Martes, 9:10. Marta dirige una agencia de seis personas y ve en la lista 14 tareas marcadas como urgentes, aunque hasta el final de la semana el equipo solo puede terminar una parte de ellas. Para establecer las prioridades de las tareas, debe separar la fecha límite de la importancia del asunto y luego mostrar esa decisión a todos los implicados.
¿Por qué de repente todas las tareas se vuelven urgentes?
Todas las tareas se vuelven urgentes cuando el equipo usa la prioridad alta en lugar de una regla común de selección. Si nadie distingue la importancia de una tarea de la fecha en que debe realizarse, cualquier solicitud nueva puede recibir el mismo rango.
El martes Marta escucha tres frases: «El cliente está esperando», «Esto tenía que estar listo ayer» y «Sin esto no podemos avanzar». Cada una describe un problema distinto. La primera puede referirse a una relación importante, la segunda a un plazo incumplido, la tercera a una dependencia entre trabajos. La palabra «urgente» por sí sola no permite decidir qué hacer primero.
Alguien del equipo asigna prioridad alta a una tarea sin fecha porque teme que se pase por alto. Como resultado, en la misma lista acaban juntas una oferta necesaria para el jueves y una idea de cambio de la web que todavía nadie ha acordado con el cliente. Ambas tienen el mismo rango, aunque solo una tiene un compromiso para esta semana.
La herramienta mostrará la lista compartida, pero no tomará la decisión por ti. Primero decide quién resuelve los desacuerdos sobre el rango y cuándo el equipo debe revisar esa decisión. Si el problema empieza ya al asignar la responsabilidad, consulta también cómo repartir las tareas en el equipo.
Las prioridades de las tareas se establecen separando la importancia de la fecha límite
Las prioridades de las tareas se establecen respondiendo a dos preguntas: ¿cuándo tiene que estar lista la tarea? y ¿qué pasará si no se realiza? La primera respuesta da la fecha límite, la segunda ayuda a asignar el rango. No sustituyas una por la otra.
En papel puedes usar la matriz de Eisenhower, una división de los asuntos en cuatro cuadrantes según urgencia e importancia. Una tarea puede ser urgente e importante, importante sin fecha cercana, urgente pero poco importante para el objetivo de la empresa, o ni urgente ni importante. Es una forma de hablar sobre el trabajo, no una vista ni una evaluación automática en Task Manager.
El miércoles Marta toma cinco asuntos de la agencia. Tres de ellos muestran por qué la fecha límite por sí sola no basta. La oferta para el cliente Nord debe salir el jueves y sin ella el cliente no tomará la decisión: recibe una fecha límite cercana y rango alto. La revisión de materiales para la futura campaña es importante, pero está planeada para la semana siguiente. La llamada por una pequeña corrección debe hacerse hoy, aunque por sí sola no requiere reorganizar todo el plan. Cada asunto llega a la lista, pero no todos necesitan prioridad alta.
Marta adopta su propia regla: destaca como máximo cinco tareas a la vez, porque esa es la cantidad que su equipo decidió tratar como prioritaria esta semana. Es un límite adoptado por las personas, no una restricción del programa. Cuando llega una sexta, debe indicar cuál de las anteriores le cede el lugar.
Por la mañana se pregunta: «¿Qué tiene que salir hoy de la empresa?». Si la respuesta es «la oferta», no significa que el resto del trabajo no sea importante. Solo significa que no todo requiere atención antes que la oferta. Una tarea sin fecha límite también exige una decisión consciente: puedes dejarla sin fecha, pero no finjas que tiene el mismo plazo que un compromiso con un cliente.
Dos valores de prioridad bastan si la fecha límite dice el resto
En Task Manager asignas a la tarea prioridad normal o alta, y por separado indicas la fecha límite. Así el equipo ve dos informaciones distintas: el rango del trabajo y el estado de su plazo. Puedes establecer la prioridad al crear la tarea o cambiarla durante la edición.
El miércoles por la mañana Marta abre el Espacio de trabajo Marketing. Delante del anillo de estado de una tarea con prioridad alta ve un punto naranja. En las tareas con fecha límite, el círculo muestra el número de días hasta la fecha de realización o el número de días transcurridos tras ella con signo menos; al pasar el cursor por encima se ve la fecha exacta. Una tarea sin fecha límite no tiene ese círculo.
