Tisdag, 9:10. Marta driver en byrå med sex personer och ser 14 uppgifter markerade som brådskande i listan, trots att teamet bara hinner avsluta en del av dem före veckans slut. För att kunna fastställa prioriteringen av uppgifter måste hon skilja förfallodatumet från ärendets vikt och sedan visa beslutet för alla som berörs.
Varför blir plötsligt alla uppgifter brådskande?
Alla uppgifter blir brådskande när teamet använder hög prioritet istället för en gemensam urvalsregel. Om ingen skiljer på uppgiftens vikt och dess utförandedatum kan varje ny förfrågan få samma rang.
Marta hör tre meningar en tisdag: ”Kunden väntar”, ”Det skulle ha gjorts igår” och ”Utan det här kommer vi inte vidare”. Var och en beskriver ett annat problem. Den första kan handla om en viktig relation, den andra om ett överskridet förfallodatum, den tredje om ett beroende mellan arbetsuppgifter. Ordet ”brådskande” ensamt räcker inte för att avgöra vad som ska göras först.
Någon i teamet sätter hög prioritet på en uppgift utan datum, av rädsla för att den ska glömmas bort. Resultatet blir att ett erbjudande som behövs på torsdag och en idé om en webbplatsändring som ingen ännu kommit överens om med kunden hamnar bredvid varandra på samma lista. Båda har samma rang, trots att bara den ena har ett åtagande den här veckan.
Verktyget visar en gemensam lista, men fattar inga beslut åt dig. Fastställ först vem som avgör konflikter om rang och när teamet ska återkomma till beslutet. Om problemet redan börjar vid ansvarsfördelningen, se även hur man fördelar uppgifter i teamet.
Du fastställer prioriteringen av uppgifter genom att skilja vikt från förfallodatum
Du fastställer prioriteringen av uppgifter genom att besvara två frågor: när ärendet måste vara klart och vad som händer om det inte blir utfört. Det första svaret ger förfallodatumet, det andra hjälper till att sätta rangen. Ersätt inte det ena med det andra.
På papper kan du använda Eisenhower-matrisen - en indelning av ärenden i fyra fält utifrån brådska och vikt. En uppgift kan vara brådskande och viktig, viktig utan nära förfallodatum, brådskande men av liten vikt för företagets mål, eller varken brådskande eller viktig. Det är ett sätt att prata om arbetet, inte en vy eller en automatisk bedömning i Task Manager.
På onsdagen tar Marta fem ärenden från byrån. Tre av dem visar varför förfallodatumet ensamt inte räcker. Erbjudandet till kunden Nord ska levereras på torsdag och utan det tar kunden inget beslut - det får ett nära förfallodatum och hög rang. Genomgången av material till nästa kampanj är viktig, men planerad till nästa vecka. Samtalet om en mindre justering ska ske idag, även om det i sig inte kräver att hela planen ändras. Varje ärende hamnar på listan, men inte alla behöver hög prioritet.
Marta inför sin egen regel: hon markerar som mest fem uppgifter samtidigt, eftersom teamet bestämt att bara så många ska behandlas som prioriterade den här veckan. Det är en gräns som människorna satt, inte en begränsning i programmet. När en sjätte tillkommer måste hon peka ut vilken av de befintliga som får ge plats.
På morgonen frågar hon sig själv: ”Vad måste lämna företaget idag?”. Om svaret är ”erbjudandet” betyder det inte att resten av arbetet är oviktigt. Det betyder bara att inte allt kräver uppmärksamhet före erbjudandet. En uppgift utan förfallodatum kräver också ett medvetet beslut: du kan låta den sakna datum, men låtsas inte att den har samma förfallodatum som ett åtagande gentemot en kund.
Två prioritetsvärden räcker, om förfallodatumet säger resten
I Task Manager sätter du normal eller hög prioritet på en uppgift och anger separat ett förfallodatum. Tack vare det ser teamet två olika saker: arbetets rang och förfallodatumets status. Prioriteten ställer du in när du skapar uppgiften eller ändrar vid redigering.
På onsdagsmorgonen öppnar Marta Arbetsytan Marketing. Framför statusringen på uppgifter med hög prioritet ser hon en orange prick. Vid uppgifter med förfallodatum visar cirkeln antal dagar kvar till datumet, eller antal dagar efter det med minustecken; vid hovring med muspekaren syns det exakta datumet. En uppgift utan förfallodatum har ingen sådan cirkel.
