, zapne Denný súhrn úloh na 8:00. Dostane jedno oznámenie denne s počtom a názvami vlastných nedokončených, nearchivovaných úloh na dnes a po termíne. Súhrn nezahŕňa úlohy, ktoré iba sleduje. Oznámenie v aplikácii funguje aj bez odoslania e-mailu. E-mail pri zatvorenej aplikácii vyžaduje nastavenie CRON-u na serveri, teda pravidelné spúšťanie technickej úlohy.
Pre záležitosť dôležitú, no zatiaľ nie naliehavú, môže Marta požiadať o pripomienku „deň pred termínom”. Ak sa termín úlohy posunie, pripomienka sa posunie spolu s ním. Vznikne až po potvrdení v okne potvrdenia. Bez termínu úlohy nie je možné pripnúť pripomienku k jej dátumu - zostáva obyčajná pripomienka na konkrétnu hodinu.
Veľká úloha nemusí byť „vysoká” len preto, že má veľa krokov. Do popisu môžete pridať Kontrolný zoznam: účastníci odškrtávajú body v karte úlohy, vidia spoločný pruh postupu a podpis pri splnenej položke. To ukazuje, čo už bolo urobené, ale nemení prioritu úlohy. Spôsob práce s takýmto zoznamom opisuje Kontrolný zoznam v úlohe a chate.
V pondelok Marta zoradí úlohy podľa termínu, skontroluje záležitosti označené ako vysoké a zníži prioritu tej, ktorá už nevyžaduje prednosť. Vo vlákne tiež zistí, kto posunul termín ponuky pre Nord a či Marek doplnil dôvod. Teraz jej tím vidí oddelene termín ponuky a prioritu ostatných prác.
Licencia Task Managera je trvalá: platíte jednorazovo za počet miest, bez predplatného na používateľa; zahŕňa 12 mesiacov aktualizácií, po ktorých je obnovenie voliteľné. Variant Standard v pláne Starter pre do 8 osôb stojí 690 zł.
Zajtra ráno spočítajte úlohy s vysokou prioritou a odoberte ju tým, ktoré v tomto týždni nepotrebujú prednosť. Ak chcete vidieť takýto zoznam priamo v programe, otvorte Demo.
Najčastejšie otázky
Koľko priorít má úloha v Task Manageri?
Úloha má dve priority: normálnu a vysokú. Vysokú zvýrazňuje oranžová bodka na zozname a stav termínu zobrazuje osobitná farba.
Zobrazuje Task Manager Eisenhowerovu maticu?
Nie, Eisenhowerova matica je metóda usporiadania vecí, nie funkcia Task Managera. Výsledok svojho posúdenia môžete uložiť ako normálnu alebo vysokú prioritu a termín úlohy.
Ako rýchlo vidieť naliehavé úlohy v zozname?
Dlaždice Na dnes a Po termíne zužujú zoznam podľa stavu termínu, a úlohy s vysokou prioritou vyberiete osobitným filtrom. Dlaždice nie sú filtrom priority.
Je vidieť, kto zvýšil prioritu alebo posunul termín?
Áno, zmeny priority a termínu zostávajú vo vlákne ako systémové správy s časom. Pri zmene termínu je vidieť aj predchádzajúcu hodnotu.
Určí Asistent AI priority úloh sám?
Nie, Asistent AI nerozhoduje o priorite úlohy za vás. Môže odpovedať na otázky o dostupných úlohách a termínoch a filtrovať zoznam vo svojom okne.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