El color depende del estado de la fecha límite, no de la valoración de Marta: rojo indica un plazo ya vencido, azul un plazo que vence hoy, verde un plazo en los próximos días. Gris indica una tarea sin fecha límite o cerrada. Estas reglas se aplican en la lista, en el Tablero, en el Calendario y en la barra de información de la tarea abierta.
Si estableces una fecha sin hora, la tarea seguirá siendo «para hoy» hasta el final del día, y se volverá roja recién al día siguiente. Las tareas hechas y canceladas no se marcan como retrasadas.
Encima de la lista están las tarjetas En plazo, Para hoy, Vencidas y Chat. Muestran contadores y, al hacer clic, reducen la lista; otro clic elimina la reducción. El filtro de prioridad funciona por separado. Así puedes revisar primero los asuntos vencidos y luego usar el filtro para ver las tareas de prioridad alta. La lista también se puede ordenar por fecha límite. Encontrarás más sobre este tipo de revisión en el artículo sobre cómo controlar las fechas límite de las tareas en el equipo.
Task Manager no tiene una escala de prioridad de cinco niveles ni etiquetas de rango personalizadas. Si tu equipo necesita ese tipo de marcadores, dos valores pueden resultar poco detallados. En la agencia de Marta el reparto funciona de otra forma: la prioridad alta destaca los asuntos seleccionados, y la fecha límite permite distinguir la tarea de hoy de la tarea de la semana que viene.
¿Quién cambió el orden? Consulta el hilo de la tarea
Cuando alguien cambia la prioridad, en el hilo de la tarea aparece un mensaje del sistema con la hora. En él se ve quién y cuándo subió el rango de la tarea. El cambio de fecha límite también queda registrado en el hilo; la entrada muestra su valor anterior, así que puedes reconstruir quién y cuándo movió la fecha. Las entradas del sistema también registran los cambios de estado, de nombre y de las personas asignadas a la tarea.
El jueves, Marek adelanta dos días la fecha límite de «Oferta para el cliente Nord». Marta no tiene que adivinar si está viendo la fecha original: en el hilo queda el rastro del cambio. El propio registro, sin embargo, no explica por qué Marek la cambió. Si el motivo es una nueva petición del cliente, Marek debería anotarla en la conversación de la tarea. Así la decisión y su justificación quedan juntas.
Subir la prioridad deja un rastro parecido. En cambio, no añade la anotación «(editado)» junto a la tarea; esta aparece solo tras cambiar el título o la descripción. Cuando los compañeros preguntan de dónde salió el nuevo orden, consulta el hilo en lugar de fiarte de la memoria de la última reunión.
No todas las personas que siguen una tarea tienen que tenerla en su propia lista de pendientes. El observador ve la tarea y el hilo, y puede escribir mensajes, pero no edita la tarea ni cambia su estado. Las tareas observadas no aparecen en sus tarjetas ni en los filtros Hoy, Vencidas y A tiempo; solo recibe notificaciones por menciones. Esto resulta útil para un responsable que quiere conocer las decisiones sin tratar cada asunto que sigue como si fuera su propia fecha límite. La imagen más amplia del trabajo con tareas se describe en la guía de gestión de tareas en la empresa.
Puedes preguntar por la lista, pero no cedas el rango a la IA
El Asistente de IA puede responder a una pregunta sobre tus tareas y plazos en lugar de obligarte a revisar manualmente toda la lista. Sin embargo, no establece la prioridad por ti: eres tú quien decide qué trabajo tiene preferencia.
El viernes, Marta escribe: «Muéstrame mis tareas vencidas». Después, en la ventana del Asistente de IA escribe «prioridad alta, estado en curso» para filtrar la lista. El Asistente actúa dentro de los permisos de la persona que pregunta; un hilo nuevo usa por defecto sus propias tareas. Cuando necesitas más contexto, puedes indicar fuentes adicionales con el botón Fuentes situado encima de la conversación.