Färgen beror på förfallodatumets status, inte på Martas bedömning: röd betyder att förfallodatumet har passerat, blå - förfallodatum idag, grön - förfallodatum kommande dagar. Grå betyder att uppgiften saknar förfallodatum eller är avslutad. Dessa regler gäller i listan, på Tavlan, i Kalendern och i informationsfältet för en öppnad uppgift.
Om du anger ett datum utan klockslag förblir uppgiften ”idag” till dagens slut, och blir röd först nästa dag. Uppgifter som är klara eller avbrutna markeras inte som försenade.
Ovanför listan finns rutorna I tid, Idag, Försenad och Chatt. De visar räknare, och vid klick begränsar de listan; ett nytt klick tar bort begränsningen. Prioritetsfiltret fungerar separat. Du kan alltså först kontrollera försenade ärenden och sedan använda filtret för att se uppgifter med hög prioritet. Listan går även att sortera efter förfallodatum. Mer om en sådan översikt finns i texten om att hålla koll på uppgifters förfallodatum i teamet.
Task Manager har ingen femstegsskala för prioriteringar eller egna rangetiketter. Om ditt team behöver sådana markeringar kan två nivåer vara för generellt. På Martas byrå fungerar uppdelningen annorlunda: hög prioritet lyfter fram utvalda ärenden, och förfallodatumet gör det möjligt att skilja dagens uppgift från nästa veckas.
Vem ändrade ordningen? Kolla uppgiftens tråd
När någon ändrar prioritet skapas ett systemmeddelande med klockslag i uppgiftens tråd. Där framgår vem som höjde uppgiftens rang och när. En ändring av förfallodatum sparas också i tråden; inlägget visar det tidigare värdet, så du kan återskapa vem som flyttade datumet och när. Systeminlägg registrerar även ändringar av status, namn och personer kopplade till uppgiften.
På torsdagen flyttar Marek förfallodatumet för ”Offert till kunden Nord” två dagar framåt. Marta behöver inte gissa om hon ser det ursprungliga datumet - i tråden finns ett spår av ändringen. Själva inlägget förklarar dock inte varför Marek gjorde ändringen. Om orsaken är en ny begäran från kunden bör Marek skriva det i konversationen vid uppgiften. Då hamnar beslutet och motiveringen bredvid varandra.
En höjning av prioriteten lämnar ett liknande spår. Den lägger däremot inte till märkningen ”(redigerad)” vid uppgiften - den visas bara efter en ändring av ämne eller beskrivning. När kollegor undrar varifrån den nya ordningen kommer, kolla i tråden istället för att lita på minnet från senaste mötet.
Inte alla som följer en uppgift behöver ha den på sin lista över saker att göra. En följare ser uppgiften och tråden och kan skriva meddelanden, men redigerar inte uppgiften och ändrar inte dess status. Följda uppgifter hamnar inte i personens kort eller filter Idag, Försenade och I tid; aviseringar får personen bara vid omnämnanden. Det är användbart för en chef som vill känna till besluten utan att behandla varje följd uppgift som sin egen deadline. En bredare bild av arbete med uppgifter beskrivs i guiden om uppgiftshantering i företaget.
Du kan fråga om listan, men överlåt inte rangordningen till AI
AI-assistenten kan svara på en fråga om dina uppgifter och förfallodatum istället för att tvinga dig att gå igenom hela listan manuellt. Den bestämmer dock inte prioriteten åt dig - det är du som avgör vilket arbete som ska gå först.
På fredagen skriver Marta: ”Visa mina försenade uppgifter”. Sedan skriver hon i AI-assistentens fönster ”hög prioritet, status pågående” för att filtrera listan. Assistenten agerar inom ramen för den frågande personens behörigheter; en ny tråd använder som standard personens egna uppgifter. När du behöver bredare kontext kan du ange ytterligare källor med knappen Källor ovanför konversationen.
En av källorna är Kalendern med uppgifternas förfallodatum och händelser. Standardintervallet omfattar 90 dagar framåt och 30 dagar bakåt, men vid en mycket tät kalender kan AI-assistenten hoppa över äldre poster och informerar om det. Marta kan då jämföra erbjudandets förfallodatum med ett kundmöte, och sedan själv bestämma om den ska få högre prioritet.
Konversationer i AI-assistentens fönster är privata, även gentemot administratören. Du kan be om att få resultatet presenterat i en tabell, till exempel inför måndagens genomgång. Kontrollera det innan du fattar ett beslut: AI kan göra fel, och svaret ersätter inte överenskommelser med kunden. Se även hur AI-assistenten arbetar med uppgifter.
Kolla förfallodatum på morgonen, ta bort inaktuell prioritet under veckan
Prioriteringar blir inte tydliga om du bara lägger till märkningen ”hög” men aldrig tar bort den. Bestäm två kontrollmoment: på morgonen går du igenom dagens och försenade uppgifter, och en gång i veckan kontrollerar du vilka uppgifter som fortfarande förtjänar hög prioritet.
Marta aktiverar Daglig uppgiftssammanfattning till 8:00 i Inställningar, under Profil. Hon får en avisering per dag med antal och titlar på sina egna oavslutade, ej arkiverade uppgifter för idag samt försenade. Sammanfattningen omfattar inte uppgifter som hon bara följer. Aviseringen i appen fungerar även utan e-postutskick. E-postmeddelandet när appen är stängd kräver att en CRON är konfigurerad på servern, det vill säga en återkommande körning av en teknisk uppgift.
För ett ärende som är viktigt men ännu inte brådskande kan Marta be om en påminnelse ”dagen före förfallodatum”. Om uppgiftens förfallodatum flyttas, flyttas påminnelsen med. Den skapas först efter bekräftelse i bekräftelsefönstret. Utan ett förfallodatum går det inte att knyta en påminnelse till dess datum - det blir då en vanlig påminnelse för en specifik tidpunkt.
En stor uppgift behöver inte vara ”hög” bara för att den har många delmoment. I beskrivningen kan du lägga till en Att göra-lista: deltagarna bockar av punkter i uppgiftskortet, ser ett gemensamt förloppsfält samt signatur vid en avklarad punkt. Det visar vad som redan är gjort, men ändrar inte uppgiftens prioritet. Hur man arbetar med en sådan lista beskrivs i Att göra-lista i uppgift och chatt.
På måndagen sorterar Marta uppgifterna efter förfallodatum, kontrollerar ärendena märkta som höga och sänker prioriteten på det som inte längre behöver gå före. I tråden kollar hon också vem som flyttade förfallodatumet för erbjudandet till Nord och om Marek skrev orsaken. Nu ser hennes team erbjudandets förfallodatum och övriga arbetens prioritet separat.
Task Managers licens är permanent: du betalar en engångssumma för antal platser, utan abonnemang per användare; den omfattar 12 månaders uppdateringar, varefter förnyelse är valfri. Varianten Standard i planen Starter för upp till 8 personer kostar 690 zł.
I morgon bitti, räkna uppgifterna med hög prioritet och ta bort den från dem som inte behöver gå först den här veckan. Om du vill se en sådan lista i programmet, öppna Demo.
Vanliga frågor
Hur många prioritetsnivåer har en uppgift i Task Manager?
En uppgift har två prioritetsnivåer: normal och hög. Hög prioritet markeras med en orange prick i listan, medan förfallodatumets status visas med en separat färg.
Visar Task Manager Eisenhower-matrisen?
Nej, Eisenhower-matrisen är en metod för att strukturera ärenden, inte en funktion i Task Manager. Resultatet av din bedömning kan du spara som normal eller hög prioritet samt ett förfallodatum för uppgiften.
Hur ser man snabbt brådskande uppgifter i listan?
Rutorna Idag och Försenad begränsar listan utifrån förfallodatumets status, medan uppgifter med hög prioritet väljer du med ett separat filter. Rutorna är inget rangfilter.
Syns det vem som höjde prioriteten eller flyttade förfallodatumet?
Ja, ändringar av prioritet och förfallodatum sparas i tråden som systemmeddelanden med klockslag. Vid ändring av förfallodatum syns även det tidigare värdet.
Sätter AI-assistenten själv prioriteringar för uppgifter?
Nej, AI-assistenten avgör inte uppgiftens rang åt dig. Den kan svara på frågor om uppgifter och förfallodatum som du har tillgång till samt filtrera listan i sitt eget fönster.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