Una de las fuentes es el Calendario con las fechas límite de las tareas y los eventos. El rango por defecto abarca 90 días hacia delante y 30 días hacia atrás, aunque con un calendario muy cargado el Asistente de IA puede omitir entradas más antiguas y lo indicará. Así, Marta puede cotejar la fecha de la oferta con una reunión con el cliente y luego decidir ella misma si subir su rango.
Las conversaciones en la ventana del Asistente de IA son privadas, incluso para el administrador. Puedes pedir que el resultado se presente en una tabla, por ejemplo antes de la revisión del lunes. Compruébalo antes de tomar una decisión: la IA puede cometer errores y la respuesta no sustituye los acuerdos con el cliente. Consulta también cómo trabaja el Asistente de IA con las tareas.
Por la mañana revisa los plazos, durante la semana retira el rango obsoleto
Las prioridades no serán claras si solo añades la marca «alta» y nunca la retiras. Fija dos momentos de control: por la mañana revisa las tareas de hoy y las vencidas, y una vez a la semana comprueba cuáles siguen mereciendo un rango alto.
Marta activa en Ajustes, en la sección Perfil, el Resumen diario de tareas a las 8:00. Recibe una notificación al día con el número y los títulos de sus propias tareas sin terminar y no archivadas, de hoy y vencidas. El resumen no incluye las tareas que solo observa. La notificación en la aplicación funciona incluso sin el envío de correo. El correo con la aplicación cerrada requiere configurar un CRON en el servidor, es decir, la ejecución periódica de una tarea técnica.
Para un asunto importante pero aún no urgente, Marta puede pedir un recordatorio «un día antes de la fecha límite». Si la fecha límite de la tarea se mueve, el recordatorio se mueve con ella. Se crea solo después de confirmarlo en la ventana de confirmación. Sin fecha límite en la tarea no se puede vincular un recordatorio a su fecha; queda como un recordatorio normal para una hora concreta.
Una tarea grande no tiene por qué ser «alta» solo porque tenga muchas etapas. En la descripción puedes añadir una Lista de tareas: los participantes marcan los puntos en la tarjeta de la tarea, ven una barra de progreso común y la firma junto al punto completado. Esto muestra lo que ya se ha hecho, pero no cambia la prioridad de la tarea. La forma de trabajar con esa lista se describe en Lista de tareas en la tarea y en el chat.
El lunes, Marta ordena las tareas por fecha límite, revisa los asuntos marcados como altos y baja el rango del que ya no necesita prioridad. En el hilo también comprueba quién movió la fecha de la oferta para Nord y si Marek anotó el motivo. Ahora su equipo ve por separado la fecha de la oferta y el rango del resto del trabajo.
La licencia de Task Manager es perpetua: pagas una sola vez por el número de puestos, sin suscripción por usuario; incluye 12 meses de actualizaciones, tras los cuales la renovación es opcional. La variante Standard en el plan Starter para hasta 8 personas cuesta 690 PLN.
Mañana por la mañana cuenta las tareas con prioridad alta y retírala de aquellas que no necesitan preferencia esta semana. Si quieres ver una lista así en el programa, abre la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas prioridades tiene una tarea en Task Manager?
Una tarea tiene dos prioridades: normal y alta. La alta se destaca con un punto naranja en la lista, y el estado de la fecha límite se muestra con un color aparte.
¿Task Manager muestra la matriz de Eisenhower?
No, la matriz de Eisenhower es un método para organizar asuntos, no una función de Task Manager. El resultado de tu evaluación puedes guardarlo como prioridad normal o alta y como fecha límite de la tarea.
¿Cómo ver rápidamente las tareas urgentes en la lista?
Las tarjetas Para hoy y Vencidas reducen la lista según el estado de la fecha límite, y las tareas de prioridad alta se seleccionan con un filtro aparte. Las tarjetas no son un filtro de rango.
¿Se ve quién subió la prioridad o cambió la fecha límite?
Sí, los cambios de prioridad y fecha límite quedan en el hilo como mensajes del sistema con la hora. Al cambiar la fecha límite también se ve el valor anterior.
¿El Asistente de IA establece él solo las prioridades de las tareas?
No, el Asistente de IA no decide el rango de la tarea por ti. Puede responder preguntas sobre las tareas y fechas límite a las que tienes acceso y filtrar la lista en su propia ventana.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
